劉栩暄

（甘肅省民航機(jī)場(chǎng)集團(tuán)有限公司，甘肅 蘭州 730020）

一、引言

近年來(lái)，各企業(yè)按照財(cái)政部等五部委印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和配套指引及國(guó)務(wù)院國(guó)資委、財(cái)政部《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項(xiàng)的通知》要求，相繼啟動(dòng)了內(nèi)部控制建設(shè)與實(shí)施工作，并取得了積極成效。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境和管理模式的巨大變化，新技術(shù)和復(fù)雜組織結(jié)構(gòu)的不斷涌現(xiàn)，以及愈加嚴(yán)格的監(jiān)管要求，企業(yè)現(xiàn)有的內(nèi)控規(guī)范體系的指導(dǎo)性和適用性亟待進(jìn)一步完善。

合同管理作為內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分日趨制度化，并呈現(xiàn)出不斷提升的特點(diǎn)，從一定程度上說(shuō)合同管理水平的高低直接影響著企業(yè)的發(fā)展，因此規(guī)范合同管理，既是管理人員掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，準(zhǔn)確核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，向管理要效益的有效途徑，對(duì)企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)自身的合法權(quán)益具有深遠(yuǎn)意義；同時(shí)，在中央和地方巡視組對(duì)企業(yè)巡查過(guò)程中涉及的許多經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都會(huì)關(guān)聯(lián)到合同管理，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，特別是任中審計(jì)及內(nèi)控專項(xiàng)審計(jì)，過(guò)程中也都重點(diǎn)關(guān)注到經(jīng)濟(jì)合同的全流程管理。

二、G集團(tuán)合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

G集團(tuán)為省屬骨干企業(yè)，總資產(chǎn)規(guī)模達(dá)160億元，下屬14家分、子公司。為準(zhǔn)確地了解G集團(tuán)合同管理的運(yùn)行情況，我們以《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》為基本指導(dǎo)，參照G集團(tuán)公司現(xiàn)行《合同管理制度》，通過(guò)對(duì)重要職能部門、重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及關(guān)鍵崗位人員采用現(xiàn)場(chǎng)訪談、調(diào)查、實(shí)地查驗(yàn)、比較分析等方法對(duì)其合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，梳理出以下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

1.合同前期論證不充分

合同既可以帶來(lái)利潤(rùn)，也可以產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，一份規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤軌蚪档徒?jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)，也能避免絕大部分的法律風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)抽查G集團(tuán)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同，發(fā)現(xiàn)在投資、特許經(jīng)營(yíng)權(quán)租賃等方面，前期未針對(duì)合同事項(xiàng)進(jìn)行足夠的可行性分析、專家咨詢及財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)，存在合同事項(xiàng)內(nèi)容重復(fù)、遺漏、不合理等現(xiàn)象；同時(shí)針對(duì)部分小額的經(jīng)營(yíng)合同，未對(duì)合同另一方的資質(zhì)、信用、履約能力等方面進(jìn)行周密的調(diào)查、論證和比較，合同的履行存在隱患，增加了合同違約的風(fēng)險(xiǎn)。

2.合同審批會(huì)簽有疏漏

對(duì)于大中型集團(tuán)公司而言，完善的合同授權(quán)審批制度，可以簡(jiǎn)化合同審批流程，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，不易錯(cuò)失良機(jī)。G集團(tuán)現(xiàn)有合同管理辦法中沒(méi)有健全的逐級(jí)授權(quán)審批制度，對(duì)于集團(tuán)公司及下屬分子公司合同的審批、會(huì)簽流程均未明確；同時(shí)集團(tuán)職能部門對(duì)于審批、會(huì)簽的審核內(nèi)容和承擔(dān)責(zé)任不清晰，最終可能會(huì)造成合同審批、會(huì)簽流程繁瑣且流于形式，當(dāng)合同執(zhí)行出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確劃分集團(tuán)與分子公司、分子公司與職能部門之間的責(zé)任。

3.合同歸口管理不嚴(yán)格

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》中第四條規(guī)定：“企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求”。G集團(tuán)目前沒(méi)有明確的合同管理歸口部門，各部門及下屬分子公司合同的簽署與履行各自為政，其所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同沒(méi)有明確統(tǒng)一編號(hào)、臺(tái)賬管理的相關(guān)要求，存在合同檔案缺失風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)無(wú)臺(tái)賬管理，使得經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開展登記信息不全面，無(wú)法滿足企業(yè)信息披露的要求，不利于合同的全過(guò)程管理。

4.合同履行情況缺跟蹤

對(duì)合同履行實(shí)施有效監(jiān)控，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收，可以確保合同全面有效的履行。G集團(tuán)目前沒(méi)有合同履行的評(píng)估制度，忽視對(duì)集團(tuán)及下屬各分子公司合同履行的持續(xù)跟蹤管理監(jiān)督，特別對(duì)部分商貿(mào)租賃等續(xù)簽合同，沒(méi)有詳細(xì)地評(píng)估事項(xiàng)就簡(jiǎn)單地進(jìn)行續(xù)簽，如果合同約定不明確造成履行不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。

三、G集團(tuán)合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)原因分析

1.風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)

上至領(lǐng)導(dǎo)，下至員工對(duì)合同重視程度不高，未意識(shí)到合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行事項(xiàng)的重要載體，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，合同簽訂的前期論證不充分，對(duì)合同主體識(shí)別評(píng)估重要性認(rèn)識(shí)不夠。

2.管理制度不完善

針對(duì)合同管理的內(nèi)控流程不健全、不清晰，造成權(quán)責(zé)不明，特別是審核、會(huì)簽部門職責(zé)不清；現(xiàn)行制度沒(méi)有形成從簽訂、會(huì)簽審批、執(zhí)行、歸檔管理的流程體系。

3.組織架構(gòu)不健全

現(xiàn)行制度中合同管理的組織架構(gòu)存在漏洞，沒(méi)有歸口管理部門，同時(shí)不相容崗位未分離，合同談判和執(zhí)行由同一部門進(jìn)行。

4.管理理念不先進(jìn)

存在重簽訂、輕執(zhí)行的現(xiàn)象，合同執(zhí)行較書面約定有偏差，缺乏全過(guò)程管理，對(duì)全過(guò)程管理理念和重要性認(rèn)識(shí)不夠；自上而下的動(dòng)態(tài)管理理念和機(jī)制存在不足，后期合同歸檔不專業(yè)。

四、加強(qiáng)G集團(tuán)合同內(nèi)控管理的對(duì)策建議

為加強(qiáng)合同管理，控制合同法律風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)督合同實(shí)際履行，G集團(tuán)應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范在合同簽訂、執(zhí)行、歸檔等過(guò)程的行為，同時(shí)遵循合法合規(guī)性、書面簽訂、事前簽訂、分類授權(quán)、歸口管理的原則，不斷完善合同管理內(nèi)控制度。

1.優(yōu)化合同的管理流程

合同管理包括資信調(diào)查、合同審核、合同簽訂、合同履行、合同結(jié)算、合同歸檔、合同報(bào)備、合同法律糾紛等環(huán)節(jié)。如圖1所示，將合同管理流程化、制度化、規(guī)范化，有利于明確責(zé)任主體、目標(biāo)任務(wù)和工作措施，有針對(duì)地實(shí)施對(duì)合同全過(guò)程監(jiān)控，有效控制和防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

2.重視合同的立項(xiàng)決策

（1）重視合同立項(xiàng)的前期調(diào)研工作。合同訂立前經(jīng)辦部門要進(jìn)行充分的論證及可行性分析，對(duì)于涉及出資金額大、業(yè)務(wù)復(fù)雜的合同項(xiàng)目，進(jìn)一步組織相關(guān)專家、法律以及財(cái)務(wù)專業(yè)人員進(jìn)行論證，避免不合理立項(xiàng)、重復(fù)立項(xiàng)的情況發(fā)生。

（2）加強(qiáng)合同簽訂前同對(duì)方的資信審核工作。經(jīng)辦部門應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方資信情況進(jìn)行調(diào)查，內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可及授權(quán)委托等，同時(shí)對(duì)這些資信情況進(jìn)行充分的分析、比較，將資格審核合格的合作方進(jìn)行歸類、整理，以方便今后經(jīng)濟(jì)合同的簽訂工作。

3.明晰合同簽訂前的審核事項(xiàng)

合同在簽訂前應(yīng)履行審核手續(xù)，由集團(tuán)法務(wù)進(jìn)行審核，其中審核事項(xiàng)包括形式審核與實(shí)質(zhì)審核。

4.建立健全報(bào)批、會(huì)簽體系

（1）明確集團(tuán)公司合同報(bào)批流程。對(duì)于以集團(tuán)名義對(duì)外簽訂的合同需在集團(tuán)公司報(bào)批，集團(tuán)公司合同分為基建、采購(gòu)、投資、服務(wù)、咨詢、經(jīng)營(yíng)及其他類合同。

（2）明確下屬分公司合同報(bào)批流程。對(duì)于集團(tuán)分公司經(jīng)營(yíng)管理、服務(wù)保障、日常采購(gòu)及其他類合同納入年度預(yù)算或投資計(jì)劃內(nèi)且合同金額20萬(wàn)元（含）以下的合同原則上在分公司內(nèi)部審批；除分公司內(nèi)部審批外的合同，應(yīng)上報(bào)集團(tuán)公司審批。

（3）明確下屬子公司合同報(bào)批流程。對(duì)于集團(tuán)子公司合同原則上在其公司內(nèi)部報(bào)批，如遇重大合同應(yīng)上報(bào)集團(tuán)審批。其中重大合同包含：與政府簽訂的戰(zhàn)略合作類；公司設(shè)立、參股、并購(gòu)、托管、重組等重大股權(quán)和資產(chǎn)變化類；土地、房產(chǎn)、主要生產(chǎn)設(shè)施等資產(chǎn)處置類；保證、抵押、質(zhì)押、留置等擔(dān)保類；重大經(jīng)營(yíng)費(fèi)用性預(yù)算外支出（非保障類）金額在50萬(wàn)元（含）以上的合同；業(yè)務(wù)外包金額在100萬(wàn)元（含）以上的合同；涉外合同類；其他屬于重大合同的情形。

（4）明確合同簽署權(quán)限。集團(tuán)公司所有合同應(yīng)由集團(tuán)法定代表人審批，根據(jù)工作需要，可授權(quán)總經(jīng)理審批。重大合同、集團(tuán)本部金額在100萬(wàn)元（含）以上的合同或預(yù)算外支出類合同由集團(tuán)董事長(zhǎng)最終審批；除前述由集團(tuán)董事長(zhǎng)最終審批以外的合同由集團(tuán)總經(jīng)理最終審批。集團(tuán)法定代表人代表集團(tuán)對(duì)外簽署各類合同，除法定代表人外，其他任何人須經(jīng)授權(quán)后方可代表集團(tuán)簽署合同。

5.明確合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）明確合同管理的歸口部門及其職責(zé)。合同歸口部門應(yīng)具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及下屬分子公司重大合同的法務(wù)審核并對(duì)下屬各單位合同事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督管理。主要職責(zé)應(yīng)包括：制定集團(tuán)合同管理制度并監(jiān)督實(shí)施；負(fù)責(zé)集團(tuán)公司合同法務(wù)審核及歸檔等臺(tái)賬工作；負(fù)責(zé)處理集團(tuán)公司合同糾紛；負(fù)責(zé)集團(tuán)下屬分子公司按照規(guī)定上報(bào)集團(tuán)公司合同的法務(wù)審核；負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各單位合同管理工作；負(fù)責(zé)督導(dǎo)各單位合同糾紛處置情況；其他與合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)。

（2）明確集團(tuán)下屬分子公司的職責(zé)。各分子公司應(yīng)負(fù)責(zé)本單位合同管理事務(wù)，為本單位合同談判、起草、審批、簽訂、履行、歸檔等相關(guān)工作的責(zé)任方。主要職責(zé)應(yīng)包括：制定本單位合同管理制度；對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查；組織合同條款的起草談判；對(duì)合同條款真實(shí)性、有效性及完整性負(fù)責(zé)；負(fù)責(zé)合同審批簽訂履行；安排專人負(fù)責(zé)合同管理工作；及時(shí)將合同資料原件歸檔；建立本單位合同臺(tái)賬；定期向集團(tuán)合同歸口部門報(bào)送合同履行情況并及時(shí)通報(bào)履行過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題；處理合同糾紛；其他與合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)。

（3）實(shí)行合同管理信息報(bào)送制度。各單位應(yīng)指派合同專管員負(fù)責(zé)合同報(bào)審、送簽、保管及授權(quán)申請(qǐng)等合同管理工作，同時(shí)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的執(zhí)行、付款、涉訴等事項(xiàng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，每月向集團(tuán)合同歸口部門報(bào)送合同管理信息。

6.完善合同履行評(píng)估制度

在經(jīng)濟(jì)合同簽訂后，集團(tuán)公司及下屬分子公司應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定行使權(quán)利、履行義務(wù)，檢查、督促對(duì)方妥善履行合同，如因合同引發(fā)糾紛或訴訟、對(duì)方經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化或其他可能造成企業(yè)損失的情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)協(xié)調(diào)解決，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。

7.加強(qiáng)合同管理工作的監(jiān)督檢查

合同歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)職能部門共同成立合同檢查工作小組，定期或不定期的開展合同檢查工作。合同檢查主要包括以下內(nèi)容：

（1）項(xiàng)目立項(xiàng)、談判、審批及授權(quán)等管理情況。

（2）合同文本法律審核情況，重點(diǎn)檢查與民營(yíng)企業(yè)簽訂的各類合同、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)類合同、金額較大的合同及支出類合同等。

（3）合同履行情況，重點(diǎn)檢查收付款憑證、驗(yàn)收單、完成服務(wù)確認(rèn)書及履約進(jìn)度等。

（4）合同糾紛的發(fā)生、處理和解決情況。

（5）合同專用章的使用和臺(tái)賬管理情況。

（6）合同原件和相關(guān)資料等檔案管理情況。

五、結(jié)語(yǔ)

合同作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要載體和憑證，具有舉足輕重的作用，在越來(lái)越重視內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的今天，企業(yè)必須足夠重視合同管理，從頂層設(shè)計(jì)、管理機(jī)制、全過(guò)程管理等方面不斷的完善和加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，才能確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同風(fēng)險(xiǎn)可控，從而為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。