■劉冬亞/北京社會(huì)管理職業(yè)學(xué)院(民政部培訓(xùn)中心)

為了提高行政效能，實(shí)現(xiàn)便民利民，國(guó)家致力于電子政務(wù)的發(fā)展，加大電子信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷推動(dòng)我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展、信息化建設(shè)不斷增強(qiáng)，各機(jī)關(guān)單位也逐步適應(yīng)新形勢(shì)，探索改善工作方法，電子公文辦公系統(tǒng)的應(yīng)用日趨廣泛，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”等新型電子政務(wù)發(fā)展模式也逐漸興起，因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對(duì)公文處理工作的探討很有必要。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的電子政務(wù)和公文處理

電子政務(wù)是指國(guó)家機(jī)關(guān)在政務(wù)活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公自動(dòng)化技術(shù)等進(jìn)行辦公、管理和為社會(huì)提供公共服務(wù)的一種全新的管理模式，廣義電子政務(wù)的范疇包括所有國(guó)家機(jī)構(gòu)在內(nèi)，狹義的電子政務(wù)主要包括直接承擔(dān)管理國(guó)家公共事務(wù)、社會(huì)事務(wù)的各級(jí)行政機(jī)關(guān)[1]。隨著科技的發(fā)展，傳統(tǒng)通信技術(shù)已無(wú)法滿足人民日益增長(zhǎng)的信息需求。電子政務(wù)帶來(lái)新型的電子信息應(yīng)用和傳遞手段，使信息傳播變得更加高效便捷[2]。2015年，國(guó)務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于積極推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+行動(dòng)指導(dǎo)意見(jiàn)》正式明確了公共服務(wù)領(lǐng)域是“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的重點(diǎn)實(shí)施領(lǐng)域之一，對(duì)創(chuàng)新政府服務(wù)供給模式、再造政府業(yè)務(wù)流程具有重要意義，互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)將在“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”中起著基礎(chǔ)性的先導(dǎo)作用，進(jìn)而推動(dòng)形成全新的電子政務(wù)發(fā)展模式[3]。2018年4月，習(xí)近平出席全國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會(huì)議時(shí)強(qiáng)調(diào)，要運(yùn)用信息化手段推進(jìn)政務(wù)公開(kāi)、黨務(wù)公開(kāi)，加快推進(jìn)電子政務(wù)，構(gòu)建全流程一體化在線服務(wù)平臺(tái)，更好解決企業(yè)和群眾反映強(qiáng)烈的辦事難、辦事慢、辦事繁的問(wèn)題，充分體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)于信息化建設(shè)和電子政務(wù)的重視。

電子公文隨著電子政務(wù)的應(yīng)用而應(yīng)用。電子公文是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，通過(guò)特定的辦公軟件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)公文的擬稿、簽發(fā)過(guò)程，為實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公需要而產(chǎn)生的一種新的公文辦理模式。目前，電子公文辦公系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于各企事業(yè)單位。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，在傳輸過(guò)程中，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀處理并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，提高了辦公效率，以實(shí)現(xiàn)其與紙質(zhì)公文具有同等的法律效力[4]。電子公文在制作、使用、批轉(zhuǎn)、發(fā)放等方面具有優(yōu)勢(shì)，被越來(lái)越廣泛的使用，具備較大的發(fā)展?jié)摿?。首先，電子公文具有快捷性。電子文檔的制作、處理、存儲(chǔ)以及歸檔均可依托于特定的軟件系統(tǒng)完成，在文件傳輸和發(fā)放上、信息資料的整理等各方面突破了空間的限制，使得異地辦公、遠(yuǎn)距離辦公成為了現(xiàn)實(shí)，具有方便快捷的特點(diǎn)；其次，電子公文具有靈活性，同一份電子公文，可以供不同人在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)進(jìn)行閱讀，在行文方式、資料收集和整理等方面具有靈活性，有助于工作的開(kāi)展和實(shí)施。另外，電子公文具有經(jīng)濟(jì)性。在文件傳輸上，電子公文的使用縮短了空間距離，可以大大減少人力、物力、財(cái)力上的支出。在文件存儲(chǔ)上，由于公文以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)，可以節(jié)約更多的儲(chǔ)存空間，在進(jìn)行整理歸檔、處理過(guò)期公文時(shí)，也可靈活采用數(shù)據(jù)處理的方式，從而減少了辦公用品的支出和管理成本。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下公文處理存在的問(wèn)題

在電子公文廣泛使用為各企事業(yè)單位帶來(lái)方便的同時(shí)，也應(yīng)該正確看待“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，公文的寫(xiě)作和處理由于其自身發(fā)展不平衡不充分而帶來(lái)的問(wèn)題。

(一)安全保密性問(wèn)題

電子公文以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)于電腦中，并在一定范圍內(nèi)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行傳輸，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)面臨偶然或者惡意原因而遭到破壞、更改、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。此外，由于工作人員對(duì)電子公文的操作技術(shù)手段不足、在安全保密的認(rèn)識(shí)上仍然不足等，導(dǎo)致存在一定的安全隱患。因此“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的公文寫(xiě)作和公文處理，其安全保密性是需要重點(diǎn)突破的問(wèn)題。

(二)流程規(guī)范性問(wèn)題

公文辦理流程是公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的標(biāo)準(zhǔn)化流程。一般而言，公文的收文過(guò)程往往需要簽收、啟封、登記，擬辦、請(qǐng)辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文，發(fā)文流程則需要擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文等規(guī)定動(dòng)作。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)的公文的紅頭、規(guī)范用印等，也是公文有效性的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，雖然電子文件的運(yùn)行和處理是在統(tǒng)一的公文管理系統(tǒng)中運(yùn)行，但由于其信息產(chǎn)生、交換、使用、處理較為靈活，文件信息的內(nèi)容又相對(duì)復(fù)雜，在文件運(yùn)行、處理、歸檔等方面都需要在專門(mén)的管理系統(tǒng)中進(jìn)行，因此在規(guī)范性方面會(huì)稍顯不足。另外，電子公章能否做到專人專用，避免盜用、竊取、篡改，也是現(xiàn)存問(wèn)題之一。

(三)操作系統(tǒng)推廣問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)背景下的公文處理，歸根結(jié)底是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)政府各項(xiàng)職能進(jìn)行電子化、信息化整合。要想引入電子公文處理系統(tǒng)，必須要對(duì)其系統(tǒng)平臺(tái)的基本操作、業(yè)務(wù)辦理、模塊功能、審批流程等各程序進(jìn)行系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，還需要對(duì)專門(mén)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，在推廣過(guò)程中需要耗費(fèi)時(shí)間成本和人力成本。此外，電子系統(tǒng)的推廣往往是自上而下進(jìn)行，如傳統(tǒng)公文辦理程序運(yùn)行良好的情況下，電子辦公系統(tǒng)的引入可能會(huì)推翻原有習(xí)慣，部分領(lǐng)導(dǎo)和員工可能依然習(xí)慣于傳統(tǒng)操作，在接受度和學(xué)習(xí)成效上將會(huì)存在障礙，不利于系統(tǒng)推廣。

(四)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問(wèn)題

電子政務(wù)建設(shè)至今取得了顯著成效，但也逐漸顯現(xiàn)由于標(biāo)準(zhǔn)化不夠而產(chǎn)生的問(wèn)題，我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)普遍存在著條塊分割、政出多門(mén)、管理過(guò)細(xì)、協(xié)調(diào)復(fù)雜、職能不清等問(wèn)題，給具體的政務(wù)實(shí)施帶來(lái)了困難。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，雖然各單位建立了各自單位的網(wǎng)站和政務(wù)操作系統(tǒng)，但各系統(tǒng)軟件只能各自為政，無(wú)法進(jìn)行信息傳遞和資源共享，使得電子公文的傳輸和交流遇到了障礙，產(chǎn)生設(shè)而不立、立而不用的局面，造成資源浪費(fèi)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下如何做好公文處理工作

“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”背景下的公文處理工作，承擔(dān)著整個(gè)政務(wù)機(jī)關(guān)管理活動(dòng)的過(guò)程[5]，是信息傳遞與管理、促進(jìn)機(jī)關(guān)協(xié)作的重要工具，是實(shí)現(xiàn)其管理職能的重要形式。新時(shí)代背景下，做好公文的處理和管理，對(duì)優(yōu)化電子政務(wù)管理系統(tǒng)、提高辦公效率、推動(dòng)工作體制改革發(fā)展等具有重要意義。

(一)落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施

首先，電子公文起草者和操作者要提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，充分了解各項(xiàng)各類網(wǎng)絡(luò)不安全因素，加強(qiáng)安全防范，注重對(duì)文件的加密儲(chǔ)存，杜絕由于個(gè)人操作不當(dāng)、人為疏忽、安全意識(shí)不強(qiáng)而導(dǎo)致問(wèn)題。其次，電子公文的安全管理需要技術(shù)層面保障，要按照要求，從技術(shù)手段上增強(qiáng)安全防護(hù)，建立信息管理網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全、保護(hù)應(yīng)用服務(wù)安全和保護(hù)系統(tǒng)安全。另外，要健全電子公文安全法律法規(guī)建設(shè)，通過(guò)法律法規(guī)的強(qiáng)制性，有效約束行為，對(duì)不依法依規(guī)行為做出相應(yīng)懲處。

(二)完善電子公文的管理規(guī)范

明確的制度和統(tǒng)一的規(guī)范對(duì)公文的寫(xiě)作和處理有重要意義，因此應(yīng)完善有關(guān)電子公文的管理規(guī)范條例，建立電子公文管理標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)公文寫(xiě)作、公文處理、公文傳送、公文歸檔等各方面事項(xiàng)均能做到有法可依，使得電子公文在信息傳送、協(xié)同共享等方面發(fā)揮應(yīng)有作用。要結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的經(jīng)驗(yàn)，在公文管理過(guò)程中明確專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)不同流程，結(jié)合實(shí)際情況賦予相關(guān)人員相對(duì)應(yīng)的管理權(quán)限，促使公文管理系統(tǒng)朝著規(guī)范、真實(shí)、有效、安全的方向發(fā)展。

(三)加強(qiáng)管理人員的信息化培訓(xùn)

相關(guān)公文寫(xiě)作和處理、政務(wù)辦理的相關(guān)人員需要具備較強(qiáng)的信息化水平、檔案管理、計(jì)算機(jī)操作知識(shí)等各方面能力，因此需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，有助于順利推進(jìn)電子公文在各企事業(yè)單位的推行，同時(shí)也能保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足組織的各項(xiàng)要求，對(duì)于采用電子政務(wù)系統(tǒng)的政府部門(mén)而言，信息化水平更是對(duì)新時(shí)代下行政管理人員的必然要求，因此要強(qiáng)化培訓(xùn)，提升辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。

(四)促進(jìn)政務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化引入電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)是必不可少的，也是較為基礎(chǔ)性的工作之一。首先要繼續(xù)完善電子政務(wù)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，在技術(shù)層面上達(dá)到協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，打破各平臺(tái)系統(tǒng)間的技術(shù)壁壘，為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息安全打好基礎(chǔ)。此外，要嚴(yán)格落實(shí)電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全實(shí)施機(jī)制，將各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)鏈接，完善標(biāo)準(zhǔn)咨詢與服務(wù)體系的建設(shè)。