朱之茂

摘 要：企業(yè)為了提高利潤空間，應不斷向供應鏈領域開發(fā)利潤源，提高采購環(huán)節(jié)標準化管理，開源節(jié)流，促進企業(yè)利潤目標的實現(xiàn)。本文站在內(nèi)部控制視角下，對企業(yè)采購管理進行分析，針對當前存在的風險點及內(nèi)部控制問題進行整合，并提出采購流程相應的實施方案，優(yōu)化企業(yè)采購流程。

關鍵詞：內(nèi)部控制;采購流程;優(yōu)化措施

引言

企業(yè)生產(chǎn)效益與企業(yè)生產(chǎn)成本密切相關，為了有效控制企業(yè)采購成本，提高市場競爭能力，應不斷提高內(nèi)部控制管理水平。企業(yè)內(nèi)部控制應對企業(yè)物資采購成本加強管理，包括物資采購環(huán)節(jié)管理及儲存環(huán)節(jié)成本管理，如果沒有制定完善的內(nèi)部控制管理制度，將會導致企業(yè)成本超出預算目標，影響企業(yè)當期經(jīng)營利潤與現(xiàn)金流。本文從內(nèi)部控制視角下，將當采購流程中存在的問題整合分析，并提出了采購流程的優(yōu)化措施，為相關專業(yè)提供參考借鑒。

1企業(yè)采購流程

1.1采購流程現(xiàn)狀

企業(yè)采購流程包括計劃、管理、分類與執(zhí)行，包括采購過程中的相關資金審批、合同簽訂以及后續(xù)驗收管理等。采購計劃應由采購部門制定，財務部門審核，按照采購預算目標對企業(yè)資源進行科學配置，確保采購流程符合企業(yè)預算目標及戰(zhàn)略發(fā)展目標。采購分類由采購負責人負責，優(yōu)化采購流程，避免審批程序繁瑣，提高采購工作效率。

1.2采購流程存在問題

（1）計劃及預算管理

采購預算評審沒有根據(jù)實際工程進度需要，采購計劃與采購預算相脫節(jié)，各部門只是站在自己角度提報需求，企業(yè)沒有整合所有部門采購計劃編制科學預算，導致企業(yè)采購部門只是服務各部門的采購窗口單位，采購流程沒有迎合戰(zhàn)略發(fā)展目標，無法統(tǒng)籌公司全局，各部門采購信息無法形成合力，不利于降低采購成本。

（2）分類與執(zhí)行

企業(yè)目前的采購流程已經(jīng)不適應當前業(yè)務開展需要，采購項目審核流程沒有根據(jù)業(yè)務性質突出監(jiān)控重點，泛化的對所有采購項目統(tǒng)一流程，導致一些重要項目缺乏管控力度。業(yè)務性質不同，應采取不同采購方式和審批手續(xù)，例如一定金額以下的生產(chǎn)性采購項目和非生產(chǎn)性采購項目應適當?shù)睾喕鞒?各部門權責劃分不明確，尤其業(yè)務交叉環(huán)節(jié)出現(xiàn)推諉，經(jīng)常出現(xiàn)項目部、技術部、采購部在技術澄清的環(huán)節(jié)出現(xiàn)爭執(zhí)，影響采購流程內(nèi)部控制有效監(jiān)督。

（3）合同管理

企業(yè)已經(jīng)成立單獨采購部門，在簽訂采購合同過程中存在缺乏統(tǒng)一采購合同范本，合同簽訂合適及條款內(nèi)容多數(shù)采用供應商提供范本，存在一定法律風險，合同簽訂流程復雜，不利于工作高效開展，合同簽訂、評審、簽字等環(huán)節(jié)法務部門不能對條款逐條審查監(jiān)督。合同不能及時歸檔，相關領導與責任人無法共享和利用。

（4）支付與資金審批

公司采購管理流程還未形成體系，資金往來審批手續(xù)繁瑣，不利于工作有效開展。例如，各部門采購流程泛化，審批過程需要部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理等四位領導參與簽字，缺乏線上信息化審批系統(tǒng)，影響企業(yè)整體生產(chǎn)效率。

（5）效果評價

企業(yè)采購工作沒有建立完善的效果評價體系，對采購流程有效性沒有及時分析，例如采購目標制定、執(zhí)行效果等沒有做出評價，沒有為后續(xù)采購積累經(jīng)驗和相關數(shù)據(jù)支撐，不利于內(nèi)部控制有效執(zhí)行。

2采購流程優(yōu)化措施

2.1注重關鍵控制點和控制內(nèi)容

企業(yè)采購流程中沒有構建完善的內(nèi)部控制體系，采購申請、驗收、付款、入賬環(huán)節(jié)存在一定業(yè)務風險，具體表現(xiàn)如下：

（1）申請

各部門根據(jù)采購需求應遞交采購申請，按照公司采購流程要求填寫采購評審表，分別由采購需求部門、技術部、工程部、采購部、財務部、總經(jīng)理填寫相關評審意見并一致同意后進入到采購執(zhí)行流程。

（2）執(zhí)行

采購流程最重要的環(huán)節(jié)就是采購執(zhí)行階段，為了提高采購執(zhí)行效率，采購部門將審批后的采購計劃按照需求時間、物資類別等內(nèi)容進行分解并分配到相關采購崗位，相關采購人員應當與需求部門及時溝通，準確理解所采購物資的技術規(guī)格、質量標準、使用要求、交付要求等信息，根據(jù)物資類別采取正確的采購模式，根據(jù)采購類型和金額大小分為直接議價采購、詢比價和競爭性談判，依據(jù)規(guī)定的采購流程及時執(zhí)行和完成采購工作。

（3）驗收

采購物資驗收工作應由獨立于采購職能之外的質量人員負責完成。驗收的基本內(nèi)容包括：質量證明文件驗收、外觀驗收、數(shù)量驗收、性能測試等。驗收應記錄質量文件、外觀、性能測試及數(shù)量驗收的過程信息并存檔管理。對于驗收合格的產(chǎn)品及設備應由檢驗人員出具檢驗放行單。實際檢驗中檢驗不合格的無法出具檢驗放行單的，根據(jù)技術協(xié)議條款中界定質量責任由誰來承擔，并由責任方給出整改方案，如無法整改，追究相關方的責任并按照合同條款予以索賠或追責。

（4）付款與賬務處理

采購人員根據(jù)不同的付款內(nèi)容提交支付申請，并上傳相關附件。支付申請需包含以下全部內(nèi)容：收款人名稱、收款人賬號、收款人開戶銀行名稱、付款方式、付款進度比例、付款金額等，經(jīng)財務核算及相關領導系統(tǒng)審批后，流轉至財務共享中心收付款崗統(tǒng)一對外支付并記錄銀行存款日記賬，及時與銀行核對往來賬目。

2.2采購流程創(chuàng)新研究

內(nèi)部控制視角下，為了優(yōu)化企業(yè)采購流程，應結合內(nèi)部控制的關鍵點，對采購流程進行全面梳理，并指定完善的內(nèi)部控制制度，企業(yè)采購過程中，應貫徹落實內(nèi)部控制相關制度，建立閉環(huán)的采購管理業(yè)務鏈，打破傳統(tǒng)采購思想窠臼，制定完善的預算管理體系。企業(yè)信息化建設應融合SAP采購管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購申請、訂單處理、貨物接收、發(fā)票校驗、付款清賬閉環(huán)“大采購”環(huán)境，省略了非增值活動，提高企業(yè)內(nèi)部控制效果。

3結束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，企業(yè)利潤空間越來越透明，行業(yè)競爭已經(jīng)不再是單純的市場營銷渠道拓展、壓低原材料價格等方式，而是開展第三方利潤源。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)經(jīng)濟利益提升具有重大作用。內(nèi)部控制視角下，企業(yè)為了控制成本，促進利潤提升，應不斷優(yōu)化采購流程，針對采購流程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題有效控制關鍵點，突出優(yōu)化采購流程的相關措施。

參考文獻：

[1]杜汶芯.建筑施工企業(yè)項目物資采購風險管理與控制關鍵點分析[J].中國設備工程，2021（21）：42-43.

[2]李昂.航空制造業(yè)采購模式優(yōu)化設計研究[J].中國航務周刊，2021（45）：50-51.

[3]戴昕.供應鏈集中度對流通企業(yè)發(fā)展的影響效應[J].商業(yè)經(jīng)濟研究，2021（21）：25-28.

2710501705249