李彬

摘要：高職院校檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，有著重要的歷史和現(xiàn)實意義，對高校的未來成長具有重要參考價值。職校的檔案管理事務(wù)是衡量高職院校教學(xué)質(zhì)量、管理水平的重要標(biāo)志。因此，分析高職院校檔案管理事務(wù)中存在的問題，由此指出有效的處理措施，對高職院校檔案管理事務(wù)的順利開展和檔案的有效利用具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;問題措施

中圖分類號：G271

在高職院校日常管理工作中，檔案管理扮演著至關(guān)重要的角色，對于高職院校的發(fā)展有著極為重要的作用。這就要求高職院校有關(guān)部門能夠針對當(dāng)前檔案管理中所出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以此來確保高職院校檔案管理的順利進(jìn)行，并提高其管理水平。實際上，檔案管理工作的規(guī)范化能夠使得高職院校信息查找更為便捷，有效滿足高職院校教育水平的提高。同時，檔案管理工作的有效改進(jìn)，能夠使得當(dāng)前的高職教育發(fā)展得更好，并能滿足時代的需要，從而有效實現(xiàn)我國教育事業(yè)的發(fā)展。

一、高職檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前高職院校檔案管理工作還有很多問題，具體反映在以下幾點(diǎn)：第一，缺乏較強(qiáng)的管理意識。在傳統(tǒng)思想的影響下，高職院校普遍認(rèn)為檔案管理工作技術(shù)性不強(qiáng)，只是簡單地收集與整理各項教學(xué)資料，忽視了對檔案的管理與利用。有的高職院校工作重心在教學(xué)上，不重視檔案工作，很多重要資料保存不完善，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失與損壞的問題。第二，檔案管理模式單一，管理方式落后，以人工方式開展檔案信息收集、處理與調(diào)用工作，不僅工作效率極低，還為檔案的利用帶來了不利影響。此外，由于以紙質(zhì)檔案為主，因此存在一定的期限性，將在頻繁使用中導(dǎo)致高職檔案出現(xiàn)丟失與破損的問題。第三，檔案管理制度不完善。在高職檔案管理過程中，由于監(jiān)督制度、責(zé)任制度等不規(guī)范，容易讓檔案管理工作陷入無序狀態(tài)，很多檔案信息不能第一時間得到記錄與保存。第四，檔案管理人員素質(zhì)與能力問題?，F(xiàn)階段很多檔案管理人員經(jīng)驗不豐富，掌握的專業(yè)知識較少，難以達(dá)到實際檔案管理工作要求，容易發(fā)生檔案信息失真問題。

二、高職院校檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新策略

1.更新思想理念

高職院校檔案管理工作要想在新時期取得長足發(fā)展，首先必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化觀念創(chuàng)新，不能一味地以傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行現(xiàn)代化管理。一是高職院校要緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新檔案管理工作思路，促進(jìn)檔案管理工作有效開展。二是應(yīng)強(qiáng)化認(rèn)識，注重調(diào)動檔案管理員的積極性和內(nèi)在潛能，增強(qiáng)檔案管理員的主動性，突出自身服務(wù)的特點(diǎn)，主動收集教職員工的檔案信息，使每一位檔案管理員都了解檔案管理的重要性。

2.創(chuàng)新策略

就目前的高職院校檔案資源管理來說，無論是電子形式的文件還是其他格式的文件，管理系統(tǒng)之間有時會缺乏有效融合，造成檔案數(shù)據(jù)不全甚至丟失的問題，給學(xué)校造成了一定損失，特別是很多電子文件和紙質(zhì)文件由于格式不同，缺乏科學(xué)的管理方法，造成檔案缺乏準(zhǔn)確性。這就要求檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案管理方法，在對普通文件進(jìn)行錄入時，注意好細(xì)節(jié)的錄入，保證錄入程序的準(zhǔn)確性和正確性。檔案管理的錄用和電腦軟件進(jìn)行分類整合的過程中，不一定是全部正確的，所以時候進(jìn)行檢查也是非常有必要。就一般情況而言，檔案的管理工作都會受到一定法律的保障，而法律保障的管理工作需要一定的管理載體來完成。但是就目前而言，因為電子信息技術(shù)在發(fā)展中，仍然存在一定問題，這就造成了電子檔案管理法律保障的載體不夠明確，對檔案管理的法律保障造成一定影響。這就需要相關(guān)的檔案管理部門組織建立比較完善的工作載體，使各類光盤、磁帶等圖像和音像檔案能受到法律保護(hù)，提高檔案管理的安全性和可靠性。

3.完善檔案管理制度

信息技術(shù)背景下，高職院校檔案工作管理面臨著新的任務(wù)，要實現(xiàn)組織管理效能的全面提升，不僅要從細(xì)節(jié)入手，更要從頂層設(shè)計入手，構(gòu)建現(xiàn)代管理體系，可以探索出一種現(xiàn)代管理結(jié)構(gòu)，落實各項職責(zé)，避免檔案信息傳遞上的漏洞，通過提高組織管理效率，找出管理中的問題和空白，達(dá)到提高工作效能的目的。因此，在新時代背景下，檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)的管理模式，注重檔案管理，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，科學(xué)地開展檔案工作，為檔案工作者提供良好的工作環(huán)境，完善獎懲機(jī)制，使檔案工作者更好地為之服務(wù)。

4.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升其專業(yè)水平，有利于高職檔案管理工作得到改善，促使檔案管理質(zhì)量不斷提升。通常而言，高職院校在檔案管理工作中要避免個人因素引起的失誤，防止為學(xué)校帶來資源損失;需要提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，尤其要培養(yǎng)其現(xiàn)代信息管理思想與現(xiàn)代信息管理技術(shù)。若是檔案管理人員管理能力不強(qiáng)，管理思想落后，即使有完善的組織機(jī)構(gòu)與規(guī)章制度，或者配置有現(xiàn)代化設(shè)備，也難以避免高職檔案管理混亂問題。這需要高職院校加強(qiáng)檔案人員隊伍建設(shè)，不斷改善他們的生活與工作條件，促使其安心檔案管理事業(yè)，并做好專業(yè)培訓(xùn)與教育工作。高職院校要幫助管理人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，清楚各項檔案資料所發(fā)揮的重要價值，促使所有檔案管理人員深刻認(rèn)識到，檔案管理工作對于學(xué)校工作的運(yùn)行、教育教學(xué)質(zhì)量的提高起著至關(guān)重要的作用，要保證其規(guī)范開展檔案管理工作。

三、結(jié)語

綜上所述，增強(qiáng)高校對檔案管理的注重程度，樹立完善的檔案管理機(jī)制，不斷提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大對檔案管理的投入，對于建立完善的學(xué)籍檔案信息資料，推進(jìn)教育變革，提升教育品質(zhì)具有非常重大的意義。高校檔案管理質(zhì)量的提升，還需要我們從思想、行為上去認(rèn)識，是一項長久而艱難的事務(wù)，我國高校要對當(dāng)前所存留的問題具有清晰的認(rèn)知，并持續(xù)堅持尋求改革捷徑，使高校檔案管理水準(zhǔn)更上一層樓。

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