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        財務共享服務模式下中小企業(yè)內部控制問題及對策

        2020-11-30 08:47:46鄒志文
        經(jīng)濟研究導刊 2020年29期
        關鍵詞:財務共享服務中小企業(yè)內部控制

        鄒志文

        摘 要:在“大數(shù)據(jù)”、“云計算”、人工智能等高新技術快速發(fā)展下,中小企業(yè)逐漸通過建設財務共享服務中心實現(xiàn)財務工作的信息化管理,有效提升財務工作的規(guī)范化。中小企內部控制制度不健全、內部控制手段單一、內部控制制度與財務共享服務需求無法匹配,導致財務共享服務中心無法有效發(fā)揮作用。因此,通過研究財務共享服務中心對企業(yè)內部控制五要素影響,分析中小企業(yè)財務共享服務中心下內部控制問題,并提出相應改正措施。

        關鍵詞:中小企業(yè);財務共享服務;內部控制

        中圖分類號:F275? ? ? ?文獻標志碼:A? ? ? 文章編號:1673-291X(2020)29-0105-02

        引言

        財務共享服務中心能有效整合企業(yè)內部不同事務、優(yōu)化企業(yè)財務流程,實現(xiàn)企業(yè)財務工作集中化、標準化管理,有效提升企業(yè)決策管理效率、降低企業(yè)運營成本。“互聯(lián)網(wǎng)+”、“大數(shù)據(jù)”、移動互聯(lián)網(wǎng)、OCR識別技術發(fā)展,改變了企業(yè)數(shù)據(jù)處理、存儲方式,為中小企業(yè)通過財務共享服務中心實現(xiàn)財務工作信息化提供了強大的技術支撐。財務共享服務模式下,企業(yè)的財務工作流程變?yōu)樨攧諗?shù)據(jù)上傳,數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)審核、形成報告、進行決策,涉及到應收與應付、報銷管理、庫存管理、成本核算、員工薪酬核算、總賬、固定資產(chǎn)管理等財務核算制度和定價管理、客戶管理、財務管理、績效管理等財務共享服務中心運營制度。中小企業(yè)本身財務制度不健全,內部控制體系不完善,無法滿足財務共享服務中心的運營需求。另外,財務共享服務模式作為一種全新財務管理模式,對內部控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息溝通和內部監(jiān)督內部控制要素產(chǎn)生巨大影響,已有內部控制制度無法與財務共享服務中心相匹配。因此,強化中小企業(yè)內部控制,建立完善的財務核算制度和財務共享服務中心運營制度,是財務共享服務中心有效運行的重要保證。

        一、財務共享服務中心對中小企業(yè)內部控制要素的影響

        (一)對內部環(huán)境的影響

        從財務共享服務中心組織結構來看,無論采用依附其他部門還是作為獨立部門存在,都將改變中小企業(yè)的組織內部結構,中小企業(yè)需要調整內部機構設置和員工配置。從員工管理層面來看,中小企業(yè)一般將簡單、重復的財務工作納入財務共享服務中心業(yè)務范圍,基礎的財務工作可以由財務共享服務中心完成,提高了會計核算效率同時也意味著會計基礎崗位員工數(shù)量減少,會計人員素質要求更高。

        (二)對風險評估的影響

        財務共享服務中心利用“大數(shù)據(jù)”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高新技術,能夠在短時間完成信息收集、分析、處理工作,能夠提高中小企業(yè)決策效率、提升中小企業(yè)決策質量、降低中小企業(yè)內部風險。但財務共享服務中心主要依托網(wǎng)絡傳遞信息,信息傳遞過程中存在安全隱患,外部極容易通過互聯(lián)網(wǎng)途徑獲取企業(yè)相關信息,增加中小企業(yè)外部風險。

        (三)對控制活動的影響

        財務共享服務中心是中小企業(yè)財務工作較為集中的部門,信息傳遞層級、業(yè)務流程較為煩瑣,業(yè)務流程控制點也會增加。中小企業(yè)需要運用更多、更有效的方法將風險控制在可承受范圍之內,使企業(yè)內部控制活動變得更加冗余和繁雜。

        (四)對信息溝通的影響

        內部信息溝通方面,財務共享服務中心建立了一個員工與領導、員工與員工之間自上而下、自下而上的溝通機制,從而使中小企業(yè)信息傳遞更加便捷、準確。外部信息溝通方面,財務共享服務中心可以與市場監(jiān)督管理局、稅務局等行政管理部門系統(tǒng)相連接,賦予供應商和客戶業(yè)務查詢的權限,使之能快速了解國家政策變化和查詢業(yè)務狀態(tài),及時根據(jù)外部信息變化做出經(jīng)營決策調整。

        (五)對內部監(jiān)督的影響

        財務共享模式改變中小企業(yè)內部監(jiān)督方式,由現(xiàn)場監(jiān)督轉變?yōu)榉乾F(xiàn)場監(jiān)督,由線下監(jiān)督轉變?yōu)榫€上監(jiān)督。財務共享服務中心具有強大的數(shù)據(jù)處理、分析和挖掘能力,能實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化,并將企業(yè)內部監(jiān)督覆蓋企業(yè)整個業(yè)務流程,實施持續(xù)的監(jiān)督與控制。

        二、財務共享服務模式下中小企業(yè)內部控制存在的問題

        (一)各項制度無法與財務共享服務中心相匹配

        財務共享服務中心改變中小企業(yè)已有的組織結構、財務人員的工作職責、企業(yè)財務工作流程,原有的財務制度、員工考核制度和內部控制制度無法與現(xiàn)有財務共享服務中心需求相匹配,再加上中小企業(yè)本身各項管理制度匱乏、內部控制制度不完整、內部控制體系不完善,無法有效從制度方面保證財務共享服務中心的運行。

        (二)缺乏有效的風險預警機制

        中小企業(yè)管理者一般不重視風險預警機制建設,風險評估意識淡薄、財務風險評估體系不完善、風險評估指標單一,風險選取分析指標不合理,導致對財務共享服務中心數(shù)據(jù)分析后的評價數(shù)據(jù)敏感性不夠,企業(yè)管理無法及時對相風險進行規(guī)避。

        (三)業(yè)務活動與財務活動相分離

        中小企業(yè)財務人員高度集中于財務共享服務中心后,企業(yè)業(yè)務活動和財務活動相互脫離、無法融合,財務人員無法掌握相關業(yè)務活動全貌,也無法驗證業(yè)務活動的真實性,為財務舞弊留下可操作的空間。中小企業(yè)財務人員專業(yè)素質參差不齊,對內部控制制度理解出現(xiàn)偏差,導致各部門對同一制度的執(zhí)行力度不一致,業(yè)務處理結果不一樣,整個財務共享服務中心內部控制過程難度加大。

        (四)組織結構不符合信息傳遞要求

        中小企業(yè)一般采用自上而下的傳統(tǒng)垂直組織結構,所以中小企業(yè)信息也是逐級傳遞的方式匯總于財務共享服務中心,隨著信息傳遞層級增加,信息失真的風險也會增大。另外,財務共享服務中心所有環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系,形成一個完整閉環(huán),一旦工作流程中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,就會造成整個環(huán)節(jié)的信息錯誤,導致中小企業(yè)傳遞信息與企業(yè)原有水平相偏離、信息不完整不真實,很難幫助決策者做出正確且適應公司經(jīng)營情況決策,增加公司的經(jīng)營風險。

        (五)缺乏內部監(jiān)督手段和評測方法

        在財務共享服務中心模式下,中小企業(yè)的內部監(jiān)督崗位員工專業(yè)素質和專業(yè)勝任能力無法滿足對財務共享服務中心需求,加之中小企業(yè)內部監(jiān)督制度建設薄弱,缺乏有效的內部監(jiān)督手段和內部評測方法,內部監(jiān)督人員之間、內部監(jiān)督人員與被監(jiān)督人員之間關系較為密切,企業(yè)內部自我評價缺乏獨立性,增加了企業(yè)內部監(jiān)督的難度。

        三、加強中小企業(yè)內部控制的措施

        (一)構建完善的企業(yè)內部控制制度

        首先,中小企業(yè)應按照全面性、重要性、成本效益等原則,以信息真實、完整、可靠為目標建立內部控制制度。其次,根據(jù)財務共享服務中心組織結構,完善相配套的各項財務管理制度,建立起應收、應付、報銷、借還款、庫存管理、成本、薪酬、總賬、稅務核算管理等財務核算制度和財務共享服務有關的目錄管理、定價管理、客戶管理、服務質量管理、流程管理等財務共享服務中心運營制度。最后,根據(jù)有關財務內部控制制度,細化各項崗位責任,落實歸口管理制度,實行責任追究制。

        (二)建立財務共享風險識別信息技術平臺

        財務共享服務中心主要依托信息化技術進行數(shù)據(jù)分析和處理,具備強大的數(shù)據(jù)處理能力。中小企業(yè)通過將企業(yè)各項風險予以細化后量化風險評估指標,將其錄入財務共享服務中心,利用財務共享服務中心數(shù)據(jù)強大數(shù)據(jù)分析與處理功能,確定財務風險的等級,生成風險檢測報告,幫助企業(yè)管理者識別風險并進行決策。

        (三)利用財務共享服務中心優(yōu)化業(yè)務流程

        首先,設計流程框架時需要結合企業(yè)自身性質,重點優(yōu)化業(yè)務層面的收入確認流程、費用報銷流程、應收和應付賬款處理流程。通過重點優(yōu)化使基層業(yè)務流程簡單化、標準化,易于操作。其次,根據(jù)各項業(yè)務流程制定操作手冊,使操作人員操作規(guī)范化。最后,對于已確定流程不斷進行“設計—測試—優(yōu)化—再測試—再優(yōu)化”,不斷對現(xiàn)有業(yè)務流程進行創(chuàng)新,提高業(yè)務與財務共享服務中心契合度,滿足中小企業(yè)對內部控制的需求。

        (四)強化信息傳遞流程

        財務共享服務中心依托于“大數(shù)據(jù)”、“云計算”、移動互聯(lián)網(wǎng)等高新技術,才能實現(xiàn)企業(yè)信息跨區(qū)域、跨部門無障礙傳遞。中小企業(yè)需要不斷投入資金用于維護財務共享服務中心運行,及時更新軟硬件,縮短財務共享服務中心維護周期,保證不會因系統(tǒng)問題造成信息在傳遞過程中丟失。中小企業(yè)要充分利用建設財務共享服務中心的機會,打破傳統(tǒng)垂直式組織結構,使組織結構扁平化,減小信息傳遞層級,打破組織之間信息傳遞隔閡,實現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)部門之間財務數(shù)據(jù)共享。

        (五)加強內部監(jiān)督人員培訓

        財務共享服務中心促進中小企業(yè)內部監(jiān)督方式轉變,要求內部監(jiān)督人員全面掌握信息技術、財務、管理、法律的等多方面知識,具備較強的專業(yè)技能。中小企業(yè)應當加強內部監(jiān)督人員職業(yè)技能和理論培訓,通過各種方式培養(yǎng)內部監(jiān)督人員科學管理思維、創(chuàng)新思維、互聯(lián)網(wǎng)思維,從而促使內部監(jiān)督人員轉變內部監(jiān)督思維,創(chuàng)新內部監(jiān)督方式,實現(xiàn)線下監(jiān)督與線上監(jiān)督相融合,提升內部監(jiān)督質量。

        結語

        高新技術快速發(fā)展,逐步讓中小企業(yè)實現(xiàn)財務工作和管理信息化?,F(xiàn)階段,中小企業(yè)要保證財務共享服務中心高效運行,需要在建立、健全企業(yè)內部控制制度的基礎上采用一系列的方式和方法,加強員工培訓并轉化思維,積極創(chuàng)新內部控制制度及內部控制方式與方法,促使內部控制制度與中小企業(yè)財務共享服務中心相匹配,從制度上保證財務共享服務中心能有效運行,充分發(fā)揮財務信息化的積極作用。

        參考文獻:

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        [2]? 楊虹.財務共享模式下企業(yè)內部控制體系建設探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2019,(14):225-226.

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