曾菊林

摘 要：在當(dāng)前這樣一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)信息已經(jīng)成為重要的生產(chǎn)力資源，而檔案管理工作屬于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要一環(huán)，開展好檔案管理工作有助于促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，為企業(yè)管理者決策帶來(lái)重要的參考依據(jù)。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的檔案信息材料日益增多，怎樣應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，這是我們必須要深入研究的問(wèn)題。本文結(jié)合筆者實(shí)際研究，對(duì)此問(wèn)題展開了探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新模式

檔案材料客觀地記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的相關(guān)資料，也能夠直接反映出企業(yè)未來(lái)的戰(zhàn)略發(fā)展走向，屬于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為檔案管理工作提出了新的要求，越來(lái)越多現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也為檔案管理工作提供了有力支撐。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須要充分重視并開展好檔案管理工作，助力企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與變革，企業(yè)檔案收集歸檔方式、開發(fā)利用流程、檔案服務(wù)等相關(guān)工作發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，檔案資料逐漸朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案信息來(lái)源也更加多元化，同時(shí)借助于現(xiàn)代信息技術(shù)有效促進(jìn)了檔案資料查詢和利用效率的提升，企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用價(jià)值得以進(jìn)一步挖掘，在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作水平的提高，有效減少了人力物力財(cái)力的投入[1]。另外大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理真正實(shí)現(xiàn)了開發(fā)利用可視化、數(shù)據(jù)挖掘以及語(yǔ)義引擎，為管理者決策帶來(lái)了更加準(zhǔn)確全面的參考依據(jù)。我們知道，檔案管理工作的核心目標(biāo)是開發(fā)利用，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案開發(fā)利用效率的提升，深入挖掘檔案材料的隱藏價(jià)值，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的具體需求來(lái)對(duì)海量檔案資源予以深入挖掘。數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)的合理運(yùn)用能夠幫助檔案管理工作人員從海量檔案信息中提取出有價(jià)值的內(nèi)容，能夠讓檔案管理工作人員結(jié)合用戶的實(shí)際需求來(lái)對(duì)檔案資源予以定制開發(fā)，有效促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提高。檔案用戶以及管理人員的關(guān)系不單單停留在過(guò)去那種用戶直接提出相應(yīng)需求后再由檔案管理人員給予相應(yīng)服務(wù)，而是發(fā)展為用戶和檔案管理人員之間的雙向溝通交流，做到了檔案開發(fā)利用和服務(wù)工作從過(guò)去的“被動(dòng)”轉(zhuǎn)化為“主動(dòng)”。另外，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作人員能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案數(shù)據(jù)的全生命周期予以檢測(cè)，深入挖掘與共享檔案資源中所蘊(yùn)含的有價(jià)值信息，為用戶帶來(lái)更加高質(zhì)量的服務(wù)，確保企業(yè)檔案資源價(jià)值的最終實(shí)現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式

2.1 實(shí)行一體化檔案管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有信息化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為支撐，進(jìn)一步推進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)一體化平臺(tái)的銜接，對(duì)于檔案材料收發(fā)模塊涉及的管理流程予以分塊處理，從而不斷促進(jìn)不同模塊信息數(shù)據(jù)共享水平的提升，如此一來(lái)有助于促進(jìn)企業(yè)檔案資源管理與利用水平的提高。在對(duì)相關(guān)管理軟件進(jìn)行對(duì)接時(shí)，需要對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)和企業(yè)一體化平臺(tái)予以優(yōu)化，在辦公系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)過(guò)程中加入數(shù)字化檔案信息材料管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這樣才能夠?qū)?shù)字化檔案材料進(jìn)行全生命周期的科學(xué)高效管理。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中必須要根據(jù)具體情況來(lái)制定信息化建設(shè)工作方案，在這一前提下把數(shù)字檔案館添加到一體化管理平臺(tái)中來(lái)，對(duì)目前已有的信息管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館予以規(guī)范整合，從而形成符合企業(yè)實(shí)際的檔案管理模塊，實(shí)現(xiàn)一體化檔案信息管理，讓企業(yè)能夠慢慢建立更加全面的信息管理體系，助力企業(yè)信息化建設(shè)。

2.2 推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨讓現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案信息資源表現(xiàn)出量大、種類多的突出特點(diǎn)，單純憑借過(guò)去的檔案管理工作模式逐漸難以滿足當(dāng)前的實(shí)際需要。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理與存儲(chǔ)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，企業(yè)還需要著重推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)企業(yè)檔案管理工作流程予以優(yōu)化和固定，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所形成的各類電子檔案或數(shù)字資源予以全方位收集、整理和存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享利用的一個(gè)現(xiàn)代化管理平臺(tái)。和過(guò)去的檔案管理模式比起來(lái)，數(shù)字檔案館表現(xiàn)出檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化以及檔案服務(wù)知識(shí)化的突出特點(diǎn)，在建設(shè)過(guò)程中需要逐漸落實(shí)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)電子文件、元數(shù)據(jù)以及多媒體文件實(shí)施檔案管理，促進(jìn)紙質(zhì)資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，制定相配套的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和管理機(jī)制[2]。

2.3 加強(qiáng)檔案信息安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有效促進(jìn)了企業(yè)檔案管理效率的提升，但同時(shí)我們也應(yīng)當(dāng)充分重視檔案信息安全管理工作。在實(shí)際的管理工作中，檔案工作人員需要不斷增強(qiáng)自身安全意識(shí)，充分了解檔案管理活動(dòng)的相關(guān)情況，落實(shí)好檔案資源的流程管理，特別是針對(duì)部分珍貴的檔案數(shù)據(jù)資料應(yīng)當(dāng)引起充分重視。另外還需要借助于相應(yīng)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)打造一個(gè)更加安全的檔案管理環(huán)境。為確保數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案具備同樣的價(jià)值和法律效力，應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)，如光筆簽名或數(shù)字簽名，將其當(dāng)成是數(shù)字檔案真實(shí)性、完整性審查的依據(jù)，同時(shí)便于后期進(jìn)行查詢檢索和責(zé)任追查。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體情況，根據(jù)不同類型檔案材料的應(yīng)用服務(wù)范圍和實(shí)際特征，應(yīng)用防篡改技術(shù)，把檔案數(shù)據(jù)材料設(shè)置為只讀，保證其不會(huì)被惡意更改。近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，對(duì)于黑客或病毒都有了相應(yīng)的防范工具，檔案管理人員可借助于加密技術(shù)或防火墻來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案資源實(shí)施加密，也能夠?qū)τ脩粼O(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，在查詢利用之前對(duì)其實(shí)施身份驗(yàn)證，從而確保檔案材料的安全。

2.4 提升檔案信息服務(wù)水平

一方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案材料的整合與優(yōu)化，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)相同類型或相互之間具有較強(qiáng)關(guān)聯(lián)性的檔案材料予以有機(jī)整合，隨后按照相應(yīng)用戶對(duì)企業(yè)檔案材料的使用需求，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案資源實(shí)施開發(fā)和挖掘，在這一前提下建設(shè)專門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù);另一方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案信息服務(wù)方式予以持續(xù)優(yōu)化，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)搭建檔案云服務(wù)平臺(tái)，如此一來(lái)可以幫助用戶不受時(shí)間和空間的束縛來(lái)查閱利用數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案材料，依靠可視化平臺(tái)的打造，能夠?qū)ζ髽I(yè)相關(guān)項(xiàng)目的全過(guò)程信息進(jìn)行呈現(xiàn)，確保檔案資源的準(zhǔn)確性和完善性[3]。

與此同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員必須要堅(jiān)持從自己做起，主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，具備更強(qiáng)的檔案信息處理能力，不斷提升服務(wù)意識(shí)和水平，能夠善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)開展好自身工作，促進(jìn)綜合素質(zhì)能力的提升。對(duì)于企業(yè)而言，也應(yīng)當(dāng)定期組織開展各種培訓(xùn)教育活動(dòng)，讓檔案管理人員能夠通過(guò)學(xué)習(xí)合作、訪問(wèn)交流等形式來(lái)更新其知識(shí)體系，提升檔案管理技能和業(yè)務(wù)水平，助力企業(yè)的健康發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理面臨著新的發(fā)展機(jī)遇，也對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求。因此在實(shí)際工作中必須要依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理模式予以創(chuàng)新改革，促進(jìn)檔案管理制度的完善與優(yōu)化，構(gòu)建更加科學(xué)高效的檔案信息檔案平臺(tái)，推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，真正促進(jìn)檔案服務(wù)水平的持續(xù)提升，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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