徐曉萌

摘 ?要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展推動(dòng)了我國(guó)發(fā)展的改革，在改革開(kāi)放之后由于發(fā)展理念的不同使得核電工作的側(cè)重點(diǎn)也發(fā)生了變化，核電工作中的檔案管理工作得到了進(jìn)一步重視，在以往的檔案管理中檔案都是以紙質(zhì)材料為主，而在新時(shí)期下隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)使得檔案管理工作也向著電子文檔的方向發(fā)展，這種發(fā)展形勢(shì)下為了有效地提升核電檔案工作，就必須從檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)中來(lái)實(shí)現(xiàn)。本篇文章主要就是對(duì)新時(shí)期核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)行分析和研究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;核電檔案;轉(zhuǎn)型升級(jí);分析研究

一、新時(shí)代下檔案工作發(fā)生的變化

在以往的核能行業(yè)文檔管理工作中，檔案的作用主要是為科研人員提供參考，這種情況阻礙了核能行業(yè)檔案管理工作的有效提升。改革開(kāi)放以來(lái)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，用電壓力增大，由于核電清潔能源的特性使得30年來(lái)核電建設(shè)的數(shù)量和規(guī)模得到了大發(fā)展，在核電數(shù)量和規(guī)模得到提升的同時(shí)也使得核電檔案管理工作的難度面臨前所未有的挑戰(zhàn)，相應(yīng)人員對(duì)于核電檔案查閱和需求量也變得越來(lái)越大，由于核電檔案都是以紙質(zhì)形式保存，所以在查閱的過(guò)程中有著很多的問(wèn)題，這種問(wèn)題也成為了上世紀(jì)核電檔案管理的主要難題。

為了滿意日益增長(zhǎng)的檔案查閱需求，就必須對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，將紙質(zhì)的核電檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，電子核電檔案就是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，提高檔案的利用率，進(jìn)而能夠更好地為科研人員服務(wù)，所以電子化的核電檔案已經(jīng)成為了新時(shí)期核電檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的主要方向。

二、核電文檔管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

20世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子文件開(kāi)始在各系統(tǒng)中大量出現(xiàn)，但從傳統(tǒng)檔案管理的角度看，電子文件的可靠性和證據(jù)力方面得不到有力保障，無(wú)法長(zhǎng)期保存。因此，出于對(duì)文件證據(jù)要求及長(zhǎng)久可讀的考慮，在原2002年頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、2003年國(guó)家檔案局第6號(hào)令、2004年國(guó)家檔案局發(fā)布的《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》等文件中，提到電子文件歸檔時(shí)都規(guī)定“必須”同時(shí)保存紙質(zhì)版本，即強(qiáng)制雙套制保存，即將具有保存價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件并且同時(shí)保存文件的兩種版本，實(shí)行“雙套制”。雙套制保管模式下，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，確保了檔案的原始性和真實(shí)性，雙重安全保障、信息不易丟失，電子文件與紙質(zhì)文件相互依存，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、劣勢(shì)互抵等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也具有耗費(fèi)雙重制作成本、保管成本、人力、物力和財(cái)力等一系列問(wèn)題。

三、新時(shí)期核電檔案工作轉(zhuǎn)型的有效措施

（一）文件歸檔單套制

在2016年國(guó)家檔案局令第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，2018年國(guó)家檔案局發(fā)布的第13號(hào)令、第14號(hào)令等文件中，提到特定文件“可以?xún)H以電子形式歸檔”。2020年新修訂的《檔案法》第三十七條明確規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。

在核電檔案管理的工作中要實(shí)現(xiàn)文件歸檔的單套制，首先需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)對(duì)單套制歸檔進(jìn)行約束，由于核電檔案的文件類(lèi)型多種多樣，其不同類(lèi)型的文件管理方式上也都存在差異，為了保障不同類(lèi)型核電檔案管理工作的有效進(jìn)行也需要制定不同的管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，為了保障電子核電檔案的真實(shí)性，在進(jìn)行電子核電檔案的接收工作時(shí)，檔案管理人員必須對(duì)檔案真實(shí)性、安全性、完整性和可用性等多個(gè)方面進(jìn)行檢查。

通過(guò)對(duì)以往的核電檔案管理工作進(jìn)行研究后發(fā)現(xiàn)，以往的核電檔案驗(yàn)收工作大部分都是由檔案管理人員來(lái)完成的，由于文檔為紙質(zhì)資料，所以在進(jìn)行驗(yàn)收工作時(shí)除了要對(duì)文件進(jìn)行專(zhuān)業(yè)鑒定也要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行規(guī)范化整理，正是由于核電文件來(lái)源廣、數(shù)量巨大;內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣;文件形成質(zhì)量參差不齊;文件相互交叉和關(guān)聯(lián)，所以進(jìn)行工作時(shí)要消耗大量的人力和時(shí)間，而在檔案電子化以后，業(yè)務(wù)人員可以在文檔管理系統(tǒng)中就進(jìn)行文件的整理、組卷和移交工作，組卷完成之后系統(tǒng)自動(dòng)生成案卷目錄和備考表，所以采用單套制管理方式能夠極大程度的提升歸檔的質(zhì)量和效率。

（二）檔案服務(wù)知識(shí)化

核電檔案管理工作的主要目的是提供利用，所以檔案查閱的用戶量對(duì)檔案工作的發(fā)展也有著重要的影響，這種情況下為了實(shí)現(xiàn)核電檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)，就必須從提升核電檔案服務(wù)知識(shí)化角度中來(lái)提升用戶量。為了方便人員對(duì)核電檔案資源進(jìn)行查閱，可以利用現(xiàn)代技術(shù)建立便攜式檔案服務(wù)平臺(tái)，這樣用戶只要在有網(wǎng)絡(luò)的地方就能對(duì)所需要的核電檔案資料進(jìn)行獲取，這種方式也使得檔案管理的工作不受時(shí)間和空間上的限制。其次，核電企業(yè)也要建立相應(yīng)的知識(shí)庫(kù)，并對(duì)知識(shí)庫(kù)中的不同資料進(jìn)行合理的分類(lèi)，知識(shí)庫(kù)的建立對(duì)提升核電企業(yè)的發(fā)展能夠起到促進(jìn)的作用[1]。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了能夠更好地對(duì)用戶體驗(yàn)進(jìn)行提升，在核電檔案管理工作中也要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，以此來(lái)使核電檔案發(fā)展從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，通過(guò)對(duì)不同用戶的需求分析來(lái)為用戶推送具有價(jià)值的信息，這種方式在提升用戶體驗(yàn)感的同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)檔案的主動(dòng)服務(wù)。

除此之外，核電檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中也可以為用戶提供決策咨詢(xún)服務(wù)，在核電企業(yè)的發(fā)展中，不論是部門(mén)的負(fù)責(zé)人還是高層領(lǐng)導(dǎo)人員都需要進(jìn)行決策工作，而當(dāng)核電檔案管理平臺(tái)具有決策服務(wù)功能時(shí)就能在人員對(duì)核電檔案資料進(jìn)行查閱的過(guò)程中系統(tǒng)主動(dòng)地為用戶提供決策類(lèi)相關(guān)資料，核電檔案部門(mén)的這種發(fā)展也能有效地促使核電檔案管理部門(mén)向著知識(shí)管理部門(mén)方向轉(zhuǎn)變[2]。

（三）檔案管理前端化

在以往的核電檔案管理工作中，檔案歸檔之前的工作環(huán)節(jié)是極多的，不但要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)的簽署和驗(yàn)收，還要進(jìn)行鑒定和分類(lèi)，這些工作由于檔案管理部門(mén)不能有效地參與其中，所以造成了核電檔案管理工作出現(xiàn)管理人員對(duì)所管理的檔案并不了解的情況，以此使得在進(jìn)行資料的查閱時(shí)檔案管理人員不能有效地提供幫助，所以，為保證文檔管理的系統(tǒng)性，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系，核電文檔管理人員不僅需要了解文檔管理知識(shí)，還需要熟悉工程建設(shè)?；诖朔N情況，為了提升檔案管理的前端化就要做好以下的工作：

第一，根據(jù)項(xiàng)目階段調(diào)整專(zhuān)業(yè)人員配置。項(xiàng)目在啟動(dòng)時(shí)就建立好由建設(shè)單位、委托單位、總包單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的項(xiàng)目文檔管理網(wǎng)絡(luò)，確定好溝通聯(lián)絡(luò)人。工程建設(shè)過(guò)程中重要節(jié)點(diǎn)文檔管理人員均應(yīng)參加。

第二，對(duì)前端文件進(jìn)行管控。檔案管理工作的特點(diǎn)造成在歸檔移交階段才發(fā)現(xiàn)文件質(zhì)量的缺陷，甚至因此不惜修改和重新編制已形成的原始記錄，使得記錄的原始性、有效性 無(wú)從保障。 因此只有前端做好控制，后期檔案工作才有保障。依托質(zhì)保監(jiān)查平臺(tái)實(shí)施文檔監(jiān)督檢查，避免重復(fù)檢查;要求總包方制定文檔監(jiān)督檢查計(jì)劃，參與總包文檔監(jiān)督檢查等都是保障歸檔質(zhì)量的有效手段。

四、結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)既為核電檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)也帶來(lái)了機(jī)遇，這種情況下核電檔案管理工作要想有效地實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，就需要抓住發(fā)展的機(jī)遇對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行利用，不但能夠使檔案管理部門(mén)向著知識(shí)管理部門(mén)發(fā)展，也能提升核電檔案管理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]章外明.核電企業(yè)電子檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].浙江檔案，2021（03）：56-57.DOI：10.16033/j.cnki.33-1055/g2.2021.03.023.

[2]楊林，孫家誠(chéng)，嚴(yán)開(kāi).新時(shí)代核電檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)思考[J].科技視界，2021（08）：53-55.DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2021.08.21.