黃玉

摘要：通過加強(qiáng)對檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的認(rèn)識，投入人力、物力及財(cái)力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，積極改良當(dāng)前的檔案管理模式，快速優(yōu)化檔案管理機(jī)制及提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。只有這樣，才能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，推動(dòng)學(xué)校的健康發(fā)展，為師生提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;有效策略

引言：新形勢下，將信息化技術(shù)融入檔案管理工作已是大勢所趨。只有加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，才能充分發(fā)揮檔案管理的功能和效用，為提高檔案管理工作質(zhì)量和效果奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）提高檔案管理人員工作質(zhì)效性

檔案主要是指人們在各項(xiàng)社會活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，有助于推動(dòng)社會管理和個(gè)人發(fā)展。在信息化技術(shù)尚未出現(xiàn)之時(shí)，檔案主要由手工進(jìn)行記錄，隨著記載數(shù)量的不斷增多，檔案管理人員面臨巨大工作壓力 。但信息化技術(shù)的快速發(fā)展，逐漸成為檔案管理的新手段。特別是在加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用后，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了人力、物力及財(cái)力的節(jié)省，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是在引入信息化技術(shù)后，檔案管理實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡，不僅能夠節(jié)省檔案儲存空間，避免檔案的破損，還實(shí)現(xiàn)了高水平的數(shù)字化管理。特別是管理者可以結(jié)合自身需求，隨時(shí)調(diào)取所需檔案資料;二是極大地縮短了信息編寫時(shí)間。作為人員高密集區(qū)，所掌管的檔案資料眾多。如果需要對檔案資料進(jìn)行修改和加工，檔案管理人員勢必面臨巨大的工作量和難度。而利用信息化技術(shù)可以簡便流程，采用機(jī)讀的形式提高工作質(zhì)量和效率;三是促進(jìn)檢索效率的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理者獲取檔案資料需通過手動(dòng)檢索，先查看目錄，再進(jìn)行查找，必定消耗大量時(shí)間和精力。而使用信息化技術(shù)可以減少檢索時(shí)間，保證工作的快速進(jìn)行。

（二）促進(jìn)檔案資源信息共享的實(shí)現(xiàn)

從功能作用上來說，檔案伴隨一個(gè)人的一生，是對個(gè)人學(xué)習(xí)、工作情況的總結(jié)，需要在求職、升學(xué)等過程中加以運(yùn)用。然而在以往的檔案管理工作模式下，由于技術(shù)不先進(jìn)，管理形式繁瑣、流程復(fù)雜，使得上級領(lǐng)導(dǎo)或其他單位查看個(gè)人檔案耗時(shí)、耗力。但隨著信息化技術(shù)在檔案管理中加強(qiáng)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息共享，有效解決了上述問題。特別是檔案中的學(xué)生、干部人事檔案資料，可以通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行及時(shí)傳遞，無需經(jīng)歷錯(cuò)綜復(fù)雜查找、確認(rèn)等環(huán)節(jié)，直接做到了對相關(guān)信息的分類提取和準(zhǔn)確分析，極大地滿足了上級領(lǐng)導(dǎo)、單位部門及個(gè)人對檔案的不同需求。同時(shí)隨著法律法規(guī)的不斷完善，檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了有法可依、違法必究、執(zhí)法必嚴(yán)，極大地保證了檔案管理的安全性和有效性。

二、檔案管理信息化有效策略

1.強(qiáng)化管理制度

在信息化管理環(huán)境中，為了更好地完成檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，必須采用嚴(yán)格的管理方案，推動(dòng)檔案管理各階段的操作規(guī)范，因此對于檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，應(yīng)根據(jù)具體情況制訂完善的檔案管理規(guī)章制度，在規(guī)章制度中確立檔案保管工作的步驟和工作的各階段要求，從檔案的信息內(nèi)容、創(chuàng)建和保管使用，都要以規(guī)章制度的形式建立起來，只有這樣才能保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。另外，在現(xiàn)有的檔案管理制度中，要與監(jiān)督機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，要建立健全檔案的問責(zé)機(jī)制，使檔案管理和服務(wù)方式得到有效的改進(jìn)。在信息時(shí)代，要想使檔案管理和服務(wù)得到有效的落實(shí)，就必須運(yùn)用嚴(yán)密的管理體系，使檔案管理的各個(gè)方面都能得到有效貫徹。因此，要按照檔案管理的要求，結(jié)合的具體情況，制訂一套專門的檔案管理制度，將檔案的各項(xiàng)工作和工作程序、資料的建立、保管、利用等方面都做了詳細(xì)規(guī)定，從而保證了檔案的規(guī)范化。同時(shí)，在建立的檔案管理體系中，也要引入監(jiān)察和懲罰機(jī)制，以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特別是對于檔案資料的利用，更要嚴(yán)格監(jiān)控，對于檔案管理中的錯(cuò)誤，要進(jìn)行問責(zé)，這樣才能有效地約束相關(guān)人員的行為，從而提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.建立檔案智能管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)在現(xiàn)代社會的應(yīng)用范圍和深度不斷提高。為了更好融入現(xiàn)代社會，有必要完善檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新方案。對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，以提高檔案管理的實(shí)際效果。因此，必須針對檔案管理信息化工作進(jìn)度，打造相應(yīng)的檔案智能管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲。在整個(gè)存儲過程中，管理人員和專業(yè)技術(shù)人員必須做好相應(yīng)信息的分類。創(chuàng)建的智能檔案管理系統(tǒng)必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理。由于并非所有員工都能隨意瀏覽檔案信息管理系統(tǒng)，需要根據(jù)具體工作需要，獲得權(quán)限的員工可通過專門賬號和登錄密碼瀏覽檔案信息內(nèi)容，系統(tǒng)軟件應(yīng)記錄所有人的瀏覽痕跡，未經(jīng)許可不得使用個(gè)人電腦、硬盤復(fù)制檔案信息內(nèi)容。此外，必須指派專業(yè)技術(shù)人員對智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行，并根據(jù)具體要求對系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級，對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，從而為檔案管理信息化進(jìn)程提供有力保障。

結(jié)論：綜上所述，檔案是開展各項(xiàng)工作的重要保障，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，是新時(shí)代下提高檔案管理質(zhì)量和效果的基礎(chǔ)所在。基于此，必須把握時(shí)代發(fā)展趨勢，正確認(rèn)識信息化技術(shù)對檔案管理工作的影響，及時(shí)認(rèn)清檔案信息化管理工作存在的問題。

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