孫佩雯

摘 要：校友是高校最寶貴的人才資源，校友檔案是高校檔案資源建設(shè)的重要組成部分，建立和完善高校校友檔案意義無論對(duì)校友、對(duì)檔案館還是對(duì)學(xué)校都有極其重要的意義。但是就目前高校校友檔案的現(xiàn)狀而言還面臨著缺少政策性的指導(dǎo)、歸檔意識(shí)不足、材料收集難等問題，因此如何做好校友檔案工作需要在實(shí)踐中不斷探索和研究，提高高校檔案建設(shè)水平，豐富檔案資源。

關(guān)鍵詞：校友檔案;檔案資源;檔案利用

人才是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的第一資源，對(duì)高校來說，人才也是高校的寶貴資源。高校承擔(dān)著教書育人、培養(yǎng)全面發(fā)展的人才的責(zé)任，每一位學(xué)生走出校園踏入社會(huì)后，他們的為人處世、精神風(fēng)貌也是學(xué)校形象和精神的體現(xiàn)。所謂校友是指共同在一所學(xué)校學(xué)習(xí)過、交流過、進(jìn)修過的人。他們都曾有一個(gè)共同的身份——同一所學(xué)校的學(xué)生。當(dāng)這些曾經(jīng)的學(xué)生畢業(yè)（結(jié)束學(xué)習(xí)）離開學(xué)校踏入社會(huì)后，“校友”也就成為了他們的新身份，同時(shí)，“校友”也變成了這些學(xué)生之間、學(xué)生與學(xué)校之間聯(lián)系的紐帶和溝通的橋梁。對(duì)于高校而言，校友是極為重要的一個(gè)群體，校友參與和見證了高校的發(fā)展。無論是對(duì)于學(xué)校本身的發(fā)展而言，還是對(duì)于在校學(xué)生的培養(yǎng)和教育而言，校友資源都是一筆寶貴的財(cái)富。校友檔案記錄了學(xué)生在校的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，不僅反映了學(xué)生的成長，是高校教學(xué)成果、人才培養(yǎng)的直接成果，同時(shí)也是高校校訓(xùn)精神的一種體現(xiàn)。因此校友檔案無論對(duì)高校檔案資源建設(shè)、對(duì)高校把握社會(huì)人才需求等都有十分重要的影響作用。但是目前許多高校并未建立、或者尚未完善校友檔案的相關(guān)規(guī)章制度，使得校友檔案在實(shí)際操作過程中有不少阻礙。因此，試從建立校友檔案的意義、目前建立校友檔案存在的問題以及相應(yīng)的對(duì)策進(jìn)行研究分析，為做好校友檔案工作奠定基礎(chǔ)。

一、建設(shè)校友檔案的意義

2005年4月，中國國民黨主席連戰(zhàn)訪問大陸，北京大學(xué)獲悉連戰(zhàn)主席母親趙蘭坤女士與北大的淵源后，特別復(fù)印她76 年前在燕京大學(xué)（北京大學(xué)前身）學(xué)習(xí)的學(xué)籍檔案和照片資料，贈(zèng)送給連戰(zhàn)先生作紀(jì)念，表達(dá)了兩岸血脈相連、手足相依，和平統(tǒng)一是兩岸同胞的共同期盼。由此可見，建立完整的校友檔案無論對(duì)于校友本人、還是對(duì)高校的檔案資源建設(shè)、對(duì)高校的發(fā)展都有及其重要的意義。一方面，校友檔案對(duì)服務(wù)和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，維系校友與學(xué)校之間關(guān)系的重要紐帶，另一方面，通過建立和完善校友檔案有助于開展對(duì)在校生的思想政治教育，豐富校園文化建設(shè)，也可以打開學(xué)校知名度，為校友、為學(xué)校提供更多的機(jī)會(huì)。

1.有助于完善學(xué)籍檔案，豐富高校檔案資源

各大高校自建校以來，培養(yǎng)了許多優(yōu)秀的畢業(yè)生，踏入社會(huì)后的他們學(xué)以致用，功成名就，在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)光發(fā)熱。他們通過自身為社會(huì)做出貢獻(xiàn)的同時(shí)，為母校增光添彩。傳統(tǒng)的校友檔案一般是指學(xué)生學(xué)籍檔案，是學(xué)生在校時(shí)期的真實(shí)寫照。隨著校友離開學(xué)校步入社會(huì)，校友檔案也應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行豐富和完善，可以包括校友在行業(yè)、社會(huì)的貢獻(xiàn)、校友個(gè)人奮斗成長史。建立校友檔案可以豐富學(xué)校的學(xué)籍檔案中一部分是學(xué)生在校期間時(shí)的學(xué)籍檔案，校友檔案的另一部分內(nèi)容是學(xué)生踏入社會(huì)后的個(gè)人奮斗成長史，也是向社會(huì)展現(xiàn)學(xué)校對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)與教育的成果，是高校校訓(xùn)精神的體現(xiàn)。

一方面，完整的校友檔案展現(xiàn)的是學(xué)生從進(jìn)入學(xué)校到踏入社會(huì)的過程中一系列個(gè)人情況及其發(fā)展過程，包括了聲像檔案、學(xué)籍檔案等多方面的信息，展示了校友在學(xué)校、在社會(huì)上的學(xué)習(xí)奮斗史。這些完整的檔案內(nèi)容也可以為校友提供可靠的憑證，如在校時(shí)期的獲獎(jiǎng)記錄、錄取名冊、學(xué)習(xí)成績等，這些材料都是校友崗位晉升、出國留學(xué)、參軍入伍、辦理退休等必不可少的依據(jù)。另一方面，通過校友檔案的收集與建立不僅可以豐富學(xué)校的檔案資源，也可以充實(shí)學(xué)校的校史信息。對(duì)校友檔案的收集與建立是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的見證，是高校精神的體現(xiàn)，有助于人文精神的傳承和發(fā)展。

2.有助于激勵(lì)在校生，營造積極向上的校園文化

大學(xué)階段是大學(xué)生世界觀、人生觀、價(jià)值觀形成和確立的重要階段，受新形勢下大數(shù)據(jù)中不良思潮的影響，有些學(xué)生可能偶爾會(huì)對(duì)未來人生規(guī)劃迷茫，校友的故事可以幫助他們樹立正確的三觀，校友的檔案信息資源可以發(fā)揮“榜樣效應(yīng)”。校友檔案，尤其是杰出校友檔案是學(xué)有所成的校友學(xué)生在校時(shí)期學(xué)習(xí)、生活等多方面的真實(shí)記錄，也記載著畢業(yè)后學(xué)習(xí)在社會(huì)奮斗的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，校友畢業(yè)踏入社會(huì)后進(jìn)入社會(huì)各行各業(yè)奮斗打拼，具有不同的成就。他們奮斗的真人真事對(duì)于在校生而言是極具激勵(lì)作用的，這些學(xué)長學(xué)姐會(huì)成為在校學(xué)生學(xué)習(xí)的榜樣，激發(fā)學(xué)子向優(yōu)秀看齊，學(xué)子們會(huì)在這些校友的故事中得到啟迪和激勵(lì)，完善自我，成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的有用人才和新文化的創(chuàng)造者。

這種啟迪和激勵(lì)主要體現(xiàn)在這樣兩個(gè)方面：一方面，有助于新生入學(xué)教育，前輩成功的經(jīng)驗(yàn)有助于營造一個(gè)良好的氛圍，前輩的真人真事可以幫助新生對(duì)新環(huán)境、專業(yè)情況、未來發(fā)展有更直接的認(rèn)識(shí)和了解，增加他們的信心，激勵(lì)和敦促新生樹立人生目標(biāo)。另一方面，學(xué)?？梢酝ㄟ^校友檔案，對(duì)校友有更全面的了解，可以定期邀請(qǐng)這些校友來校開展座談會(huì)，就業(yè)指導(dǎo)等暢談自己的經(jīng)驗(yàn)和感想，為學(xué)生樹立正確的學(xué)習(xí)態(tài)度和就業(yè)方向，這些校友資源對(duì)于學(xué)生就業(yè)和未來的選擇都可以提供都是不錯(cuò)的資源和信息。

3.有助于加深學(xué)校與校友之間的聯(lián)系，相互促進(jìn)

從校友角度而言，校友檔案的建設(shè)與完善為校友之間的溝通提供了渠道和橋梁。踏入社會(huì)后，曾經(jīng)朝夕相對(duì)的校友因?yàn)闀r(shí)間、空間等多方面因素的限制減少了彼此之間的聯(lián)系，校友檔案可以幫助他們憶往昔，為廣大校友提供再聚首的契機(jī)與機(jī)會(huì)，彼此溝通，加強(qiáng)校友彼此間的聯(lián)系。

從高校教育角度而言，通過校友檔案的建設(shè)與完善，可以直接有效了解畢業(yè)生的就業(yè)信息、流向與相關(guān)政策，明確畢業(yè)生知識(shí)、能力、素質(zhì)等方面的結(jié)構(gòu)，獲取辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)方向、人才培養(yǎng)等信息，便于高校把握社會(huì)人才需求，及時(shí)調(diào)整自身辦學(xué)目標(biāo)和人才培養(yǎng)模式，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)。利用校友與母校之間的聯(lián)系，還可以促進(jìn)校企合作與產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的發(fā)展，通過校友就業(yè)和創(chuàng)業(yè)檔案的建立，可以吸取精髓，為高校就業(yè)創(chuàng)業(yè)教育提供案例和新思路，更好地注重全方位人才的培養(yǎng)。

從社會(huì)影響力角度而言，有助于提升社會(huì)影響，為彼此提供更多的機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。優(yōu)秀校友在社會(huì)的影響力，會(huì)不斷提升高校的知名度和社會(huì)形象。優(yōu)秀校友在社會(huì)中代表的是學(xué)校的形象，隨著校友在社會(huì)的成就越來越高，社會(huì)影響力的越來越多，關(guān)于高校的社會(huì)評(píng)價(jià)也會(huì)得到不斷提升，對(duì)于高校而言是極好的。與此同時(shí)，學(xué)校在社會(huì)的影響力和威望會(huì)為校友提供機(jī)遇，校友也會(huì)為學(xué)校帶來一定的資源，回饋學(xué)校，為學(xué)弟學(xué)妹們提供更多的機(jī)會(huì)和幫助。校友與高校的發(fā)展是相互促進(jìn)，共同發(fā)展的。

二、校友檔案建設(shè)過程中存在的問題

1.缺少政策依據(jù)

在目前的高校檔案法律規(guī)定中雖然對(duì)高校檔案進(jìn)行了黨群、行政、教學(xué)等詳細(xì)的分類，但是并沒有對(duì)校友檔案進(jìn)行明確規(guī)定。因此在缺少政策依據(jù)的情況下，校友檔案的建設(shè)就具有很大的困難。一方面，校友檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)歸類還是屬于教學(xué)檔案這也是一個(gè)重要的問題，從操作上來說，更是缺少了收集范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、收集方法等政策指導(dǎo)和規(guī)定。另一方面，高校檔案的內(nèi)容過多，涉及在校生的學(xué)籍檔案、畢業(yè)生的社會(huì)成長檔案;可能涉及文字材料檔案，也會(huì)有聲像類的檔案，尤其是畢業(yè)生離校后的檔案如何進(jìn)行追蹤和完善并沒有科學(xué)的規(guī)定，使得畢業(yè)生離校后的檔案缺失，就無法完整做好校友檔案。

2.檔案管理意識(shí)不足

雖然高校都有檔案館（室）、各部門也都配備了專、兼職檔案員，但是還存在著檔案管理意識(shí)薄弱的情況，尤其是在校友檔案管理上管理意識(shí)的不足。主要體現(xiàn)了兩方面：一方面，雖然很多高校都已經(jīng)設(shè)置了校友工作的機(jī)構(gòu)部門，但是其主要職責(zé)是加強(qiáng)校友與學(xué)校之間的聯(lián)系，組織校友活動(dòng)，宣傳學(xué)校和校友工作等，校友檔案的收集與歸檔并沒有納入到工作職責(zé)之中，這也就是校友檔案的管理意識(shí)不足的體現(xiàn)。另一方面，專職檔案員對(duì)于校友檔案的收集工作的不夠重視，即使是專職檔案員對(duì)于校友檔案的收集中也多停留于在校時(shí)期學(xué)生學(xué)籍檔案的收集與整理，畢業(yè)后的信息大多僅僅停留在畢業(yè)去向之中，而該去向所發(fā)生的更新則不在后續(xù)的收集與整理之中。校友在社會(huì)中的情況與發(fā)展的相關(guān)信息也就更得不到重視與整理了。

3.收集歸檔難度大

校友檔案的建立最主要的困難還在于檔案的收集與歸檔。一方面，完整的校友檔案的不僅應(yīng)當(dāng)有學(xué)生在校時(shí)期的學(xué)習(xí)情況，照片等相關(guān)信息，還應(yīng)當(dāng)有畢業(yè)離校后的信息、工作、照片等材料檔案，涉及了不同的載體形式和不同范圍的內(nèi)容，如何對(duì)畢業(yè)生離校后的信息進(jìn)行追蹤和了解目前沒有明確的規(guī)定，因此這也增加了檔案材料收集的難度。另一方面，校友檔案的究竟應(yīng)當(dāng)歸類在哪一種類別中尚未有一個(gè)明確的規(guī)定。高校檔案法中對(duì)高校的黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類進(jìn)行了明確的分類，但是校友檔案應(yīng)當(dāng)納入到哪一類中并沒有明文規(guī)定，這讓校友檔案在實(shí)際操作中都有很大的困難和挑戰(zhàn)性。

三、完善校友檔案建立的途徑

1.完善檔案制度

雖然高校檔案法中校友檔案相關(guān)規(guī)定的缺失就造成了檔案在收集、整理時(shí)候的隨意性，但是高?？梢栽跈n案法的政策指導(dǎo)下，根據(jù)實(shí)際情況制定適合本校的校友檔案收集和管理的規(guī)定，將校友檔案的收集與管理納入到檔案管理規(guī)章制度之中，明確歸檔范圍的同時(shí)，更要確定檔案的崗位責(zé)任制。

即是說，一方面不僅要明確列出校友檔案歸檔的范圍，各高?？梢詮淖陨韺?shí)際情況出發(fā)，結(jié)合上級(jí)有關(guān)法律法規(guī)，建立一套切合本校校友檔案歸檔工作的管理制度，從源頭根源上規(guī)范校友檔案的管理，讓校友檔案的歸檔工作有法可依，科學(xué)化地建立好校友檔案，這也是高校檔案規(guī)范化、法治化的重要體現(xiàn)。另一方面，明確檔案的崗位責(zé)任制是說要將校友檔案的收集管理與利用納入到相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，對(duì)收集、交接、管理和利用的具體步驟進(jìn)行規(guī)定，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，掌握校友檔案收集與管理的業(yè)務(wù)，確保校友檔案收集的有序進(jìn)行，使檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理部門與校友檔案形成部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)校友檔案收集與保管的重視，在校友檔案管理上不僅僅要做到豐富檔案內(nèi)容，保證檔案的真實(shí)性、有效性，、檔案工作人員更要注意對(duì)校友檔案信息的保密性，注重檔案員的職業(yè)道德修養(yǎng)，要做到時(shí)刻為校友的相關(guān)信息進(jìn)行保密處理。樹立好“以人為本”的理念，發(fā)揮好檔案部門的服務(wù)于“窗口”功能。

一方面，領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)當(dāng)要重視校友檔案的收集與管理。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好校友檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，要引起校領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，將校友檔案的收集與管理提上議事日程，針對(duì)校友檔案工作提供相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，明確好相關(guān)部門及其工作人員的崗位職責(zé)，各部門分工協(xié)調(diào)，做好校友檔案的建設(shè)工作。另一方面，加強(qiáng)相關(guān)部門及工作人員對(duì)校友檔案建立的重視。對(duì)于校友檔案建立可以從兩個(gè)部分進(jìn)行加強(qiáng)，一則，是加強(qiáng)學(xué)生在校時(shí)期相關(guān)檔案收集與整理的意識(shí)。主要包括學(xué)生的學(xué)習(xí)信息，在校時(shí)期的成績單、獎(jiǎng)懲情況、重大活動(dòng)照片等。二則，是加強(qiáng)學(xué)生畢業(yè)后相關(guān)檔案的收集與整理的意識(shí)。主要包括學(xué)生的畢業(yè)去向、工作上的重大突破和發(fā)展等，這些資料信息的收集離不開校友與學(xué)校密切的聯(lián)系，只有不斷加強(qiáng)校友與學(xué)校之間的聯(lián)系與互動(dòng)，彼此之間不斷交流才能掌握更全面的校友信息。

3.探索檔案利用新模式

基于校友檔案內(nèi)容的特點(diǎn)，可以在檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，整合高校學(xué)生學(xué)籍檔案信息，構(gòu)建校友檔案數(shù)據(jù)庫;同時(shí)加強(qiáng)部門之間的合作，檔案工作部門可以與校友會(huì)工作相結(jié)合，通過校友捐贈(zèng)、校友論壇等多元化活動(dòng)讓更多校友主動(dòng)參與到校友檔案資源的建設(shè)之中。

一方面，利用網(wǎng)絡(luò)信息化搭建服務(wù)平臺(tái)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)做好校友檔案信息化，將校友信息納入到平臺(tái)之中，這其中可以包括聲像類檔案、學(xué)籍檔案以及校友離開學(xué)校后的重要階段的檔案信息，這些信息的完善對(duì)于校友來說，可以便于日后自己的查閱和利用。同時(shí)在經(jīng)過校友的同意和確認(rèn)后，也可以提取相關(guān)信息建立杰出校友陳列室等，宣傳高校精神、展示校友風(fēng)采，加強(qiáng)校友與學(xué)校之間的互動(dòng)和聯(lián)系，激勵(lì)在校生發(fā)憤圖強(qiáng)。另一方面，可以利用網(wǎng)絡(luò)傳播速度快、高效便捷的特點(diǎn)為校友利用自身檔案提供服務(wù)。“改變‘以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動(dòng)服務(wù)的狀況，主動(dòng)為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以此贏得領(lǐng)導(dǎo)和干部職工對(duì)檔案工作的關(guān)心、重視和支持，才能在充分體現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)爭取有利地位?！睓n案工作最終的目的是在于服務(wù)。留存史料，服務(wù)好各部門的查檔利用，為學(xué)生也提供相應(yīng)的查檔服務(wù)。學(xué)生在校時(shí)期的情況無論對(duì)于學(xué)生的學(xué)習(xí)和晉升都及其重要。因此，建設(shè)完善好校友檔案可以為校友、為學(xué)校、為在校生都提供更好、更便捷的檔案利用。

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案工作的信息化也越來越為重要，如何利用網(wǎng)絡(luò)帶來的高效便捷為校友檔案的建立和利用創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)的同時(shí)，在校友檔案管理上盡量做到以人為本，讓校友檔案最大程度地發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于校友，服務(wù)于學(xué)院，服務(wù)于社會(huì);同時(shí)鑒于網(wǎng)絡(luò)、開放性、信息容量巨大、信息種類豐富、易傳播的特點(diǎn)，如何利用網(wǎng)絡(luò)及新興技術(shù)確保校友檔案的保密性與安全性是需要在實(shí)際操作的過程中不斷摸索和完善。

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