王曉莉 王旭

【摘要】本文淺析新時期實(shí)驗(yàn)材料倉庫管理的重要性，探討如何健全倉庫管理系統(tǒng)。筆者通過多年來對倉庫的管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出一整套低值易耗品的管理系統(tǒng)，以提升管理能力、提高服務(wù)質(zhì)量，為教學(xué)科研提供有力的保障。

【關(guān)鍵詞】高校? 低值易耗品? 系統(tǒng)化管理

一、現(xiàn)狀

我院實(shí)驗(yàn)中心自成立以來，實(shí)驗(yàn)室硬件水平逐年提升，但是低值易耗品的管理卻沒有得到足夠的重視，只停留在入庫、出庫和統(tǒng)計的管理階段，并沒有與采購管理、服務(wù)評價體系相銜接。目前我院實(shí)驗(yàn)低值易耗品的管理模式是教師根據(jù)實(shí)驗(yàn)課程或科研任務(wù)采購需求向?qū)嶒?yàn)中心采購管理員提交電子或書面申請→實(shí)驗(yàn)中心審批→向供應(yīng)商提出采購要求→貨到之后，采購員根據(jù)發(fā)票明細(xì)在低值易耗品管理系統(tǒng)中逐項登記每件到貨物品的品名、數(shù)量、金額等信息，然后由記賬員完成物品的入庫和出庫工作。如果大批量物品需要入庫時，由于管理人手少，物品種類繁多，只能批量入庫，無法逐一輸入，沒有明細(xì)，這對后期實(shí)驗(yàn)用低值易耗品的數(shù)據(jù)統(tǒng)計造成了一定的困難。

二、低值易耗品管理系統(tǒng)設(shè)計

如何對低值易耗品進(jìn)行科學(xué)管理，最大限度地滿足實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研的需要，通過筆者的思考，本文主要解決以下幾個問題：

1.如何將采購管理員的采購流程網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化;

2.如何讓低值易耗品管理平臺信息公開化，讓全校師生都能登陸、查詢、監(jiān)督;

3.優(yōu)化原有的入庫管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、出庫管理、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計等模塊，使材料明細(xì)清晰、領(lǐng)用規(guī)范、查詢統(tǒng)計便利。

針對目前低值易耗品管理存在的問題，筆者設(shè)計了一個集產(chǎn)品采購、產(chǎn)品管理于一體的綜合性管理系統(tǒng)，即在原有低值易耗品管理系統(tǒng)中增加低值易耗品展示臺模塊、教師在線申請模塊以及商品和服務(wù)質(zhì)量評價模塊。主要功能介紹：

1、增加低值易耗品展示臺。由學(xué)院指定的低值易耗品供應(yīng)商在低值易耗品采購系統(tǒng)中向廣大實(shí)驗(yàn)和科研工作者提供對實(shí)驗(yàn)材料、 器皿、 實(shí)驗(yàn)工具等物品的產(chǎn)品名稱、 規(guī)格型號、 技術(shù)參數(shù)、 用途范圍、 參考價格、 生產(chǎn)廠家等詳細(xì)資料，相當(dāng)于為實(shí)驗(yàn)和科研工作者準(zhǔn)備了關(guān)于低值易耗品信息查詢的電子辭典，充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢。

2、增加教師在線申請模塊。教師登錄工號，申請采購實(shí)驗(yàn)和科研低值易耗品，實(shí)驗(yàn)中心采購管理部門負(fù)責(zé)審核。審核通過的物品標(biāo)記為“審核通過”，審核未通過的標(biāo)記為“審核未通過”，然后把審核信息返回。老師可以對 “審核未通過”的信息進(jìn)行修改和刪除，同時還可以添加新的物品，而已經(jīng)通過審核的信息則不能修改或刪除。若沒有選到心儀的低值易耗品，則可在備注欄里增加物品信息，待低值易耗品管理員批準(zhǔn)后，系統(tǒng)將自動將采購信息提交給材料供應(yīng)商。這樣的管理模式既加強(qiáng)了采購與管理的連續(xù)性，提高了低值易耗品管理的信息化， 又省去了過往管理人員手工錄入的繁瑣程序，提高工作效率， 對提升學(xué)校的信息化管理水平具有重要意義。

3、商品及服務(wù)質(zhì)量評價模塊。教師可以根據(jù)商品的品質(zhì)和商家服務(wù)的質(zhì)量給予供應(yīng)商一定的評價。評價非常有利于學(xué)院對供應(yīng)商的考核，從某種程度上提升了對低值易耗品供應(yīng)商的管理。

該系統(tǒng)從教師提出申請采購實(shí)驗(yàn)材料到實(shí)驗(yàn)材料出庫這一過程，所有的材料明細(xì)報表均可自行選定，具備導(dǎo)出功能、打印功能和統(tǒng)計功能，不但便于系統(tǒng)化管理，而且為學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)提供動態(tài)的、全面的、客觀的各類信息，規(guī)范了決策程序和保證低值易耗品的精細(xì)化管理。

三、系統(tǒng)優(yōu)勢

本文所研究的內(nèi)容：從低值易耗品的申購，入庫，到出庫都有著明確的流程。作為一個完整的低值易耗品管理系統(tǒng)，涵蓋了購置采購申請、入庫管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、出庫管理、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計、商品及服務(wù)質(zhì)量評價等功能。該系統(tǒng)使高校易耗品的管理變得更加規(guī)范化，為全面應(yīng)用新理念下的低值易耗品管理系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)。筆者在原有低值易耗品管理系統(tǒng)中增加采購模塊和商品及服務(wù)質(zhì)量評價模塊，具有以下顯著的特點(diǎn)：

1、實(shí)用性——功能更加完備，數(shù)據(jù)更加清晰，便于管理，易于擴(kuò)充。

2、先進(jìn)性——在設(shè)計思想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，開發(fā)模式上具有先進(jìn)性，前瞻性，采用先進(jìn)成熟的技術(shù)滿足當(dāng)前管理的需求，發(fā)揮資源集中的優(yōu)勢，建立快速信息通道。定點(diǎn)供應(yīng)商可以利用展示平臺進(jìn)行各類新產(chǎn)品的功能展示;而教師可以很方便地獲得低值易耗品市場上各類最新型號的信息，提高實(shí)驗(yàn)與科研的進(jìn)步性。隨著展示內(nèi)容的不斷更新，展示也將更具時效性，并大大提高教師對信息的獲取效率，凸顯我們便捷、高效的服務(wù)宗旨。

3、開放性——系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，采用技術(shù)，以及模塊設(shè)計都是標(biāo)準(zhǔn)的，開放的，既能獨(dú)立存在，也能和其他系統(tǒng)共存，同時還能支持后續(xù)的開發(fā)。

4、安全性——系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)具有安全高效的通信機(jī)制，身份認(rèn)證，權(quán)限檢查，保密性問題，防止信息泄露和非法侵入。

5、可決策性——根據(jù)教師對商品和商家服務(wù)的質(zhì)量給予供應(yīng)商一定的評價。非常有利于學(xué)院對供應(yīng)商的考核，同時規(guī)范了決策程序和保證低值易耗品的精細(xì)化管理。

四、結(jié)論與展望

本文主要描述了高校實(shí)驗(yàn)低值易耗品系統(tǒng)化的管理流程，在高校的建設(shè)與發(fā)展過程中，努力提升網(wǎng)絡(luò)化管理的水平，是構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化校園的必由之路。材料和低值易耗品是實(shí)驗(yàn)室開展人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等活動中的重要物資，和固定資產(chǎn)一樣，是作為資產(chǎn)的重要組部分。今后將在當(dāng)前實(shí)驗(yàn)低值易耗品管理的工作基礎(chǔ)上，積極豐富管理手段，利用信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，優(yōu)化管理業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理程序，完善其絡(luò)化管理的流程，進(jìn)一步提升實(shí)驗(yàn)材料的管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：王曉莉（1984-），女，漢族，江蘇蘇州人，實(shí)習(xí)研究員，研究方向：實(shí)驗(yàn)材料管理。王旭（1987-），女，漢族，江蘇南通人，助理研究員，研究方向：實(shí)驗(yàn)室教學(xué)管理。