汪 煜

隨著國家醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的深入發(fā)展，各類資本的進入，政府購買服務(wù)范圍的逐步擴大，外在的競爭力迫使公立醫(yī)院從依賴外延的擴大轉(zhuǎn)移到注重內(nèi)涵的發(fā)展，提高效益，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，從管理中要效益。HRP（Hospital Resource Planning，醫(yī)院資源計劃）系統(tǒng)的出現(xiàn)迎合了大部分醫(yī)院管理的需求，使醫(yī)院可以從財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、物流管理、成本核算、人力資源管理、績效管理等各個模塊進行信息資源的整合，以規(guī)范化、精確化的方法進行醫(yī)院管理，從而達到提高醫(yī)院運作效率的效果。P醫(yī)院HRP系統(tǒng)費用管理平臺的建設(shè)實施，實現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部科研與日常費用報銷及支付的程序化建設(shè)，將醫(yī)院業(yè)務(wù)部門及行政管理部門的日常資金的使用與財務(wù)部門通過信息化平臺聯(lián)系起來，使OA辦公系統(tǒng)與HRP資源管理系統(tǒng)信息化統(tǒng)一，對醫(yī)院的資產(chǎn)進行全方位、重把關(guān)的管理方法。并將前臺費用報銷的信息數(shù)據(jù)與后臺EBS財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，實現(xiàn)內(nèi)部各機構(gòu)數(shù)據(jù)信息的同步使用，建立具有共享性、即時性、透明性的內(nèi)部財務(wù)信息系統(tǒng)，高度體現(xiàn)了財務(wù)管理的信息化。

一、平臺的搭建

在了解P醫(yī)院現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，明確了以《醫(yī)院財務(wù)制度-基層醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)財務(wù)制度》及醫(yī)院財務(wù)處現(xiàn)有的財務(wù)管理規(guī)則制度中費用管理規(guī)定為基礎(chǔ)，以HRP資源管理平臺為載體，將HRP預算管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)與HRP費用管理系統(tǒng)結(jié)合起來，將HRP費用管理系統(tǒng)與EBS財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，加強醫(yī)院科研經(jīng)費和日常開支的控制和管理，使醫(yī)院各項經(jīng)費和科室基金得到有效利用，實現(xiàn)醫(yī)院資源資金的一體化管理的實施方案。HRP系統(tǒng)費用管理平臺實施步驟如下：

（一）HRP費用管理平臺的技術(shù)支持基礎(chǔ)

升級原有的醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)為EBS財務(wù)系統(tǒng)，植入費用報銷平臺，建立科研系統(tǒng)，科研預算與科研報銷系統(tǒng)結(jié)合，將業(yè)務(wù)部門日常費用報銷提上系統(tǒng)，并通過HRP費用報銷審核確認后將數(shù)據(jù)傳入EBS系統(tǒng)，經(jīng)記賬人員復核確認后直接生產(chǎn)日記賬，有效控制醫(yī)院日常費用開支，實現(xiàn)了及時實時的賬務(wù)處理。在此期間醫(yī)學信息中心與財務(wù)處密切合作，對每個財務(wù)管理模塊的功能設(shè)置先進行總體討論，在具體模塊上與對應(yīng)的崗位工作人員進行多次單獨溝通，收集詳細的功能需求，根據(jù)前臺業(yè)務(wù)與后臺業(yè)務(wù)財務(wù)管理流程的順序陸續(xù)討論，找出業(yè)務(wù)關(guān)鍵注意點，信息科根據(jù)財務(wù)處各崗位的需求進行系統(tǒng)再開發(fā)、再修改及再升級，經(jīng)過反復調(diào)試后開始試用。財務(wù)處設(shè)有信息管理員，專門負責收集財務(wù)處工作人員在試用過程中出現(xiàn)問題，并及時反饋給信息科，信息科再進行修改和調(diào)試，直到升級的HRP及EBS系統(tǒng)步入正軌，進入穩(wěn)定的運行使用階段。所有硬件設(shè)備、核算軟件、殺毒軟件由信息中心專業(yè)人員統(tǒng)一維護，財務(wù)數(shù)據(jù)由信息中心統(tǒng)一備份，并由會計人員同時打印紙質(zhì)會計檔案，按照《會計檔案管理辦法》進行保管。

（二）細化HRP費用管理平臺各模塊功能

隨著EBS系統(tǒng)的使用，P醫(yī)院財務(wù)管理的工作更加細分，每個崗位都有對應(yīng)的工作范圍、工作內(nèi)容和工作職責。整個醫(yī)院內(nèi)部各科室各司其職，具體的涉及費用報銷業(yè)務(wù)的信息管理模塊可分為：HRP系統(tǒng)預算管理模塊、科研管理系統(tǒng)模塊、HRP系統(tǒng)費用審核模塊、HRP系統(tǒng)費用支付模塊和EBS系統(tǒng)總賬會計模塊。同時增加了前端科研管理系統(tǒng)、預算管理模塊、薪酬模塊、出納確認支付環(huán)節(jié)，且由系統(tǒng)直接生成記賬憑證，各模塊功能分工明確，杜絕了人為差錯及崗位風險。具體的日常報銷業(yè)務(wù)流程圖如圖1。

1.HRP系統(tǒng)預算管理模塊。設(shè)置預算明細賬(包括本級及歸口部門管理的基層預算單位的預算)，按照規(guī)定預算科目及醫(yī)院下達的預算額度合理使用。各科室根據(jù)預算完成情況，定期向醫(yī)院預算管理部門報送預算執(zhí)行總表及分類明細表，各職能部門負責人對本部門所報報表的準確性、真實性、完整性負全責。預算經(jīng)費支出要嚴格執(zhí)行醫(yī)院預算經(jīng)費內(nèi)部控制審批權(quán)限的規(guī)定，辦理借款、報銷手續(xù)。具體預算管理流程如圖2。

2.科研管理系統(tǒng)模塊?？蒲泄芾砟K由科研處管理科研課題經(jīng)費的工作人員使用，每個科室使用科研課題經(jīng)費前需要向科研處科研管理模塊使用者查詢科研課題經(jīng)費預算情況，確定所要報銷的費用在科研課題經(jīng)費預算內(nèi)，經(jīng)審核符合要求后才可到財務(wù)處辦理科研報銷的相關(guān)業(yè)務(wù)。

3.HRP系統(tǒng)報銷管理模塊。此模塊為HRP系統(tǒng)的費用管理平臺的核心功能，在HRP系統(tǒng)費用管理平臺下設(shè)置報銷管理模塊，菜單中關(guān)于報銷管理的功能包括日常報銷、科研報銷、我的參與、我的待辦和重傳EBS。

第一步：在費用報銷時各科室員工登錄HRP 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，填寫普通員工費用報銷申請，輸入報銷金額、支付方式、費用描述等信息，確認無誤后將報銷申請單打印，找科室及相關(guān)主管領(lǐng)導審批后報銷。對于科研項目報銷申請及科室自有基金報銷申請則分別進入員工報銷系統(tǒng)中的科研項目報銷申請及自有基金報銷申請界面操作。

第二步：費用報銷申請單提交后，財務(wù)處科研報銷審核和日常費用報銷審核人員可以同步看到HRP系統(tǒng)上提交的報銷申請單。在經(jīng)辦人前來報銷費用時，應(yīng)對發(fā)票或原始單據(jù)的真實性負責，需要取得并提交合法的報銷憑證。各種發(fā)票必須是印有當?shù)囟悇?wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的印章；各種收據(jù)必須印有當?shù)刎斦C關(guān)監(jiān)制的印章，且發(fā)票和收據(jù)必須具備下列內(nèi)容方為合法單據(jù)：收據(jù)或發(fā)貨票聯(lián)要有單位名稱、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單位、金額（小寫、大寫）及收款單位或部門的財務(wù)專用章或業(yè)務(wù)專用章，確保報銷手續(xù)齊全和完整。

第三步：報銷審核人員確定 HRP報銷申請單上信息應(yīng)與原始單據(jù)完全一致，并且各項信息無誤，報銷項目符合醫(yī)院費用開支報銷范圍及規(guī)定時，將報銷項目對應(yīng)匹配入相應(yīng)的會計科目，并對有些項目按規(guī)定扣除相關(guān)稅務(wù)，點擊確認后在支出憑單上審核人處蓋章，完成整個報銷審核流程。

4.HRP系統(tǒng)費用支付模塊。在費用審核人員完成審核操作后，報銷人員會根據(jù)支付方式到現(xiàn)金出納或銀行出納處提請支付，現(xiàn)金出納進入HRP費用報銷-出納付款模塊，按照同步過來的已審核報銷申請單的金額向報銷人員實時實地支付現(xiàn)金，在出納付款模塊進行確認付款。銀行出納進入出納付款模塊后，按照付費方式選擇支票或匯款，在支票開出后和網(wǎng)上支付后進行確認付款，到此現(xiàn)金支付或銀行支付業(yè)務(wù)基本完成。

5.EBS系統(tǒng)總賬會計模塊。HRP系統(tǒng)費用支付確認完成后，財務(wù)信息數(shù)據(jù)會自動傳入EBS系統(tǒng)總賬會計模塊，總賬會計根據(jù)出納人員交付的原始單據(jù)，核對單位信息和報銷金額，重點復核會計科目，確定正確無誤后點擊導入日記賬生成FYBX憑證，對于沒有報銷單的收支項目手工錄入日記賬生成總賬憑證。若報銷申請單出現(xiàn)會計科目錯誤或申請單據(jù)號不匹配時可聯(lián)系前臺報銷審核人員修改報銷申請單，選擇重傳EBS系統(tǒng)，總賬會計模塊下OA憑證稽核平臺刷新后會產(chǎn)生原報銷申請單據(jù)的最新版，總賬會計核對無誤后再導入日記賬。

二、平臺的實踐應(yīng)用

HRP系統(tǒng)費用管理平臺以標準的財務(wù)管理工作流程為基礎(chǔ)，以明確的費用報銷流程為線索，以統(tǒng)一的報銷申請單為載體，實行規(guī)整的流程驅(qū)動業(yè)務(wù)運行模式，從提請報銷申請到報銷審核到出納付款再到后臺記賬，各筆費用報銷業(yè)務(wù)所先后涉及的每個角色和崗位均有對應(yīng)的流程節(jié)點，在財務(wù)管理和會計核算的過程中負責不同的工作，承擔相應(yīng)的職責、發(fā)揮特定的作用，共同構(gòu)成具有共享性、即時性、透明性的內(nèi)部財務(wù)信息系統(tǒng)，使醫(yī)院各個管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步運轉(zhuǎn)，成為一個有機完整的協(xié)同工作體系。

表1 非人工憑證與人工憑證對比

1.以財務(wù)為核心梳理全院108個流程建立以HRP為工具的內(nèi)控管理體系，具體如圖3。

2.通過HRP系統(tǒng)與EBS系統(tǒng)接口，實現(xiàn)費用管理財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)募磿r性，確保總賬會計及時實時記賬。費用管理模塊出納付款確認后財務(wù)數(shù)據(jù)自動導入EBS系統(tǒng)，總賬會計可在OA憑證稽核平臺中復核后直接導入生成日記賬，確保費用報銷審核、出納付款和會計記賬財務(wù)信息上的同步使用，以及時間上的一致性。另外，HRP系統(tǒng)傳入EBS系統(tǒng)OA憑證稽核平臺后，自動生成日記賬憑證的模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動采集和加工，總賬會計只需核對時間、科目、金額，無需再進行手工記賬，大大減少了編制記賬憑證的工作量，縮短了會計核算的周期，確保了會計核算的即時性，提高財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性，實現(xiàn)了醫(yī)院費用開支管理的實時報銷、實時付款、實時記賬的高效運轉(zhuǎn)模式（表1）。

3.加強系統(tǒng)賬戶管理，明晰崗位權(quán)限和職責，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，實現(xiàn)內(nèi)部財務(wù)信息的透明性。依照醫(yī)院經(jīng)濟管理的范圍以及財務(wù)處的組織構(gòu)架及崗位設(shè)置，建立完整全面的經(jīng)濟管理和財務(wù)管理系統(tǒng)模塊。每個崗位都有不同的用戶權(quán)限，對應(yīng)不同的功能模塊，從HRP系統(tǒng)的費用管理、資產(chǎn)管理、合同管理、獎金管理等到EBS系統(tǒng)的門診管理、住院管理、項目管理、預算管理、成本管理、財務(wù)管理等，涉及醫(yī)院資金運行的各個環(huán)節(jié)。新系統(tǒng)嚴格按照《醫(yī)院會計制度》要求設(shè)置電算化會計崗位，做到操作員對操作密碼嚴格保密，不相容崗位權(quán)限相互分離，并且做到每條操作記錄有據(jù)可查。進入系統(tǒng)設(shè)有用戶名和安全密碼，確保各個崗位對財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理的獨立性、保密性和安全性，并在EBS系統(tǒng)設(shè)有單純的查詢功能，在此權(quán)限下使用人僅可以查詢不可以修改，增加了內(nèi)部財務(wù)信息的透明性，便于區(qū)分工作職責的歸屬，利于出現(xiàn)問題時追究相關(guān)人員的責任。

4.所有開支業(yè)務(wù)均已納入費用管理平臺，完整反映了前臺費用報銷審核、出納付款到后臺記賬的整個業(yè)務(wù)流程，達到全程監(jiān)控、在線反映問題、對費用資金實現(xiàn)紙質(zhì)和電子化統(tǒng)一管理的目的。費用的審批權(quán)限按照《醫(yī)院內(nèi)部控制經(jīng)費審批規(guī)定》的具體要求執(zhí)行。醫(yī)院單筆費用開支額度在1000元以上的，原則上使用支票結(jié)算。經(jīng)辦科室借支票時，必須說明用途。醫(yī)院辦公用品、除電子設(shè)備外的其他低值易耗品由供應(yīng)科負責統(tǒng)一購置，各科室根據(jù)實際需要領(lǐng)用。每月末，供應(yīng)科將各科室負責人確認的物品領(lǐng)用清單轉(zhuǎn)交財務(wù)處進行相應(yīng)核算。各科室將紙質(zhì)版原始憑證與電子版報銷申請單在提請報銷時統(tǒng)一交于審核人員逐筆逐項進行現(xiàn)場審核，并實現(xiàn)網(wǎng)上同步確認，在線審批每筆業(yè)務(wù)后交于現(xiàn)金出納或銀行出納進行現(xiàn)場現(xiàn)金支付或支票支付，出納人員在支付的同事實現(xiàn)網(wǎng)上同步確認，確保每筆已發(fā)生業(yè)務(wù)完成整個報銷流程。在HRP系統(tǒng)費用管理模塊實現(xiàn)全程監(jiān)控，每個流程節(jié)點均可在線追溯查詢到申請人、審批人及付款人，申請單出現(xiàn)問題可找申請人，審批人出現(xiàn)問題可追溯到審批人，付款出現(xiàn)問題可追溯付款人。

5.將HRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)與EBS系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入BI系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的經(jīng)濟管理數(shù)據(jù)綜合分析模塊。通過BI系統(tǒng)聯(lián)合發(fā)揮財務(wù)數(shù)據(jù)集中共享的優(yōu)勢，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行更深層次的加工和利用，提供多層次、多維度的統(tǒng)計分析結(jié)果，出具標準化的分析報告，能夠使各級管理人員直觀、全面地掌握醫(yī)院業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況、資金運行狀況和財務(wù)管理狀況，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的全面管理（圖4）。

三、一些分析

HRP系統(tǒng)費用管理平臺的建立實現(xiàn)了費用申請審批付款流程的統(tǒng)一化管理，其與EBS系統(tǒng)總賬會計的銜接，實現(xiàn)了費用管理與會計核算的無縫對接，有關(guān)費用開支的記賬憑證近百分之九十來源于費用管理模塊及系統(tǒng)導入，實現(xiàn)了醫(yī)院科研經(jīng)費和日常費用支出的全程監(jiān)控，財務(wù)會計科目多段組合，多維度核算，便于財務(wù)管理層根據(jù)預算要求有效控制醫(yī)院的各項開銷。財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門及其他職能部門之間實時進行數(shù)據(jù)傳輸，各部門間相互監(jiān)督，形成有效的內(nèi)部控制體系。但在HRP系統(tǒng)上線后，P醫(yī)院也在短時間內(nèi)出現(xiàn)過工作效率不但沒有提升，反而大大下降的現(xiàn)象。主要體現(xiàn)：第一，HRP節(jié)點繁多，流程規(guī)劃不順暢。當一項業(yè)務(wù)發(fā)起后，不但要按照設(shè)計的業(yè)務(wù)流模式關(guān)鍵點進行節(jié)點確認，同時還要按照醫(yī)院原有的授權(quán)審批流程進行節(jié)點審批。一個業(yè)務(wù)，兩套并行的審批流程，導致系統(tǒng)中節(jié)點成倍增加，流程無限延伸。多重交叉的簽字審批讓具體經(jīng)辦人員無所適從。第二，系統(tǒng)操作性差，原來在一個頁面上可以完成的步驟現(xiàn)在被業(yè)務(wù)流程拆分到了幾個頁面，且每一步操作都有延時，導致漏操作和誤操作頻頻發(fā)生。第三，HRP要求大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都要上傳到系統(tǒng)當中，導致每個節(jié)點的錄入工作量比上線前大幅增加，同時由于上傳數(shù)據(jù)過多過大導致系統(tǒng)的傳輸速度也受到影響。

隨著平臺使用的時間逐漸延長，業(yè)務(wù)流程規(guī)劃的不斷調(diào)整和各崗位熟練程度的增加，目前絕大部分的問題得到了解決，已經(jīng)做到崗位分工明確，崗位職責明晰，預算管理、科研管理與費用管理緊密結(jié)合，前臺業(yè)務(wù)與后臺業(yè)務(wù)無縫銜接，解決了財務(wù)管理的現(xiàn)存問題。在使用后的日常工作中發(fā)現(xiàn)的各種新的問題由財務(wù)處系統(tǒng)專員統(tǒng)一向信息中心提交申請，并上報處領(lǐng)導及時解決，以保證系統(tǒng)平穩(wěn)運行及會計數(shù)據(jù)完整。在未來的發(fā)展階段中，整個HRP系統(tǒng)與EBS系統(tǒng)會根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的具體情況及經(jīng)濟管理和財務(wù)管理的要求改進升級，建全以會計信息為基礎(chǔ)的管理控制系統(tǒng)，完善管理會計的電算化，充分實現(xiàn)對醫(yī)療業(yè)務(wù)的全面管理，達到全院的運營目標，為提高醫(yī)院的整體效益提供決策支持。