摘要：高校教學資料雖然沒有教學檔案的地位重要，但它在一定時期內具有一定的參考和利用價值，是各項教學檢查和教學評估重要的不可或缺的支撐材料，它以確鑿的原始材料來展現教學管理工作的痕跡，它以微不足道的地位發(fā)揮著最大的作用。筆者對學校教學單位教學檔案管理工作進行了調研，分析了教學資料管理現狀，并就如何踐行教學資料規(guī)范化管理提出了幾點建議。

關鍵詞：高校;教學資料;規(guī)范化管理

一、教學資料的概念及內容

教學資料是學校在教學管理工作中形成的，反映學校辦學水平和辦學能力，具有一定的參考利用價值，需要教學單位短期保管和提供利用，沒有納入教學檔案歸檔范圍的文件資料。教學資料在短期內的教學、實踐工作中利用相當頻繁，是各項教學檢查和教學評估重要的不可缺少的支撐材料，它以確鑿的原始材料來展現教學管理工作的痕跡，它以微不足道的地位發(fā)揮著最大的作用。

教學資料檔案包括課堂教學材料、課程進度表，教師教學任務書、任課安排、講義、教案，學生實習報告，畢業(yè)生論文及評審意見，學生試卷、考試大綱、標準答案，學生職業(yè)技能培訓與鑒定材料，教學檢查、調查材料及總結，各類評估材料，教學工作量核算、登記材料，教學單位領導聽課記錄，教師業(yè)務檔案，教師年度考核統(tǒng)計表，新進教師考核材料等等。

二、高校教學資料管理現狀

目前，各高校自實施檔案規(guī)范化管理以來，教學檔案的管理已日趨規(guī)范，基本都能達到規(guī)范化管理的要求。但由于教學資料沒有納入教學檔案的歸檔范圍，各教學單位就忽視了對教學資料的管理，導致教學資料管理混亂，任意堆放，無專人保管等。嚴重影響了教學檢查、評估、考核等各項工作。高校教學資料管理主要存在以下幾個方面的問題：

（一）教學資料管理意識不強

近年來，高校檔案工作意識得到了一定的提高，許多領導與工作人員對檔案有了新的認識，對檔案工作也逐步重視起來。但由于教學資料不同于教學檔案，教學單位重檔案輕資料，普遍認為重要的已作為檔案歸檔，教學資料不重要才沒有納入歸檔范圍，沒有必要花更多的時間和精力對其進行管理。他們忽視了教學資料是記錄教學工作過程唯一的歷史憑證，所有教學成果是要用歷史憑據來真實反映的，教學資料在一定時期內也能發(fā)揮重要的參考利用價值，例如學生試卷、畢業(yè)（論文）設計、實習報告、老師教案、聽課記錄等等都是教學檢查、考核和評估重要的不可或缺的支撐材料。

（二）教學資料沒有相應的管理制度

教學單位雖然把教學資料管理納入了教學日常管理工作中，但并沒有制定相應的管理制度，比如，教學資料如何收集整理、如何保管利用，如何鑒定銷毀，歸口部門及相關管理人員職責等等。管理制度的缺失使得教學資料管理混亂，存放散亂不集中，收集不齊全完整。教學資料的管理是一項基礎性工作，重在平時工作中的積累與保管。教學單位的教學資料來源分散，負責教學資料管理的是學院的教學秘書，而資料的形成又源于學院的具體工作人員，如果，沒有制度的約束，那么，具體工作人員沒有把自己經辦、處理問題時所形成的資料及時、完整地保留下來，就無法保證教學資料的齊全完整。如果，沒有科學、有序的管理，需要的時候找不到，教學資料就沒法發(fā)揮它的作用。

（三）教學資料管理不規(guī)范

教學單位沒有配備專職教學資料管理人員，兼職人員崗位不穩(wěn)定，流動性大，而且缺乏專門的檔案資料管理知識、經驗和技能。各單位沒有統(tǒng)一的整理規(guī)范和標準，把教學資料進行統(tǒng)一管理，分類整理，編目上架。他們各自為政，根據自身的意愿和習慣自行整理和保管教學資料，隨意整理，隨意堆放，隨意處置，隨意銷毀，甚至當廢品賣掉。以至于教學資料的作用無從發(fā)揮，價值無法實現，嚴重影響高校教學管理水平和各項檢查、考核工作的開展。

（四）教學資料存放空間嚴重不足

教學資料內容豐富，形成多樣，除了文字方面的資料，還有錄音、照片、錄像、光盤等電子文件。這些文件的保存需要特定的裝具，如防磁柜，檔案專用相冊，而且對庫房的溫濕度要求也非常嚴格。大量的學生實習報告、畢業(yè)論文、試卷堆積成山，占用了教學單位有限的空間，更談不上保管與利用。

（五）教學資料與圖書資料共同存放

教學資料具有原始記錄性，教學形成的原始憑證是不能擅自更改的，要保證它的真實性，否則就是失去了它的憑證價值。例如學生的試卷、畢業(yè)（論文）設計等，如有動機不純的人根據自己需要隨意篡改數據，將會給工作帶來不必要的麻煩，給學校造成不良影響。因此，教學資料和圖書資料共同存放，存在著安全隱患。

三、踐行教學資料規(guī)范化管理策略

（一）加強宣傳，提升教學資料規(guī)范化管理意識

一方面，加強意識教育，讓更多單位和個人認識到教學資料的重要性。教學資料是反映高校教學管理水平最真實、唯一的、不可替代的原始憑據，它在高校各類迎檢和評估過程中發(fā)揮著重要作用。評估專家憑借教學資料提供的信息，迅速地對學校的教學計劃及完成情況、課程設置、教學質量、教風、學風、學生成績、科研成果、社會聲譽等內容進行定量分析和準確判斷，然后對學校的各項工作給予客觀評價。由此可以看出，教學資料發(fā)揮的作用至關重要。另一方面，加強宣傳，用事實說話。認真做好教學資料規(guī)范化管理實踐工作，讓實踐效果帶動宣傳。統(tǒng)一配置的檔案資料室及柜架，統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，專門的資料管理人員，一盒盒排列整齊的教學資料，方便快捷的檢索系統(tǒng)......瞬間就能展示一個學校的教學質量和管理水平，讓更多的單位和個人看到這種管理模式的成效，享受該項管理模式帶來的福利，讓更多的高校學習借鑒，全面踐行教學資料規(guī)范化管理，從而促進高校各項事業(yè)持續(xù)向前發(fā)展。

（二）教學資料實行統(tǒng)一領導，分級管理

教學資料統(tǒng)一領導，分級管理即由學校統(tǒng)一領導，同檔案管理一樣實行“三納入”、“四同步”。學校設立一級管理部門檔案館，二級教學單位成立檔案資料室，檔案館作為專業(yè)機構負責制定統(tǒng)一的規(guī)范和制度，并對二級教學單位進行培訓、指導、監(jiān)督和檢查。二級教學單位則按照檔案館的要求和安排對其形成的教學資料進行規(guī)范整理，科學排架，安全保管，提供利用和到期銷毀。

（三）實施教學資料檔案化管理

教學資料檔案化管理就是把管理檔案的理念、思想運用于管理教學資料工作中。這是一種新型管理模式，它是順應時代發(fā)展的產物，是檔案管理的拓展與延伸，靈活地借鑒檔案管理的標準、規(guī)范、方式、方法與手段來管理教學資料，為教學資料的管理打開了新的局面。我們在對教學資料進行檔案化管理時，并不是全部照搬檔案管理的全部內容，教學資料不同于教學檔案，保管期限都在10年以內，在標準和規(guī)范上要求不能太高，整理上更要相對簡化。

具體做法是：教學資料的分類可參照教學檔案的分類法。例如：教學資料可分為教學綜合（JX1）、學生試卷（JX2）、學位論文（JX3）、實踐報告（JX4）等等，教學資料的編號可以采用檔號的編制方法，即由“全宗號+年度+分類號+盒號”組成，全宗號由檔案館統(tǒng)一分配給各教學單位。教學資料的收集整理可以參照高校檔案管理的部門立卷制度。高校教學資料的收集整理由材料的形成部門負責，例如：學院辦公室負責教學綜合材料的收集整理，教學科負責學生試卷和畢業(yè)論文的收集整理，實踐科負責學生實踐報告的收集整理。最后，各部門將整理好的教學資料按期移交教學單位檔案資料室，由教學單位兼職檔案員集中統(tǒng)一保管，并提供利用。

（四）加強教學資料管理人員隊伍建設

教學資料與教學檔案既有區(qū)別又存在關聯(lián)，教學檔案在未歸檔前屬重要教學資料，其管理工作內容是相通的，教學資料規(guī)范化管理就是借鑒了檔案管理的理念和優(yōu)勢，因此，為了節(jié)約管理成本，我們可以在教學單位兼職檔案員下增加多名教學資料管理人員，負責教學資料的收集、整理和定期移交，這樣既減輕了兼職檔案員的工作壓力，又確保了教學資料的規(guī)范化，起到一舉兩得，事半功倍的效果。由于教學資料管理人員崗位流動性大，人員變動頻繁，檔案館要加強教學單位兼職檔案員和教學資料管理員的業(yè)務培訓和指導，每年開展一次集中培訓，定期進行一對一業(yè)務指導，提供外出參加繼續(xù)教育的機會，全力打造一支專業(yè)素養(yǎng)高和技術水平過硬的管理隊伍，為學校教育事業(yè)的發(fā)展保駕護航。

（五）利用檔案信息管理系統(tǒng)加強教學資料現代化管理

教學資料管理看似簡單，實則繁瑣、復雜且工作量大。為滿足學校的需求，為教育教學評估和各項教學檢查、考核提供系統(tǒng)、詳實的支撐材料，教學資料需要借助檔案信息管理系統(tǒng)平臺，完成資料管理過程中的編目、打印、檢索、鑒定、銷毀等多種功能。檔案信息管理系統(tǒng)增設“資料庫”模塊，各教學單位按期把形成的教學資料錄入或導入資料庫-教學資料。在信息化與社會事業(yè)各項工作相融合的時代，將教學資料這一模塊嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，既便于檔案館行使監(jiān)督和指導職能，又節(jié)省了人力物力財力，還提高了教學資料管理水平。

總之，對于如何踐行教學資料規(guī)范化管理，各高校需要根據學校的實際情況，在實踐中不斷完善，通過科學的分析創(chuàng)新管理方法。在加強宣傳，提升全員意識的同時，制定科學的管理制度和規(guī)范，借鑒檔案規(guī)范化管理的方法和優(yōu)勢，推動高校教學資料管理工作常態(tài)化發(fā)展。

參考文獻：

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[3]袁雙云.高校教學資料規(guī)范化管理的思考[J].教育教學論壇，2017（12）：19-20.

【作者簡介】張莉（1975.10-），女，漢族，四川省攀枝花市人，大學本科學歷，攀枝花學院檔案館館員，主要研究方向：檔案管理。