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        數(shù)碼照片檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策

        2021-05-14 12:48:57胡莉
        錦繡·上旬刊 2021年6期
        關(guān)鍵詞:難點(diǎn)檔案管理

        胡莉

        摘要:新形勢(shì)下,隨著信息優(yōu)化的不斷發(fā)展,為數(shù)碼照片的管理提供了便利性,與此同時(shí)也為數(shù)碼照片管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。數(shù)碼照片是檔案管理中的重要組成部分,只有使用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)施管理,那么才可以提升管理的效率,保證檔案信息服務(wù)的可靠性,提高檔案資料的利用率,以此來(lái)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。因此,在信息化的社會(huì)背景下,只有明確數(shù)碼照片管理中存在的隱患問(wèn)題,那么才可以結(jié)合現(xiàn)狀,針對(duì)性的制定出科學(xué)的指導(dǎo)措施。

        關(guān)鍵詞:數(shù)碼照片;檔案管理;難點(diǎn)

        一、數(shù)碼照片檔案管理的難點(diǎn)

        隨著網(wǎng)絡(luò)信息化和辦公自動(dòng)化水準(zhǔn)的不斷提升,傳統(tǒng)理念下的數(shù)碼照片檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要,此時(shí)數(shù)碼照片檔案管理就呈現(xiàn)到了大家的視野當(dāng)中。數(shù)碼照片檔案管理屬于事業(yè)單位全宗檔案的重要組成部分,體現(xiàn)了特殊性的載體。數(shù)碼照片檔案管理不僅使用成本偏低,并且使用方便,可以直觀的了解單位的歷史,分析大家原本的面貌。但是,在實(shí)踐的過(guò)程中,檔案管理依然存在一定的安全性隱患[1]

        第一,數(shù)碼照片歸檔意識(shí)淡薄。在起初的時(shí)候,數(shù)碼照片檔案管理中的部分人員,基本上都是身兼數(shù)職,并非專業(yè)的出身,對(duì)于專業(yè)知識(shí)的認(rèn)知偏低,很難保證數(shù)碼照片的質(zhì)量。并且由于責(zé)任制度不完善,導(dǎo)致不少數(shù)碼照片收集的不夠及時(shí),無(wú)法有效的保證數(shù)碼照片的全面性,影響了數(shù)碼照片檔案管理的質(zhì)量。

        第二,數(shù)碼照片檔案管理制度不完善。雖然數(shù)碼照片管理在形式上存在制度,但是,并沒(méi)有結(jié)合職責(zé)與檔案管理的部門需求進(jìn)行明確和細(xì)化。拍攝人員和管理人員分工不明確,質(zhì)量殘次不齊。例如:在單位舉辦活動(dòng)的時(shí)候,需要宣傳部門的人員進(jìn)行拍攝,但是也會(huì)使用其他部門的人員進(jìn)行拍攝,這樣拍攝出來(lái)的質(zhì)量就會(huì)良莠不齊[2]。

        第三,數(shù)碼照片檔案管理不規(guī)范,查閱利用比較困難。在數(shù)碼照片在拍攝完成以后,是需要專門的人員進(jìn)行整理的。在查閱照片的時(shí)候,拍攝人員很少會(huì)對(duì)其實(shí)施分類整理與編寫說(shuō)明。甚至分辨率和格式也無(wú)法滿足數(shù)碼照片規(guī)范化的需要。這些照片在轉(zhuǎn)移到檔案部門以后,有的會(huì)發(fā)現(xiàn)不完整,有的會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)法使用。

        第四,數(shù)碼照片檔案安全保管存在隱患。一般的情況下,數(shù)碼照片對(duì)于硬件和軟件的需求較高,一旦出現(xiàn)存儲(chǔ)性的變化,那么很可能就會(huì)導(dǎo)致故障的出現(xiàn)。甚至有的還沒(méi)有開始備份,就已經(jīng)出現(xiàn)了損壞的問(wèn)題。例如:在電腦出現(xiàn)故障的時(shí)候,也會(huì)對(duì)數(shù)碼相機(jī)帶來(lái)危險(xiǎn),甚至導(dǎo)致照片丟失。

        二、數(shù)碼照片檔案管理對(duì)策

        (一)強(qiáng)化數(shù)碼照片歸檔意識(shí)

        相關(guān)的部門與人員需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)的需求,秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想,加大對(duì)數(shù)碼照片的宣傳力度,例如:可以將職工活動(dòng)、節(jié)假日節(jié)目、知識(shí)比賽、技術(shù)比賽等活動(dòng)拍攝的照片展示出來(lái),并且增強(qiáng)歸檔的理念[3]。另外,還需要從源頭上保證數(shù)碼照片拍攝的質(zhì)量,規(guī)范相關(guān)的信息,保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的連續(xù)性和可用性,為以后的歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

        (二)建立數(shù)碼照片檔案規(guī)章制度

        從目前的形勢(shì)上看,單位需要在制度的基礎(chǔ)上,明確數(shù)碼照片的各種需求,對(duì)部門的例行實(shí)施檢查。首先,相關(guān)的部門可以結(jié)合實(shí)際建立歸檔制度。結(jié)合《文

        書檔案歸檔范圍和保管期限》的相關(guān)內(nèi)容,分析范圍,統(tǒng)一的進(jìn)行管理,明確責(zé)任,分析歸檔的時(shí)間與需求。加大檔案管理人員和數(shù)碼照片部門之間的溝通,在宣傳的基礎(chǔ)上,定期將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)移到檔案管理部門,將數(shù)碼照片檔案管理落實(shí)到實(shí)處。其次,需要結(jié)合當(dāng)前,制定數(shù)碼照片檔案管理辦法。也就是說(shuō),需要在規(guī)范的基礎(chǔ)上,保持照片的收集、整理、歸檔、鑒定、保管,明確職責(zé),建立監(jiān)督機(jī)制,保持管理制度落實(shí)[4]。

        (三)規(guī)范數(shù)碼照片檔案管理

        第一,需要在全面收集數(shù)碼照片。也就是說(shuō),這些歸檔的照片中,需要保持很好的參考價(jià)值,主要是反映單位的建筑面貌、工會(huì)活動(dòng)、創(chuàng)新成果等都可以反映出歷史的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。拍攝者需要在宣傳的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)的內(nèi)容實(shí)施篩選和整理、編寫,并且保持有效的完整性。第二,鑒定的數(shù)碼照片和存儲(chǔ)載體保持有效的質(zhì)量。檔案管理人員在內(nèi)容核對(duì)的時(shí)候,需要先進(jìn)行堅(jiān)定,之后,移交的數(shù)碼照片需要保持原圖,不可以修改,信息和文字需要保持完整性。另外,還需要檢查文字說(shuō)明、電子目錄、儲(chǔ)存載體的質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等。第三,分類整理數(shù)碼照片。一般情況下,檔案部門都需要明確JPEG的格式,像素保持2560 × 1920,分類的要求為保管期限—形成年度—組號(hào)。文件名是03-2021-0003-0003.jpg并且存儲(chǔ)的時(shí)間需要結(jié)合自己的需求進(jìn)行定制,基本上都是30年或者是永久[5]。第四,需要構(gòu)建數(shù)碼照片數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息需要反映出照片的內(nèi)容和背景信息,可以方便以后的查找,主要可以分為總說(shuō)明和分說(shuō)明兩個(gè)類型。

        (四)確保數(shù)碼照片安全保管

        第一,需要結(jié)合現(xiàn)狀,提升數(shù)碼照片檔案的保存。也就是說(shuō),在不脫離保存的基礎(chǔ)上,不僅需要在計(jì)算機(jī)中保存一份,還需要在光盤中保存更多份。計(jì)算機(jī)和外部的網(wǎng)絡(luò)處于隔離的狀態(tài),在光盤的刻錄上需要按照期限—年度—組號(hào)的順序?qū)嵤┒ㄖ?。每一個(gè)光盤的保存內(nèi)容需要具備關(guān)聯(lián)的屬性,建立光盤目錄,減少損失,保持安全性。第二,需要保持?jǐn)?shù)碼照片的安全存儲(chǔ)。在檢查大發(fā)現(xiàn)數(shù)碼照片的存儲(chǔ)符合要求之后,就可以以光盤為載體,將其送往相關(guān)的部門進(jìn)行審核,并且保證這些數(shù)碼照片檔案不可以出現(xiàn)篡改的問(wèn)題。保存的過(guò)程中,環(huán)境需要適宜,位置需要合理,并且定期檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,并保證數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性與安全性。

        總結(jié):

        隨著社會(huì)的進(jìn)步,數(shù)碼照片檔案管理也需要在信息化的基礎(chǔ)上,秉承科學(xué)發(fā)展觀的主要思想,不斷的提升業(yè)務(wù)能力,掌握信息化處理手段,嚴(yán)格規(guī)范制度,加大管理的創(chuàng)新性。將數(shù)碼照片檔案管理的價(jià)值與作用呈現(xiàn)出來(lái),提升檔案信息服務(wù)的可靠性,助力單位以后的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙學(xué)敏,田生湖,張瀟璐.基于深度學(xué)習(xí)的以圖搜圖技術(shù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究[J]. 檔案學(xué)研究. 2020(04)

        [2]黃蕾.公園數(shù)碼照片檔案管理初探——以南京濱江公園數(shù)碼照片檔案管理為例[J]. 辦公自動(dòng)化. 2020(13)

        [3]唐麗麗,陳桂珍.基于虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的數(shù)字媒體藝術(shù)創(chuàng)作研究[J].電子元器件與信息技術(shù). 2020(06)

        [4]朱開輝.淺議高校照片檔案的規(guī)范化管理——以德宏師范高等??茖W(xué)校為例[J].德宏師范高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào). 2017(01)

        [5]王馨藝.試析高校數(shù)碼新聞?wù)掌臋n案管理——以中國(guó)人民大學(xué)圖片視頻中心為例[J].蘭臺(tái)世界. 2017(21)

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