劉文沛

摘要：為確保我國人事檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，本文首先分析了新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性，并在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)探討了新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題以及解決相關(guān)問題的對(duì)策，以從根本上提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案管理;存在問題;對(duì)策

新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理工作的重要性

1.1保證人力資源配置的合理性

加強(qiáng)新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理工作，不僅可充分挖掘、運(yùn)用人力資源，也可優(yōu)化人力資源的配置，確保人力資源配置的合理性。如：讓企事業(yè)單位擁有自主選擇人才的權(quán)力、讓人才擁有自主擇業(yè)的權(quán)力。與此同時(shí)，還需確保人力資源進(jìn)出渠道的暢通性，幫助流動(dòng)人員掃清障礙問題，而用人單位則需與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)調(diào)整用人制度。

1.2為用人單位人員任用提供指導(dǎo)

從用人單位的角度來看，充分利用流動(dòng)人員的人事檔案可幫助用人單位挑選合適的人才。加之，人事檔案中詳細(xì)記載著流動(dòng)人員的工作經(jīng)歷及其工作表現(xiàn)，其可從側(cè)面反映流動(dòng)人員的工作能力，這些信息均能夠?yàn)橛萌藛挝蝗藛T任用提供有效指導(dǎo)。

2.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

2.1管理機(jī)構(gòu)的保管條件參差不一

中組部、人社局等部門規(guī)定“跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作可由其單位所在地或者戶籍所在地的人力服務(wù)機(jī)構(gòu)或者公共就業(yè)機(jī)構(gòu)來管理”。當(dāng)前，流動(dòng)人員的人事檔案主要由各地的就業(yè)中心、人才中心及勞動(dòng)服務(wù)中介機(jī)構(gòu)等管理，盡管其均管理著一定量的流動(dòng)人員的人事檔案，但從當(dāng)前的管理現(xiàn)狀來看，一些管理機(jī)構(gòu)擁有齊全的技防設(shè)施，管理也較為規(guī)范，但一些管理機(jī)構(gòu)卻因?yàn)槠渥陨聿恢匾暳鲃?dòng)人員檔案管理工作或者經(jīng)費(fèi)不足等原因，而并未設(shè)立專門的檔案庫房、配置專業(yè)的管理人員，檔案保管條件惡劣，檔案管理制度也相對(duì)較為缺失，存在一定的安全隱患。

2.2缺乏有效的宣傳手段

為有效確保人事檔案管理工作效率及質(zhì)量，做好人事檔案宣傳工作至關(guān)重要。但因?yàn)楦鞯貙?duì)于人事檔案的重視程度不夠，不重視流動(dòng)人員人事檔案的宣傳，絕大多數(shù)流動(dòng)人員都不了解人事檔案管理工作，這樣一來，不僅會(huì)降低人事檔案管理部門的工作效率，同時(shí)也會(huì)大幅提升老百姓的辦事成本。盡管部分地區(qū)在政府部門的權(quán)力運(yùn)行網(wǎng)站上專門開設(shè)有人事檔案專欄，專門為流動(dòng)人員宣傳人事檔案相關(guān)政策、辦事指南及檔案查詢等信息，但這種單一的宣傳方式由于其受眾范圍受到限制，而無法有效保證宣傳效果。

2.3零散材料的收集效率相對(duì)較低

流動(dòng)人員的流動(dòng)性相對(duì)較大，加之絕大多數(shù)工作單位或個(gè)人不重視人事檔案管理工作，檔案保管機(jī)構(gòu)針對(duì)于材料的收集又缺乏有效手段，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案材料缺失、材料無法及時(shí)歸檔等問題，這些問題的出現(xiàn)，都將會(huì)影響人事檔案的完整性。如：某職員辭職離開原工作單位后，在其將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位的人才中心后，若人事檔案的勞動(dòng)合同、在職期間的業(yè)績材料、職稱評(píng)審等材料存在缺失問題，這樣以來，新的工作單位將無法準(zhǔn)確評(píng)定當(dāng)事人的綜合能力。

2.4管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)化程度偏低

與國家檔案館相比，流動(dòng)人員人事檔案管理人員的工作能力與其存在較大差異。一些管理規(guī)范的單位還能配備專業(yè)的流動(dòng)人員人事檔案管理人員，而一些管理較差的單位通常則會(huì)安排其他工作人員兼職管理流動(dòng)人員的人事檔案。加之，現(xiàn)階段我國嚴(yán)重缺乏檔案管理、人力資源管理及計(jì)算機(jī)等專業(yè)人才，這一問題的存在將會(huì)嚴(yán)重影響流動(dòng)人員人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。人事檔案管理人員短缺而導(dǎo)致各管理機(jī)構(gòu)的工作人員沒有更多的時(shí)間去整理人事檔案，只能保證日常管理工作的正常開展。

2.5信息化管理水平有限

為確保流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率及質(zhì)量，則需有效應(yīng)用信息化技術(shù)，當(dāng)前部分地區(qū)已實(shí)現(xiàn)了人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理，但一些基層單位因?yàn)樾畔⒒捷^低或者缺少專業(yè)的管理人員，多數(shù)僅僅是將存檔人員的名字錄入了電子表格，但仍有一些基層單位的檔案管理依然停留在“裝好袋子、鎖好柜子”的純手工時(shí)代，這樣不僅會(huì)大幅降低檔案管理效率，也會(huì)影響檔案管理機(jī)構(gòu)公共服務(wù)效率的提升。

3.解決流動(dòng)人員人事檔案管理問題的對(duì)策

3.1規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)的管理行為

流動(dòng)人員人事檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的民生工作，各地均應(yīng)重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作，提升自身的認(rèn)知能力，為有效改善流動(dòng)人員人事檔案保管條件，則應(yīng)為管理機(jī)構(gòu)投入一定的檔案保管經(jīng)費(fèi)。而各管理機(jī)構(gòu)則應(yīng)不斷完善流動(dòng)人員人事檔案管理制度，不得無理由拒收滿足存放要求及按政策規(guī)定調(diào)轉(zhuǎn)而來的流動(dòng)人員的人事檔案。與此同時(shí)，還需堅(jiān)持《中華人民共和國檔案法》所提出的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)流動(dòng)人員人事檔案管理工作，改變流動(dòng)人員人事檔案邊緣化問題，充分發(fā)揮自身的管理作用。

3.2充分利用新媒體宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理工作

隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，開展流動(dòng)人員人事檔案宣傳工作的過程中“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。為了進(jìn)一步提升人事檔案管理效率，則應(yīng)充分利用微博、微信、手機(jī)、網(wǎng)站、數(shù)字電視等新媒體平臺(tái)宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理工作，大力宣傳流動(dòng)人員人事檔案的作用及具體功能。

3.3確保流動(dòng)人員人事檔案材料收集歸檔渠道的暢通性

為有效確保流動(dòng)人員人事檔案材料信息的完整性，充分體現(xiàn)流動(dòng)人員的綜合素養(yǎng)，則應(yīng)專門配置人事檔案聯(lián)絡(luò)員，聯(lián)絡(luò)員應(yīng)經(jīng)常性與當(dāng)?shù)馗咝?、人員流動(dòng)頻繁的歸檔單位或者存檔量較大的管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系，讓其也配備專門的聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)收集、審核應(yīng)歸檔材料，以確保新材料能夠及時(shí)歸檔。同時(shí)也可與行業(yè)協(xié)會(huì)、業(yè)務(wù)主管部門等共同探討一些個(gè)性化內(nèi)容的收集，如流動(dòng)人員的誠信檔案、業(yè)績檔案等。針對(duì)于所收集的零散材料，應(yīng)加大材料審核、鑒別力度，對(duì)于尚未達(dá)到收集標(biāo)準(zhǔn)的材料，則應(yīng)通知相關(guān)工作人員或者個(gè)人及時(shí)補(bǔ)送、補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，以確保收集材料的時(shí)效性、真實(shí)性。

3.4提升流動(dòng)人員人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化程度

流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)均應(yīng)加大流動(dòng)人員人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，實(shí)行持證上崗制度，招聘過程中，應(yīng)選用業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的力量。同時(shí)還應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，引進(jìn)檔案管理學(xué)、人力資源管理及信息資源管理等專業(yè)人才，定期組織其參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)。其次，還應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，以約束流動(dòng)人員人事檔案管理人員的行為，提升其工作責(zé)任意識(shí)，以提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作效率，與此同時(shí)還應(yīng)從工作、生活等多個(gè)方面給予其關(guān)心，以充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情及工作積極性，穩(wěn)定、壯大流動(dòng)人員人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3.5加大流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)力度

各級(jí)流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)在推進(jìn)信息化建設(shè)工作的過程中，應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，開發(fā)管理軟件、引進(jìn)條形碼管理技術(shù)等。為確保流動(dòng)人員人事檔案信息的安全性，還需根據(jù)工作需要，分階段、選擇性的開展數(shù)字化工作。為確保流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化技術(shù)的規(guī)范性，國家還應(yīng)盡快制定相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各地可集中資源、管理優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建統(tǒng)一的區(qū)域性流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)信息的完整性，實(shí)現(xiàn)信息共享，為流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)水平的提升以及跨地區(qū)信息共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)束語

綜上所述，各級(jí)流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極查找流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問題，針對(duì)于存在的問題，則應(yīng)積極采取相應(yīng)對(duì)策，以確保流動(dòng)人員人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上提升流動(dòng)人員人事檔案管理效率及質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]李佩.新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理探析[J].檔案管理，2020（10）：75-76.