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        試論加強(qiáng)電力檔案管理的有效措施

        2020-12-01 03:13:32張玉霞
        卷宗 2020年24期
        關(guān)鍵詞:解決措施問題

        張玉霞

        摘 要:電力檔案管理是電力企業(yè)至關(guān)重要的一項(xiàng)工作,在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展中,電力檔案管理體系隨著信息技術(shù)的引用也在不斷進(jìn)步,管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中,通過信息技術(shù)的手段可以更規(guī)范的完成檔案管理工作,減少了工作量,提高了管理人員的工作效率。為了電力檔案管理更好的在企業(yè)中發(fā)揮作用,需要提高檔案管理水平,使檔案管理工作在企業(yè)中得到重視。本文通過對(duì)電力檔案管理現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析,探討出解決電力檔案管理問題的相應(yīng)措施。

        關(guān)鍵詞:電力檔案管理;問題;解決措施

        在信息化時(shí)代,加強(qiáng)電力檔案管理模式是促進(jìn)電力檔案管理工作發(fā)展的重要途徑,電力檔案管理工作的快速發(fā)展使檔案管理資料逐漸增多,增加了管理人員的工作量,也會(huì)相應(yīng)的出現(xiàn)諸多問題,本文通過作者自身的工作經(jīng)驗(yàn),分析出電力檔案管理中出現(xiàn)的問題并提出相應(yīng)的解決措施,希望可以提升電力檔案管理工作的規(guī)范性,提高工作效率,促進(jìn)電力檔案管理的有效發(fā)展。

        1 電力檔案管理的含義

        檔案管理顧名思義就是檔案管理人員對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行整理及保存工作,促進(jìn)電力企業(yè)其他部門的工作可以有效進(jìn)行,在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),會(huì)遇到很多難點(diǎn),一是電力檔案管理資料整理過程復(fù)雜繁重,加大了檔案管理人員工作量;二是需要對(duì)檔案資料分類保存,是一個(gè)耗時(shí)耗力的工作步驟;三是需要對(duì)整理好的資料進(jìn)行多方面因素的考慮合理歸檔,保證檔案資料的安全性及便捷性;四是對(duì)檔案資料進(jìn)行年份的劃分,做好分類編輯工作,方便相關(guān)人員查閱及使用。在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展下,電力企業(yè)對(duì)檔案管理大多使用電子檔案錄入形式,通過電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案資料快速錄入以及保存,方便相關(guān)人員查閱的同時(shí)提高了管理人員的工作效率,促進(jìn)電力檔案管理的迅速發(fā)展。

        2 電力檔案管理出現(xiàn)的問題

        1)對(duì)電力檔案管理的重視程度不夠。在工作中,大部分企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作理解有誤區(qū),認(rèn)為檔案管理就是對(duì)企業(yè)的相關(guān)資料進(jìn)行輸入以及保存的工作,沒有把檔案管理工作放到比較重要的位置,而大部分領(lǐng)導(dǎo)投入大量人力物力去管理檔案,嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,很多電力企業(yè)注重電力的工程建設(shè),往往忽視了檔案管理建設(shè),使企業(yè)員工對(duì)檔案管理工作缺乏主動(dòng)性,對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查報(bào)以應(yīng)付了事的態(tài)度,沒有以對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)任的態(tài)度去完成檔案管理工作。

        2)電力檔案管理工作落后。由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠,導(dǎo)致在檔案管理的建設(shè)上投入資金較少,使企業(yè)的檔案部門沒有相應(yīng)的管理軟件及技術(shù),企業(yè)員工還是以手工錄入方式進(jìn)行工作,降低了檔案管理的工作效率。有一部分電力企業(yè)的檔案部門有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),但仍然與其他部門的工作做不到有效接洽,企業(yè)員工在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)整理資料相對(duì)困難,從而體現(xiàn)出電力檔案管理工作的落后。

        3)電力檔案管理人員素質(zhì)較低。大部分電力檔案管理人員都是沒有相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)證書,沒有受過相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),導(dǎo)致對(duì)電力檔案的管理工作并不是很了解,其次很多檔案管理人員都是企業(yè)年齡較大或者身體素質(zhì)較差的員工來擔(dān)任的,由于年齡大的緣故很適合這種安逸的工作環(huán)境,失去了工作熱情,缺乏對(duì)工作的主動(dòng)性以及創(chuàng)新性,以循規(guī)蹈矩的方式進(jìn)行工作,降低了電力檔案管理的工作效率,也使檔案管理人員的素質(zhì)有所下降。

        4)檔案記錄不完善。電力檔案管理人員只注重?cái)?shù)據(jù)資料的收集,對(duì)照相、攝像以及錄音設(shè)備沒有很好的利用,就算利用了聲像設(shè)備同時(shí)進(jìn)行了收集,檔案管理人員沒有及時(shí)的進(jìn)行歸檔保存,也會(huì)造成大量聲像資料丟失現(xiàn)象,影響了聲像檔案管理的有效進(jìn)行。

        檔案管理人員對(duì)檔案管理的記錄收集方式也不規(guī)范,比如同一件事情會(huì)用多種方式進(jìn)行記錄,增加了管理人員的工作量也使查驗(yàn)工作難度加大。

        5)電力檔案管理體系不健全。電力企業(yè)的部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電力工程建設(shè)的高度重視,從而忽視了電力檔案管理以及資料收集工作,對(duì)進(jìn)一步開展檔案管理工作增加了難度,使檔案管理人員處于被動(dòng)狀態(tài),只能靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)展。很多檔案都是等企業(yè)完工后開始進(jìn)行檔案歸檔工作,由于不是開工開始時(shí)進(jìn)行的檔案管理,導(dǎo)致部分資料的丟失,使管理人員只能憑記憶整理資料進(jìn)行歸檔工作,加大了管理人員的工作量也使整個(gè)檔案管理體系得不到規(guī)范管理。

        3 提高電力檔案管理的有效措施

        1)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。電力企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí),應(yīng)優(yōu)先選擇有工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)院校畢業(yè)人員,提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì),同時(shí)也提升了整個(gè)檔案管理工作效率,調(diào)動(dòng)了員工工作積極性。對(duì)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的管理人員,應(yīng)定期的進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn),更好的掌握檔案管理知識(shí)及相關(guān)技能,促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)展。

        2)提升管理意識(shí),促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化開展。不斷增強(qiáng)檔案管理人員的思想意識(shí)對(duì)促進(jìn)電力企業(yè)檔案工作的規(guī)范化開展有著積極影響。電力企業(yè)要幫助檔案管理工作人員樹立正確的思想理念,提高相關(guān)工作者的管理理念和管理意識(shí),這樣才能提高檔案管理能力,為電力企業(yè)檔案管理工作的高效開展提供保障。同時(shí)。要想進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理工作水平,必須要加強(qiáng)這項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),確保檔案管理工作能夠得到有序開展。

        3)推動(dòng)電子檔案的快速發(fā)展。近年來,隨著電力事業(yè)的蓬勃發(fā)展,企業(yè)各門類檔案也不斷增長(zhǎng),隨之也給檔案保管和查找利用帶來了很大的困難。而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展可以對(duì)各門類紙質(zhì)檔案實(shí)行數(shù)字化加工掃描,大批量轉(zhuǎn)化為電子文件。電子檔案代替紙質(zhì)檔案,給檔案的保存、查找和利用帶來了很大的便利,既節(jié)約了時(shí)間又減少了工作量,電子檔案管理實(shí)踐的廣泛運(yùn)用,有助于理清檔案學(xué)科框架,促進(jìn)電子檔案管理領(lǐng)域?qū)W術(shù)的正常交流,推動(dòng)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

        4)提高管理人員對(duì)電力檔案管理的重視。電力檔案管理人員對(duì)檔案管理的不夠重視,使電力檔案管理工作的開展受到了一定程度的阻礙。提高管理人員的工作效率應(yīng)增加管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度,應(yīng)大力宣傳檔案管理知識(shí),將管理人員的被動(dòng)工作狀態(tài)調(diào)整為積極狀態(tài),了解檔案管理工作的性質(zhì),使員工不是為了工作而工作,從而以飽滿的熱情投入到工作中,掌握專業(yè)知識(shí)的同時(shí)也提升了工作效率。

        5)加強(qiáng)電力檔案管理制度,融入電腦信息技術(shù)。促進(jìn)電力檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展,需要對(duì)相關(guān)的管理工作制定相關(guān)的規(guī)章制度,檔案管理人員按照制度去進(jìn)行工作,提高了電力檔案管理的工作水平。用先進(jìn)的電腦信息技術(shù)替代管理人員現(xiàn)有的工作技術(shù)方式。檔案管理工作資料比較復(fù)雜繁重,整理較困難,需要管理人員有足夠的耐心以及專業(yè)技術(shù)能力去完成工作,但也避免不了發(fā)生錄入錯(cuò)誤情況,而運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)可以解決這種情況,大多數(shù)的檔案管理人員都是通過手工錄入的方式進(jìn)行檔案管理工作,由于每個(gè)人的書寫方式不同,使檔案管理人員查閱時(shí)出現(xiàn)看不懂的情況,通過電腦信息技術(shù)的介入,可以減少檔案管理人員工作中的工作量,保證檔案管理工作的完整性,提高工作效率。

        綜上所述,電力檔案管理工作的管理好壞直接影響電力企業(yè)的發(fā)展,檔案管理人員在工作中也會(huì)出現(xiàn)很多問題,應(yīng)通過提高管理人員素質(zhì)、加大宣傳力度使檔案管理工作得到重視、制定相關(guān)管理制度、投入先進(jìn)設(shè)備及技術(shù)等措施,提高電力檔案管理人員的工作效率以及檔案工作質(zhì)量,運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段對(duì)檔案資料進(jìn)行錄入以及整理工作,從而促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]廖秀梅.電力企業(yè)提高檔案管理水平的措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2020.

        [2]梁麗寧.淺談電力檔案管理實(shí)際工作存在的問題及其改進(jìn)策略[J].青年時(shí)代,2019,00(011):290.

        [3]趙云波.新時(shí)期加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019,312(07):98.

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