張曉輝

摘 要：隨著我國社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各個行業(yè)的工程項目越來越多，越來越大，每個項目的參與者的范圍也更加廣泛，由原來的國內(nèi)企業(yè)之間的合作，到現(xiàn)在常見的跨國際合作。整個工程項目自開始至結(jié)束，采用文件控制對整個過程進(jìn)行記錄顯得極其重要。本文就建設(shè)項目文件控制進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：項目設(shè)計;文件控制;研究

建設(shè)項目文件非常重要，它體現(xiàn)了工程實體質(zhì)量狀況、項目過程管理與全面控制情況，體現(xiàn)了項目對法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，提供了項目檢查、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，提供了直接、真實、確鑿的法律依據(jù)，積累了項目全過程重要而豐富的信息資源。

一、工程項目文件管理控制的重要性

建設(shè)項目是由多個環(huán)節(jié)共同組成，其中包括勘察招投標(biāo)、可行性研究、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計、施工圖設(shè)計、竣工圖設(shè)計、設(shè)備安裝、現(xiàn)場調(diào)試等。工程項目文件是指從工程項目開始到最后竣工投產(chǎn)的全過程所形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的文字材料、圖紙等各種載體形式且具有保存價值的資料，其是對工程項目管理全過程的記錄。

二、設(shè)計方案階段的文件管理

工程設(shè)計方案階段的管理包括：建設(shè)設(shè)計項目的投標(biāo)報價、項目實施計劃書（多用于EPC建設(shè)總承包項目）、合同管理、規(guī)劃及方案設(shè)計管理、項目基礎(chǔ)資料的收集管理以及初步設(shè)計階段管理。

2.1建設(shè)投標(biāo)報價階段的文件管理

依照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，為了遴選出合理的設(shè)計方案，從而達(dá)到降低工程造價的目的，建設(shè)項目建設(shè)單位可委托項目招標(biāo)公司或中介機(jī)構(gòu)，建設(shè)選擇具備一定資質(zhì)的設(shè)計單位進(jìn)行項目設(shè)計。投標(biāo)階段的主要文件包括：技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)、標(biāo)書的澄清和答疑以及其它來往函電等。在投標(biāo)工作結(jié)束后，項目經(jīng)理應(yīng)將上述資料及時地收集整理完畢，建設(shè)還應(yīng)對本階段的工作進(jìn)行實事求是的總結(jié)，建設(shè)為下一階段工作的開展和今后的投標(biāo)積累經(jīng)驗和借鑒。

2.2建設(shè)方案設(shè)計階段的文件管理

方案設(shè)計是為解決工程項目的用地規(guī)劃、建設(shè)規(guī)模、各項技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、建筑物或構(gòu)筑物的功能劃分、建筑造型與風(fēng)格等總體部署而進(jìn)行的總體規(guī)劃設(shè)計，是項目方向性的設(shè)計文件。對工業(yè)建設(shè)項目而言，建設(shè)方案設(shè)計文件的質(zhì)量和歸檔要求是：建設(shè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多方案技術(shù)經(jīng)濟(jì)評價和相類似項目的比較，建設(shè)國內(nèi)外市場的分析和預(yù)測，工藝安排的先進(jìn)合理，建設(shè)技術(shù)的先進(jìn)與能否達(dá)到預(yù)計的生產(chǎn)規(guī)?！敖ㄔO(shè)三廢”治理和環(huán)境保護(hù)方案是否滿足當(dāng)?shù)卣囊?，建設(shè)資源的需求是否合理，工程估算及其各項財務(wù)報表是否齊全，經(jīng)濟(jì)效益和社會效益分析，建設(shè)工程建設(shè)周期等是否符合要求等方面進(jìn)行檢查和管理。方案設(shè)計文件經(jīng)評審和修改后，建設(shè)應(yīng)上報上級主管部門審查并取得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行下一道工序。

2.3建設(shè)初步設(shè)計階段的文件管理

對于工業(yè)項目，建設(shè)初步設(shè)計階段對下一道工序，乃至整個設(shè)計階段都有著非常重要的影響。在初設(shè)階段，建設(shè)各專業(yè)應(yīng)對設(shè)計方案或重大技術(shù)問題的解決方案進(jìn)行綜合技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和方案評審，形成評審會議記錄，作為各專業(yè)進(jìn)行設(shè)計的依據(jù)之一。在初步設(shè)計說明文件中，應(yīng)將項目概況、建設(shè)條件、各專業(yè)的任務(wù)分工、項目組織（多采用矩陣式）、聯(lián)絡(luò)方式、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等具體措施在項目初步設(shè)計說明書中逐一體現(xiàn)。為編制初步設(shè)計文件進(jìn)行的內(nèi)外部條件，如建設(shè)單位的項目立項批文、地質(zhì)勘探報告、外部水電氣條件、物料供應(yīng)條件、運輸條件、水文氣象條件;內(nèi)部的各專業(yè)條件往返、計算書、概預(yù)算、方案評審記錄、質(zhì)量程序和作業(yè)文件、內(nèi)部作業(yè)草圖、編制概算所依據(jù)的補(bǔ)充資料等均需妥善保存。

2.4建設(shè)擴(kuò)大初步設(shè)計階段的文件管理

擴(kuò)大初步設(shè)計（簡稱擴(kuò)初），是針對技術(shù)上復(fù)雜或有特殊要求而又缺乏設(shè)計經(jīng)驗的工程項目而增設(shè)的一個設(shè)計階段，建設(shè)它是初步設(shè)計基礎(chǔ)上方案設(shè)計的具體化。擴(kuò)初設(shè)計階段文件管理的重點在于對技術(shù)設(shè)計文件的編制、審核、評審、上報批準(zhǔn)等各方面。擴(kuò)初設(shè)計文件應(yīng)符合國家制定或有關(guān)部門自行制定的內(nèi)容和編制深度等方面的要求，建設(shè)對擴(kuò)初設(shè)計圖紙的管理主要是審核各專業(yè)設(shè)計是否符合預(yù)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)同樣還要審核修正概算文件是否符合投資限額的要求。

三、建設(shè)施工圖設(shè)計階段的文件管理

施工圖是對建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、管線等工程對象的尺寸、布置、選用材料、構(gòu)造、相互關(guān)系、施工及安裝質(zhì)量要求的詳細(xì)圖紙和說明，是指導(dǎo)施工的直接依據(jù)，建設(shè)因此在工程設(shè)計文件管理中，施工圖設(shè)計階段的是靜態(tài)的。在施工現(xiàn)場，施工圖文件始終處于一個活躍的利用狀態(tài)，直至項目竣工驗收完畢。而在設(shè)計單位內(nèi)部，成品文件歸檔后，建設(shè)往往會暫時處于一個相對的休眠期，如能充分利用文件形成后這一短暫的“保鮮期”，組織主要技術(shù)骨干做好項目的編研工作，其意義將會是十分重要的。

四、建設(shè)設(shè)計服務(wù)階段的文件管理

設(shè)計文件運行的涉及對象是比較廣泛的。首先是文件的形成者，即工程設(shè)計單位，其次就是建設(shè)單位、施工單位以及工程監(jiān)理等部門。本文所論述的設(shè)計文件運行僅指設(shè)計單位對其所形成的成品的系列管理和服務(wù)。具體內(nèi)容有設(shè)計交底、圖紙會審、招標(biāo)答疑、設(shè)計變更、現(xiàn)場設(shè)計服務(wù)和設(shè)計技術(shù)檔案管理等工作。

4.1建設(shè)設(shè)計交底與圖紙會審

設(shè)計交底是設(shè)計單位在設(shè)計文件交付施工時，建設(shè)按法律規(guī)定的義務(wù)就施工圖設(shè)計文件向施工單位和監(jiān)理單位作出詳細(xì)的說明。設(shè)計交底與圖紙會審不僅是工程項目建設(shè)中的慣例，而且是法律、法規(guī)規(guī)定的相關(guān)各方的義務(wù)，因此它也是設(shè)計管理工作中的一部分組成內(nèi)容。設(shè)計交底和圖紙會審過程中形成的文件，建設(shè)是設(shè)計成品不可或缺的重要組成部分，建設(shè)同時也是對設(shè)計文件的完善和提高。設(shè)計交底應(yīng)該由設(shè)計單位整理會議紀(jì)要，建設(shè)圖紙會審應(yīng)由施工單位整理會議紀(jì)要，要求與會各方會簽。設(shè)計交底與圖紙會審中涉及設(shè)計變更的，建設(shè)尚應(yīng)按設(shè)計變更的程序辦理，設(shè)計交底會議紀(jì)要、圖紙會審會議紀(jì)要一經(jīng)各方簽認(rèn)，建設(shè)即成為施工和監(jiān)理以及竣工驗收的依據(jù)。

4.2建設(shè)設(shè)計變更管理

在施工圖設(shè)計文件交于建設(shè)單位投入使用前或使用后，建設(shè)均會出現(xiàn)由于建設(shè)單位要求，或現(xiàn)場施工條件的變化，建設(shè)或國家政策法規(guī)的改變等原因而引起設(shè)計變更。設(shè)計變更可能由設(shè)計單位自行提出，也可能由建設(shè)單位提出，還可能由承包單位提出，建設(shè)不論誰提出都必須征得建設(shè)單位同意并且辦理書面變更手續(xù)。凡涉及施工圖審查內(nèi)容的設(shè)計變更，建設(shè)還必須報請原審查機(jī)構(gòu)審查后再批準(zhǔn)實施。設(shè)計變更管理也是工程設(shè)計管理中不可缺少的組成部分。對設(shè)計單位而言，變更的內(nèi)容常以聯(lián)絡(luò)箋的形式發(fā)出，且必須加蓋相關(guān)有效章。由于設(shè)計變更文件與工程造價之間存在著各階段的文件管理改造、修復(fù)，甚至拆除等建設(shè)項目，建設(shè)其最終成品均離不開竣工資料的支撐，因此對竣工資料的整理、驗收、評定和歸檔就顯得尤為重要。

五、結(jié)束語

一個工程項目的建立凝聚了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投產(chǎn)使用會經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時間，期間產(chǎn)生的文字、圖紙等各種形式與載體的文件資料經(jīng)過移交整理形成完整的項目檔案。文件管理控制在項目管理中起著舉足輕重的作用，加強(qiáng)項目文件管理控制是一項長期而艱巨的工作，只有對其進(jìn)行有效控制，才能保證項目管理有據(jù)可依、有章可循，才能更加科學(xué)地管理項目檔案，提高專業(yè)水平，為企業(yè)生產(chǎn)和管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀婷.論文檔控制管理在工程項目中的重要性[J].化工管理，2018（19）：176-177.

[2]李鷺.從文檔一體化看工程項目文檔控制工作[J].智能城市，2018，4（03）：81-82.

[3]劉黎麗.文檔控制在國際工程項目管理中的職能[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：12+14.