摘 要：數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，給高職院校的教學(xué)管理工作帶來了深遠(yuǎn)的影響。如今，依托數(shù)字技術(shù)和設(shè)備，許多高校都走上了數(shù)字化校園建設(shè)之路。檔案管理是高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在數(shù)字化校園下，高職院校檔案管理工作要適應(yīng)時代發(fā)展需求，借助數(shù)字技術(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提高檔案利用率。文章以數(shù)字化校園建設(shè)為背景，就數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作提出了幾點(diǎn)對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園;高職院校;檔案;管理工作

數(shù)字化校園并不是一種教學(xué)形式，而是以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，發(fā)展起來的集教研、管理、服務(wù)于一體的虛擬教育環(huán)境。建設(shè)數(shù)字化校園，是時代發(fā)展和數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新、應(yīng)用的結(jié)果。在數(shù)字化校園背景下，學(xué)校在教學(xué)管理領(lǐng)域需要合理引進(jìn)數(shù)字技術(shù)，提高教學(xué)管理及服務(wù)質(zhì)量。高職教育是職業(yè)教育的代表，近年來，在數(shù)字技術(shù)支持下，高職院校在教學(xué)管理方面逐步與社會接軌，從而有效提高了教學(xué)管理的質(zhì)量。但是，整體來看，高職院校在檔案管理方面，還存在一些亟待解決的問題。

1 數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理現(xiàn)狀

檔案是高職院校發(fā)展的記錄和憑證。高職院校的檔案具有職能性、原始性、價值性等特點(diǎn)，高職院校的檔案工作基本專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性、復(fù)雜性。我國的高職教育雖然起步晚，發(fā)展時間也不長，但是在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)和支持下，也取得了一定的成就。隨著科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，如今，許多高職院校也陸續(xù)開發(fā)與更新了檔案檢索工具、管理系統(tǒng)，檔案管理工作也朝著智能化、信息化方向不斷發(fā)展，許多高職院校的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。但是，數(shù)字化校園背景下的高職院校檔案管理工作也暴露出了許多問題。其中，硬件設(shè)施缺乏，檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，是高職院校在檔案管理中普遍存在的問題。如許多高職院校雖然構(gòu)建了新型檔案管理模式，但是由于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不足，觀念落后，所以檔案數(shù)字化建設(shè)工作遲遲未啟動，相關(guān)工作也無法順利開展。在此情境下，許多高職院校都沒有配備專門的硬件設(shè)備，檔案管理軟件也非常落后。由于檔案部門革新能力不強(qiáng)，所以許多高職院校的檔案管理模式相對分散、針對性不強(qiáng)。加上管理體制不健全，管理制度不完善，所以許多職能部門的檔案資料保留、利用效率都不高。此外，針對檔案管理，許多高職院校都沒有配備專門的檔案管理人員，檔案管理員多身兼數(shù)職，不懂得數(shù)字化管理技術(shù)與技巧，檔案管理工作人手短缺，工作壓力大，許多檔案資料也沒有交給檔案室統(tǒng)一管理。

2 數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理策略

1）加大資金投入，做好管理規(guī)劃。檔案管理工作程序復(fù)雜，集檔案收集、處理、整合、存儲、傳輸和應(yīng)用于一體。高職院校的檔案管理工作，根本目的是為高職院校日常運(yùn)作和發(fā)展提供信息支持，滿足社會對人才提出的個性化要求。信息社會的到來，給高職院校的檔案管理工作提出了更高的要求。高職院校只有走檔案數(shù)字化管理道路，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能避免出現(xiàn)信息孤島，提高教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)。這也要求高職院校的領(lǐng)導(dǎo)干部強(qiáng)化檔案管理工作意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理職能向縱深拓展，為檔案管理信息化搭建舞臺。因此，高職院校大力支持檔案數(shù)字化、信息化管理工作，將檔案管理信息化建設(shè)納入校園信息化建設(shè)規(guī)劃，制定合理的檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，為檔案管理提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，要求有關(guān)部門充分利用學(xué)?，F(xiàn)有資源做好基礎(chǔ)設(shè)施健身，并在原有數(shù)字化校園中的信息平臺基礎(chǔ)之上，嵌入檔案管理系統(tǒng)軟件，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案數(shù)字化管理軟件、檔案資源信息庫、檢索系統(tǒng)，充分利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓展多元化的信息獲取途徑和渠道，實(shí)時保存數(shù)字檔案信息，分階段、分步驟、有計(jì)劃地推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，為學(xué)校管理、發(fā)展而服務(wù)。

2）建立管理制度，提高管理質(zhì)量。依法治國，是我國的基本國策。在依法治國背景下，高職院校也要樹立依法治校理念，加快法治管理進(jìn)程。數(shù)字化校園下的檔案管理工作要想真正有效地落到實(shí)處，必須要重新構(gòu)建現(xiàn)有的檔案管理責(zé)任制度，完善檔案管理機(jī)制，并將之都落到實(shí)處，落實(shí)到個人。因此，數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)做好檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，需要根據(jù)數(shù)字化管理規(guī)律和特點(diǎn)，規(guī)范學(xué)校檔案室集中管理流程，完善檔案數(shù)字化加工管理制度、檔案數(shù)字化安全管理制度和檔案數(shù)字化工作紀(jì)律、檔案數(shù)字化保密制度，做好權(quán)責(zé)劃分，明確相關(guān)部門、人員的職責(zé)和權(quán)限。然后，由學(xué)校黨政辦公室牽頭，將人事、學(xué)工、財(cái)務(wù)各個部門聯(lián)合起來，利用網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行各個部門聯(lián)動，共同做好檔案整理、鑒定、立卷、保管、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)工作，提高檔案利用、共享率。如各部門要對高職院校檔案信息化建設(shè)工作的開展前期調(diào)研，展開工作研究，指定專門的檔案材料收集人、直接負(fù)責(zé)人，建立部門檔案管理制度，形成檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，并做好檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)操作水平、信息水平和檔案管理系統(tǒng)使用能力，改變檔案管理工作者職業(yè)能力和素質(zhì)較低的狀況。

3）重視資源建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)利用。數(shù)字化校園下的高職院校檔案管理工作的重點(diǎn)是充分利用數(shù)字技術(shù)做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案管理效率。因?yàn)闄n案信息資源是檔案工作賴以生存的基礎(chǔ)，沒有豐富的檔案信息資源，檔案信息化建設(shè)和服務(wù)根本無從談起，也沒有任何意義。如今，許多高職院校的數(shù)字化校園的建設(shè)與相關(guān)工作已經(jīng)順利開展，這也為檔案管理工作提供了良好的條件。高職院校要抓住機(jī)會，依托已經(jīng)進(jìn)行的數(shù)字化校園工程建設(shè)中可利用的數(shù)字化平臺、校園信息系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)字檔案館，狠抓學(xué)校各職能部門的檔案建設(shè)，提高部門檔案立卷質(zhì)量，按照統(tǒng)一管理模式和雙套制歸檔原則，將紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。然后，狠抓檔案接收環(huán)節(jié)，將一切能接受進(jìn)館的檔案全部接收進(jìn)來，擴(kuò)大檔案信息收集范圍，拓寬檔案收集渠道，豐富檔案信息資源的種類。尤其是做好重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目、重大活動檔案的檔案收集工作。在此基礎(chǔ)上，狠抓檔案整合工作，根據(jù)制度規(guī)定，將分散在校內(nèi)各部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸整和保管，并利用數(shù)字技術(shù)優(yōu)化配置和整理加工檔案資源，依托數(shù)字化校園信息平臺整合、發(fā)布檔案資源和信息，走具有高職教育與校園特點(diǎn)的檔案數(shù)字化管理之路。

4）加強(qiáng)人才建設(shè)，高效集中管理。人才是推動科技發(fā)展的根本。高職院校檔案數(shù)字化管理，要以人才為依托，要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，解決人才短缺這個難題。因此，高職院校在檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理中，首先要制定人才引進(jìn)和培養(yǎng)方案，將“引進(jìn)來”和“走出去”結(jié)合起來，引進(jìn)專業(yè)的具有數(shù)字化工作能力和經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，并為檔案管理工作配備一定數(shù)量的可以勝任檔案崗位工作的兼職檔案管理人員，滿足檔案管理工作的根本需求。然后，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度，分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地開展檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過學(xué)校培訓(xùn)、在職研修、經(jīng)驗(yàn)交流、專家指導(dǎo)和講座等形式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，促使他們精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，集中高效進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效率，為學(xué)校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，在數(shù)字化校園背景下，檔案管理信息化建設(shè)，是不可逆轉(zhuǎn)的時代趨勢。所以，高職院校要制定檔案信息化建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，多管齊下，切實(shí)做好檔案數(shù)字化管理把控工作，為高職院校長遠(yuǎn)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

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作者簡介

涂曉英（1972-），女，四川射洪人，畢業(yè)于四川師范大學(xué)，大學(xué)本科，副研究館員。