文/田冰（中南水務(wù)科技有限公司）

對(duì)于行政管理來(lái)講，其屬于一個(gè)企業(yè)日常管理工作中非常重要的組成內(nèi)容，能夠?qū)ζ髽I(yè)正常運(yùn)行以及高效發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。所以，在新時(shí)代，企業(yè)應(yīng)給予辦公室行政管理工作改革以及創(chuàng)新足夠的重視，采用各種有效措施來(lái)不斷提升企業(yè)行政工作的管理實(shí)效性，促使企業(yè)辦公室行政管理工作不斷發(fā)展。對(duì)于行政管理實(shí)效性來(lái)講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質(zhì)量以及工作效率，還能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省各方面的資源，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室的行政管理職責(zé)

（1）協(xié)助功能：對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作來(lái)講，其呈現(xiàn)出非常強(qiáng)的協(xié)調(diào)作用。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，通常都需要各個(gè)部門(mén)以及各人員之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要盡量避免各個(gè)部門(mén)或者各個(gè)人員之間產(chǎn)生沖突以及矛盾，使其能夠切實(shí)圍繞企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)不斷提供自身應(yīng)有的服務(wù)。企業(yè)辦公室行政管理工作便能夠?qū)Υ税l(fā)揮出強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)作用，其能夠通過(guò)對(duì)不同部門(mén)的任務(wù)以及職責(zé)的有效分析，利用行政管理手段對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行調(diào)節(jié)以及及時(shí)作出有效溝通，進(jìn)而為企業(yè)健康穩(wěn)定運(yùn)行發(fā)展提供一份保障。

（2）中樞功能：辦公室行政事務(wù)相關(guān)工作，在不同部門(mén)間可起到調(diào)節(jié)作用，發(fā)揮著中樞功能，對(duì)維持單位正常、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要作用，加強(qiáng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和不同部門(mén)間聯(lián)系。而辦公室作為信息傳達(dá)中轉(zhuǎn)站，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)間建立了橋梁，提升了各個(gè)部門(mén)工作效率。

（3）督辦功能：辦公室行政事務(wù)類(lèi)型較多，其中，對(duì)企業(yè)工作決策和落實(shí)情況，以及執(zhí)行工作任務(wù)規(guī)范性記錄和監(jiān)督，是其重要工作內(nèi)容。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)相關(guān)人員還應(yīng)聽(tīng)取各部門(mén)相關(guān)意見(jiàn)，并篩選出有效意見(jiàn)，為后續(xù)工作任務(wù)開(kāi)展提供依據(jù)。

（4）服務(wù)功能：服務(wù)是辦公室行政事務(wù)中的基礎(chǔ)內(nèi)容，這就要求辦公室人員，不僅要做好崗位本職工作，而且應(yīng)增強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，為相應(yīng)工作任務(wù)以及各部門(mén)服務(wù)，滿足上下級(jí)溝通、工作開(kāi)展等方面需求。

二、企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

（一）各部門(mén)之間的協(xié)同性相對(duì)較差

對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作來(lái)講，其實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)以及各個(gè)工作人員積極有效配合、溝通以及合作才可以順利高效完成，所以企業(yè)辦公室行政管理工作并不是一個(gè)人以及一個(gè)部門(mén)能夠獨(dú)立完成的。從現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作的過(guò)程中，存在部分員工以及部門(mén)缺乏較為良好的協(xié)作能力，難以開(kāi)展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識(shí)，在工作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這使得辦公室行政管理工作質(zhì)量以及效率難以得到有效提升，從而促使企業(yè)的管理成本在一定程度上不斷增加。

（二）人才短缺影響管理職能的發(fā)揮

企業(yè)辦公室是一個(gè)綜合事務(wù)平臺(tái)，它涉及的職能比較多，相對(duì)來(lái)說(shuō)較復(fù)雜，不僅需要協(xié)調(diào)和多部門(mén)之間的工作聯(lián)系，還要肩負(fù)起文件管理、保密管理、會(huì)議記錄、監(jiān)督、目標(biāo)管理考核等工作職能。這對(duì)于員工的工作能力要求很高，既要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力還要有較高的綜合素質(zhì)，但是目前部分企業(yè)對(duì)于這樣的人才比較缺乏。很多辦公室管理人員對(duì)工作缺乏熱情和主動(dòng)性，很多事項(xiàng)的推進(jìn)都比較被動(dòng)，只是配合執(zhí)行，員工缺乏積極進(jìn)取和奮斗意識(shí)，需要多部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)很容易被擱置，處理完成耗時(shí)較久，這也造成了企業(yè)辦公室管理工作整體效率低下。

（三）行政辦公制度不夠完善

任何企業(yè)的部門(mén)都必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度，才能夠保證各個(gè)部門(mén)的工作得以順利高效地開(kāi)展，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。而管理制度的合理性以及完整性則是保證辦公室行政管理工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要條件。從現(xiàn)狀來(lái)看，部分企業(yè)在實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中較為缺乏一個(gè)完整的行政辦公制度，這使得辦公室行政管理工作的實(shí)效性不高。甚至部分企業(yè)單位并沒(méi)有結(jié)合辦公室行政管理工作的性質(zhì)來(lái)制定一個(gè)有別于其他部門(mén)的規(guī)章制度，所實(shí)行的制度也和其他部門(mén)大同小異，缺乏良好的針對(duì)性，同時(shí)實(shí)用性以及操作性都不夠強(qiáng)，這對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作的高效開(kāi)展產(chǎn)生了極為不利的影響。

（四）組織目標(biāo)不明確

因被體制和政府決策所影響，一些企業(yè)跟不上市場(chǎng)改革創(chuàng)新的腳步，競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)，管理思想陳舊，企業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，層級(jí)管理比較單一，造成工作實(shí)效性比較低，無(wú)法保障經(jīng)濟(jì)效益，甚至是連年虧損。由于組織目標(biāo)不夠明確而造成的辦公室管理松散、效率低下等問(wèn)題非常明顯，組織內(nèi)部的監(jiān)督管理流于表面，企業(yè)必須要給予足夠的重視。

三、提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性策略

（一）企業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神

企業(yè)辦公室的工作是復(fù)雜的，每個(gè)人的工作任務(wù)與責(zé)任不盡相同。協(xié)作工作可以由部分職員獨(dú)立完成，有些工作需要由大家共同完成。因此，我們應(yīng)該注重培養(yǎng)辦公室團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)合作精神。只有良好的合作關(guān)系才能帶來(lái)最大的利益。其次，辦公室工作內(nèi)容繁雜，比如上傳下達(dá)和收發(fā)工作。因此，在辦公室工作中需要處理大量的日常煩瑣任務(wù)，這也給很多辦公室人員帶來(lái)了挑戰(zhàn)。同時(shí)，還需要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握辦公室的工作技能，不僅要了解辦公室的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還需掌握公司的工作進(jìn)展和當(dāng)前關(guān)鍵任務(wù)，真正處理所有事務(wù)。

（二）建立健全辦公室行政管理制度

辦公室人員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，主要與辦公室管理制度不完善有很大的關(guān)系，所以需要建立健全辦公室管理制度。對(duì)于一些事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定和說(shuō)明。對(duì)于違法亂紀(jì)的行為要進(jìn)行嚴(yán)格處罰和懲治，對(duì)于表現(xiàn)較好的工作人員要進(jìn)行表彰，適當(dāng)給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)等。制度建立之后要切實(shí)落實(shí)，完善監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制，加強(qiáng)工作人員之間的互相監(jiān)督，保障新的辦公室管理制度能夠順利推行。要提高工作人員的整體素質(zhì)，從思想上杜絕不良作風(fēng)的出現(xiàn)，切實(shí)保障辦公室管理科學(xué)健康發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)不斷應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，提升了工作效率、管理水平，極大降低了工作強(qiáng)度，減少了工作失誤。因此，為減少煩瑣復(fù)雜工作對(duì)工作效率的影響，應(yīng)重視對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)的利用：

（1）應(yīng)建立信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)，結(jié)合單位實(shí)際情況，適當(dāng)加大信息化改革和資金投入力度，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動(dòng)化和智能化管理系統(tǒng)作用。

（2）適當(dāng)強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用力度，利用信息技術(shù)獲取更加有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供更多信息支持。

（3）重視對(duì)創(chuàng)新型信息技術(shù)的利用，如推動(dòng)公司內(nèi)控管理中對(duì)釘釘?shù)绒k公軟件的應(yīng)用，并加強(qiáng)對(duì)中交商旅、PC門(mén)戶、企業(yè)郵箱等信息軟件維護(hù)和應(yīng)用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個(gè)角度進(jìn)行管理，如實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)等，滿足工作的實(shí)際需求。

（4）根據(jù)實(shí)際需求，調(diào)整部門(mén)設(shè)置和人員關(guān)系，并做好OA、企業(yè)郵箱變更以及維護(hù)等工作，快速有效解決員工賬號(hào)申請(qǐng)、實(shí)際使用中出現(xiàn)的問(wèn)題。

（四）明確企業(yè)管理目標(biāo)

（1）對(duì)辦公室崗位進(jìn)行精細(xì)化分工：辦公室各項(xiàng)任務(wù)與各個(gè)崗位必須詳細(xì)梳理，按照行政管理工作實(shí)際對(duì)崗位進(jìn)行合理設(shè)置與細(xì)化分工，明確崗位職責(zé)，保證崗位職責(zé)不出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，不同崗位工作銜接順暢，提高行政工作的實(shí)效性，全面提高行政管理工作的精細(xì)化水平。

（2）優(yōu)化行政管理的工作流程：要想優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作流程，則需要管理者能根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)新原有的工作模式和方法，對(duì)不符合現(xiàn)代化發(fā)展要求的內(nèi)容進(jìn)行剔除，并簡(jiǎn)化信息數(shù)據(jù)的傳遞步驟，從而提高行政管理工作實(shí)效。

（3）完善監(jiān)督考核體系：企業(yè)辦公室行政工作人員，在制定任務(wù)之后，還需要安排相關(guān)項(xiàng)目人員進(jìn)行跟蹤檢查與落實(shí)，進(jìn)而確保任務(wù)完成質(zhì)量，避免漏掉每個(gè)小任務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù)中存在的問(wèn)題并解決。此外，針對(duì)有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的企業(yè)，可以通過(guò)創(chuàng)設(shè)專(zhuān)業(yè)監(jiān)督小組的方式，讓小組成員通過(guò)輪流值班的方式，保證任務(wù)完成質(zhì)量，進(jìn)而提高企業(yè)辦公室的工作效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員，應(yīng)進(jìn)一步提升對(duì)本職工作內(nèi)容的認(rèn)知度，深刻認(rèn)識(shí)到其對(duì)企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對(duì)自身工作進(jìn)行反思，明確出現(xiàn)問(wèn)題的原因，并通過(guò)問(wèn)題分析，采用相應(yīng)優(yōu)化措施進(jìn)行解決，在原有工作開(kāi)展基礎(chǔ)上，不斷提升辦公室行政事務(wù)管理實(shí)效性，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供助力和支持。