梁 紅 莫年發(fā)

(1.廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧 530001)(2.廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧 530023)

高職院校的檔案是其各項(xiàng)工作和活動(dòng)開展和進(jìn)行的原始記錄，涉及學(xué)校的教學(xué)、招生、科研、管理及學(xué)校發(fā)展史等各個(gè)方面的內(nèi)容，是學(xué)校所有活動(dòng)和工作的濃縮，具有無法替代的價(jià)值。隨著時(shí)代的變遷以及學(xué)校信息數(shù)量的日漸龐大，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于當(dāng)今現(xiàn)代化的檔案管理要求，信息技術(shù)的面世為高職院校的檔案管理工作帶來了很大便利，因此對高職院校檔案信息化管理進(jìn)行分析和研究，制定有針對性的實(shí)踐策略，有利于進(jìn)一步提高學(xué)校檔案管理工作的水平，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校管理中的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作科學(xué)化、信息化、全面化、數(shù)字化、規(guī)范化的管理模式。

1.高職院校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

盡管信息化技術(shù)已應(yīng)用于高職院校的檔案管理工作中，但縱觀我國高職院校的檔案信息化管理工作，大多存在起步晚、投入少、配套設(shè)施落后等問題[1]。對于檔案信息的收集、整理及數(shù)字化存儲(chǔ)還有待不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 未形成正確的檔案信息化管理意識(shí)。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已沿用多年，部分檔案管理人員已形成根深蒂固的傳統(tǒng)管理理念，未產(chǎn)生正確的檔案信息化管理意識(shí)，仍然采取以往的管理模式和管理方法來進(jìn)行檔案管理。雖然學(xué)校為檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)型配備了電腦、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)施，但實(shí)際工作中仍以保護(hù)原始紙質(zhì)檔案為主，致使相關(guān)信息未存儲(chǔ)入電腦中而無法查閱，更難以實(shí)現(xiàn)資源的共享，從而無法使檔案發(fā)揮其真正價(jià)值。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高?，F(xiàn)階段，高職院校更側(cè)重于教育和教學(xué)管理工作，對于檔案管理工作未引起足夠重視，檔案管理從業(yè)人員大多沒有經(jīng)過專門的檔案管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，有些學(xué)校的檔案管理人員還身兼他職或是中途轉(zhuǎn)崗而來，專業(yè)素質(zhì)有待提高。由于缺乏專業(yè)性的知識(shí)加之人員配備不足，以致檔案信息化管理工作效率不高，無法滿足檔案信息化管理的要求。另一方面，高職院校的檔案管理人員在工資待遇方面與專職教師有著較大差距，福利待遇通常不高，以致他們在工作中安于現(xiàn)狀，缺乏激情，何談管理方式的創(chuàng)新。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施有待完善。檔案管理信息化不僅需要專業(yè)的檔案管理人才，還需要配備完善配套的檔案管理硬件設(shè)施。但通常學(xué)校僅配備了檔案柜、掃描儀、裝訂機(jī)、溫濕度計(jì)等簡單設(shè)施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理信息化建設(shè)的要求。此外，還缺乏與學(xué)校辦公系統(tǒng)相對接的完善的檔案信息軟件管理系統(tǒng)[2]。

2.高職院校檔案信息化管理的意義

2.1 提高檔案信息的存儲(chǔ)量，便于查閱。高職院校檔案實(shí)施信息化管理可使信息存儲(chǔ)量更大，如將原始紙質(zhì)檔案通過掃描儀掃描后處理成圖片再以電子文件的形式存儲(chǔ)到電腦硬盤中，既方便查閱又利于管理，而不用象以往查閱檔案資料那樣翻遍紙質(zhì)資料來尋找，通過系統(tǒng)檢索可實(shí)現(xiàn)快速查閱的功能，不僅節(jié)省時(shí)間還使原始的紙質(zhì)文件得到了雙重保護(hù)。

2.2 節(jié)約檔案的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要一定的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，檔案柜、檔案盒、紙張消耗等隨之不斷增加，還需要足夠大的空間進(jìn)行存放，日久天長，即使檔案沒有不慎丟失，但紙質(zhì)腐爛、蚊叮蟲蛀，也會(huì)面目全非。而通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化儲(chǔ)存的方式，不僅節(jié)約了檔案管理的成本和占用空間，方便查閱的同時(shí)還能保證檔案實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)。這樣，即便紙質(zhì)原始資料遺失或損壞也可通過網(wǎng)上查閱，保護(hù)了原始資料的完整性。

2.3 有利于提高檔案管理工作的效率和管理水平。檔案實(shí)施信息化管理后，不僅可方便查閱，節(jié)約大量時(shí)間和人力、物力，提高工作效率，有些檔案信息還可實(shí)現(xiàn)資源的共享。如學(xué)生學(xué)籍信息、宿舍入住分配、食堂進(jìn)餐打卡等，都可通過網(wǎng)上查閱的方式來進(jìn)行。以往若想查閱一份檔案需要履行相應(yīng)的程序和手續(xù)，檔案管理人員要在眾多的檔案中進(jìn)行查找也是苦不堪言，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通過對檔案的信息化管理，大大降低了查找的難度，檔案管理人員可有更多的時(shí)間和精力來更加規(guī)范全面的開展檔案管理工作，提高自身的管理水平。

3.檔案實(shí)施信息化管理的實(shí)踐策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防范，確保信息安全。檔案信息化管理雖然具備很多優(yōu)點(diǎn)，但如若不注重信息的安全保護(hù)也會(huì)造成信息的泄露，因此檔案信息的安全問題是檔案實(shí)施信息化管理的重中之重。首先，高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際以及發(fā)展需求建立適合學(xué)校安全等級的檔案系統(tǒng)，以保證檔案信息的安全機(jī)密。其次，對于不同的檔案信息應(yīng)根據(jù)信息公開的程度設(shè)立相應(yīng)的權(quán)限，哪些信息資源是全校師生均可瀏覽和共享的，哪些信息是機(jī)密不可外泄的，需要做好相應(yīng)的安全保護(hù)措施。最后，通過健全完善的檔案管理制度的建立，如防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)字證書等多種有效的防控措施，并要防止病毒及黑客的入侵，從技術(shù)層面保障檔案信息的安全可靠[3]。

3.2 對檔案管理信息化加以重視，加大投入，完善相關(guān)配套設(shè)施設(shè)備。高職院校應(yīng)加大對檔案信息化管理的重視程度，檔案管理工作也是學(xué)校管理工作重要的組成部分，可為領(lǐng)導(dǎo)在對學(xué)校發(fā)展進(jìn)行決策時(shí)提供參考依據(jù)。因此，應(yīng)加大投入，完善檔案信息化管理所需的相關(guān)配套設(shè)施設(shè)備，在保證最基本配備的前提下，適當(dāng)增添和購置高端先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備和儀器，通過打造良好的硬件環(huán)境，為檔案管理工作效率和管理水平的提升創(chuàng)造前提條件[4]。

3.3 注重檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。檔案管理信息化技術(shù)不斷發(fā)展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，因此必須注重檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)。如可對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，創(chuàng)造和提供機(jī)會(huì)讓他們參加現(xiàn)代化檔案管理的培訓(xùn)班，還可組織他們到檔案信息化管理取得突出成就的兄弟學(xué)校參觀、學(xué)習(xí)、取經(jīng)，使其認(rèn)識(shí)到自身的不足和存在的差距，在此過程中逐漸形成正確的檔案信息化管理意識(shí)，從而借鑒他們的寶貴經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)、提升自我，提高自身的檔案管理能力。此外，還要培養(yǎng)和引進(jìn)一批年輕的后備隊(duì)伍，如吸收高校檔案管理專業(yè)的高材生，既可使檔案管理人員結(jié)構(gòu)變得多樣，又可為檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)注入新鮮血液，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理水平的整體提升。

綜上所述，信息時(shí)代離不開信息技術(shù)的應(yīng)用，高職院校檔案管理信息化既是時(shí)代發(fā)展的需求又是大勢所趨，只有與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，不斷努力和學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和方法，才能提高檔案信息化管理的水平。