易曙光 趙麗 崔偉

摘 要：“網(wǎng)上辦理”、“線上教學(xué)”成為新時(shí)期全國各高校各項(xiàng)工作的基本要求，而信息化平臺(tái)則是“停課不停教、不停學(xué)”的關(guān)鍵所在。本文主要通過分析信息化時(shí)代背景下，高校檔案信息化發(fā)展遇到的一些問題，提出相應(yīng)的具體解決措施，從而促進(jìn)高校檔案信息化的健康發(fā)展，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析在高校發(fā)展決策中的數(shù)據(jù)支撐作用。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.107

近百年來，人類社會(huì)發(fā)生了很多重大的歷史事件，人類也經(jīng)歷了一次又一次的重大變革，每一次都會(huì)對(duì)人類社會(huì)產(chǎn)生重大的影響，讓整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)生活發(fā)生重大的變化，從而將人類社會(huì)帶入一個(gè)又一個(gè)的新時(shí)期。今年，隨著我國社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，教育部要求各學(xué)校通過信息化手段進(jìn)行線上教學(xué)，做到“停課不停教、不停學(xué)”;各學(xué)校也嚴(yán)格按照教育部門的安排，要求學(xué)生不返校，實(shí)行在線教和學(xué)，從而對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的影響降到最低。高等學(xué)校校園作為一個(gè)來自天南海北、數(shù)以萬計(jì)學(xué)生長(zhǎng)時(shí)間聚集的場(chǎng)所，對(duì)流行性傳染病的防控工作需要有更高的要求。高等學(xué)校要面對(duì)生源地復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)，需要積極搭建信息化平臺(tái)，從機(jī)關(guān)、學(xué)院、教師、學(xué)生的不同角度進(jìn)行認(rèn)真思考，如何應(yīng)對(duì)流行性病對(duì)教學(xué)工作帶來的挑戰(zhàn)，如何保證線上教和學(xué)的質(zhì)量，如何做好學(xué)生返校后教學(xué)與線上教學(xué)的有效銜接。

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展成指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，已成為世界上發(fā)展速度最快的產(chǎn)業(yè)，給整個(gè)人類社會(huì)帶來了前所未見的變革，信息技術(shù)的發(fā)展水平也成為一個(gè)國家科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各項(xiàng)工作中，使得信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，成為社會(huì)發(fā)展的最大增量。

信息化社會(huì)中的每個(gè)人，每天的各種活動(dòng)，包括工作、生活、上網(wǎng)、乘坐、交通工具、上班路線等等，都會(huì)產(chǎn)生成千上萬的數(shù)據(jù)，成為社會(huì)不同類別數(shù)據(jù)檔案的組成部分。社會(huì)各個(gè)行業(yè)也越來越重視信息化的發(fā)展，用其來推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康有序發(fā)展。沒有信息化就沒有現(xiàn)代化，大力發(fā)展信息化建設(shè)，對(duì)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義。

檔案信息化是各類檔案數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的緊密結(jié)合，是當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案信息管理提出的新的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，促使了檔案工作從手工填寫紙質(zhì)檔案到檔案信息化的發(fā)展過程，也是檔案管理部門適應(yīng)社會(huì)信息化變革所做出的必要舉措。

1 高校檔案信息化的現(xiàn)狀及存在問題

高等院校作為科技創(chuàng)新的主體，在信息化建設(shè)的初始階段，國內(nèi)各高校已經(jīng)開始投入人力物力財(cái)力進(jìn)行教務(wù)、學(xué)工、人事等單個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，但是在后面信息化技術(shù)的使用上卻沒能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，尤其是在檔案工作中，更是缺乏適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的服務(wù)理念，缺少先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

首先，高校檔案信息資源的共享平臺(tái)的建設(shè)不健全。校園信息化平臺(tái)是學(xué)校各項(xiàng)數(shù)據(jù)的交流平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)整個(gè)學(xué)校信息化建設(shè)的重要途徑。現(xiàn)在，國內(nèi)很多高校的信息化共享平臺(tái)還沒建設(shè)起來，各種檔案信息不能做到共享共用，還只是單一的、相互獨(dú)立的數(shù)據(jù)，不能通過信息平臺(tái)整合在一起，通過他們之間的相互聯(lián)系生成有用的分析數(shù)據(jù)。這項(xiàng)技術(shù)的緩慢發(fā)展，在一定程度上阻礙了我國高等學(xué)校檔案信息化的發(fā)展。

其次，檔案信息的收集缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息收集的技術(shù)非常多，可以使用手機(jī)定位、面部識(shí)別、可穿戴裝備等等，都可以收集到實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[1]。但是，有很多時(shí)候，高校會(huì)用最原始的手段去進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，比如讓教師、學(xué)生填個(gè)表格、通過APP進(jìn)行信息輸入等等，這樣采集出來的數(shù)據(jù)格式不同，不能滿足檔案信息化的需要，在實(shí)際使用的時(shí)候會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，很難整合到一起，反而會(huì)憑空增加一些額外的工作。這也對(duì)高校的檔案信息化發(fā)展造成很大的影響。

再次，工業(yè)革命的基礎(chǔ)是石油，換句話說，石油就是工業(yè)的血液，那么數(shù)據(jù)就是互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)的血液。今天，很多國內(nèi)外的行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)都掌握了大量的數(shù)據(jù)，比如谷歌、蘋果、阿里、騰訊等等企業(yè)，這些數(shù)據(jù)是他們發(fā)展的重要基石。同樣，國內(nèi)每所高等學(xué)校都有著幾千到幾萬名不等的人員，眾多教師、學(xué)生的日常工作、學(xué)習(xí)和生活會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)就是高校最為重要的資產(chǎn)。檔案信息的安全是事關(guān)廣大教師學(xué)生工作生活的重大戰(zhàn)略問題，高校的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)力量不足，不法分子會(huì)利用不斷更新的互聯(lián)網(wǎng)病毒竊取高校信息平臺(tái)數(shù)據(jù)資源，對(duì)高校檔案信息化的建設(shè)帶來極大安全隱患，影響了檔案信息化的健康發(fā)展。

最后，檔案從業(yè)人員信息化水平不足[2]。國內(nèi)各高等學(xué)校中，高學(xué)歷人才一般工作在教學(xué)科研等一線，從事檔案信息管理的人員一般年齡偏大、學(xué)歷偏低，人員很難跟上社會(huì)發(fā)展的潮流，缺乏相應(yīng)的信息化管理素質(zhì)，嚴(yán)重影響了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

2 多措并舉，加快檔案信息化建設(shè)步伐

面對(duì)新時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況，各級(jí)政府都下發(fā)通知，要求發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在全社會(huì)構(gòu)建嚴(yán)密的流行病毒防控網(wǎng)絡(luò)體系，為奪取病毒防控和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供重要支撐、服務(wù)和保障。各高等學(xué)校也紛紛召開會(huì)議，布置網(wǎng)上教學(xué)、辦公的各項(xiàng)工作任務(wù)，提出信息化建設(shè)的新要求，進(jìn)一步加強(qiáng)各類信息平臺(tái)的建設(shè)、使用，加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的收集、使用和安全防護(hù)，促進(jìn)了高校檔案信息化的建設(shè)。

2.1 教學(xué)方面

根據(jù)上級(jí)“停課不停學(xué)”的要求，各高等學(xué)校都開始根據(jù)自身信息化建設(shè)基礎(chǔ)的實(shí)際情況，通知各學(xué)科教師做好準(zhǔn)備。教師是影響“線上教”實(shí)施效果和教育質(zhì)量的主要因素。要通過各學(xué)?，F(xiàn)有的智慧校園平臺(tái)、釘釘、微信等信息化平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)教師線上授課技術(shù)和方法進(jìn)行培訓(xùn);組織教師采取網(wǎng)上會(huì)議、網(wǎng)上教學(xué)研討的形式進(jìn)行在線教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流，鼓勵(lì)教師持續(xù)開展課堂教學(xué)方法和網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的有機(jī)結(jié)合研究[3]，不斷進(jìn)行教學(xué)模式和教學(xué)方法創(chuàng)新，充分利用各個(gè)平臺(tái)上的優(yōu)質(zhì)課程資源開展授課;督促教師將各種教學(xué)數(shù)據(jù)檔案上傳到平臺(tái)上，確保網(wǎng)上直播授課、同步課堂、自主練習(xí)等教學(xué)活動(dòng)的正常開展;教師在網(wǎng)上發(fā)布、批改作業(yè)，組織學(xué)生進(jìn)行思考討論，加強(qiáng)與學(xué)生在線交流，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)答疑，進(jìn)行考核，通過對(duì)學(xué)習(xí)平臺(tái)的檔案信息檢查，核定教師的教學(xué)工作量。在上課前、上課中、上課后等各個(gè)環(huán)節(jié)過程上下功夫，保證在線教學(xué)質(zhì)量不打折，從各個(gè)方面不斷提升學(xué)校教學(xué)工作的信息化建設(shè)水平。

學(xué)生是“線上學(xué)”實(shí)施效果和教育質(zhì)量的主要因素。學(xué)生要根據(jù)所在學(xué)校的具體安排，要嚴(yán)格按照教學(xué)進(jìn)度提前進(jìn)行學(xué)習(xí)任務(wù)自學(xué)，按照課程表進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)習(xí)，上課過程中集中精力認(rèn)真關(guān)注老師教學(xué)的重點(diǎn)，課后及時(shí)向老師提出問題疑惑。首先，要利用自己在學(xué)校留下的各種數(shù)據(jù)檔案確定自己的學(xué)校平臺(tái)身份，登錄網(wǎng)上授課平臺(tái)進(jìn)行學(xué)習(xí)，完成教師布置的各項(xiàng)作業(yè)。教務(wù)處會(huì)利用線上平臺(tái)督導(dǎo)教學(xué)的運(yùn)行，進(jìn)行檢查督導(dǎo)，按時(shí)核定學(xué)生的成績(jī)，形成學(xué)生個(gè)人的檔案信息。積極引導(dǎo)學(xué)生開展“學(xué)習(xí)革命”，改變傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)習(xí)慣，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自主性，推動(dòng)線上線下學(xué)習(xí)方式的有機(jī)結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)在線學(xué)習(xí)的教學(xué)目的。

教師和學(xué)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)都留在了信息化平臺(tái)上，形成了教育、學(xué)習(xí)的數(shù)字檔案，作為教學(xué)業(yè)績(jī)、教學(xué)堅(jiān)持的依據(jù)。

2.2 行政方面

各高等學(xué)校科學(xué)謀劃，多措并舉，充分利用學(xué)校已有的智慧校園平臺(tái)、網(wǎng)上辦公和信息化工具，引導(dǎo)教職工做好安全防護(hù)工作。通過信息化手段，實(shí)行在線辦公，文件信息網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)不見面開會(huì)，不見面布置工作，減少人員聚集，形成工作信息檔案，信息和流程檔案可查可溯，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開展;推進(jìn)信息技術(shù)在管理和服務(wù)中的深度應(yīng)用，以全流程信息化管理、網(wǎng)上辦理為目標(biāo)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高協(xié)同管理效能和科學(xué)決策水平，堅(jiān)持線上服務(wù)，依靠各種檔案信息，讓數(shù)據(jù)多跑路人員少跑腿，保障了高校教職工的根本利益。

2.3 技術(shù)保障

各高校一致要求信息中心、網(wǎng)絡(luò)中心做好在線教學(xué)信息平臺(tái)的保障工作，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的監(jiān)控，做好信息檔案的安全防護(hù)工作，保證在線教學(xué)不斷網(wǎng)。開通學(xué)校平臺(tái)遠(yuǎn)程服務(wù)模式，要針對(duì)網(wǎng)絡(luò)差、信號(hào)弱、語音圖像延遲等突發(fā)情況制定應(yīng)急預(yù)案，強(qiáng)化運(yùn)維保障，要充分利用好信息化手段，確保學(xué)校網(wǎng)站、OA、VPN、智慧校園平臺(tái)等系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，確保師生在線工作學(xué)習(xí)不間斷。

3 高校檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

思路決定出路，方向決定未來。一所高等學(xué)校要想實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，既要緊緊抓住信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇，又要開拓創(chuàng)新，打開思路，把握好發(fā)展的方向盤。

3.1 加強(qiáng)檔案信息化平臺(tái)的頂層設(shè)計(jì)

高校要想更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，用各項(xiàng)分析數(shù)據(jù)來支撐學(xué)校未來的發(fā)展決策，建立健全檔案信息化平臺(tái)就勢(shì)在必行。信息化平臺(tái)的建設(shè)需要各高等學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)，從信息化建設(shè)的框架、方案、標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，綜合考慮學(xué)校的具體情況，充分考慮數(shù)據(jù)之間的可交換性、擴(kuò)展性，不斷完善優(yōu)化信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和專業(yè)人員培養(yǎng)等方面，分步實(shí)施，分期實(shí)現(xiàn)。

著眼高校發(fā)展的全局規(guī)劃，就可以打通不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)橋梁，徹底消除各部門的信息孤島，把不同的數(shù)據(jù)整合到一起，尋找檔案信息之間的相互聯(lián)系，進(jìn)行綜合分析，利用歷史數(shù)據(jù)去預(yù)測(cè)未來的發(fā)展形勢(shì)。比如，將人事系統(tǒng)中的教職工薪酬收入和科研系統(tǒng)中的業(yè)績(jī)產(chǎn)出數(shù)據(jù)綜合起來，進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，分析人均業(yè)績(jī)水平，預(yù)測(cè)未來的人員業(yè)績(jī)產(chǎn)出，從而對(duì)學(xué)?，F(xiàn)行的薪酬分配體系進(jìn)行優(yōu)化完善。

3.2 不斷提高平臺(tái)安全防護(hù)性能

高校檔案信息安全事關(guān)高校的安全和未來的發(fā)展，需要從大局出發(fā)，統(tǒng)一進(jìn)行謀劃、部署，逐步推進(jìn)信息安全建設(shè)[4]。要多措并舉，建立“物防、技防、人防”的安全防護(hù)體系，壓緊安全防護(hù)責(zé)任。在硬件方面，要跟隨社會(huì)的發(fā)展步伐，及時(shí)配備安全芯片進(jìn)行信息防護(hù)，開發(fā)安全通信系統(tǒng)，對(duì)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，保證數(shù)據(jù)的安全性;軟件方面，要實(shí)時(shí)關(guān)注安全防護(hù)軟件的發(fā)展，及時(shí)更新，將新出現(xiàn)的各種病毒攔截于網(wǎng)絡(luò)之外;政策方面，要采用明文規(guī)定制定數(shù)據(jù)安全管理措施，防止人員泄密。

3.3 全面提升檔案信息管理人員工作水平

檔案信息化需要相關(guān)的數(shù)據(jù)管理人員具備檔案專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)的信息化水平。首先，要吸收年輕血液，任用高學(xué)歷、信息專業(yè)人員進(jìn)行檔案信息的管理工作，從根本上提高檔案數(shù)據(jù)管理人員的綜合水平;其次，要對(duì)檔案信息管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其能掌握社會(huì)上先進(jìn)的信息化相關(guān)知識(shí)，并將其運(yùn)用到工作中[5];再次，制定政策支持鼓勵(lì)檔案信息管理人員自主學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)水平。

4 結(jié)論

高校的檔案信息化建設(shè)包含頂層設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)管理等各個(gè)方面的內(nèi)容，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，一環(huán)緊扣一環(huán)，需要逐步分期實(shí)施。要把這些關(guān)鍵內(nèi)容整合到一起，要求高校領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，留足發(fā)展空間，不斷創(chuàng)新，在加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，注重檔案信息的收集和維護(hù)，以便后期的分析、利用和數(shù)據(jù)開發(fā)。

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，對(duì)高等學(xué)校的建設(shè)發(fā)展也有了新的要求，但是由于各高校都有一定的信息化基礎(chǔ)，使其成為一種應(yīng)急預(yù)案。各高校積極完善信息化平臺(tái)建設(shè)，將其切實(shí)應(yīng)用于學(xué)校的教學(xué)、管理中，避免了千萬人級(jí)別的人員聚集，在流行性病毒的防控工作中發(fā)揮了積極的作用。

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