丁莉麗

摘 ?要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，使得高校學生檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。在開展學生檔案管理工作中，許多信息都需要借助大數(shù)據(jù)來獲取與傳播。因此，本文將探討大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理工作問題，希望對推動規(guī)范化的學生檔案管理機制構建和實現(xiàn)整體檔案管理水平的提升有幫助。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校學生;檔案管理工作

前言

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實軌跡反饋，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，具有自身的特點。高校學生檔案工作是高校管理工作的基礎性環(huán)節(jié)，對學校的發(fā)展和學生未來的命運影響深遠。在大數(shù)據(jù)時代下，需要積極探索高校學生檔案管理工作方法，為高校發(fā)展注入活力的有效路徑，能夠為學生和學校的未來發(fā)展給予強勁的支撐。

一、大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理工作的問題

（一）學校檔案管理的軟硬件設施較為落后

檔案作為高校學生管理和人事管理的重要內容，管理好、保護好、規(guī)范化、準確化學生的檔案不僅是對學生人體負責，也能體現(xiàn)出學校先進的管理理念與實力，更能體現(xiàn)出學校強勁的師資力量和管理行政人員的綜合素養(yǎng)。目前大多數(shù)高校的檔案設施設備都不夠完善，更多地集中存放和管理也沒有專門的集密柜來進行儲存，學校也難以保管大量的學生檔案。因此，學校需要在學生畢業(yè)后盡快將學生的檔案轉移到他們各自的工作單位或者生源地，這種轉移管理若是出現(xiàn)偏差容易導致檔案遺漏，對于學生未來的職業(yè)考核與就業(yè)等造成較大的麻煩。

（二）高校行政管理人才隊伍滯后

學生作為人事檔案的起源，也是高校檔案建設的基礎。學生在學習期間對于檔案的重要性認知不到位，需要學校檔案管理部門及學生所在院系做好檔案維護的第一道關。有高校檔案管理工作調查研究指出，81%的高校對于學生自身的檔案管理是由高校院系輔導員進行統(tǒng)一管理，16%的高校會設置教學助力和教學秘書等勤工助學崗位來進行檔案管理，還有3%的高校則是依托的學校招生就業(yè)處進行檔案管理。這些數(shù)據(jù)表明目前高校學生檔案管理工作人員不足，檔案管理人才隊伍也嚴重不足，而且大部分高校教師也缺乏檔案管理的全面知識，他們對檔案的認識更多地只是停留在“重要”上面，而對于檔案管理包括哪些方面、都有什么意義卻缺少詳實的認知，對于畢業(yè)生檔案的轉遞和管理流程認知也不夠全面。但是檔案對于未來學生畢業(yè)后的就業(yè)、落戶、職稱考評等卻缺少具體的了解。因此，培養(yǎng)一批業(yè)務精通、政治素質過硬檔案管理人員對于提升大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的質量非常有必要。

（三）高校學生缺乏必要的檔案知識

在高校課程設置中幾乎沒有“檔案管理”這一門課程，使得很多學生對于學生檔案和人事檔案的區(qū)別也不夠清晰。在畢業(yè)前后只有大概5%的學生會向學校老師咨詢檔案內容和檔案轉移等問題，并在正規(guī)的指導下正確填寫檔案轉移的相關材料，確認檔案轉移接收地點，從而保障自身的檔案不被遺失。在學生傳統(tǒng)的認知中，畢業(yè)找到合適的工作最重要，但是對于檔案的重要性卻忽視了，同時由于許多學校也沒有開設專門的檔案管理課程，學校檔案管理工作者對于學生檔案知識了解也不夠全面，導致學生對于個人的檔案缺乏重視，難以全面處理好檔案事宜，或者會錯誤地處理個人檔案。

二、大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理工作開展的策略

（一）積極完善高校學生檔案管理軟硬件設施設備

高校需要以檔案管理基礎建設為目標投入必要的資金，來完善檔案建設的軟硬件設施，一方面可以引入相關高校信息技術人才建設一些云檔案管理系統(tǒng)和軟件，進行學生電子版材料和檔案的管理，另一方面高校還應該引入數(shù)字光纖技術和網絡發(fā)展與監(jiān)督技術，對檔案的保密性、規(guī)范性、科學性進行監(jiān)督管理，以檔案設施的完備性著手，來改善和優(yōu)化檔案保管工具，從而更有效地規(guī)避檔案材料的保護、防潮、防蟲、防盜、防火、放篡改等風險。

（二）加強高效的檔案管理工作規(guī)范和管理人才隊伍

隨著大數(shù)據(jù)云計算的方式不斷發(fā)展，高校的檔案管理也需要走在“檔案+大數(shù)據(jù)”前沿。在當前高校學生檔案管理工作中，無論是學生本身，還是管理檔案隊伍，他們的大數(shù)據(jù)分析和利用管理意識都嚴重不足，存在學生的檔案沒有由一個部門或者一支專業(yè)、高素質和業(yè)務能力較強的隊伍進行管理。因此，非常必要去進行學生檔案資料庫的建設，從而能夠更便捷地進行學生個人思想政治表現(xiàn)、個人學習成績、生活作風、心理健康狀況等信息的更新，并及時地、正確地更新到檔案體系之中，也能通過規(guī)范檔案管理人才隊伍，能夠在學生畢業(yè)、就業(yè)、升學、考核等時候對其檔案管理和記錄進行更高質量的指導，也能有效整合學生檔案的管理工作。

（三）加強對學生檔案知識的教育與培訓

目前除了高校檔案管理人員以外，大多數(shù)高校畢業(yè)生都對檔案的知識體系和相關內容缺少了解，不知道檔案的用途，甚至存在檔案丟失、遺漏等現(xiàn)象。因此，高校有必要加強對學生檔案知識系統(tǒng)化的教育與培訓，例如，在每年的6月日9檔案日進行宣傳，學生在校期間開展一些必要的檔案知識訓座、必修或者選修課堂進行檔案相關知識的教學與了解，從而讓學生能夠更加明確檔案的作用，也能在未來的個人社會化過程中的更加重視檔案的作用，最終從源頭上解決檔案知識匾乏和檔案滯留問題。

三、結語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術方式的利用對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字化發(fā)展有著積極的促進作用。針對現(xiàn)階段學生檔案管理工作種存在的問題，可以從提升學生和管理人才隊伍數(shù)字服務意識出發(fā)，提升檔案管理工作的科學性和有效性。

參考文獻：

[1]王婧.高校學生檔案管理現(xiàn)狀調查[J].城建檔案，2021（4）：76-77.

[2]石貞貞.信息化時代高校檔案管理工作模式的重構[J].辦公室業(yè)務，2021（11）：140-141.

（作者單位：湖南醫(yī)藥學院，湖南 ? 懷化 ? 418000）