朱翠芳
【摘要】? ? 本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段教育信息化的分析,引出民辦高職院校進(jìn)入教育管理智慧化、人事管理智能化的時(shí)代大趨勢(shì)。以民辦高職院校人事管理現(xiàn)狀為切入口,分析存在的問(wèn)題和原因;突出釘釘作為阿里巴巴旗下一款免費(fèi)溝通和協(xié)同平臺(tái)的優(yōu)勢(shì);以昆山登云科技職業(yè)學(xué)院為例介紹基于釘釘平臺(tái)的人事管理智能系統(tǒng)建設(shè);最后提出民辦高職院校人事管理智能化建設(shè)的建議。
【關(guān)鍵詞】? ? 釘釘平臺(tái)? ? 智能化? ? 高職院校
2018年4月,國(guó)家教育部正式發(fā)布《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》,高校的信息化管理進(jìn)入“跨越式”的發(fā)展,由“信息化”向“智能化”轉(zhuǎn)變,民辦高職院校在這樣的大趨勢(shì)下,也在不斷推進(jìn)智慧校園建設(shè),探索人事管理信息化的新形式——智能管理。而釘釘作為一款企業(yè)溝通協(xié)同平臺(tái),目前有超過(guò)1000萬(wàn)家企事業(yè)單位、學(xué)校被它強(qiáng)大的功能和便捷的操作吸引,在使用釘釘這個(gè)新工作方式。
一、教育信息化和智慧校園建設(shè)的新時(shí)代要求
近年來(lái)我國(guó)的教育信息化改革不斷深入,2018年教育部陸續(xù)發(fā)布 《教育信息化 2.0 行動(dòng)計(jì)劃》、《智慧校園總體框架》政策文件,進(jìn)一步推進(jìn)改革進(jìn)程,教育信息化正迎來(lái)以智慧化為引領(lǐng)的新階段。教育管理智慧化作為教育信息化的重要組成部分,是新時(shí)代發(fā)展的新要求,更是提高民辦高職院校管理效能,提升學(xué)校辦學(xué)水平的有力手段?,F(xiàn)階段,各民辦高職院校在做好硬件設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上,必須加快智慧校園建設(shè)步伐,構(gòu)建人事管理智能化服務(wù)應(yīng)用體系,實(shí)現(xiàn)“云服務(wù)+移動(dòng)辦公”的新模式,才能提高教育辦公效率,給廣大師生更好的交互體驗(yàn)。
二、民辦高職院校人事管理現(xiàn)狀
2.1人事信息掌握不及時(shí),信息不完整
人事信息包括紙質(zhì)信息和電子信息,紙質(zhì)信息形成個(gè)人檔案包括新進(jìn)教職工面試考核資料、個(gè)人證件、各類證書復(fù)印件及培訓(xùn)進(jìn)修資料;電子信息形成教職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)包括基本信息、專業(yè)信息、職稱信息、職業(yè)技能信息等。在傳統(tǒng)的人事管理模式下,人事信息的更新由人事部門定期收集整理更新。對(duì)于教職工人數(shù)達(dá)到幾百人規(guī)模的民辦高職院校來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)大工程,耗時(shí)費(fèi)力,因此信息更新的周期會(huì)較長(zhǎng),這就導(dǎo)致人事信息掌握不及時(shí),信息不完整。
2.2人事業(yè)務(wù)流程繁瑣,審批受限制
高職院校人事管理分為教職工的招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪資、勞動(dòng)關(guān)系等六大模塊,其中涉及很多審批業(yè)務(wù),例如面試考核錄用涉及用人部門填寫紙質(zhì)錄用申請(qǐng)表,負(fù)責(zé)人簽字蓋章,人事處審核、職能部門審核、分管校長(zhǎng)審批、校長(zhǎng)審批等6個(gè)審批關(guān)卡,用人部門需要幾天才能完成審批,流程繁瑣、審批受限,大大降低行政審批效率。
2.3辦學(xué)經(jīng)費(fèi)有限,管理系統(tǒng)不完善
民辦高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)完全來(lái)自學(xué)生學(xué)費(fèi),扣除人事成本和運(yùn)營(yíng)成本,用于辦公設(shè)備、信息化管理的投入有限,學(xué)校雖重視信息化技術(shù)在教育管理中的應(yīng)用,但只是在資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等部門重點(diǎn)運(yùn)用,由于系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)費(fèi)用昂貴,從投資回報(bào)的角度考慮,會(huì)慎重引進(jìn)專業(yè)管理系統(tǒng),因此大部分民辦高職院校人事管理還是依賴OFFICE軟件,沒有真正的管理系統(tǒng)。
2.4數(shù)據(jù)分析不科學(xué),影響領(lǐng)導(dǎo)決策
人事工作經(jīng)常需要提報(bào)各類數(shù)據(jù)報(bào)表,例如人員流動(dòng)分析表、月考勤情況等,我們要在多張EXCEL信息表來(lái)回切換、匹配數(shù)據(jù),最終得到一份數(shù)據(jù)分析表,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,還容易出錯(cuò)。高職院校的人事在應(yīng)對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)還需要配合其他部門做好上級(jí)主管部門的數(shù)據(jù)上報(bào),因?yàn)闆]有數(shù)據(jù)共享,不同的人掌握的數(shù)據(jù)不同,提報(bào)的結(jié)果就會(huì)有出入,直接影響主管部門對(duì)學(xué)校辦學(xué)指標(biāo)的考核結(jié)果,造成不良后果。
三、釘釘平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)
3.1更低的成本、更高的安全性
釘釘是一款免費(fèi)APP應(yīng)用,它擁有強(qiáng)大的功能,能滿足學(xué)校人事管理基本要求,對(duì)于經(jīng)費(fèi)緊張的民辦高職院校建設(shè)智慧教育管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是最好的選擇。在安全資質(zhì)方面,釘釘在2018年通過(guò)了普華永道出具的SOC2隱私保護(hù)權(quán)威資質(zhì),通過(guò)了安全性、保密性和隱私性三項(xiàng)原則的審計(jì),為使用者提供“簡(jiǎn)單、高效、安全“的工作方式。
3.2專屬訂制,滿足管理與服務(wù)的雙重需要
在釘釘平臺(tái)提供的各種解決方案模板基礎(chǔ)上,選擇最合適高職院校教育管理的模式,并在現(xiàn)有方案的基礎(chǔ)上,以“服務(wù)師生、提高效能”為原則,對(duì)高層管理者、教師的不同需求進(jìn)行分析,對(duì)人事管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理,精簡(jiǎn)流程圖,研究最佳方案,設(shè)計(jì)出符合學(xué)校需求的各種專屬定制應(yīng)用,滿足管理與服務(wù)的雙重需要。
3.3協(xié)同辦公,共享服務(wù)
移動(dòng)化應(yīng)用辦公是現(xiàn)實(shí)需要也是教育管理的趨勢(shì),作為一個(gè)溝通協(xié)同的平臺(tái),釘釘不僅有PC版、WEB版還有手機(jī)版,能滿足高職院校不同崗位人員的需求。釘釘微應(yīng)用中的審批、公告、簽到、日志、釘盤等可以充分體現(xiàn)它協(xié)同辦公,共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)。
四、以昆山登云科技職業(yè)學(xué)院為例建設(shè)釘釘人事智能系統(tǒng)
釘釘平臺(tái)為使用者提供各種模塊、微應(yīng)用和工作模板,我們根據(jù)自身工作需要,架構(gòu)符合學(xué)校人事管理實(shí)際的組織關(guān)系,并在基礎(chǔ)模板上進(jìn)行調(diào)整,開發(fā)新的微應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)人事管理智能化的目的。
4.1人員流動(dòng)
1.辦理入職:新進(jìn)教職工完成報(bào)到手續(xù)提交入職資料后,由人事部門發(fā)起入職報(bào)到→個(gè)人確認(rèn)→所屬部門負(fù)責(zé)人審批→行政職能部門并簽(包括校辦、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、總務(wù)處等職能部門)。職能部門并簽的作用是讓他們知曉新教工進(jìn)校,做到主動(dòng)服務(wù);
2.辦理離職:由個(gè)人發(fā)起(抄送人事部門)→所屬部門負(fù)責(zé)人審批→人事負(fù)責(zé)人審批→分管校長(zhǎng)審批→校長(zhǎng)審批(抄送相關(guān)職能部門:人事部門、教師抄送教務(wù)、輔導(dǎo)員抄送學(xué)生處)。由于學(xué)校教育教學(xué)的特殊性,教職工原則上學(xué)期中間不得辦理離職,因此該應(yīng)用功能可設(shè)置學(xué)期中禁用,在指定時(shí)間開放,按需設(shè)置。
3.辦理調(diào)崗:由人事部門發(fā)起→個(gè)人確認(rèn)→調(diào)出部門負(fù)責(zé)人審批→調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審批→相關(guān)職能部門并簽(包括財(cái)務(wù)處、總務(wù)處,教師并簽教務(wù)、輔導(dǎo)員并簽學(xué)生處,涉及財(cái)務(wù)、資產(chǎn)的轉(zhuǎn)接和工作的交接)。
4.2員工關(guān)系維護(hù)
辦理轉(zhuǎn)正:開啟釘釘自動(dòng)提醒功能,新教工試用期滿前一周提醒,人事部門發(fā)起→所屬部門負(fù)責(zé)人審批;
合同管理:開啟釘釘自動(dòng)提醒功能,教職工合同到期前一個(gè)月提醒,人事部門發(fā)起合同續(xù)簽→個(gè)人確認(rèn)(不續(xù)簽即終止審批)→所屬部門負(fù)責(zé)人審批→分管校長(zhǎng)審批(完成審批抄送人事部門辦理續(xù)簽);
4.3考勤管理
根據(jù)人員類型,分別設(shè)置不同考勤組(普通教職工、圖書館、哺乳假、招生辦外勤),靈活應(yīng)對(duì)不同的工時(shí)制度。設(shè)置極速打卡功能,進(jìn)入校園區(qū)域即可自動(dòng)打卡,實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)周、月考勤情況,自動(dòng)生成考勤報(bào)表,智能化的考勤缺卡提醒,伴有補(bǔ)卡申請(qǐng)服務(wù)。
4.4智能薪酬
提供智能工資條應(yīng)用,可根據(jù)學(xué)校薪資結(jié)構(gòu)設(shè)置薪資字段名,導(dǎo)入應(yīng)用即可自動(dòng)生成工資條,根據(jù)唯一字段群發(fā)至全校教職工,可設(shè)置智能判斷查閱一次過(guò)后自動(dòng)粉碎,確保薪資信息安全,適用于民辦高職院校薪資保密的規(guī)定,避免教師交流攀比,造成教師隊(duì)伍不穩(wěn)定。
4.5智能群助手
在單位組群內(nèi),利用智能小助手,即可享用各種提醒功能,包括會(huì)議通知定時(shí)推送、日程提醒、投票提醒、新人入群自動(dòng)歡迎、發(fā)布公告自動(dòng)統(tǒng)計(jì)已讀數(shù)據(jù)等。通過(guò)智能群助手,擺脫各項(xiàng)催盯、督查工作,減輕人事工作壓力。
微應(yīng)用事例:以下為崗位調(diào)動(dòng)的手機(jī)版應(yīng)用界面
4.6智能人事提升服務(wù)效能
1.對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言:教職工信息透明化、可視化,隨時(shí)隨地準(zhǔn)確實(shí)時(shí)了解全院教職工信息動(dòng)態(tài),入職、離職、學(xué)歷、年齡等多維度對(duì)比,調(diào)取考勤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等,各類審批隨手簽批。2.對(duì)于人事工作者而言:制定日程計(jì)劃、項(xiàng)目任務(wù),釘釘自動(dòng)提醒,催釘,擺脫繁瑣的事務(wù)性工作,輕松實(shí)現(xiàn)人事管理,自動(dòng)生成待辦事項(xiàng),告別紙質(zhì)工作日志、任務(wù)書、簽到表 和Excel統(tǒng)計(jì)表格。3.對(duì)于老師而言:帶給教職工更便捷的工作方式,通過(guò)手機(jī)自助辦理人事業(yè)務(wù),個(gè)人檔案,假期余額,成長(zhǎng)記錄在線查看。以密聊、單聊、群聊、多人會(huì)話等方式實(shí)現(xiàn)通暢的交流互動(dòng),分享教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn),交流探討學(xué)術(shù)問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)教育資源共享。
五、高職院校人事管理智能化建設(shè)的建議
5.1加強(qiáng)人事管理專員培訓(xùn),建立規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息
高職院校人事管理信息繁多,關(guān)系到學(xué)校規(guī)模發(fā)展、教師培訓(xùn)規(guī)劃、績(jī)效考核、職務(wù)晉升的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)、決策分析,必須準(zhǔn)確無(wú)誤、更新及時(shí)。然而隨著office辦公軟件功能的不斷升級(jí),教職工信息的日常處理都在EXCEL、WORD、WPS這些辦公軟件中完成,要實(shí)現(xiàn)與釘釘平臺(tái)等管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接,利用關(guān)聯(lián)表格進(jìn)行各種智能化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析,必須確定數(shù)據(jù)項(xiàng)目名稱、唯一字段、數(shù)據(jù)類型等,保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。人事管理專員必須具有數(shù)據(jù)處理的思維和相應(yīng)的技術(shù)能力,因此定期進(jìn)行信息化的管理技術(shù)培訓(xùn),加強(qiáng)管理智能化的思維訓(xùn)練,提升數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)處理能力非常必要。
5.2專人負(fù)責(zé)釘釘功能研究,創(chuàng)建管理服務(wù)的快捷通道
釘釘雖然是一個(gè)大眾成熟的溝通協(xié)同APP,自帶各種強(qiáng)大的功能模塊和應(yīng)用服務(wù),但正因?yàn)檫m用性強(qiáng),真正要體現(xiàn)使用者個(gè)性化的東西還需要根據(jù)每個(gè)單位的不同業(yè)務(wù)流程去自定義。因此,想要在民辦高職院校人事管理中用好釘釘,發(fā)揮它的智能效用,必須有專人負(fù)責(zé)釘釘功能的學(xué)習(xí)、研究,對(duì)開發(fā)出來(lái)的各種微應(yīng)用進(jìn)行適時(shí)調(diào)整、維護(hù),創(chuàng)造更多適用性強(qiáng),操作簡(jiǎn)便的應(yīng)用程序,使管理服務(wù)教學(xué)的通道更便捷、更智能。
參? 考? 文? 獻(xiàn)
[1]練曉濤.推進(jìn)學(xué)校教育管理信息化的幾點(diǎn)思考——已釘釘在我校的應(yīng)用為例[J].中國(guó)信息技術(shù)教育,2016,(10):13-14.
[2]周艷.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校人事管理信息化模式創(chuàng)新探析[J].中國(guó)管理信息化, 2018,21(24):203-206.
[3]邱翠琳.信息化背景下高職院校人事管理工作的改革途徑[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào),2018,31(03):31-32.
[4]王茂敏.淺談高職院校人事管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(信息版),2019,(07):143.