重慶恒森廢舊物資回收有限公司 何平

通過合同管理，對民營企業(yè)的發(fā)展起到了保障作用，同時使用合同，可以使民營企業(yè)很好地規(guī)避風(fēng)險，對民營企業(yè)未來發(fā)展具有良好的意義。同時民營企業(yè)在進(jìn)行合同管理的過程中，不斷規(guī)范市場和約束市場上的交易行為，可以預(yù)防和降低經(jīng)營管理的風(fēng)險。

1 民營企業(yè)合同管理的需求

1.1 企業(yè)運營的需求

由于民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，通過與合作方簽訂合同，從而使民營企業(yè)在發(fā)展中得到有效的保障，良好的合同管理措施，給民營企業(yè)提供了足夠的安全性，使民營企業(yè)在更大程度上經(jīng)過運行發(fā)展，實現(xiàn)經(jīng)營規(guī)劃。

1.2 使企業(yè)合法合規(guī)

民營企業(yè)在合同管理中，必須建立在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，只有依據(jù)法律法規(guī)，才能確保合同管理的有效監(jiān)督性，避免民營企業(yè)與合作方之間發(fā)生違法違規(guī)的情況。

1.3 企業(yè)財務(wù)的需求

民營企業(yè)通過合同管理，可以極大地降低民營企業(yè)資產(chǎn)出現(xiàn)意外的風(fēng)險。因此，民營企業(yè)通過合同管理，能夠確保企業(yè)資金實現(xiàn)最大化效益，對促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

2 民營企業(yè)合同的風(fēng)險問題

2.1 運營商的風(fēng)險問題

部分民營企業(yè)在合同管理中，因為對合同管理環(huán)節(jié)不了解，所以，會導(dǎo)致民營企業(yè)最終的經(jīng)濟效益與實際的目標(biāo)有所差距，造成這種問題的原因主要是因為在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，沒有對合同的相關(guān)條款進(jìn)行仔細(xì)閱讀。在簽訂合同的時候，如果合同上沒有明確雙方的權(quán)利、義務(wù)以及責(zé)任，那么，雙方就容易出現(xiàn)合同糾紛，在這種情況下，會給民營企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

2.2 給民營企業(yè)財務(wù)上帶來的風(fēng)險

在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，因為合同條款和商業(yè)信用的原因，很有可能會導(dǎo)致最終的結(jié)果和實際預(yù)期的目標(biāo)有所差距，從而給民營企業(yè)造成一定的負(fù)面影響 。由于合同而造成的民營企業(yè)財務(wù)風(fēng)險，主要是由于預(yù)算制定得不合理導(dǎo)致的，使企業(yè)的成本沒有得到控制，企業(yè)在合同上規(guī)定的支付條件和付款的進(jìn)度達(dá)不到企業(yè)的要求，最終使企業(yè)的資金遭受損失。

3 民營企業(yè)合同管理出現(xiàn)的問題

3.1 處理合同糾紛機制的問題

民營企業(yè)在和合作方簽訂合同的過程中，由于合同上沒有明確雙方的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)，那么，就很容易導(dǎo)致雙方產(chǎn)生合同糾紛，同時大部分民營企業(yè)在內(nèi)控管理中，缺乏對合同的規(guī)范、保存，這也使得民營企業(yè)在合同簽訂后發(fā)生合同糾紛時難以使用法律武器保護(hù)自己。通常采用的是雙方協(xié)商的方式處理合同糾紛問題，因此，民營企業(yè)在合同簽訂的過程中，一定要注意雙方權(quán)利、義務(wù)以及責(zé)任的劃分。

3.2 缺乏對合同的跟蹤執(zhí)行能力

在民營企業(yè)與合作方簽訂合同后，需要民營企業(yè)做好對合同的跟蹤工作，避免合作方在執(zhí)行合同內(nèi)容的過程中出現(xiàn)其他意外而影響民營企業(yè)的生產(chǎn)，但大部分民營企業(yè)沒有專門的合同執(zhí)行監(jiān)督部門，所以在合同的執(zhí)行過程中，缺乏對合同的執(zhí)行跟蹤能力。一部分企業(yè)還缺乏對合同管理的監(jiān)督工作，沒有臺賬記錄，會導(dǎo)致民營企業(yè)在生產(chǎn)過程中很難給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供充足的數(shù)據(jù)信息。

3.3 在合同簽訂中存在的問題

通常在民營企業(yè)與合作方簽訂合同的過程中，最重要的環(huán)節(jié)就是對合同的審核，因為只有通過雙方對合同進(jìn)行審核，才能避免在合作中出現(xiàn)糾紛，但大部分民營企業(yè)對于合同評審環(huán)節(jié)容易忽視，這也使得雙方在簽訂合同過程中難以將權(quán)責(zé)劃分清楚。大部分民營企業(yè)由于在實際的工作中主要以生產(chǎn)為主，對于合同的評審、管理等都不重視，最終很容易導(dǎo)致企業(yè)之間產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛。

3.4 合同簽訂后合同保管存在的問題

民營企業(yè)在合同簽訂后需要對合同進(jìn)行保管，同時還需要經(jīng)過論證、審核等一系列的措施，因此在合同保管過程中，就需要不斷地完善合同內(nèi)容，避免一些合同原件丟失。因此在進(jìn)行合同審計的過程中，可以及時實現(xiàn)對合同的調(diào)取和查閱，為后續(xù)合同的跟蹤管理帶來便利 。

4 民營企業(yè)在合同管理和內(nèi)部管理中的建設(shè)

4.1 建立合同管理與內(nèi)部管理機構(gòu)

對于民營企業(yè)而言，在落實合同管理上，需要配備合同管理負(fù)責(zé)人，并且對他們進(jìn)行培訓(xùn)，使合同的建立和歸檔更加完善，在對合同的逐步規(guī)范中，實現(xiàn)企業(yè)合同的制度化發(fā)展。對于民營企業(yè)而言，在明確企業(yè)合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人以及合同批準(zhǔn)機構(gòu)和人員等的職責(zé)權(quán)限后，就可以使民營企業(yè)在合同管理上實施完善的管理制度。例如，在合同管理中，采取“三級管理制度”，民營企業(yè)中合同的批準(zhǔn)可以由老板負(fù)責(zé)，合同的審查由質(zhì)量部或者技術(shù)部負(fù)責(zé)，合同的承辦由相關(guān)業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，在這種“三級管理制度”下，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對民營企業(yè)合同的執(zhí)行監(jiān)督，同時又能確保民營企業(yè)合同的層級之間的職責(zé)和權(quán)限。

4.2 合同簽訂前的準(zhǔn)備控制

對于民營企業(yè)而言，在合同簽訂的時候，為了確保合同與民營企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略相適應(yīng)，在沒有批準(zhǔn)的情況下是不能直接簽訂合同的。同時為了確保合同中的內(nèi)容與民營企業(yè)自身相適應(yīng)，在合同簽訂前，就需要企業(yè)對市場的行情進(jìn)行調(diào)研，從而有利于企業(yè)了解合同上的要求。以電氣企業(yè)為例，電氣企業(yè)在與客戶簽訂合同的前期，通過對市場調(diào)研，了解到當(dāng)今市場上HRA(H)超小型繼電器屬于供不應(yīng)求的情況，而HRB1(H)在市場上的供應(yīng)量屬于供大于求的情況。那么，在與客戶簽訂合同的時候，如果客戶需求HRA(H)的量較大，就可以根據(jù)公司的產(chǎn)量而爭取較高的價格利潤，但如果客戶需求的HRB1(H)量比較大的時候，電氣公司則可以適當(dāng)?shù)亟档驮摦a(chǎn)品的利潤，實現(xiàn)與客戶長期合作的目的，所以只有通過對市場的調(diào)查，才能實現(xiàn)企業(yè)在簽訂合同過程中的利益最大化。

4.3 對于合同談判的內(nèi)部管理

企業(yè)在進(jìn)行合同的談判中，需要遵循自愿、公平公正的原則，合同中要明確雙方的權(quán)利、義務(wù)以及職責(zé)。在對企業(yè)合同的控制措施中，首先，要了解談判對手的情況，對談判進(jìn)行預(yù)案設(shè)計，盡可能地對談判中的條件考慮全面，制定出相應(yīng)的最高談判條件和最低談判條件限度，明確哪些條款可以讓步，哪些條款不能讓步，以及讓步到什么程度等；其次，是關(guān)注合同的內(nèi)容以及相關(guān)條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，在合同中明確相關(guān)的內(nèi)容和范圍，對于技術(shù)要求、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)方案等闡述清楚，同時包括對合同的付款日期、工期、付款方式進(jìn)行說明，避免因為合同條款的問題造成合同糾紛；最后，是對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見形成對應(yīng)的書面文件，經(jīng)過企業(yè)雙方的簽字蓋章后，可以作為避免合同舞弊的另外一個重要手段和責(zé)任追究的依據(jù)。

4.4 對于合同簽訂的構(gòu)建

在合同談判結(jié)束后，根據(jù)企業(yè)雙方的談判結(jié)果，可以擬定出合同文本，在這個管控措施中，通過對合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)承辦部門起草，并根據(jù)法律部門進(jìn)行審核，對于重大合同或者具有復(fù)雜程序的合同，需要由法律部門參與相關(guān)的合同文件起草，對合同中涉及的權(quán)利義務(wù)關(guān)系進(jìn)行認(rèn)真的審查，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?。此外，?gòu)建統(tǒng)一歸口的管理和授權(quán)審批，嚴(yán)格制定合同管理，為了防止出現(xiàn)違法和越權(quán)的行為，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該對合同管理的工作進(jìn)行權(quán)限分工，屬于上級部門權(quán)限的合同，只能允許上級部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，如果合同中有涉及下級單位簽署的條款，在經(jīng)得上級部門同意審批后，方可進(jìn)行簽署。

4.5 對于合同審核的內(nèi)部管理

在合同擬定完成后，雙方企業(yè)應(yīng)該對擬定的合同樣本進(jìn)行嚴(yán)格的審核，在審核的過程中，需要確保合同的合法性、經(jīng)濟性以及可行性等，并且關(guān)注合同的主體、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求，對雙方當(dāng)事人是否具有履約能力以及對合同的權(quán)利、義務(wù)、違約等進(jìn)行明確說明。同時還要建立會審制度，對于影響重大或者法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，則需要組織財務(wù)部門以及法律部門等進(jìn)行認(rèn)真履職。例如，企業(yè)在進(jìn)行合同審核的過程中，在涉及的產(chǎn)量和金額都比較大的情況下，由業(yè)務(wù)員洽談完畢，可以邀約企業(yè)的老板再次進(jìn)行洽談合作，通過洽談合作，最終簽訂合同，這是因為在大部分民營企業(yè)中，民營企業(yè)的老板具有絕對的話語權(quán)，而業(yè)務(wù)員并沒有太多的決定權(quán)，因此對于民營企業(yè)的合同審核如果遇到涉及較大產(chǎn)量和較大金額的，就需要由民營企業(yè)老板出面具體洽談，因為民營企業(yè)老板才擁有合同的最終簽訂權(quán)。

4.6 對于合同履行的內(nèi)部管理

企業(yè)在簽訂合同后，需要遵循合同的要求執(zhí)行合同內(nèi)容，確保產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量、交貨期，因此在對合同履行的內(nèi)部管理構(gòu)建中，首先，要對合同履行采取有效的監(jiān)控措施，對合同的履行情況進(jìn)行檢查和分析，從而確保合同履行情況的有效性；其次，當(dāng)合同生效后，企業(yè)對于合同中沒有明確產(chǎn)品質(zhì)量、價格等內(nèi)容的，可以采取協(xié)議補充對合同內(nèi)容進(jìn)行補充，如果無法達(dá)成協(xié)議的，可以按照國家法律法規(guī)的要求進(jìn)行；最后，在合同履行中如果發(fā)現(xiàn)有失公平的條款或者有欺詐行為的情況，需要根據(jù)市場的變化進(jìn)行調(diào)整，并且經(jīng)過雙方的協(xié)商，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同等事宜。

5 結(jié)語

對于民營企業(yè)而言，在合同管理中進(jìn)行有效的內(nèi)部控制體系構(gòu)建，可以及時對合同中出現(xiàn)的問題進(jìn)行控制，有利于民營企業(yè)在經(jīng)營中獲得良好的經(jīng)濟收益，而對合同的管理，不但可以維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益，同時還能降低企業(yè)在法律上需要承擔(dān)的風(fēng)險，對民營企業(yè)的未來發(fā)展具有十分重要的意義。