王衛(wèi)纓

摘要：我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展離不開各行業(yè)的大力支持。當(dāng)前，我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)正在有序發(fā)展。在這種環(huán)境下，企業(yè)的信息開發(fā)與利用顯得尤為重要。企業(yè)檔案是企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的重要信息資源，可以為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供指導(dǎo)和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;企業(yè)檔案;信息化建設(shè);分析研究

1大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的必要性

新時(shí)期，我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，企業(yè)面臨著更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存，必須重視內(nèi)部管理，根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)制定科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。檔案信息作為企業(yè)中的一項(xiàng)重要信息，不僅反映了企業(yè)的發(fā)展，而且對(duì)企業(yè)各個(gè)時(shí)期的發(fā)展情況進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過對(duì)檔案信息的有效分析和觀察，總結(jié)出企業(yè)的發(fā)展變化，明確企業(yè)的發(fā)展前景，從而制定更為科學(xué)的決策規(guī)劃。在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理采用的是手工模式，難以實(shí)現(xiàn)信息化管理，管理者對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行整理和保管，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要想詳細(xì)分析每個(gè)時(shí)期的檔案資料往往需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發(fā)揮有利作用。并且通過開發(fā)信息檔案管理，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索，在提高效率的同時(shí)，還可以提高信息的完整性，從而促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

1.2是改善企業(yè)內(nèi)部管理的重要途徑

企業(yè)檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的資料信息，是對(duì)企業(yè)整體運(yùn)行情況的反應(yīng)和體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下有效對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠使檔案管理者更好地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的細(xì)化保存與管理，如此能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好地運(yùn)用檔案信息提供便利。例如，檔案管理者可以將每個(gè)部門的檔案信息進(jìn)行分類保存，或者對(duì)信息進(jìn)行篩選、記錄等，詳細(xì)對(duì)部門的情況進(jìn)行體現(xiàn)，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠通過不同時(shí)期的檔案信息對(duì)部門情況進(jìn)行了解，并系統(tǒng)分析情況制定科學(xué)的部門發(fā)展規(guī)劃、部門管理制度等，從而能夠推動(dòng)內(nèi)部管理的健全與完善。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1企業(yè)檔案信息化建設(shè)成本高

信息化的前提是要有相關(guān)的技術(shù)研發(fā)和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，否則就沒有建設(shè)。目前的情況是，大型企業(yè)有足夠的資金支持相關(guān)建設(shè)，而在中小企業(yè)中，這項(xiàng)建設(shè)仍然難以實(shí)現(xiàn)。受自身規(guī)模和性質(zhì)的限制，難以維持自身的運(yùn)營(yíng)和生存，因此沒有額外的資金引進(jìn)專業(yè)設(shè)備和技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)人才，投資相應(yīng)的軟件。

2.2缺乏完善的監(jiān)督體系和制度，檔案管理不規(guī)范

現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)缺乏相關(guān)法律法規(guī)，存在明顯的滯后性，程序管理也缺乏科學(xué)性和合理性，導(dǎo)致檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，體系不完善。此外，在檔案日常管理中，檔案人員的思想相對(duì)落后，新形勢(shì)下檔案管理的要求極不一致，檔案人員職責(zé)分工不明確，對(duì)檔案信息的真實(shí)性構(gòu)成嚴(yán)重威脅。

2.3檔案管理人員專業(yè)能力差

施工過程不是很智能，因此僅依靠設(shè)備是不夠的，還要依靠人力。除了精通各種設(shè)備的應(yīng)用和掌握相關(guān)技術(shù)理論外，相關(guān)人員還應(yīng)對(duì)信息足夠敏感，能夠有效地處理和管理信息。然而，情況并非如此。一些企業(yè)的相關(guān)人員能力不足，只能簡(jiǎn)單地完成一些日常操作。

2.4檔案信息安全性低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息包含各種重要信息和機(jī)密信息。對(duì)于企業(yè)來說，這種信息一旦泄露，必然會(huì)帶來無法預(yù)料的財(cái)產(chǎn)損失和安全風(fēng)險(xiǎn)。從目前的檔案管理人員來看，大多數(shù)企業(yè)普遍缺乏安全理念，無法真正落實(shí)企業(yè)檔案信息的安全防護(hù)工作，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)極易受到黑客或某些犯罪分子的篡改、惡意竊取，最終導(dǎo)致機(jī)密信息的泄露，嚴(yán)重影響了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1加強(qiáng)組織管理，明確職能定位

工作不動(dòng)，制度先行，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，首先要從檔案管理的角度，明確各組織的職能，并制定相應(yīng)的管理制度。企業(yè)應(yīng)成立“信息化領(lǐng)導(dǎo)小組-各業(yè)務(wù)單位-企業(yè)信息部-檔案”四級(jí)檔案管理體系，由企業(yè)牽頭協(xié)調(diào)、檔案信息化、業(yè)務(wù)合作，并提供支持依據(jù)，企業(yè)信息部檔案部制定相應(yīng)的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。

3.2加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)需要強(qiáng)調(diào)以檔案為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，通過各種手段提高檔案信息化建設(shè)的廣度和深度，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)和量，通過這些渠道，提高數(shù)據(jù)倉庫建設(shè)數(shù)量和收集質(zhì)量，真正意義上建設(shè)豐富的檔案信息資源。為此，要做好以下幾點(diǎn)工作：一是重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源的收集整理。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，檔案數(shù)量的多少將直接制約或影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效果。因此，企業(yè)應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案的收集，為更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。因此，企業(yè)應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式基礎(chǔ)上，構(gòu)建高效、豐富的檔案信息共享資源。此外，企業(yè)需要保留文字檔案電子檔案，有效保護(hù)歷史數(shù)據(jù)，檔案管理人員還可以充分利用各種先進(jìn)技術(shù)，將文字信息掃描成電子檔案，使企業(yè)建立檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度地保證檔案資源的可靠性和綜合性，方便檔案管理人員查閱，提高檔案管理的整體效率。第三，企業(yè)應(yīng)提供硬件和軟件支持，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，以獲得足夠的資金，最大限度地滿足檔案信息化建設(shè)的硬件要求。此外，企業(yè)還需要投入大量人力物力，建立與檔案、OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)，嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，全面收集和整合檔案，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

3.3建立共享體系，促進(jìn)檔案信息流通

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用不僅是提高檔案管理的效率，而且是促進(jìn)檔案信息資源的流通，提高檔案信息的使用效果。因此，企業(yè)應(yīng)建立共享體系，加強(qiáng)檔案部門與其他部門的溝通和聯(lián)系，為檔案信息的流通提供更好的條件。具體來說，企業(yè)應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)搭建彼此之間的溝通平臺(tái)，可以單獨(dú)搭建檔案平臺(tái)，也可以將當(dāng)前各部門使用的系統(tǒng)聯(lián)系起來，并在系統(tǒng)主模塊中設(shè)置檔案信息，這樣一方面，檔案管理員可以通過系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集，另一方面，企業(yè)員工可以通過入口獲取自己需要的檔案信息，更好的工作，檔案信息的使用效率可以全面提高。

3.4重視企業(yè)檔案信息安全

信息安全是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中一個(gè)非常重要的問題。它包括兩個(gè)方面：一是電子文件本身的安全性，即電子文件載體作為數(shù)字資源存在著被破壞的風(fēng)險(xiǎn);其次，黑客攻擊、病毒入侵、系統(tǒng)漏洞等外部安全威脅將給電子文檔安全帶來挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檢查，確保防火墻的正常運(yùn)行;設(shè)備更新后遷移數(shù)據(jù)，及時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)程異構(gòu)備份;實(shí)施安全級(jí)別保護(hù)評(píng)估，以消除技術(shù)漏洞造成的數(shù)據(jù)丟失。

3.5提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)培訓(xùn)教育，培養(yǎng)大批復(fù)合型人才，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的復(fù)合型人才。人才的素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的水平。在工作中，要組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)和掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，提高檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)，以確保更好地完成企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作。

4結(jié)論

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化建設(shè)為檔案的建立、保存和管理提供了更多的便利，時(shí)刻牢記檔案信息化建設(shè)中存在的安全問題，并制定一系列策略來解決相應(yīng)的問題，從而促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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