黃兆屏

摘 要：學(xué)校實(shí)施財(cái)務(wù)檔案信息化管理適應(yīng)了信息時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，但在發(fā)展過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題。因此，通過(guò)分析、研究學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的內(nèi)容，提出了有針對(duì)性的規(guī)劃方案，僅供參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案;信息化建設(shè);數(shù)字化建設(shè)

近年來(lái)，隨著新課改的不斷進(jìn)行，人們對(duì)于教育的方方面面都開(kāi)始關(guān)心起來(lái)，學(xué)校的建設(shè)成為人們看待學(xué)校強(qiáng)弱的一個(gè)重要方面。學(xué)校作為公共場(chǎng)所，尤其是普通高中，其財(cái)務(wù)檔案具有很重要的地位，為了讓財(cái)務(wù)檔案的管理變得更加科學(xué)化，也為了讓學(xué)校的建設(shè)更好，學(xué)校中應(yīng)當(dāng)采用更加先進(jìn)的信息化進(jìn)行管理活動(dòng)。信息化管理會(huì)讓財(cái)務(wù)檔案的查詢更加方便，讓檔案更加安全，并且管理工作的效率也會(huì)相應(yīng)提高。

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的背景

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制和教育改革的不斷深化和發(fā)展，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)了許多新的特點(diǎn)，比如信息量增大、時(shí)效性增強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)變動(dòng)頻繁、內(nèi)容更新迅速、查閱服務(wù)的數(shù)量和類型增多等。同時(shí)，各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的內(nèi)容每年都處于變動(dòng)之中，新的內(nèi)容和項(xiàng)目不斷出現(xiàn)。對(duì)于學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的查詢、檢索和利用，也呈現(xiàn)出日益增多的趨勢(shì)。上述現(xiàn)象都給學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也對(duì)當(dāng)前學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作提出了新的要求。因此，從短期看，實(shí)行學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理是應(yīng)對(duì)新變化和適應(yīng)新環(huán)境的有效措施;從長(zhǎng)期看，其可有效降低輕學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的難度，節(jié)省人力、財(cái)力資源，提高檔案管理的工作效率、質(zhì)量和服務(wù)水平，從而全面提高學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

2.1 財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)是指對(duì)重要的財(cái)務(wù)信息資源文件原件，采用電子掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字檔案資源格式轉(zhuǎn)化器等現(xiàn)代化的信息采集技術(shù)和設(shè)備，將紙質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件有效轉(zhuǎn)換成數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案資源的過(guò)程。數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案信息資源是指在硬磁盤(pán)、軟磁盤(pán)、激光光盤(pán)、閃存盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)等各種數(shù)字化介質(zhì)中存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)資料。與傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案載體相比，數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案具有明顯的優(yōu)勢(shì)，具體有以下4點(diǎn)：1）便于管理。數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案便于復(fù)制或修改，便于糾正錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)、信息。2）便于存儲(chǔ)。數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案的存檔形式豐富多樣，既可以方便地打印至紙質(zhì)材料上，也可以存儲(chǔ)在硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)和網(wǎng)盤(pán)等數(shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)中。3）便于傳送。數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案便于攜帶和遠(yuǎn)程傳送，不僅傳送的數(shù)量多，而且速度極快。4）便于利用。數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、統(tǒng)計(jì)和分析，可快速查詢財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)信息。因此，數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案不僅能夠更好地滿足學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展需求，還能提高學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

2.2 財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。隨著學(xué)校財(cái)務(wù)工作的日趨復(fù)雜，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容和類別更加多樣化。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容一般包括財(cái)務(wù)核算憑據(jù)類檔案，比如工資、獎(jiǎng)金、津貼和扣稅發(fā)放表等;銀行業(yè)務(wù)類檔案，比如銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等;財(cái)務(wù)收支票據(jù)類檔案，比如各種費(fèi)用的收據(jù)、助學(xué)金和獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放清冊(cè)、國(guó)家貸款發(fā)放清冊(cè)、行政事業(yè)單位往來(lái)款項(xiàng)的票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收費(fèi)的收據(jù)、上級(jí)部門(mén)給予學(xué)校的各項(xiàng)財(cái)政費(fèi)用的收據(jù)、學(xué)校的教學(xué)和教科研經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、學(xué)校行政和后勤部門(mén)的辦公支出等，以及學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊(cè)。這些財(cái)務(wù)檔案可較為完整地反映學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況，它們構(gòu)成了學(xué)校財(cái)務(wù)收支的主線。根據(jù)這些學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容和類別，在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，可有針對(duì)性地建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。比如在學(xué)校的財(cái)務(wù)管理中，可建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、財(cái)務(wù)報(bào)告檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、財(cái)務(wù)檔案銷毀管理數(shù)據(jù)庫(kù)、外來(lái)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、工資管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù);在學(xué)生管理中，可建設(shè)學(xué)生收費(fèi)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生貸款獎(jiǎng)、助學(xué)金管理數(shù)據(jù)庫(kù);在后勤管理中，可建設(shè)后勤收費(fèi)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、工程建設(shè)財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、固定資產(chǎn)折舊管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù);在教學(xué)科研方面，可建設(shè)教學(xué)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，還可建設(shè)學(xué)校校長(zhǎng)專項(xiàng)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2.3 財(cái)務(wù)檔案信息化安全性建設(shè)

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中的安全性建設(shè)是非常重要的內(nèi)容，這是因?yàn)槿魏蜗冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進(jìn)原有技術(shù)的同時(shí)，也必然會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題。正是因?yàn)樾聠?wèn)題的不斷出現(xiàn)和產(chǎn)生，才得以推動(dòng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是如此。

在學(xué)校財(cái)務(wù)檔案安全性建設(shè)中，除了實(shí)施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應(yīng)實(shí)行技術(shù)性防范措施。具體措施包括以下7種：1）確保學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源存儲(chǔ)載體的安全性。主要包括財(cái)務(wù)檔案信息資源存儲(chǔ)的介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。2）確保學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源內(nèi)容的原始性。主要包括采用數(shù)字簽署技術(shù)，比如證書(shū)式數(shù)字簽名和手寫(xiě)式數(shù)字簽名。3）采用加密技術(shù)。比如在檔案信息資源的遠(yuǎn)程傳送過(guò)程中，可采用雙密鑰碼加密。4）采用檔案數(shù)據(jù)防改寫(xiě)技術(shù)。比如將檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，并在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中采用只讀型光盤(pán)。5）采用備份技術(shù)。比如將財(cái)務(wù)檔案信息資源的內(nèi)容通過(guò)復(fù)制、輸出和打印，形成紙質(zhì)備份檔案后保存。6）確保學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)采用身份驗(yàn)證技術(shù)，給每位合法用戶一個(gè)由字母、數(shù)字或特定符號(hào)組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗(yàn)證信息。7）采用防火墻技術(shù)。

2.4 財(cái)務(wù)檔案信息化服務(wù)性建設(shè)

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是管理手段上的變化，而檔案管理的最終目的是服務(wù)于社會(huì)。因此，如果能有效地挖掘和開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)檔案中的有用信息，分析學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、辦學(xué)方向和財(cái)務(wù)運(yùn)行中的一些特點(diǎn)，并發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，則可提出有針對(duì)性的解決對(duì)策，進(jìn)而為辦學(xué)決策提供服務(wù)，為學(xué)校的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)，為教學(xué)和科研提供服務(wù)，為行政管理和后勤管理提供服務(wù)。

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源具體的服務(wù)內(nèi)容有以下4方面：1）為用戶提供個(gè)人財(cái)務(wù)信息查詢服務(wù)。比如可為本校師生、員工提供服務(wù)，使他們通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢和了解與自己有關(guān)的工資發(fā)放明細(xì)、個(gè)人所得稅繳納額、獎(jiǎng)金發(fā)放狀況、各種補(bǔ)貼發(fā)放狀況及其他所需的財(cái)務(wù)信息。2）為用戶提供財(cái)務(wù)檔案信息資源的線索型檢索服務(wù)。比如可為用戶提供財(cái)務(wù)檔案信息資源的遠(yuǎn)程公共目錄查詢、遠(yuǎn)程題錄、摘要內(nèi)容檢索和光盤(pán)等特定載體類型檔案資源的遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。3）為用戶提供學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源的下載服務(wù)。比如可為用戶提供可公開(kāi)利用的學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源的全文或原文下載、獲取、打印或遠(yuǎn)程傳送等服務(wù)。4）利用多種網(wǎng)絡(luò)工具為用戶提供服務(wù)。比如可利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)電話、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)和文檔分享資源網(wǎng)站等工具，提供有關(guān)學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理對(duì)學(xué)校的教育、科研、財(cái)務(wù)和行政管理等工作均起到了很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)作用。為了強(qiáng)化學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化管理，學(xué)校需要加快財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，從檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、安全性建設(shè)和服務(wù)性建設(shè)等方面著手，實(shí)現(xiàn)高效利用檔案資源、節(jié)約檔案管理成本的目的，從而帶動(dòng)學(xué)校財(cái)務(wù)工作全面提升。

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