宋甲芬

（赤峰市紅山區(qū)婦女聯(lián)合會，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實意義

一方面，無論是優(yōu)化文書檔案管理內(nèi)容，還是將新型信息技術(shù)融入到文書檔案管理領(lǐng)域，都能夠為檔案管理人員提供強大的助力，幫助檔案管理人員更好地管理檔案資源，并在此技術(shù)上實現(xiàn)對文書檔案的高效利用。與此同時，文書檔案資源能夠為單位管理者和決策者提供更多的決策參考和依據(jù)，充分實現(xiàn)檔案價值[1]。另一方面，文書檔案管理人員分別從檔案整理、收集、開發(fā)、利用、鑒定、統(tǒng)計、公布、更新、銷毀等方面進行創(chuàng)新，能夠進一步提升文書檔案管理水平，確保文書檔案管理工作規(guī)范化，實現(xiàn)整體發(fā)展的目標。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作中常見的問題

1）文書檔案管理制度存有漏洞。文書檔案管理制度是指引檔案管理人員開展工作的依據(jù)，是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。當下，部分單位文書檔案管理制度存在漏洞，無法對檔案資源進行精細化、規(guī)范化管理，甚至存有一定的安全隱患。一是文書檔案分類分級制度不完善，沒有細化不同類型文書檔案資源的管理標準、管理模式，檔案管理質(zhì)量參差不齊的問題較為突出。二是文書檔案立卷歸檔制度不完善。典型表現(xiàn)在文書檔案立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限等規(guī)定較為模糊，容易產(chǎn)生歸檔不及時、歸檔不科學、歸檔效率低等問 題[2]。三是文書檔案安全管理制度不完善。例如，沒有從制度層面明確文書檔案保密層級、查閱復(fù)制權(quán)限、安全責任等內(nèi)容，存在一定安全隱患。四是文書檔案的責任分工不明確。部分單位沒有著眼于效率與質(zhì)量并存的角度對部門責任權(quán)限進行細化。典型表現(xiàn)在辦公室檔案管理權(quán)限與其他業(yè)務(wù)部門權(quán)限存在交叉和重合，容易產(chǎn)生爭議。

2）文書檔案利用工作滯后。在文檔一體化背景下，部分辦公室雖然加快了文書檔案數(shù)字化進程，但卻面臨著數(shù)字類文書檔案信息資源整合難度大、文書檔案利用率不高等問題，無法最大限度地發(fā)揮文書檔案資源的價值。部分辦公室受限于管理習慣、機構(gòu)設(shè)置、管理機制、技術(shù)條件，對文書檔案資源進行管理過程中難以對檔案信息資源進行整合。首先，部分檔案管理人員文書檔案管理理念和管理習慣尚未轉(zhuǎn)變，忽視從系統(tǒng)性、專題性的角度開展文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作。其次，部分單位辦公室與其他部門之間缺乏有效配合，許多數(shù)字類文書檔案資源無法編制成專題，更談不上文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其次，部分單位尚未從規(guī)章制度上明確數(shù)字類文書檔案資源整合的內(nèi)容、流程和分工，無法厘清權(quán)責。最后，部分單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)應(yīng)用于文書檔案信息資源整合領(lǐng)域，無法形成更高層次的文書檔案數(shù)字化產(chǎn)品。

3）文書檔案管理隊伍建設(shè)不科學。當下，部分單位文書檔案管理模式單一、方式陳舊、內(nèi)容不創(chuàng)新的原因之一就是檔案人才隊伍建設(shè)不科學[3]。在缺乏綜合性人才的情況下，文書檔案管理工作的規(guī)范性、精細性不足。一是沒有結(jié)合單位文書檔案創(chuàng)新的要求，引進相關(guān)的人才。例如，沒有結(jié)合當前文書檔案數(shù)字化建設(shè)這一熱點話題以及檔案管理趨勢對人才進行引進。二是對現(xiàn)有人才的培訓工作滯后，尚未制定科學合理的人才培訓方案，影響了培訓成效和培訓成本。三是文書檔案管理人員的數(shù)量不足。由于文書檔案數(shù)量不斷增加，導致部分單位在推動文書檔案數(shù)字化進程中遇到阻礙，缺乏創(chuàng)新動力。

3 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新的路徑

1）完善文書檔案管理制度，充分發(fā)揮制度的約束和指引作用。為了更好地發(fā)揮文書檔案資源的價值，打造創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學化的文書檔案管理體系，必須要完善文書檔案管理制度。一是要出臺相關(guān)的制度文件，建立文書檔案分類分級機制，明確不同類型文書檔案所適用的管理標準、流程。通常而言，可以按照政策文件類、法律法規(guī)類、會議紀要類、公文類對文書檔案進行劃分，實現(xiàn)系統(tǒng)化、統(tǒng)一化、科學化管理的目標。二是要完善文書檔案立卷歸檔制度，結(jié)合單位既往立卷歸檔中產(chǎn)生的問題，對立卷歸檔的分工、流程、內(nèi)容、期限進行細化，確保立卷歸檔工作的完整性、科學性和及時性，全方位提升文書檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸，科學完整”的目標。三是要完善文書檔案安全管理制度，理清文書檔案保密層級、查閱復(fù)制權(quán)限、安全責任，真正保障文書檔案的完整性、真實性以及準確性。四是要從制度上理清部門之間的權(quán)限，確保職責分工合理科學，避免出現(xiàn)權(quán)責不清、責任推諉的問題。

2）推動文書檔案信息資源整合，加快對文書檔案資源的利用。一方面，單位要對現(xiàn)有的管理機制、人力資源進行改革，打造部門協(xié)同、人員協(xié)作的檔案管理模式，便于對檔案資源進行整合。例如，單位可以對文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)文書檔案信息資源一站式利用；單位可以根據(jù)部門用檔需求，開展相關(guān)的數(shù)字類文書檔案專題建設(shè)，并形成文書檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文書檔案資源集成化利用[4]。另一方面，單位應(yīng)從制度上明確文書檔案信息資源整合的標準和內(nèi)容，探索將大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)應(yīng)用于文書檔案信息資源整合領(lǐng)域。單位可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建立數(shù)據(jù)挖掘模型，通過關(guān)鍵詞搜索的方式集中對數(shù)字類文書檔案進行挖掘，并將其進行編研處理。單位也可以通過智能算法建立相關(guān)的自動處理模型，實現(xiàn)全智能化管理，加快文書檔案信息資源整合的效率。

3）打造科學化的文書檔案管理隊伍，發(fā)揮人才在文書檔案管理中作用。辦公室文書檔案管理工作要實現(xiàn)創(chuàng)新的目標，離不開優(yōu)質(zhì)的人才資源。為此，單位要依托于文書檔案管理工作的需求建立人才庫，組建復(fù)合型、綜合型的人才隊伍。一是要明確文書檔案管理人才的引進目標，及時引進具有文書檔案管理經(jīng)驗、文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)驗、信息技術(shù)操作經(jīng)驗的人才，為文書檔案管理創(chuàng)新工作奠定良好基礎(chǔ)。二是要對現(xiàn)有的文書檔案管理人員進行綜合分析，明確人才培養(yǎng)需求，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案。單位要重點圍繞“文書檔案規(guī)范管理”“文書檔案安全管理”“現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用”“文書檔案管理技能”以及其他專題開展相應(yīng)的培訓活動，增強文書檔案管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及應(yīng)用各類數(shù)字信息技術(shù)的能力。三是要結(jié)合文書檔案管理工作量，適當通過勞務(wù)派遣、合同用工等方式招聘相關(guān)的檔案管理人員或者技術(shù)人員，從事相應(yīng)的輔助性工作，解決人力資源不足的問題。

4 結(jié)束語

信息社會，文書檔案數(shù)量不斷增多，辦公室檔案管理人員壓力隨之增加。要做好文書檔案管理工作，就必須要進一步做到理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。具體而言，一是要完善文書檔案管理制度，充分發(fā)揮制度的約束和指引作用；二是要推動文書檔案信息資源整合，加快對文書檔案資源的利用；三是要打造科學化的文書檔案管理隊伍，發(fā)揮人才在文書檔案管理中作用。只有這樣，才能真正不斷適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。