徐世榮

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種高新技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域也開(kāi)始步入到一個(gè)全新的發(fā)展階段，在大數(shù)據(jù)背景之下一系列智慧項(xiàng)目的提出與實(shí)施，也促使全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)入到了一個(gè)全新的層面，而為了能夠更好地提升高校檔案管理質(zhì)量，本文也就大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;綜合檔案;數(shù)字化管理

引言

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件不斷普及的環(huán)境之下，基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)能夠有效整合各種信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理的協(xié)同平臺(tái)開(kāi)始逐漸進(jìn)入到人們視野之中，同時(shí)也成為各單位與企業(yè)信息化建設(shè)主流，這也為高校綜合檔案數(shù)字化管理工作帶來(lái)了全新機(jī)遇。大數(shù)據(jù)背景之下，高校綜合檔案數(shù)字化管理不僅是時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，也是有效提升高校綜合檔案管理效率和質(zhì)量的重要方法，而為了能夠更好地做好這一項(xiàng)工作，筆者也對(duì)其進(jìn)行了如下分析。

一、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案數(shù)據(jù)信息量大，查找利用較為困難

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，高等院校在各項(xiàng)工作之中產(chǎn)生了各式各樣的數(shù)據(jù)信息，如網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)、圖片數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)以及文本文件等等，而這些均屬于高校綜合檔案數(shù)字化管理過(guò)程中需要收集的信息內(nèi)容，整個(gè)信息量可謂是十分巨大。可是，就目前各個(gè)高校檔案管理系統(tǒng)使用情況來(lái)分析看，其大多是C/S或 B/S的單一服務(wù)器系統(tǒng)架構(gòu)，這些系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中最多只能做磁帶或者是光盤(pán)備份。

在檔案信息資源數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量不斷增加的環(huán)境下，若不能引進(jìn)云存儲(chǔ)技術(shù)或服務(wù)器集群，就很有可能會(huì)引發(fā)磁盤(pán)物理存儲(chǔ)容量不足，從而促使檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)崩潰等情況。高校在面對(duì)這些越來(lái)越復(fù)雜且大量的數(shù)據(jù)信息的時(shí)候，如何對(duì)其進(jìn)行高效管理是需要著重思考的一個(gè)問(wèn)題，所以說(shuō)，高校綜合檔案管理存在的問(wèn)題之一就是檔案數(shù)據(jù)信息量大、查找利用十分困難。

2.檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)，系統(tǒng)處理較為困難

高校檔案數(shù)據(jù)信息來(lái)源十分廣泛，而且種類也十分復(fù)雜，具體包含了高校內(nèi)部教研、教學(xué)、后勤等多種數(shù)據(jù)信息，而且不同部門(mén)業(yè)務(wù)工作存在差異，這個(gè)時(shí)候其產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)信息自然也會(huì)存在差異。

相關(guān)研究調(diào)查顯示，在高校數(shù)據(jù)信息之中，表格、音頻、文檔、網(wǎng)頁(yè)以及視頻等非機(jī)構(gòu)化電子文件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，在整個(gè)校園網(wǎng)數(shù)據(jù)信息之中就能夠達(dá)到85%。在紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，管理人員通常是以“份”“卷”等形式展開(kāi)管理工作，對(duì)于存儲(chǔ)空間、地點(diǎn)以及環(huán)境都具有一定要求，查詢材料也具有較強(qiáng)的局限性，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)楦鞣矫嬉蛩厮绊懚霈F(xiàn)部分資料無(wú)法有效存儲(chǔ)，最終查檔困難。

可是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，綜合檔案數(shù)字管理工作也開(kāi)始進(jìn)入數(shù)字化管理，所有紙質(zhì)信息都能夠轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)信息，而這些數(shù)據(jù)信息均是十分重要的數(shù)據(jù)源，并且各個(gè)數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)差異也十分顯著，這也就促使高校綜合檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了多源異構(gòu)這一現(xiàn)象，而現(xiàn)如今，高校檔案數(shù)字化管理工作還是有待完善，所以，在對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的時(shí)候也存在著一些問(wèn)題。

3.檔案數(shù)據(jù)信息需求多元化，管理難度較大

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校各個(gè)部門(mén)不僅是檔案數(shù)據(jù)信息生產(chǎn)者，同時(shí)也是檔案數(shù)據(jù)信息使用者，這些檔案數(shù)據(jù)的存在為學(xué)?？蒲?、規(guī)劃、教學(xué)管理以及校園文化建設(shè)等多方面都起到了一定的促進(jìn)與指導(dǎo)效果。

使用人員的差異促使管理人員也面對(duì)著不一樣的檔案材料需求，所以現(xiàn)如今，現(xiàn)有的檔案管理體系無(wú)法滿足使用者檔案數(shù)據(jù)多元化需求。對(duì)于這一點(diǎn)，高校在發(fā)展過(guò)程中需要主動(dòng)構(gòu)建出一個(gè)高科技平臺(tái)作為支撐，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的存在則能夠?yàn)樾缕脚_(tái)建設(shè)提供良好的環(huán)境。

二、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

1.特點(diǎn)

首先，載體數(shù)字化。傳統(tǒng)形式下的檔案資源大多是以書(shū)面、紙質(zhì)等形式而存在，在對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，需要為其提供相應(yīng)的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)空間消耗較大，而且在使用的時(shí)候也需要耗費(fèi)較多時(shí)間來(lái)查找?？墒牵瑪?shù)字化管理就能有效改善這一現(xiàn)象，其能夠讓檔案資源信息載體以數(shù)據(jù)的形式直接存儲(chǔ)在光盤(pán)、云空間、磁盤(pán)之中，再加上大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能、流通性，所以將其有效應(yīng)用起來(lái)就能真正提升收錄便捷性，讓使用者能夠更加迅速的查詢與使用，提升存儲(chǔ)安全性。

其次，信息共享化。大數(shù)據(jù)技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的產(chǎn)物，綜合檔案數(shù)字化管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，大多是對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而要想有效查找這些資料，則可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)查詢，還可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)傳輸，這自然能夠有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享，減少傳統(tǒng)管理模式下只是檔案?jìng)鬟f期間有可能會(huì)引發(fā)的檔案信息丟失、受到損壞等情況。

最后，管理實(shí)效化。綜合檔案數(shù)字化管理工作的有序推進(jìn)，能夠借助于大數(shù)據(jù)處理技能、共享功能，來(lái)有效突破檔案使用時(shí)間、空間限制，真正做到隨時(shí)隨地資源收集、整理與使用，在這種管理模式下，檔案管理人員整個(gè)操作過(guò)程自然會(huì)因此而變得更加的即時(shí)且動(dòng)態(tài)，最大程度提升檔案管理工作實(shí)效性 。

2.優(yōu)勢(shì)

首先，數(shù)字化管理是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)展開(kāi)的管理，因?yàn)橐蕾囉诩夹g(shù)，所以能夠減少一些人力資源成本，同時(shí)讓檔案立卷機(jī)制因此而變得更加的簡(jiǎn)潔。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案立卷工作在實(shí)施過(guò)程中，大多是以人工收集、整理為主，可是，并不是每一位檔案管理人員都能對(duì)檔案資料形成完整了解的，這個(gè)時(shí)候就很容易會(huì)引發(fā)檔案資源零散、混亂等管理現(xiàn)象，不利于后續(xù)的管理。但是，數(shù)字化管理工作的推行，則能夠借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源信息進(jìn)行迅速錄入以及編號(hào)存儲(chǔ)，這樣自然能夠在很大程度上簡(jiǎn)化了立卷步驟以及人工操作而引發(fā)的不必要的問(wèn)題，有效降低人力成本。

其次，能夠省時(shí)省力、減少不必要的經(jīng)濟(jì)支出。高校傳統(tǒng)綜合檔案管理工作在實(shí)施過(guò)程中，大多是以紙質(zhì)載體來(lái)進(jìn)行管理，這種形式下，工作人員需要耗費(fèi)較多的時(shí)間與精力來(lái)對(duì)其進(jìn)行整理、收集與歸納，而且在管理與存儲(chǔ)過(guò)程中還需要耗費(fèi)一定的管理費(fèi)用，經(jīng)濟(jì)支出與消費(fèi)也不少。但是，大數(shù)據(jù)背景下高校綜合檔案數(shù)字化管理，則能以機(jī)器讀檔的方式來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣自然能夠在一定程度上減少不必要的經(jīng)濟(jì)支出，同時(shí)提升整個(gè)管理工作效率。

最后，檔案管理辦公效率能夠得以有效提升。大數(shù)據(jù)下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作在實(shí)施過(guò)程中，大多是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)來(lái)直接將一些繁雜的數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出來(lái)，這樣管理人員在使用與查找的時(shí)候自然會(huì)更加便捷，從而迅速為使用者提供方便，最大程度提升了整個(gè)綜合檔案數(shù)字化管理效率。

三、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理措施

1.做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校綜合檔案要想真正做好數(shù)字化管理工作，離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，所以在發(fā)展過(guò)程中一定要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通常情況下，高?？梢詮囊韵聨c(diǎn)著手：

首先，對(duì)軟硬件相關(guān)設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，讓其能夠滿足檔案管理工作正常運(yùn)行。

其次，對(duì)于基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施也需要做好檢查與維護(hù)工作，以此來(lái)保證相關(guān)設(shè)施能夠不受到任何干擾，從而發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)流通性。

再者，對(duì)于檔案室內(nèi)的設(shè)備安全一定要重點(diǎn)進(jìn)行保護(hù)，避免因?yàn)槿藶槠茐?、操作不?dāng)對(duì)檔案資源造成損壞。

最后，在完善基礎(chǔ)設(shè)施之后，還需要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施使用技術(shù)展開(kāi)有效普及與推廣，通過(guò)這一方式來(lái)提高檔案管理人員合理應(yīng)用意識(shí)與能力，減少因?yàn)槿藶槭褂貌划?dāng)而引發(fā)的管理問(wèn)題。

2.完善綜合檔案數(shù)字化管理制度

高校綜合檔案要想真正做好數(shù)字化管理工作，完善的規(guī)章制度體系也同樣重要，因?yàn)檫@是有效約束管理人員、提升管理效率與質(zhì)量的重要舉措。所以，強(qiáng)化管理制度完善十分重要，對(duì)于這一點(diǎn)：

首先，對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，如生產(chǎn)、審核、錄入以及歸檔要求等等，這樣才能有效保證各項(xiàng)工作推進(jìn)的合理性。

其次，對(duì)于檔案信息整理流程同樣需要進(jìn)行明確，以此來(lái)保證紙質(zhì)檔案、電子檔案均能夠?qū)崿F(xiàn)有效歸檔，及時(shí)對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行整合與管理，借助于制度體系進(jìn)行約束，從而有效保證檔案真實(shí)性與完整性。

最后，還需要對(duì)檔案借閱、審批進(jìn)行合理規(guī)范，如借閱要求、歸還時(shí)間、使用范圍等等，另外，還需要做好數(shù)據(jù)審核工作，這樣才能更好地提升高校綜合檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效率。

3.做好綜合檔案安全保管工作

在大數(shù)據(jù)背景之下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作，還需要考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性，在管理過(guò)程中做好綜合檔案安全保管工作，以此來(lái)有效提升數(shù)字化管理質(zhì)量。

首先，從制度上對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，尤其是對(duì)于檔案應(yīng)用、存儲(chǔ)以及傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)更是要做好審查與監(jiān)督工作，避免出現(xiàn)因?yàn)楣芾聿划?dāng)而產(chǎn)生的檔案資源信息受到損害、泄露等情況。

其次，對(duì)于數(shù)據(jù)信息還需要及時(shí)進(jìn)行備份，對(duì)于一些重點(diǎn)檔案資料則需做好安全加密，借助于安全保密技術(shù)來(lái)提升其安全性，從而有效減少檔案資源受到損害。

4.拓展數(shù)字資源、開(kāi)展大數(shù)據(jù)挖掘工作

大數(shù)據(jù)下的高校綜合檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，資源建設(shè)屬于其發(fā)展根本，更是數(shù)字化檔案管理重點(diǎn)，所以高校綜合檔案數(shù)字化管理可以按照“存量數(shù)字化，增量電子化”等要求，來(lái)對(duì)館藏紙質(zhì)檔案、照片、縮微膠片等一系列傳統(tǒng)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以此來(lái)便于電子檔案檢索與利用。

在這一過(guò)程中需要注意，大數(shù)據(jù)背景下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作一定要面向師生生活、教職工需求，以此來(lái)不斷拓展現(xiàn)有檔案分類體系下的收集內(nèi)容與范圍，從而形成大檔案概念。例如，學(xué)校各個(gè)院系內(nèi)部會(huì)議文件、重大實(shí)驗(yàn)設(shè)備使用記錄、學(xué)生思想活動(dòng)談話記錄等等都可以將其作為有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，將其存儲(chǔ)起來(lái)，有效豐富高校綜合檔案。

除此之外，高校綜合檔案數(shù)字化管理工作，本身就是高校數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)鍵，在工作過(guò)程中，我們還可以借助于數(shù)據(jù)分析引擎、云計(jì)算等技術(shù)，在海量的檔案數(shù)據(jù)之中選擇具有價(jià)值信息的檔案進(jìn)行二次、多次開(kāi)發(fā)，以此來(lái)更好地發(fā)揮出其價(jià)值。

5.構(gòu)建綜合應(yīng)用系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)背景下的高校綜合檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，還可以積極構(gòu)建綜合應(yīng)用系統(tǒng)。高校綜合檔案數(shù)字化管理工作本身就是一個(gè)信息綜合體，工作人員需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、錄入、加工、檢索與使用，而這些環(huán)節(jié)都離不開(kāi)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)與綜合檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。為此，在數(shù)字化管理過(guò)程中，可以積極借助于綜合應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理與優(yōu)化：

（1）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)主要有三大部分，分別是數(shù)字檔案管理、日常業(yè)務(wù)管理、檔案查閱這三個(gè)部分，其中數(shù)字化采集模塊既可以借助于存儲(chǔ)技術(shù)、檢索基礎(chǔ)來(lái)批量對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集;系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)管理則主要是進(jìn)行檔案整理與著錄;檔案查閱這一部分則是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)所提供的遠(yuǎn)程查檔與閱檔工作提供服務(wù)。而且該系統(tǒng)還能與學(xué)校OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，這樣就能真正有效實(shí)現(xiàn)校內(nèi)流轉(zhuǎn)的電子公共自動(dòng)歸檔，以此來(lái)真正實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)與利用數(shù)字化。

（2）檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。大數(shù)據(jù)背景之下，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了顯著增加的趨勢(shì)，具體而言，就是由移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備而產(chǎn)生的通過(guò)圖像、視頻、音頻以及圖表等表現(xiàn)出來(lái)的信息數(shù)據(jù)正在不斷增加。在大數(shù)據(jù)背景之下，高校綜合檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，需要對(duì)大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，具體包含目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等等，而構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)即能夠?qū)@些分散的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源相互關(guān)聯(lián)在一起，從而有效克服結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)內(nèi)外部分界等情況，形成超大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。在這一過(guò)程中，還可以基于此來(lái)積極借助于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)資源塊進(jìn)行提煉與優(yōu)化，以此來(lái)構(gòu)建出數(shù)據(jù)資源目標(biāo)，這樣就能進(jìn)一步提升整個(gè)數(shù)據(jù)檢索效率，真正做好高校綜合檔案數(shù)字化管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景之下，綜合檔案數(shù)字化管理是發(fā)展必然趨勢(shì)，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，能夠最大程度提升高校綜合檔案數(shù)字化管理水平。為此，高校在發(fā)展過(guò)程中，一定要做好基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、管理制度、人才培養(yǎng)等多方面的優(yōu)化工作，以此來(lái)為高校綜合檔案數(shù)字化管理工作的有效推進(jìn)提供良好保障，從而真正有效實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]張 妍.基于大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案管理探索與研究[J].機(jī)電兵船檔案，2018

[2]張光明.信息化背景下的高校檔案建設(shè)研究[J].山東檔案，2018

[3]胡瀟瀟.大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理實(shí)施策略研究[J].山東行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2016

[4]黃少芳，劉曉鴻，張俊芳.論高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)[J].中國(guó)地質(zhì)教育，2013

[5]楊天昊，田佳妤，孫 勇.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案館數(shù)字資源共享模式研究[J].法制博覽，2019

[6]李 燁.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的優(yōu)勢(shì)與弊端[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[7]邵 山.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校檔案管理創(chuàng)新分析[J].中國(guó)新通信，2020

[8]劉婉君.面向大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理工作研究[J].辦公自動(dòng)化，2019

[9]賀 麗，宋愛(ài)梅，賀 輝.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校檔案管理工作研究[J].知識(shí)文庫(kù)，2019

[10]郭 倩.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)分析[J].青年與社會(huì)，2019

[11]馮有輝.大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系研究[J].山西檔案，2016

（作者單位：荊楚理工學(xué)院檔案館）