曾紅華
摘 要:當(dāng)今數(shù)據(jù)化時(shí)代下,醫(yī)院人事檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變態(tài)勢(shì)刻不容緩。為更好地管理人事檔案,增加醫(yī)院的社會(huì)效益,本人采用SWOT分析方法,闡明醫(yī)院干部檔案數(shù)字化管理的需求及存在問題,并提出應(yīng)對(duì)措施,以推動(dòng)傳統(tǒng)的人工管理向信息化管理過渡,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的信息化管理。
關(guān)鍵詞:SWOT分析;醫(yī)院;人事檔案管理;信息化管理
大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)成為社會(huì)發(fā)展重點(diǎn),各行各業(yè)的信息變革愈加迫切。醫(yī)院人事檔案是直接反映人才情況的真實(shí)基礎(chǔ)和重要載體,是醫(yī)院人事管理的重要組成部分。隨著醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境的日新月異,人員流動(dòng)性的增加,導(dǎo)致人事材料的內(nèi)容和傳輸速度有著更多的變數(shù),直接影響著人事檔案管理。長(zhǎng)期以來,醫(yī)院人事檔案的管理多為人工管理,包括人事檔案材料的紙質(zhì)存儲(chǔ)、收集、整理和利用等,人事檔案管理任務(wù)繁重,效率低下。因此,醫(yī)院應(yīng)借大數(shù)據(jù)時(shí)代為契機(jī),加快推動(dòng)人事檔案管理信息化進(jìn)程。
一、人事檔案信息化管理的必要性
1.人事檔案的作用。人事檔案是人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的有效證據(jù),與工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
2.信息化管理的重要性。通過信息技術(shù)在人事檔案管理中的有效應(yīng)用,僅需將人事檔案信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)重復(fù)參考和使用。管理人員僅需借助電腦上的人事檔案管理系統(tǒng)便可開發(fā)及利用檔案資源。這也使得人事檔案更易于保存和查詢,從而最大程度地發(fā)掘人事檔案的潛在價(jià)值。
3.人事檔案信息化管理成為大方向。正如檔案管理改革所顯示的那樣,信息化是檔案管理的常規(guī)管理。信息化的人事檔案管理,要求人事檔案管理體系實(shí)現(xiàn)流程合理、閉環(huán)管理、在線控制、動(dòng)態(tài)監(jiān)管。醫(yī)院為快速、便捷地開發(fā)人事檔案的價(jià)值,真實(shí)、準(zhǔn)確地提供人事數(shù)據(jù),需要進(jìn)行人事檔案信息化管理。
二、人事檔案信息化管理的SWOT分析
SWOT分析包括確定與分析和研究的主題緊密相關(guān)的主要優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅。結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景,對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理進(jìn)行闡述,具體內(nèi)容如表1所示。
(1)計(jì)算機(jī)設(shè)備普及。信息化發(fā)展需要借助計(jì)算機(jī)設(shè)備。大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)迅速發(fā)展,各醫(yī)院均已普及計(jì)算機(jī)設(shè)備,且醫(yī)務(wù)人員都具有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作能力,已成為醫(yī)院人事檔案信息化管理的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)之一。
(2)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用。隨著醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的不斷應(yīng)用,醫(yī)務(wù)人員的信息化意識(shí)不斷提高。為更好地工作,其不斷增強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用能力,這也使得醫(yī)院逐漸實(shí)現(xiàn)電子辦公,從而有益于進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息化管理。
(3)實(shí)體檔案保存完整。受適用法律法規(guī)的限制,醫(yī)院實(shí)體人事檔案保存相對(duì)完整、準(zhǔn)確。醫(yī)院人事檔案的信息化管理需要以紙質(zhì)檔案為載體來進(jìn)行錄入信息和管理系統(tǒng)。完整的實(shí)體檔案有利于加快其信息化管理進(jìn)度。
(4)電子病歷技術(shù)支持。如今我國三甲醫(yī)院均已采用電子病歷。這給醫(yī)院提供了技術(shù)支持,有助于加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的信息化管理。醫(yī)院可以參考電子病歷的管理及應(yīng)用,結(jié)合人事檔案的相關(guān)特征,促進(jìn)人事檔案由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息化管理。
2.醫(yī)院內(nèi)部劣勢(shì)
(1)信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足。盡管醫(yī)院已普及計(jì)算機(jī)設(shè)備,但其他相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施如防火墻、存儲(chǔ)備份庫以及監(jiān)控設(shè)備等硬件設(shè)施不足;人事檔案管理系統(tǒng)軟件的滯后,制約醫(yī)院內(nèi)部發(fā)展。
(2)傳統(tǒng)管理存在問題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的迅速發(fā)展,我們已進(jìn)入數(shù)據(jù)社會(huì)。傳統(tǒng)的管理制度和模式不利于醫(yī)院人事檔案信息化管理的發(fā)展。醫(yī)院若不能推陳出新,其信息化管理的發(fā)展將舉步維艱。
(3)缺乏高素質(zhì)、高技術(shù)人才。受編制、收入、職業(yè)發(fā)展等因素制約,醫(yī)院難以引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型的人事檔案信息化管理人才。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展,人才競(jìng)爭(zhēng)成為醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì),而高素質(zhì)、高技術(shù)人才短缺成為不利于醫(yī)院人事檔案信息化管理的又一原因。
(4)紙質(zhì)檔案管理困難。大數(shù)據(jù)時(shí)代下傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理越來越暴露出其缺點(diǎn)。由于數(shù)目眾多,因此不易發(fā)現(xiàn)問題和重復(fù)使用。此外,紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響,不僅需要專用存儲(chǔ)空間,還要采取相應(yīng)的防護(hù)措施,浪費(fèi)材料和資金。另外,由于人為或非人為的原因,紙質(zhì)檔案在歸檔過程中可能遭遇破損、模糊等問題,使管理難度增加。
3.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的機(jī)遇
(1)醫(yī)院管理步入信息化時(shí)代。隨著新醫(yī)改的發(fā)展及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,醫(yī)院管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。這使得人事檔案管理工作面臨的要求更高。此外,傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理的弊端在新時(shí)代逐漸顯現(xiàn),因此必須要加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理。
(2)檔案信息化管理理論成熟。古往今來,我國一直進(jìn)行著人事檔案管理的研究。大數(shù)據(jù)時(shí)代下其信息化管理應(yīng)運(yùn)而生,相關(guān)管理書籍不斷更新,如《人事檔案管理實(shí)務(wù)》《檔案管理實(shí)務(wù)》(第二版)等均增加了信息化理論知識(shí),以適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理工作的新技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)。
(3)人事檔案貯存時(shí)間延長(zhǎng)。隨著人員聘任制的實(shí)施,人才分配機(jī)制已被打破,資源配置市場(chǎng)化使人才流動(dòng)日益頻繁,這使人事檔案存儲(chǔ)時(shí)限也隨之延長(zhǎng)。而傳統(tǒng)管理方式缺點(diǎn)明顯,真實(shí)性難以確定,故人事檔案管理必須進(jìn)行信息化變革。
(4)國家政策導(dǎo)向。黨的十九大對(duì)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國做出戰(zhàn)略規(guī)劃,充分體現(xiàn)了政府對(duì)互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)識(shí)的深化,彰顯了大數(shù)據(jù)時(shí)代加快網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國建設(shè)的深遠(yuǎn)意義和迫切要求。除此之外,我國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中強(qiáng)調(diào)要繼續(xù)抓好檔案信息化重點(diǎn)工作,提出到2020年進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的要求。
4.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的威脅
(1)傳統(tǒng)管理觀念根深蒂固。盡管信息技術(shù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代持續(xù)發(fā)展,但傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)的人事檔案管理觀念根深蒂固,醫(yī)院?jiǎn)T工滿足于現(xiàn)狀,不愿更新信息化觀念,使得加快醫(yī)院人事檔案信息化管理成為新時(shí)代下醫(yī)院改革的挑戰(zhàn)之一。
(2)信息安全防護(hù)面臨挑戰(zhàn)。人事檔案的管理必須確保其安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代雖有利于各行各業(yè)進(jìn)行信息化管理,但同時(shí)也對(duì)信息安全防護(hù)構(gòu)成威脅。加強(qiáng)信息安全、防御木馬病毒成為醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)程中的一大難題。
(3)相關(guān)法律法規(guī)亟待完善。我國雖已制定相關(guān)法律法規(guī),但多是從宏觀角度考慮,事后采取措施,頻繁引起糾紛。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息與我們每個(gè)人密切相關(guān),沒有誰能獨(dú)身于信息之外,故加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性顯而易見。因此,微觀、系統(tǒng)的法律法規(guī)亟待完善,這也成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的威脅之一。
(4)管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。過去多采用人工管理進(jìn)行人事檔案管理。而人事檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,無相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可參考借鑒,這便要求檔案管理人員摸著石頭過河,實(shí)踐出真知。因此,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)成為新時(shí)代下阻礙醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要原因。
三、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題
任何管理活動(dòng)都有一定的機(jī)制,包括管理制度、管理模式和管理人員等,人事檔案管理也不例外。通過剖析我國醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀,發(fā)現(xiàn)阻礙其信息化發(fā)展的原因如下:
1.管理制度不健全。大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院傳統(tǒng)管理制度較為落后,如人事檔案收集的范圍、時(shí)間及人事檔案整理程序等方面,使其效率降低。此外,在實(shí)際工作中落實(shí)不到位,在管理、考核和獎(jiǎng)懲等方面缺少相應(yīng)機(jī)制,從而降低了其質(zhì)量,這不利于建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化管理。
2.管理模式陳舊。當(dāng)前醫(yī)院多采用封閉管理模式管理人事檔案。盡管它具有保密性強(qiáng),易于收集、管理和利用本單位的人事檔案等優(yōu)點(diǎn),但在信息化神速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代,其服務(wù)程度較低;信息資源的開發(fā)和利用有限;容易產(chǎn)生“信息孤島”;不利于構(gòu)建信息共享數(shù)據(jù)庫等缺點(diǎn)更加明顯。
3.管理意識(shí)落后。目前,多數(shù)醫(yī)院管理者專注于醫(yī)院發(fā)展業(yè)務(wù),對(duì)人事檔案管理缺乏了解,沒有發(fā)現(xiàn)其重要性,認(rèn)為其不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益,不重視其信息化建設(shè)。另外,人事檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念和自身技術(shù)水平影響,傾向于利用實(shí)體檔案進(jìn)行管理,從而直接影響到醫(yī)院人事檔案信息化管理的建設(shè)。
4.專業(yè)管理人員缺乏。單位人事檔案管理的效率和質(zhì)量,是由檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定的?,F(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理人員多由人力資源管理部門人員兼任,缺乏專業(yè)素養(yǎng)且容易顧此失彼,且其沒有受過專業(yè)培訓(xùn),不能很好地進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理。此外,大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求不僅需要有專業(yè)知識(shí),還需要具有相關(guān)技能及素質(zhì)。
5.基礎(chǔ)設(shè)施欠缺,信息化技術(shù)不足。信息化在全球風(fēng)靡一時(shí),成為各國的發(fā)展戰(zhàn)略。信息化設(shè)備短缺、信息化技術(shù)落后不利于醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)。當(dāng)前醫(yī)院硬軟件設(shè)施不足,且由于技術(shù)水平有限,相關(guān)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)尚未建立,導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)遲緩。
6.紙質(zhì)檔案存在弊端。從歷史上看,社會(huì)的大部分文字和圖像都被記錄在紙上。盡管紙質(zhì)檔案曾在檔案管理中占據(jù)重要地位,但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下其具有管理困難、調(diào)閱不易、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、耗材耗物、檔案價(jià)值無法開發(fā)等缺點(diǎn)。
四、推動(dòng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的建議
1.健全管理制度。在醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的探索中,制度的作用極為關(guān)鍵。管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院人事檔案發(fā)展規(guī)劃及發(fā)展趨勢(shì),結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)精神,建立健全適合本單位人事檔案信息化管理工作發(fā)展的規(guī)章制度,并通過制定完善合理的檔案管理制度,以此保障人事檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
2.更新管理模式。原有的管理模式在新時(shí)代已不適用。不僅需要完善檔案資源,還需要加快人事檔案信息的更新速度,以配合人員流轉(zhuǎn)的速度,從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理,完成人事檔案信息電子檔案的建立,在人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理過程中有效建立信息化手段,以提高人事檔案的使用價(jià)值。
3.提高信息化意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌全局,認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性,通過加強(qiáng)其信息化管理充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。另外,人事檔案管理人員應(yīng)革故鼎新,更新管理觀念,提升電子辦公意識(shí),為醫(yī)院建設(shè)數(shù)字化人事檔案做出貢獻(xiàn)。
4.培養(yǎng)專業(yè)管理人才。通過招聘和培訓(xùn),醫(yī)院可以選擇具有高素養(yǎng)、高知識(shí)、高技能并存的檔案管理員,建立人才團(tuán)隊(duì)。通過開展分層級(jí)、分類別的專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)輪訓(xùn),及時(shí)錄入、更新動(dòng)態(tài)信息,直觀反映人員的整體情況。
5.增加基礎(chǔ)設(shè)施,提升信息技術(shù)
(1)加大資金投入,完善基礎(chǔ)設(shè)施。先進(jìn)的信息管理設(shè)備是對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。但根據(jù)分析,醫(yī)院現(xiàn)有的相關(guān)硬軟件設(shè)備不足。醫(yī)院應(yīng)增加資金投入,完善相關(guān)硬軟件設(shè)施,齊頭并進(jìn),加快醫(yī)院的發(fā)展步伐。
(2)增加建設(shè)經(jīng)費(fèi),提升信息技術(shù)。電子化管理不僅包括環(huán)境構(gòu)建,還包括資源建設(shè)。這就要求信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的全過程。通過對(duì)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用來完成人事檔案管理方式的改變。
第一,憑借網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用,提高人事檔案利用效率,滿足用戶需求,保護(hù)實(shí)體檔案,檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)尤為重要。醫(yī)院可借助于網(wǎng)絡(luò)加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過建立數(shù)據(jù)庫,用戶可根據(jù)需要通過屏幕進(jìn)行查找、提取并打印。進(jìn)而滿足醫(yī)院內(nèi)部、醫(yī)院之間以及上級(jí)部門同享檔案信息資源。
第二,建立和完善人事檔案管理信息系統(tǒng)。為加快醫(yī)院人事檔案信息化管理,應(yīng)建立和完善基于智能檢測(cè)技術(shù)和寬帶高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)軟件系統(tǒng)。圍繞人事檔案信息的整個(gè)生命周期,完善其功能,以實(shí)現(xiàn)檔案從整理審核到借閱轉(zhuǎn)遞的“無縫”管理的全過程。具體系統(tǒng)見圖2。
第三,建設(shè)大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息安全不可小覷。為保證人事檔案管理的安全性,醫(yī)院應(yīng)依靠互聯(lián)網(wǎng)建立大數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。通過使用算法加密、用戶權(quán)限、分級(jí)管理等措施來增強(qiáng)信息安全,進(jìn)而保護(hù)人事檔案的隱私性和安全性。
五、結(jié)論
在新時(shí)代背景下,醫(yī)院人事檔案信息化管理不僅有利于促進(jìn)人事檔案管理的管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提升,也有助于推進(jìn)人事檔案背后的人力資源管理,更有利于促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1] 安兆勇,申海福,趙桂廷等.人事檔案管理實(shí)務(wù)[M].北京:中國電力出版社,2017
(作者單位:福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院)