杜娟

◆摘? 要：事業(yè)單位的檔案管理在開展其他工作的基礎(chǔ)上，讓事業(yè)單位的資金和其他相關(guān)工作得到有效利用，是一種對后續(xù)工作的支持。就當下的情況而言，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還存在一定的問題，主要表現(xiàn)為檔案館員素質(zhì)較低，不能適應(yīng)新時代的檔案管理需求，需要單位及時采取有效措施提升館員素質(zhì)，全方位加強單位檔案管理工作。

◆關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案館員;素質(zhì);檔案管理思路

事業(yè)單位檔案管理主要是對單位人員的履歷和相關(guān)的工作表現(xiàn)進行記錄，不管是對于單位人員的工作調(diào)整，還是人員的晉升，都起著重大的作用。就事業(yè)單位而言，檔案管理作為人事部門的主要工作內(nèi)容，對人員的任職有著巨大的意義，因此，事業(yè)單位要加強檔案管理的重要性，注重館員的素質(zhì)培訓，并完善相應(yīng)的單位體制和檔案管理制度，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.檔案人員對于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練，檔案管理制度的落實較差。近些年來由于事業(yè)單位人事制度的變革，導致其中的檔案管理人員頻繁調(diào)動，再加上沒有相應(yīng)的培訓，使得檔案管理人員對于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作，而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

2.管理不夠規(guī)范，檔案的管理意識有待提升。事業(yè)單位檔案管理人員沒有嚴格遵守“人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，且一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是學歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標準不準確等，這就直接導致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

3.檔案管理較為分散。首先是由于近幾年來事業(yè)單位的機構(gòu)改革導致出現(xiàn)的人員檔案管理較為分散，比如在黨辦相關(guān)的干部檔案、人事部門的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，到不到相關(guān)規(guī)定標準，管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個較為落后的水平。且部分事業(yè)單位人事檔案的量較少，使得其在選擇檔案管理設(shè)備時較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大的增加了工作量。

二、檔案館員的素質(zhì)與檔案管理思路

1.館員要具備一定的政治敏感度。事業(yè)單位檔案人員要遵守相關(guān)規(guī)定，實事求是的對檔案進行嚴格把關(guān)，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責任意識，要對每一位人員的資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件進入，保證人事檔案的準確性和真實性。

2.規(guī)范管理制度。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“干部檔案工作條例”中的規(guī)定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，檔案庫中要按照每20平米一千卷的規(guī)格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具，這是管理條例的明文規(guī)定，需要將檔案進行統(tǒng)一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內(nèi)還有必要配置計算機或者打印機等辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻每一個人都不管的情況出現(xiàn)，管理的錯位或者交叉也會極大的影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落實到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本單位的范圍內(nèi)不查，不是正式黨員干部不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

3.加強館員管理意識。檔案管理專職人員一定要具備管理經(jīng)驗或者專業(yè)知識。首先，單位需要大力進行對檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認識，讓其意思到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當今時代是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的管理手段，讓館員具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓的方式不斷提升館員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

4.注重人事管理的現(xiàn)代化和信息化。隨著當今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機的現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對提升檔案信息的實效性有重大意義。

三、總結(jié)

總之，新時代給事業(yè)單位檔案管理帶來了一定的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要檔案管理部門抓住這些機遇，從制度改革出發(fā)，對管理人員進行觀念上的更新，再利用培訓的方式培養(yǎng)館員的綜合素質(zhì)，根據(jù)當下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，積極采取相關(guān)措施，進而全面提升檔案管理的實效性。

參考文獻

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