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        試論關(guān)于檔案管理工作的對策及思考

        2020-11-16 06:08:01尹國芹
        理論與創(chuàng)新 2020年17期
        關(guān)鍵詞:問題分析檔案管理

        尹國芹

        【摘? 要】檔案管理一直備受關(guān)注及重視,并在信息時代及網(wǎng)絡(luò)時代的影響下,逐漸實現(xiàn)了信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。盡管如此,實際的檔案管理過程中依然存在很多問題,不僅影響了檔案管理質(zhì)量提升,還影響了企事業(yè)管理水平提升甚至整個單位的發(fā)展,故必須深入了解檔案管理工作問題,并在該基礎(chǔ)上分析和提出具體的檔案管理工作對策。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理;問題分析;對策及思考

        引言

        檔案管理工作具有很強(qiáng)的復(fù)雜性,所以其工作難度較高,需要相關(guān)工作人員具備很強(qiáng)的專業(yè)能力及綜合素養(yǎng),這也意味著如果檔案管理過程中不注意工作細(xì)節(jié)及專業(yè)知識應(yīng)用就會出現(xiàn)各種各樣的問題,從而影響檔案管理質(zhì)量提升?;诖?,下文先簡單分析了檔案管理工作過程中存在的問題,然后在該基礎(chǔ)上分析了加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施。

        1.檔案管理工作過程中存在的問題

        1.1缺乏系統(tǒng)性

        主要體現(xiàn)在管理軟件方面,調(diào)查發(fā)現(xiàn)我國很多企事業(yè)單位的科技檔案管理都應(yīng)用到各種信息化軟件,雖然提高了工作效率,但因為各個檔案管理部門的系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一,導(dǎo)致檔案管理安全性下降。

        1.2標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低

        因為起步晚及管理體系不完善等原因,導(dǎo)致相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度等沒有建立完善,導(dǎo)致科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度難以提升。例如科技檔案信息系統(tǒng)等方面沒有建立完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。

        1.3檔案管理人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)有待提升

        很多科技檔案工作者并不是科班出身,本身缺乏專業(yè)知識素養(yǎng)及能力;部分管理人員畢業(yè)專業(yè)院校,但沒有豐富的工作經(jīng)驗;很多科技檔案管理者的計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息素養(yǎng)不高,缺乏較強(qiáng)的綜合能力和綜合素質(zhì)。

        此外,科技檔案管理還存在安全性和保密性不高的問題,如在網(wǎng)絡(luò)開放性影響下,很多科技檔案在傳輸過程中容易被不法分子盜取、篡改、刪除和破壞。

        2.解決答案管理工作問題的對策

        2.1加強(qiáng)信息化建設(shè),以挖掘檔案資源

        第一,重視并加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),以實現(xiàn)檔案資源共享的同時,挖掘出更高價值的檔案資源,從而提高檔案管理有效性;第二,利用計算機(jī)信息技術(shù)完善電子檔案管理系統(tǒng)的自動化功能,以提高檔案信息自動檢索效率、查詢準(zhǔn)確度等;第三,利用計算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)等將不同的檔案信息資源進(jìn)行整合,如圖像資源、視頻資源及文件資源等,以挖掘和豐富檔案資源的同時,實現(xiàn)資源共享;第四,要實現(xiàn)數(shù)字化存儲,即利用信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將圖文資源以數(shù)字化的形式存儲起來,然后以圖文并茂的新形式展現(xiàn)給使用者;第五,利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸和交流檔案信息,以突破信息傳輸在時間及空間上的障礙,從而實現(xiàn)高效傳輸,最終實現(xiàn)檔案資源共享。

        2.2建設(shè)科技檔案數(shù)據(jù)庫

        第一,要重視數(shù)字信息的存儲,并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展需求,利用現(xiàn)代各種先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建以數(shù)字為主的檔案信息數(shù)據(jù)庫,以高效收集、計算和管理數(shù)字類型的科技檔案;第二,要盡可能選擇先進(jìn)的數(shù)據(jù)傳輸平臺,即選擇功能齊全、安全性高和信息化程度高的數(shù)學(xué)傳輸平臺,以保證各種科技數(shù)據(jù)檔案能夠得到高效和安全傳輸,減少傳輸過程中信息泄露等不良事件發(fā)生;第三,要保證傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫的科技檔案信息準(zhǔn)確無誤,這樣才能保證使用者有效應(yīng)用檔案信息,從而促進(jìn)其他工作質(zhì)量提升,如科技研究工作質(zhì)量、企業(yè)管理水平等;第四,要配套科技檔案數(shù)據(jù)管理制度及網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn),以保證科技檔案數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩约耙?guī)范化;第五,在構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫時還需要考慮科技檔案管理發(fā)展方向、發(fā)展情況等,盡可能選擇超前性檔案管理軟件,以滿足科技檔案管理不斷發(fā)展的需求;第六,科技檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后,還需要配套相應(yīng)的運行維護(hù)機(jī)制及制度,以定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新,從而保證數(shù)據(jù)庫的安全性、完整性和先進(jìn)性。

        2.3健全科技檔案安全保障體系

        第一,相關(guān)政府部門要重視科技檔案信息安全,并出具相關(guān)政策支持科技檔案信息安全保障體系構(gòu)建,為科技檔案管理營造良好的政治環(huán)境及經(jīng)濟(jì)環(huán)境,從而提高科技檔案管理水平;第二,要相應(yīng)信息時代發(fā)展需求,盡可能引進(jìn)多的信息化技術(shù),并利用這些信息技術(shù)構(gòu)建安全保障體系,以實現(xiàn)自動化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化科技檔案管理,并提高其安全性;第三,要做好科技檔案信息保密工作及問題處理工作,即定期檢查檔案管理工作,以及時發(fā)現(xiàn)和解決工作問題,從而保證工作質(zhì)量,同時還需要對所有檔案進(jìn)行加密處理,以保證檔案信息安全;第四,科技檔案信息安全體系包括存儲安全和使用安全兩大方面,其中存儲需要完善相關(guān)制度和功能,以保證存儲的整體性、真實性及安全性,而使用則需要通過加密、構(gòu)建安全保障機(jī)制等保證使用安全;第五,加強(qiáng)管理者及使用者的科技檔案信息安意識、網(wǎng)絡(luò)完全意識,使得他們在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享科技檔案資源時采取技術(shù)手段和管理措施等,防范黑客入侵檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),從而減少信息泄露、被盜等安全問題發(fā)生,利用可通過用戶身份認(rèn)證、密匙管理等提高安全性;第六,重視并構(gòu)建科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制及控制系統(tǒng),如在相應(yīng)的管理系統(tǒng)中安裝殺毒軟件等,以保證檔案信息的安全。

        2.4加強(qiáng)科技檔案管理人員培訓(xùn)

        第一,企事業(yè)單位要重視科技檔案管理,并組建專門的培訓(xùn)小組,小組成員主要由檔案管理專家及經(jīng)驗豐富的管理者組成,然后定期對科技檔案管理相關(guān)工作者進(jìn)行專業(yè)化及系統(tǒng)化培訓(xùn),以提高他們的專業(yè)能力及綜合素質(zhì),從而提高他們的科技檔案管理工作質(zhì)量及效率;第二,要適當(dāng)提高科技檔案管理工作人員上崗要求,即不僅要求專業(yè)出身,還要求有豐富的工作經(jīng)驗,以從根本上保證和提高整體管理人員的專業(yè)水平;第三,除了培訓(xùn)科技檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案管理知識及操作技能以外,還需要培訓(xùn)他們的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識、數(shù)據(jù)庫管理專業(yè)知識、數(shù)據(jù)輸入技術(shù),以保證他們能夠適應(yīng)信息化時代發(fā)展要求,從而提高科技檔案管理質(zhì)量及信息化水平;第四,要加強(qiáng)科技檔案管理人員的檔案信息資源開發(fā)能力培養(yǎng),讓他們能夠挖掘出更多的科技檔案資源及檔案使用價值,使得科技檔案能夠滿足各種科技研發(fā)要求及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求;第五,要培養(yǎng)科技檔案管理工作人員的職業(yè)道德、責(zé)任感和政治鑒別力,使得他們積極主動的提升自己的檔案管理工作質(zhì)量及效率,并讓科技檔案管理走向符合我國政治特點的正確發(fā)展方向,從而保證科技檔案管理得到健康可持續(xù)發(fā)展。

        3.結(jié)語

        檔案管理在企事業(yè)管理及發(fā)展中占據(jù)重要地位,提高其工作質(zhì)量及效率不僅引來檔案管理者的重視,還引來其他工作人員的關(guān)注,由此可見提高檔案管理工作質(zhì)量的必要性及重要性。實際的檔案管理工作過程中還存在缺乏系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低、管理人員專業(yè)能力不高、安全性和保密性不高等問題,所以上文從加強(qiáng)信息化建設(shè)、挖掘檔案資源、建設(shè)科技檔案數(shù)據(jù)庫、健全科技檔案安全保障體系等方面分析具體的管理措施及方法,以提高科技檔案管理質(zhì)量。

        參考文獻(xiàn)

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        [5]郭娜.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,(14):129,133.

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