趙亞清

摘 要 實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設，是當前企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化的檔案管理模式具有很強的優(yōu)勢，企業(yè)應當結(jié)合自身實際情況，正確認識到檔案數(shù)字化建設中存在的問題，采取相應的解決措施，更好地實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，充分發(fā)揮檔案資源在企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展中的價值。

關鍵詞 檔案數(shù)字化;建設;思考

1檔案數(shù)字化建設的重要性

伴隨信息時代的到來，社會各行各業(yè)的發(fā)展也逐漸實現(xiàn)了信息化建設與數(shù)字化發(fā)展，在這樣的發(fā)展現(xiàn)狀下，推進檔案數(shù)字化建設與管理對社會各行各業(yè)的發(fā)展都具有重要的推動意義。具體來說，推進檔案信息化建設首先可以有效滿足社會發(fā)展的實際需求。當下面對的是一個高速發(fā)展的信息時代，整個社會的發(fā)展趨勢都傾向于科技化、數(shù)字化、信息化的方向。對此，要想滿足為廣大社會群眾提供高效服務的目標，就必然要積極推進檔案數(shù)字化建設，扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與現(xiàn)代社會發(fā)展相悖的現(xiàn)狀。其次，推行檔案數(shù)字化管理是進一步優(yōu)化檔案管理工作的有效手段。在以往的檔案管理工作中，若想要查閱資料需要反復翻閱檔案，從而造成紙質(zhì)檔案的嚴重磨損[1]。

2當前企業(yè)數(shù)字化檔案建設存在的主要問題

①缺乏對數(shù)字化檔案建設的重視。一些企業(yè)缺乏對數(shù)字化檔案建設的重視，沒有正確認識到檔案管理數(shù)字化的重要性。比如有的企業(yè)對檔案管理的認識依舊是停留在比較淺的層面，檔案的利用效率也比較低下。之所以會存在這樣的問題，主要是這些企業(yè)依舊以生產(chǎn)經(jīng)營為主，重視經(jīng)濟效益，忽視檔案工作。②檔案管理人員素質(zhì)不高。一些企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低，影響數(shù)字化檔案建設的推進。由于檔案管理人員素質(zhì)不高，在開展數(shù)字化管理時容易出現(xiàn)各種失誤，不僅會影響企業(yè)的正常運行，嚴重的還會損害企業(yè)的經(jīng)濟利益，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展造成消極影響。③缺乏完善的檔案管理制度。在一些企業(yè)中，許多部門未設專職檔案管理人員，常常是多個部門共設一位檔案管理人員，導致檔案管理工作職責不明確，不利于檔案工作的開展。之所以存在這樣的問題，主要是因為缺乏完善的檔案管理制度，缺乏對檔案管理工作內(nèi)容以及人員職責的明確規(guī)定，不利于檔案管理的數(shù)字化建設[2]。

3企業(yè)檔案數(shù)字化建設的策略

（1）增強檔案數(shù)字化管理意識。企業(yè)應該做好宣傳工作，讓更多人認識到檔案數(shù)字化建設的意義，并將其納入管理工作議程中，切實增強每個檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，能夠積極運用數(shù)字化技術開展檔案管理工作，這樣檔案管理數(shù)字化水平才能提升，也讓企業(yè)今后發(fā)展獲得更高效的服務。分析當前企業(yè)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，在檔案標準化與規(guī)范化上還有很多不足，應用軟件多而亂，都不利于檔案數(shù)字化管理水平的提升。這也要求企業(yè)引起足夠重視，對檔案業(yè)務進行規(guī)范，不斷完善并嚴格實施檔案管理相關標準，這是推進檔案數(shù)字化建設的重要內(nèi)容。

（2）完善檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設過程中，需要逐步建立起與之配套的管理制度，這樣才能讓檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)得到有力約束，保證檔案數(shù)字化管理目標正常實現(xiàn)。企業(yè)在開展檔案管理工作的時候，雖然在數(shù)字化時代要注重數(shù)字化檔案管理工作，但是也要意識到傳統(tǒng)檔案管理的重要性，不僅要對傳統(tǒng)管理模式進行改進，也要積極運用現(xiàn)代化技術與管理手段，實現(xiàn)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的齊頭并進，這樣檔案載體才更加多元化，為檔案保管與利用創(chuàng)造更加有利的條件。

（3）加強電子文件收集和積累工作。電子文件為企業(yè)館藏數(shù)字檔案的一個主要來源，以往通常只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，而當前需要實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，同時隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機構(gòu)。通過這種方式不僅加快了企業(yè)檔案室的電子化進程，還大大減少了數(shù)據(jù)庫建設的工作量。企業(yè)運用光電信號傳輸信息資料的數(shù)字化檔案，在今后閱讀檔案資料的過程中，要讓檔案數(shù)字化管理更加安全與可靠。同時要避免從光盤中直接閱讀信息資料，這樣會導致光盤上檔案信息資料在閱讀期間出現(xiàn)刪除和丟失的情況，檔案信息資料的原始性將無法得到保障，也會嚴重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。

（4）檔案系統(tǒng)的應用。某檔案信息管理系統(tǒng)主要由檔案數(shù)據(jù)的基本信息、不同部門檔案分類管理和相關檔案智能查詢管理三個主要模塊組成。

登錄系統(tǒng)時的第一個界面是用戶權限登錄界面。權限主要是為了維護系統(tǒng)的安全性和完整性。用戶使用的操作符是有相應權限限制的，未經(jīng)允許，操作員不能操作無權限的窗口。本系統(tǒng)認證要求用戶首先申請用戶名和密碼，需要從軟件開發(fā)人員處獲取進入資格。①智能查詢功能。本文的智能查詢功能的實現(xiàn)基于數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果，該功能主要為了給工作人員提供對檔案信息的查詢和部門信息管理兩個功能。對檔案信息的查詢一般由通用查詢模式和智能查詢模式兩種模式，通用查詢模式是類似于專家系統(tǒng)的普通查詢模式，可處理的數(shù)據(jù)量不大;本文基于數(shù)據(jù)挖掘方法構(gòu)建了智能查詢模式，可以根據(jù)數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果顯示查詢結(jié)果。②系統(tǒng)整體實現(xiàn)。本系統(tǒng)是基于ASP.NET 基于的三層結(jié)構(gòu)B/S 系統(tǒng)。它由用戶界面層、中間業(yè)務邏輯層和后臺數(shù)據(jù)處理層組成。中間業(yè)務邏輯層是由數(shù)據(jù)處理分析程序組成的;后臺數(shù)據(jù)處理層主要指數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是檔案信息數(shù)據(jù)的主要支持;使用網(wǎng)頁端作為用戶界面層，也就是該系統(tǒng)的前臺。檔案信息管理系統(tǒng)對于客戶端的硬件要求不高，工作人員可以使用低成本的硬件和軟件[3]。

4結(jié)束語

隨著計算機技術特別是大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)正逐漸從勞動成果向生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變。計算機技術的快速發(fā)展正逐漸將人類從大量煩瑣、細碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)，特別是對于生產(chǎn)型企業(yè)而言，其技術資料的保存、生產(chǎn)日志的管理、人員信息的采集和調(diào)用往往消耗了管理者大量時間和精力。

參考文獻

[1] 付彬.檔案數(shù)字化建設的優(yōu)化策略分析[J].黑龍江檔案，2019（6）： 88-89.

[2] 郭歡.檔案數(shù)字化建設與數(shù)字化檔案信息的利用與研究[J].城市建設理論研究（電子版），2019（33）：60.

[3] 陳麗娟.如何加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設[J].人力資源，2019（18）：41.