鄧瓊蘭

在公文流轉(zhuǎn)過程中，經(jīng)常會(huì)碰到“會(huì)簽”流程。那么，“會(huì)簽”到底是什么意思？很多公文管理工作者都會(huì)發(fā)出這樣的疑問。通俗意義上理解，“會(huì)簽”是指在撰擬公文的過程中，主辦單位主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商并核簽的一種辦文程序。一般來說，當(dāng)公文的內(nèi)容涉及本單位的多個(gè)部門或與其他單位有關(guān)時(shí)，需要進(jìn)行會(huì)簽。

每個(gè)企業(yè)對(duì)公文會(huì)簽都有著自身的理解，但公文會(huì)簽普遍有以下獨(dú)特的業(yè)務(wù)特點(diǎn)：

首先，公文會(huì)簽具有嚴(yán)肅性。一般來說，只有公文在具有全面性或涉及重大事項(xiàng)時(shí)才需要在行文時(shí)發(fā)起會(huì)簽，并由會(huì)簽方正式出具意見后，呈報(bào)給高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件的簽發(fā)。由于公文會(huì)簽的嚴(yán)肅性，因此要求公文在會(huì)簽時(shí)具備一定的防偽性。

其次，公文會(huì)簽流程具有跨部門協(xié)作性。公文會(huì)簽的過程是一個(gè)征求多部門意見的過程，必然需要多部門之間的協(xié)作。因此如何提高會(huì)簽的效率問題是一個(gè)亟待解決的問題。

再次，公文會(huì)簽具有意見明確性。參與會(huì)簽的各方必須出具詳盡意見，不能存在意見不明或態(tài)度模糊的地方。否則，會(huì)簽發(fā)起方要與會(huì)簽方進(jìn)行積極的溝通，消除歧義。

最后，公文會(huì)簽具有時(shí)效性。參與會(huì)簽的各方需要在一定時(shí)限內(nèi)對(duì)待簽文件進(jìn)行審核、修改。

自O(shè)A系統(tǒng)中出現(xiàn)公文管理模塊以來，會(huì)簽管理功能就成為了“繞不開、逃不了”的核心功能點(diǎn)之一。慧點(diǎn)科技在協(xié)同辦公領(lǐng)域深耕18年，對(duì)集團(tuán)型企業(yè)的公文管理業(yè)務(wù)有獨(dú)到、深刻的理解。針對(duì)不同企業(yè)會(huì)簽管理的模式不同，慧點(diǎn)科技設(shè)計(jì)、開發(fā)了人員會(huì)簽和部門會(huì)簽兩種會(huì)簽?zāi)Ｊ健?/p>

人員會(huì)簽是指會(huì)簽發(fā)起人直接向相關(guān)的具體人員發(fā)起會(huì)簽，會(huì)簽參與人直接出具會(huì)簽意見反饋給會(huì)簽發(fā)起人。人員會(huì)簽的過程一般比較簡(jiǎn)單，具有直接、高效的特點(diǎn)。一般來說，人員會(huì)簽適用于一下幾類企業(yè)：集權(quán)型的企業(yè)、規(guī)模比較小的企業(yè)、組織架構(gòu)單一的企業(yè)和管理扁平化的企業(yè)。

部門會(huì)簽，是指會(huì)簽發(fā)起人向各個(gè)部門發(fā)起會(huì)簽，通常要先在部門內(nèi)部走會(huì)簽子流程以收集意見，再由部門制定的會(huì)簽意見反饋人整理、匯總部門內(nèi)部的意見，集中反饋給會(huì)簽發(fā)起人。部門會(huì)簽的周期一般比較長(zhǎng)。

一般來說，部門會(huì)簽適用于以下幾類企業(yè)：分權(quán)型企業(yè)、大型集團(tuán)型企業(yè)和組織層級(jí)復(fù)雜的企業(yè)。

為了滿足不同會(huì)簽?zāi)Ｊ降臉I(yè)務(wù)需求，慧點(diǎn)科技在OA產(chǎn)品中增加了溝通、加簽、減簽、決策性意見和會(huì)簽反饋等特色功能。

溝通功能

在會(huì)簽過程中，參與會(huì)簽的人可以通過溝通功能征求各方意見。根據(jù)不同的管理要求，會(huì)簽發(fā)起人可以向一人或多人發(fā)起溝通，被溝通者將收到會(huì)簽文件且必須出具意見；如果被溝通者遲遲不予答復(fù)，系統(tǒng)提供終止溝通的功能。

加簽/減簽功能

發(fā)起會(huì)簽后，業(yè)務(wù)上可能會(huì)存在要增加或減少會(huì)簽參與人或參與部門的情況。慧點(diǎn)科技OA產(chǎn)品的加簽/減簽功能，方便會(huì)簽發(fā)起人隨時(shí)根據(jù)需要新發(fā)起會(huì)簽或者終止會(huì)簽過程。

決策性意見

由于會(huì)簽具有意見明確性特點(diǎn)，因此參與會(huì)簽的人不能出具模糊的意見?；埸c(diǎn)科技在會(huì)簽過程中增加了決策性意見的功能，會(huì)簽參與人必須出具“同意”或“不同意”的意見，否則文件不能流轉(zhuǎn)，從操作層面杜絕模糊性意見的出現(xiàn)。

會(huì)簽反饋功能

為了滿足部門會(huì)簽的需求，慧點(diǎn)科技設(shè)計(jì)、開發(fā)了會(huì)簽反饋功能。各個(gè)部門之間進(jìn)行會(huì)簽的過程互不可見，只有通過會(huì)簽反饋功能反饋的意見才能被會(huì)簽發(fā)起部門和其他參與會(huì)簽的部門所見，既實(shí)現(xiàn)了部門內(nèi)部意見的可追溯性，又滿足了部門間意見保密的需求。