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        基于系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐

        2020-12-23 06:55:03盛燦輝
        新一代 2020年16期
        關(guān)鍵詞:系統(tǒng)工程構(gòu)建管理體系

        盛燦輝

        摘 要:本文選擇就系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構(gòu)建與實(shí)踐,這一命題進(jìn)行分析和研究,為了確保分析和研究的全面性,設(shè)計(jì)如下研究框架。首先,闡述企業(yè)檔案管理理論內(nèi)涵,利于增加對(duì)企業(yè)檔案管理工作了解,為后文深入分析奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。其次,分析系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系建設(shè)主要內(nèi)容,利于工作人員掌握要點(diǎn),確保檔案管理體系建設(shè)的全面性。最后,探索系統(tǒng)構(gòu)成企業(yè)檔案管理體系建設(shè)有效開展有效舉措,力求為相關(guān)企業(yè)以及工作人員提供理論參考依據(jù),保證企業(yè)檔案管理工作有效落實(shí),更好的立足市場(chǎng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)。

        關(guān)鍵詞:系統(tǒng)工程;企業(yè)檔案工作;管理體系;構(gòu)建;實(shí)踐

        社會(huì)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,拉動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下,企業(yè)要想更好的立足,發(fā)展經(jīng)濟(jì),提升競(jìng)爭(zhēng)力,需做好企業(yè)檔案管理工作,做好檔案系統(tǒng)的建設(shè),只有這樣才能更好的搜集和保存,那些有利于企業(yè)發(fā)展和決策的各類信息,為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供理論參考依據(jù)。詳細(xì)來說,企業(yè)在檔案系統(tǒng)建設(shè)期間,需要做好以下幾個(gè)方面的工作。其一,給予檔案管理體系建設(shè)足夠重視,從意識(shí)層面逐漸朝向?qū)嵺`方向發(fā)展。其二,做好檔案管理人力資源建設(shè)工作,提升工作人員檔案管理效率與能力。其三,樹立全新的理念,引進(jìn)新型技術(shù),落實(shí)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

        一、企業(yè)檔案管理理論內(nèi)涵

        企業(yè)檔案可以反映企業(yè)在發(fā)展過程中各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,如企業(yè)管理活動(dòng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及生產(chǎn)和研發(fā)等工作的歷史記錄,可以明晰企業(yè)的產(chǎn)權(quán),規(guī)范企業(yè)的管理,帶動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,構(gòu)建全新的企業(yè)文化,利于企業(yè)更好的在市場(chǎng)中生存和發(fā)展。企業(yè)檔案管理體系主要包括各個(gè)主體、物、制度這三個(gè)主要要素,因此,企業(yè)在檔案管理體系建設(shè)期間應(yīng)注重這三個(gè)不同內(nèi)容[1]。

        二、企業(yè)檔案工作管理體系建設(shè)主要內(nèi)容

        (一)各個(gè)主體

        各個(gè)主體是指企業(yè)在檔案管理工作期間組織架構(gòu)以及組織體系中人力資源各個(gè)構(gòu)成主體對(duì)象,主要包括檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組以及負(fù)責(zé)檔案工作的部門與具體工作人員。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由企業(yè)的各個(gè)分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門的負(fù)責(zé)人和經(jīng)理,負(fù)責(zé)其落實(shí)企業(yè)的整體發(fā)展目標(biāo),把企業(yè)檔案管理的整體目標(biāo)傳遞到承擔(dān)檔案工作的部門以及工作人員,利于工作人員以及各部門了解企業(yè)檔案管理的主要方面,領(lǐng)悟精神,落實(shí)責(zé)任制度,更好地落實(shí)企業(yè)的檔案管理工作。

        (二)物

        物是指企業(yè)在落實(shí)企業(yè)檔案管理工作期間所需要的各類物質(zhì)條件,主要包括:其一,檔案庫房;其二,業(yè)務(wù)技術(shù)用房;其三,閱覽室和陳列室。此外,也包括檔案的保管裝備以及保護(hù)設(shè)備各類技術(shù)設(shè)備等。

        (三)制度

        制度是指企業(yè)在檔案管理工作期間所構(gòu)建的制度體系,主要涵蓋檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理規(guī)范以及檔案管理制度和檔案工作的具體章程。各制度要求企業(yè)以及相關(guān)工作人員依據(jù)立足于實(shí)際,結(jié)合企業(yè)制定的企業(yè)檔案相關(guān)的工作要求以及法律標(biāo)準(zhǔn),落實(shí)檔案管理中的各項(xiàng)工作,確保檔案管理的規(guī)范性。

        三、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)有效開展有效舉措

        (一)做好人力資源建設(shè)工作

        在檔案人員的配備過程中,企業(yè)要配備和企業(yè)研發(fā)以及生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作相適應(yīng)的、滿足企業(yè)發(fā)展需求的專職檔案工作人員。各個(gè)部門以及各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)配備具備各專業(yè)能力的專職以及兼職檔案管理工作人員,這樣才能確保檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定性。

        (二)制定管理制度,確保管理體系建設(shè)效果

        全員參與和領(lǐng)導(dǎo)作用是質(zhì)量管理的兩大主要原則,依據(jù)這兩依據(jù),此原則可確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量,因此企業(yè)在制定檔案管理體系期間,要把全員參與以及領(lǐng)導(dǎo)作用融入到管理制度中,這樣利于強(qiáng)化企業(yè)管理體系建設(shè)的效果,落實(shí)責(zé)任制度,利于各個(gè)部門以及每個(gè)工作人員更好地落實(shí)各項(xiàng)工作,把檔案管理工作與企業(yè)文件、材料以及各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)建立聯(lián)系,保證檔案管理全面性。

        (三)樹立全新理念,引進(jìn)全新的技術(shù)

        企業(yè)可以引進(jìn)PDCA理念來提升企業(yè)檔案管理工作的效果,完善以往工作中的不足。PDCA理念可以落實(shí)循環(huán)管理依據(jù)質(zhì)量計(jì)劃和組織實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),有序的,循環(huán)的運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量管理體系。PDCA在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用,可以落實(shí)好檔案管理的收管用三方面的工作,各類檔案收完整,高效的管理,并確保了檔案管理的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值,可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最終目標(biāo)。

        依據(jù)企業(yè)檔案管理體系的具體要求,有計(jì)劃的落實(shí)檔案管理工作,并把實(shí)施的具體結(jié)果和計(jì)劃比較分析,判斷其是否依據(jù)計(jì)劃來落實(shí)目標(biāo),并對(duì)最后獲取的結(jié)果進(jìn)行判斷和甄別,利于發(fā)現(xiàn)存在的不足,并在下一個(gè)循環(huán)中去,在定在下一個(gè)循環(huán)過程中解決不足。

        此外,在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代,企業(yè)在構(gòu)建檔案管理體系期間,也可以引進(jìn)信息技術(shù)等各類新型的技術(shù),落實(shí)信息化和智能化檔案管理工作,降低工作人員的工作難度,提升企業(yè)檔案管理的效果,利于促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

        綜上所述,企業(yè)檔案管理體系建設(shè)期間,應(yīng)注重對(duì)各個(gè)主體以及人力資源體系的建設(shè),做好檔案庫房以及業(yè)務(wù)技術(shù)用房和閱覽室以及陳列式的管理工作,最后做好制度的建設(shè)工作,與此同時(shí),企業(yè)在檔案管理體系建設(shè)期間,為了有效地落實(shí)此項(xiàng)工作,也要做好以下幾個(gè)方面的工作:做好人力資源建設(shè)工作,制定管理制度,樹立全新理念,引進(jìn)全新的技術(shù),確保管理體系建設(shè)效果。

        參考文獻(xiàn):

        [1]門恩俠.企業(yè)檔案工作淺析[J].哈爾濱軸承,2018(02):49-50

        [2]趙晨旭.對(duì)外貿(mào)易企業(yè)檔案管理調(diào)研分析[D].黑龍江大學(xué),2019.(67):162-162.

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