楊榮梅

摘 要：隨著科技的發(fā)展，電子版已經(jīng)取代了部分紙質(zhì)版檔案。依靠人工和紙質(zhì)收集信息并加以保存的檔案方式變成了傳統(tǒng)，對于現(xiàn)在飛速發(fā)展的社會來說，這種方式已經(jīng)開始落后。檔案的管理工作，開始逐漸轉(zhuǎn)變重心，從資料的記載變成了現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)在檔案的保管和安全等。科技大爆炸的沖擊，讓很多的企業(yè)都面臨著一個選擇，是應(yīng)用新穎的電子文件還是傳統(tǒng)的檔案工作。本文主要基于現(xiàn)在企業(yè)對檔案信息的處理現(xiàn)狀對其信息化建設(shè)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);探尋

信息化成為如今這個時代最重要的東西，它不僅關(guān)系著社會的發(fā)展，對人與人之間的交流也產(chǎn)生了很大的作用，信息化建設(shè)是未來的發(fā)展方向，而檔案作為信息化中最中心的東西，在日常生活中占據(jù)了十分重要的地位，其管理工作也在逐漸向信息化和現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

1 檔案管理信息化的必要性

1.1 方便企業(yè)信息管理

檔案管理信息化能夠幫助企業(yè)進(jìn)行更好的管理，一定程度上提高了企業(yè)的工作效率。對于在企業(yè)中從事檔案管理的工作人員來說，信息化管理無疑減輕了他們的工作壓力，他們可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)中人員的檔案進(jìn)行管理，同樣，在需要調(diào)用的時候，只需要在計算機上進(jìn)行查找，然后便可以精確到每個人，這樣的工作方式不僅簡單，并且還能夠詳細(xì)的記載企業(yè)需要的信息，不會造成數(shù)據(jù)丟失的情況。相關(guān)的工作人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式實現(xiàn)線上溝通，針對檔案管理信息化中出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行分析，給出具體可行的實施方案，進(jìn)而使企業(yè)的信息管理達(dá)到優(yōu)化。

1.2 提高企業(yè)的市場競爭力

對于企業(yè)來說，檔案管理信息化能夠幫助他們提高自身在企業(yè)中的競爭力。我國很多的企業(yè)在檔案信息收集方面都存在著一個弊端，那就是信息的采集跟不上企業(yè)實際的變動，并且由于很多影響因素導(dǎo)致信息的收集工作展開的不全面。檔案管理信息化的展開，很好的解決了這個問題，通過計算機技術(shù)的幫助，企業(yè)中很多的資料都可以通過計算機進(jìn)行存儲，并且對于經(jīng)驗豐富的企業(yè)來說，他們可以利用互聯(lián)網(wǎng)了解到市場上以及其他企業(yè)的很多信息，而這些信息能夠幫助企業(yè)先一步了解到市場的需求，進(jìn)而促使自身及時作出改變，迎合市場的需求，提高自身在市場上所占有的份額[1]。

2 檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 其管理理念相對落后

在很多人的印象中，檔案就是傳統(tǒng)的白紙黑字，再用黃皮檔案袋進(jìn)行封存，從而進(jìn)行管理。這種理念一直存在于企業(yè)的相關(guān)工作人員意識中，這種保存方式相對安全且嚴(yán)格，但是對于現(xiàn)在的使用來說，已經(jīng)相對落后。長期檔案管理工作中，其工作人員已經(jīng)形成了固定僵化的思維模式，對于新型管理方式的接收需要一定的適應(yīng)時間，且檔案管理的工作長期都是處于幕后默默無聞的狀態(tài)，這也導(dǎo)致相關(guān)工作人員對其檔案管理產(chǎn)生一定的麻痹心理。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)整體工作不完善

檔案管理信息化的理念還沒有被更多的人接受，甚至很多的企業(yè)都還沒有開始采用這種方式，因此，整個檔案管理信息化建設(shè)的工作和體系并不完善。信息技術(shù)的發(fā)展速度十分的快，檔案管理信息化卻發(fā)展的緩慢，在該方面的處理中，沒有一個完整的計劃和科學(xué)的體系進(jìn)行支撐，即使部分企業(yè)開始進(jìn)行這部分的研究和探討，但始終都是在表面，沒有深究，導(dǎo)致現(xiàn)在很多信息化建設(shè)表象上看起來很好，但是深究后便會發(fā)現(xiàn)其中存在著很多漏洞，這是因為沒有一個科學(xué)的指導(dǎo)，導(dǎo)致現(xiàn)在檔案管理信息化的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人們的期望。

2.3 相關(guān)工作人員專業(yè)能力不夠

相關(guān)工作人員的專業(yè)能力也是影響檔案管理信息化建設(shè)的原因之一。要想真正實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要多個環(huán)節(jié)相互配合，不能唱“獨角戲”，并且，檔案的管理，是基于企業(yè)信息收集相對完善的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，如果連這個基礎(chǔ)都做不好，那么整個高樓也會坍塌。而相關(guān)工作人員的素質(zhì)問題，對其產(chǎn)生了十分大的影響，檔案管理對工作人員的要求，要他們熟悉檔案管理的工作流程，還要他們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解。而對于大多數(shù)企業(yè)來說，要想同時滿足這兩點，還存在很大的問題[2]。

3 檔案管理信息化優(yōu)化措施

3.1 建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念

建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念，隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展，越來越多的人對其有了接觸，所以，檔案管理工作人員需要及時轉(zhuǎn)變自己的思維方式，建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念，隨時關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息的變化，面對企業(yè)、社會、用戶做出不同的分析，給出相對應(yīng)的檔案信息。

3.2 創(chuàng)建智能、現(xiàn)代的管理系統(tǒng)

智能、現(xiàn)代的管理系統(tǒng)能夠幫助相關(guān)工作人員完成基本的檔案處理要求。針對不同檔案的管理方式，創(chuàng)作適合工作人員操作的軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的自動化實現(xiàn)對不同檔案的保管工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動化、保存自動化，運行高效安全，也是現(xiàn)代檔案管理信息化的基本要求。

3.3 提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員雖然多，但是具備高端技術(shù)的專業(yè)人才卻不多。目前最需要的，就是提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)，培養(yǎng)出一批適合自己企業(yè)發(fā)展的專業(yè)技術(shù)人才，定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)的技能和知識，只有保證了工作人員的技術(shù)，才能夠進(jìn)一步發(fā)展完善檔案管理信息化的工作，進(jìn)而保證人事管理處于高效運轉(zhuǎn)的狀態(tài)，為企業(yè)的經(jīng)營打好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

檔案管理信息化工作在企業(yè)的運行中看似不重要，實則是企業(yè)運行的基礎(chǔ)。目前，我國的很多企業(yè)并不重視檔案管理信息化建設(shè)工作，但是，要想企業(yè)在市場上有個更好的發(fā)展，必須緊跟時代的進(jìn)步，及時的改變自身，做好檔案管理轉(zhuǎn)型的工作，抓住機會，推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但是對于我國的檔案管理信息化工作來說，還有很大的進(jìn)步空間。

參考文獻(xiàn)

[1]李新路.檔案管理信息化建設(shè)探究[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（21）：152-153.

[2]于雪梅.檔案管理信息化建設(shè)探討[J].智庫時代，2018，000（037）：P.271-272.