牛妍懿 郭久智 溫明明

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展及信息化技術(shù)的廣泛運用，信息技術(shù)的運用改變了人們固有的工作方式和思維模式，在各個領(lǐng)域給人們帶來了高效、便利和快捷。傳統(tǒng)模式下的高效教學檔案通常是以紙質(zhì)為媒介載體，這種檔案管理模式有很多的滯后性和缺陷性。自信息化技術(shù)被運用在高校教學檔案管理以來，電子檔案管理能夠很好地彌補以前的各種不足，高校檔案管理工作新模式也應運而生。本文將以分析高校教育檔案現(xiàn)狀為切入點，結(jié)合信息化技術(shù)運用的優(yōu)勢，對信息化背景下高校教學檔案管理進行實踐分析和探索。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;教學;檔案管理

一、前言

信息化已經(jīng)成為當今時代必然的發(fā)展趨勢，全球信息資源正逐漸整合、保存和共享，信息資源的開發(fā)和利用程度已成為一個地區(qū)乃至一個國家信息現(xiàn)代化發(fā)展的衡量標準。國家經(jīng)濟的快速穩(wěn)定發(fā)展離不開人才的貢獻，近些年國家不斷加強對人才培養(yǎng)的人力、物力、財力投入，特別是對高等教育的投入。高校教學檔案的管理是高等教育信息資源管理的載體之一，其體現(xiàn)了對高校重要信息的開發(fā)和利用程度，同時促進了各高校之間資源的共享和教學信息的交流[1]。將現(xiàn)代信息化與高校教學檔案管理工作相結(jié)合，以先進科學的信息化技術(shù)去管理高校教學檔案能夠提高高校教學檔案管理的效率和準確度，減輕檔案管理人員的工作量，擴大信息共享的范圍，滿足各高校多元化的需求，保證了高校教學檔案管理的不斷改進和完善。

二、信息化背景下高校教學檔案管理的概念及主要功能定位

（一）高校教學檔案管理的概念

檔案的管理是對檔案實體和檔案信息進行管理，其中具體可分為檔案的收集、整合、分類、統(tǒng)計、辨別、研究、存檔、查閱、運用等多方面管理內(nèi)容。高校教學檔案管理是高校教學過程中不可或缺的一部分，對高校教學效果和質(zhì)量具有很大的幫助作用，老師和學校可以在教學檔案管理中不斷查漏補缺，提升教學水平和能力，對高校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供堅實的信息基礎(chǔ)。

（二）高校教學檔案管理的主要功能定位

在過去的高校教學檔案管理過程中，對高校教學過程中各種信息的收集、整合和保存是高校教學檔案管理的主要內(nèi)容和功能，對于整合后信息資源的共享和再利用并沒有實施專業(yè)的管理。傳統(tǒng)模式下高校教學檔案管理的主要內(nèi)容已經(jīng)無法適應快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)，更無法為高校教學過程中的多元化需求服務。因此，傳統(tǒng)的高校教學檔案管理內(nèi)容應不斷改進、創(chuàng)新、完善，通過高科技信息化技術(shù)拓展高校教學檔案管理的功能定位，為高校的教學活動提供更有力的幫助。

三、信息化背景下高校教學檔案管理的缺陷和不足

（一）高校對于教學檔案管理工作的關(guān)注程度不高

就目前高校教學檔案管理工作的開展情況來看，很多高校并沒有意識到高校教學檔案管理的功能定位和重要作用，缺乏對教學檔案管理的認識和重視。學校對于教學檔案管理工作較低的關(guān)注度會直接導致檔案管理人員工作及時度、管理效果的不明顯。另外，信息化背景下的高校教學檔案管理需要檔案管理人員具備相關(guān)專業(yè)知識，除懂得最基本的檔案管理知識外，還需要檔案管理人員熟練掌握網(wǎng)絡科技、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)方面的高科技知識[2]。

（二）高校教學檔案管理工作內(nèi)容多、效率低

傳統(tǒng)的高校教學檔案都是以紙質(zhì)文件作為記錄載體，這種形式的記錄在整理、收集、分類、查閱等各個環(huán)節(jié)中都是極其復雜的，同時紙質(zhì)文件很容易破舊、破損，長時間的保存、查閱等很容易將其損壞。因此，高校教學檔案管理工作者在各個環(huán)節(jié)都必須小心仔細，需要耗費大量的人力、物力、財力成本。再加上高校教學檔案每年都在不斷地增加積累，除了整理、更新新的教學檔案外，還需要不斷維護舊的教學檔案，這就使得整個教學檔案管理工作效率偏低，影響了整個教學檔案管理的信息化進程。

（三）高校教學檔案管理工作基礎(chǔ)設備不夠完善

由于高校教學檔案管理工作不是高校教育的主要內(nèi)容，各高校對于教學檔案管理的人力、物力、財力投入都很有限，這導致了檔案管理現(xiàn)有的設備和軟件都較為落后，不符合現(xiàn)代化管理的要求[3]。設備的老舊和現(xiàn)代化程度過低不僅會給檔案管理人員增加很多不必要的工作，嚴重降低檔案管理的工作效率，同時還影響整個學校檔案管理的信息化進程。

四、信息化背景下高校教學檔案管理的主要方式

（一）實現(xiàn)高校教學檔案的數(shù)字化管理

實現(xiàn)高校教學檔案的數(shù)字化管理是信息化背景下的必然趨勢和主要途徑之一。目前，各高校教學檔案信息化管理的主要問題就是要不斷改進和完善檔案管理模式，運用科學合理的管理方法。筆者認為，可以從以下四個方面入手：

首先，對高校教學檔案的目錄進行數(shù)字化的編制和整理，這樣不僅能夠大大縮減檢索的時間，提高效率，同時還能進一步實現(xiàn)高校教學檔案的數(shù)字化管理;其次，對利用頻次高的教學檔案應加強數(shù)字化管理，及時為教學工作提供快捷的服務;再次，高校應從本校檔案管理的實際情況出發(fā)，將高校教學檔案的數(shù)字化管理與本校的實際情況相結(jié)合，創(chuàng)造出有具有本校特色的檔案管理模式，使教學檔案的數(shù)字化管理能夠真正為高校教學活動提供幫助[4];最后，加強高校教學檔案信息資源的共享，通過數(shù)字化的管理模式及時更新、整合、上傳信息，利用互聯(lián)網(wǎng)無時間、空間限制的特點，為高校教學檔案的流通提供便捷的渠道，創(chuàng)建區(qū)域性的信息資源共享平臺，實現(xiàn)各高校教學信息資源的共享和相互借鑒學習。

（二）建立統(tǒng)一規(guī)范的高校教學檔案管理標準

高校教學檔案的信息化管理仍處于自我摸索和完善的階段，急需統(tǒng)一規(guī)范的管理方案和標準來指導。高校教學檔案內(nèi)容多，管理起來工作量較大、較復雜，因此應建立規(guī)范的高校教學檔案信息化管理準則以供遵守和實施，如可以對檔案的信息整合、標注、保存、檢索、傳輸、管理等操作環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一程序規(guī)定;檔案管理工作人員應嚴格按照標準程序進行作業(yè)，保證檔案管理工作的高效性、準確性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。

（三）大力提升高校教學檔案信息化管理隊伍的工作能力

為實現(xiàn)高校教學檔案的信息化管理，高校需要加強對檔案管理人才隊伍的建設，大力提升檔案管理工作人員的綜合工作能力。由于高校教學檔案信息化管理工作在實踐操作中需要大量運用先進的高科技技術(shù)，檔案管理工作人員需要具備一系列相關(guān)專業(yè)知識，除懂得最基本的檔案管理知識外，還需要檔案管理人員熟練掌握網(wǎng)絡科技、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)方面的高科技知識。大力培養(yǎng)和引進相關(guān)專業(yè)化人才，能夠保障高校教學檔案信息化管理的持續(xù)開展和進步。所以，高校應加大對相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)投入，定期對現(xiàn)有檔案管理工作隊伍進行培訓、指導和考核，優(yōu)勝劣汰，淘汰掉考核不合格的人員，保證檔案管理人才隊伍的先進性。

（四）加強對高校教學檔案管理工作基礎(chǔ)設備的投入和建設

就目前情況而言，很多高校教學檔案管理工作基礎(chǔ)設備老舊、落后，給檔案管理人員增加了很多不必要的工作，嚴重降低了檔案管理的工作效率，同時還影響了整個學校檔案管理的信息化進程。先進完善的基礎(chǔ)設施設備是實現(xiàn)高校教學檔案信息化管理的必要物力條件，因此，各高校應嚴格根據(jù)檔案信息化管理的要求，加大對教學檔案管理工作的基礎(chǔ)設施設備支持，及時對現(xiàn)有基礎(chǔ)設備設施進行更新?lián)Q代，以保證其先進性、科學性、適用性[5]。例如，更新現(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡設備、檔案儲存載體、硬盤、軟件等相關(guān)設備，大力提高高校教學檔案的管理水平。

五、結(jié)語

教學檔案的規(guī)范化、科學化管理是高效教學過程中重要的總結(jié)和歸納環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的廣泛推廣和運用，新的教學檔案模式不斷沖擊和改變著傳統(tǒng)教學檔案管理工作。信息化背景下，資源能夠得到更好的整合、保存、查閱和共享，因此，高校在進行教學檔案管理時，應順應時代潮流和網(wǎng)絡科技的發(fā)展，不斷改革和完善教學檔案管理的現(xiàn)有模式，在實踐和探索中促進高校教學檔案管理的信息化建設。

參考文獻：

[1]董唯.大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理探析[J].赤子，2018（10）：194.

[2]白銘宇.基于信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].才智，2019（21）：217.

[3]劉靜，章倩倩.信息化背景下高校教學檔案管理方式轉(zhuǎn)變研究[J].文學教育：下，2019（6）：148-149.

[4]程瑞紅.信息化背景下的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018（2）：133-134.

[5]姜春美.信息化背景下高校教學檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].新校園：上旬刊，2018（1）：100-101.