邢翠香

【摘要】檔案管理模式由實(shí)體檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變是必然的趨勢(shì)。本文探討了人事檔案管理信息化的作用，對(duì)現(xiàn)階段高職院校人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了分析，并以此為基礎(chǔ)闡述了加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 人事檔案? 信息化建設(shè)

人事檔案是個(gè)人人生閱歷的濃縮，是合理“選人用人”的重要依據(jù)。隨著高職院校的發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。因此，加快對(duì)人事檔案管理工作信息化建設(shè)勢(shì)在必行。人事檔案的信息化是在人事檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將人事檔案信息資源進(jìn)行收集、整理，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，即將檔案管理模式從以實(shí)體檔案為重心向以數(shù)字化檔案為重心轉(zhuǎn)變的過程。加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)能夠促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的作用

（一）有利于豐富檔案內(nèi)容，節(jié)約成本。

紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)需占用大量的存儲(chǔ)介質(zhì)和庫房空間，耗費(fèi)大量的人力、物力，而數(shù)字檔案可以在很小的存儲(chǔ)空間保存大量的信息，大大增加存儲(chǔ)量，從而使檔案管理的成本大大降低，還能記錄文字、圖形、圖表、聲音等各種媒體信息，

（二）有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)

紙質(zhì)檔案是最原始的證據(jù)材料，具有不可復(fù)制性，因此保護(hù)好紙質(zhì)檔案非常重要。在傳統(tǒng)的人事檔案工作中，查詢個(gè)人的信息需要翻閱檔案原件，檔案每年要翻閱，有時(shí)還要反復(fù)拆裝、查閱和復(fù)印，造成紙質(zhì)載體的磨損。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理后，查詢?nèi)藛T的信息可從數(shù)據(jù)庫中直接獲取，使檔案利用工作變得便捷。不用接觸檔案原件，減輕了對(duì)原始檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

（三）有利于提高人事檔案的工作效率。

傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是以手工操作方式為主，工作量大，效率低，查閱復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案信息化后，查閱人事信息不用受時(shí)間和空間的限制，變得更加快捷、迅速。在做相關(guān)統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)的統(tǒng)計(jì)功能，不用耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力就可以完成，既能保證辦事的質(zhì)量，又能提高辦事的效率。

（四）有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的高度共享

人事檔案信息是各部門經(jīng)常需要利用的重要資源。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體不僅不便于攜帶，而且不利于傳遞，從而導(dǎo)致信息資源共享困難。人事檔案信息化就實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和人事部門可以快速、全面地掌握各級(jí)干部隊(duì)伍及全院教師的狀況等最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和人事部門“選人用人”提供依據(jù)，為人才資源的合理使用提供信息參考，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。

二、高職院校人事檔案信息化存在的問題

（一）人事檔案觀念淡薄，管理理念滯后。在我國(guó)高職院校中，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，部分管理者對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和理解，井沒有真正意識(shí)到人事檔案信息化的重要性和緊迫性。很多高職院校仍然使用單一的紙質(zhì)檔案管理方式，由于管理體制不夠規(guī)范，人事檔案管理工作得不到重視。人事檔案的管理和監(jiān)督權(quán)力存在爭(zhēng)議;此外，高校人事檔案信息管理模式仍然采取封閉管理，透明化程度不高，容易造成檔案失誤。這些問題的存在，嚴(yán)重影響了人事管理信息化的進(jìn)程。

（二）缺少統(tǒng)一的建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。一方面電子文件歸檔制度不健全。電子文件的管理相對(duì)于紙質(zhì)文件起步晚，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，一旦管理不善造成的損失是不可逆的。另一方面電子數(shù)據(jù)冗余，信息共享難以實(shí)現(xiàn)。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。檔案的信息化管理是一個(gè)相對(duì)專業(yè)的系統(tǒng)管理工程。從我國(guó)高職院校目前的現(xiàn)狀來看，人事檔案的管理人員專業(yè)化程度處于初級(jí)階段，對(duì)信息化操作的基本技能掌握程度還不夠，導(dǎo)致高校人事檔案管理信息化長(zhǎng)期處于低水平狀態(tài)。加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)高校人事檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，才能提高人事檔案管理工作的有效性。

（四）人事檔案信息化系統(tǒng)不完善。目前，很多高校人事檔案管理工作還處于低層次管理層面上，沒有采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段開發(fā)和利用。而人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅局限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計(jì)，這種不完善的、低水平的信息化管理，直接造成人力資源的極大浪費(fèi)，提高人事檔案信息的失誤率。不少高職院校自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，沒有建立起安全、獨(dú)立的檔案信息管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未及時(shí)備份，都成為檔案信息安全的隱患，因而很難保證檔案信息的完整性及安全性。

三、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）完善管理體制，強(qiáng)化檔案意識(shí)。完善人事檔案管理制度，確保其更合理和科學(xué)，使人事檔案工作更加制度化和規(guī)范化。人事檔案管理人員要加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)重要性的宣傳，提高各級(jí)工作人員對(duì)于檔案管理工作的配合程度。在材料傳遞過程中要嚴(yán)格按章辦事，使安全性和真實(shí)性都能夠得到保證。

（二）完善人事檔案管理制度，統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理制度和信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使檔案工作有章可循。制定統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如信息采集制度、審核制度、保密制度以及規(guī)范的信息采集流程等，以確保采集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）建立高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。人事檔案管理人員要具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。根據(jù)人事檔案管理的需要配備相應(yīng)專業(yè)梯次的人才隊(duì)伍，建立人員培訓(xùn)機(jī)制。不僅對(duì)人事檔案管理人員加強(qiáng)思想政治教育，而且要注重業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，使檔案管理人員逐步成長(zhǎng)為檔案業(yè)務(wù)知識(shí)全面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)嫻熟的復(fù)合型人才。

（四）人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)，一方面要加大對(duì)硬件建設(shè)的投入力度，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的完善配置，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。另一方面要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理平臺(tái)和信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和信息數(shù)據(jù)庫的建立。 要建立信息資源的安全保障體系，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)施建設(shè)，同時(shí)要處理好保密和共享之間的關(guān)系，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)確保檔案信息的安全。

四、結(jié)語。高職院校人事檔案信息化管理一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及檔案管理、信息技術(shù)等方面，必須主動(dòng)引進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公等先進(jìn)理念，借助信息技術(shù)完善檔案管理體系，發(fā)掘人事檔案信息資源，推動(dòng)檔案信息化管理工作不斷前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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