王守琦

摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，企事業(yè)單位檔案管理水平也得到了飛速發(fā)展，由此帶來了檔案管理方式的改變。如今我國已經(jīng)全面進(jìn)入了科技化現(xiàn)代社會，因此對電子檔案管理水平的要求也越來越高。而針對目前存在的電子檔案管理問題，本文將進(jìn)行全面的分析，以期可以找出具有針對性的解決方案，以此來推動電子檔案管理水平全面提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;問題;解決對策

電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行了更新，將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為依靠電子設(shè)備進(jìn)行存儲的檔案管理方法，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案管理優(yōu)勢巨大，不僅便于保存，可以在計算機(jī)設(shè)備或者移動設(shè)備中存儲，而且具有非常龐大的存儲空間，后續(xù)進(jìn)行查找翻閱都非常簡便，而且由于移動設(shè)備比較便捷，所以可以讓人們能夠便于攜帶這類檔案，可以隨時隨地對所需要的資料進(jìn)行查閱。除此之外，應(yīng)用電子檔案后，可以更加高效地對檔案資料進(jìn)行處理，主要原因是電子檔案的存儲和調(diào)用速度會更快，而且更便于對其進(jìn)行分類和歸納，而紙質(zhì)檔案則需要投入大量人力資源，才能真正解決其中存在的問題，因此需要重視電子檔案的作用，以免影響檔案管理效率。

一、電子檔案管理應(yīng)用的重要性

電子檔案管理基于現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)，可以對文字、圖表、數(shù)字等信息資料進(jìn)行記錄和存儲，通過計算機(jī)設(shè)備，可以對這些資料進(jìn)行上傳、分類和整理。如今我國已經(jīng)全面進(jìn)入了現(xiàn)代信息社會，各行各業(yè)均在大力推廣無紙化辦公，因此，在文本資料的存儲方面也需要產(chǎn)生一定改進(jìn)[1]，不能依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和人工歸檔模式，在辦公方式越來越現(xiàn)代化的今天，必須將檔案管理方式向著電子化方向改進(jìn)，以此來提升管理效率，保障企事業(yè)單位檔案資料安全。

二、電子檔案管理中存在的問題

隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，也因此推動了我國檔案管理水平持續(xù)提升，從我國目前的企事業(yè)單位發(fā)展情況來看，各機(jī)關(guān)均對電子檔案管理模式的應(yīng)用有所重視，這種管理方法也發(fā)揮了重要作用，然而在此期間，墊資檔案管理工作中涌現(xiàn)出了諸多缺陷和不足，甚至?xí)ζ笫聵I(yè)單位發(fā)展造成負(fù)面影響，因此必須對這些問題進(jìn)行深入分析并采取有效措施加以解決[2]。

（一）電子檔案管理安全性存在缺陷

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案面臨著丟失、蟲蛀、火災(zāi)事故等安全風(fēng)險，在應(yīng)用了電子檔案管理模式后，很多管理者認(rèn)為其安全性得到了保障，但是其中仍然存在一定程度的信息安全問題，主要原因就是信息技術(shù)設(shè)備一旦出現(xiàn)問題必然會導(dǎo)致電子檔案受到損害。首先，如今我國很多企事業(yè)單位均存在未能建設(shè)完善電子檔案管理系統(tǒng)的問題，這就導(dǎo)致了計算機(jī)系統(tǒng)在對檔案信息進(jìn)行處理時，容易出現(xiàn)電子設(shè)備死機(jī)、斷電等問題，一旦發(fā)生這種情況，就會導(dǎo)致未能及時存儲和整理的檔案資料丟失，除此之外，如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不安全，存在很多數(shù)據(jù)入侵、病毒等，若電子設(shè)備不小心被病毒入侵，就容易導(dǎo)致檔案資料丟失和泄露[3]，還會有一些不法分子入侵企事業(yè)單位的電子計算機(jī)竊取機(jī)密檔案資料，信息的泄露容易給企事業(yè)單位帶來嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。因此，電子檔案資料的安全問題也需要各方重視起來，加大力度進(jìn)行管控，以免發(fā)生大規(guī)模病毒入侵和信息丟失事件。

（二）電子檔案管理不完善

如今部分企事業(yè)單位雖然廣泛使用了電子檔案管理措施，但是沒有對其進(jìn)行完善的監(jiān)督和管理，尤其是針對一些存儲在移動設(shè)備中的電子檔案資料沒有嚴(yán)格管理，也沒有對其存取調(diào)用進(jìn)行登記，這就導(dǎo)致了企事業(yè)單位電子檔案資料去向不夠明晰，加大了且有檔案泄露的風(fēng)險。

（三）檔案管理人員水平不足

雖然很多企事業(yè)單位已經(jīng)意識到了傳統(tǒng)檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的重要性，但是并沒有重視對相關(guān)管理人員的培養(yǎng)，很多管理人員身兼數(shù)職，不僅工作繁忙，而且不具備檔案管理的專業(yè)能力，因此，在進(jìn)行電子檔案管理過程中無法進(jìn)行高效整理歸檔，甚至?xí)?dǎo)致電子檔案資料歸檔過于隨意，對其后續(xù)調(diào)用產(chǎn)生了極大負(fù)面影響。除此之外，由于很多企事業(yè)單位中都存在檔案管理人員流動性強(qiáng)的問題，而人員流動必然會導(dǎo)致交接問題，此時就容易在電子檔案管理過程中產(chǎn)生疏忽，導(dǎo)致檔案資料丟失[4]。

三、檔案管理中的電子檔案管理措施

（一）建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)

為了讓企事業(yè)單位的電子檔案管理工作更加高效的展開，要求必須建立完善的電子檔案管理制度，以此為依托，打造符合企事業(yè)單位發(fā)展需求的信息管理系統(tǒng)，以此來保障且有電子信息資料的安全。在電子信息檔案管理中，可以融入防火墻系統(tǒng)，以此來避免病毒入侵，保障檔案資料安全，避免發(fā)生檔案資料泄露等問題。

（二）制定合理的電子檔案管理制度

企事業(yè)單位想要妥善開展電子檔案管理工作，必然離不開科學(xué)合理的電子檔案管理制度，因此管理層必須要對此重視起來，建立符合本機(jī)關(guān)發(fā)展需求的電子檔案管理制度，讓企事業(yè)單位的電子檔案管理工作更加科學(xué)合理也更加規(guī)范化，因此，需要判斷電子檔案管理部門與其他各部門工作之間的關(guān)系，從而建立有效的協(xié)調(diào)制度，搭建內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，從而讓各個部門都可以通過這一系統(tǒng)來監(jiān)督電子檔案管理工作，避免發(fā)生檔案管理危害性時間，其次，還要注意電子檔案管理的直接性，避免產(chǎn)生復(fù)雜的管理問題，以此來提高企事業(yè)單位電子檔案管理效率。

（三）提高電子檔案管理人員工作水平

為了促進(jìn)企事業(yè)單位的長久發(fā)展，管理人員必須重視電子檔案的重要作用，也要對電子檔案管理工作重視起來，從意識形態(tài)上進(jìn)行改變，采取有效措施進(jìn)行檔案管理電子化改進(jìn)，也正因如此，對檔案管理人員會有更高要求，企事業(yè)單位需要投入更多資源，吸引更多的電子檔案管理專業(yè)人才進(jìn)入機(jī)關(guān)[5]。除此之外，企事業(yè)單位還要加大力度引進(jìn)一些國內(nèi)外的高科技電子設(shè)備，從而提高電子檔案管理水平。同時，企事業(yè)單位還要重視對內(nèi)部員工的培養(yǎng)，可以通過定期培訓(xùn)、開展講座等方式提高檔案管理人員對電子檔案管理工作的重視程度，從而做到及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并積極解決。

（四）定期維護(hù)更新硬件設(shè)備

作為企事業(yè)單位電子檔案管理的基礎(chǔ)因素，計算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量是非常關(guān)鍵的影響因素，因此管理人員必須定期對計算機(jī)進(jìn)行更新和維護(hù)，從而保障電子檔案資料在安全環(huán)境中進(jìn)行管理。

（五）建立電子檔案共享平臺

為了充分發(fā)揮出企事業(yè)單位電子檔案的作用，可以建立一個電子檔案內(nèi)部共享平臺，同時根據(jù)不同單位組織架構(gòu)和部門建立不同的存檔單元，不同部門的電子檔案數(shù)據(jù)可以根據(jù)收錄時間進(jìn)行存儲，方便員工進(jìn)行查閱和使用，除此之外，還可以根據(jù)檔案資料的重要程度設(shè)置訪問權(quán)限[6]，避免不同崗位和級別的員工互相產(chǎn)生干擾，影響檔案資料的調(diào)用效率。

（六）制定完善的配套法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

為了確保企事業(yè)單位的電子檔案得到安全、完整地保存和管理，提高電子檔案管理的效率，要求企事業(yè)單位管理人員必須制定完善的相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，例如關(guān)于電子檔案、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)機(jī)密以及電子信息傳輸?shù)姆梢?guī)定等。

結(jié)束語：

總而言之，本文對我國企事業(yè)單位開展電子檔案管理過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行了細(xì)致分析，并提出了相對應(yīng)的解決對策，以期可以從根本上保障電子檔案管理水平和安全性，從而推動企事業(yè)單位的長久發(fā)展。

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