劉瑛

摘 要：醫(yī)院科研檔案的形式和種類非常豐富，具有比較高的保存價(jià)值。在信息化背景下，電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院科研檔案管理的管理模式，大部分紙質(zhì)檔案都已經(jīng)轉(zhuǎn)化為電子檔案。本文根據(jù)目前醫(yī)院科研檔案管理的形式，簡(jiǎn)要分析了電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀，并以此為基礎(chǔ)，對(duì)電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的作用進(jìn)行了分析，從醫(yī)院科研檔案的醫(yī)療學(xué)術(shù)價(jià)值、科研檔案課題的立項(xiàng)、執(zhí)行過(guò)程、結(jié)題鑒定等角度，探究了電子檔案與醫(yī)院科研檔案管理結(jié)合的積極作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;醫(yī)院科研檔案;管理;作用

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）10-0211-02

科研檔案是醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行科研活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流的重要材料，對(duì)于后期的科研項(xiàng)目研究有著重要作用。傳統(tǒng)形式上的醫(yī)院科研檔案管理大多采取紙質(zhì)檔案管理模式，然而面對(duì)現(xiàn)階段數(shù)量龐大的醫(yī)院科研檔案，這種管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足未來(lái)發(fā)展要求，因此電子檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生，并已經(jīng)發(fā)揮出積極作用。廣大醫(yī)院科研檔案管理人員，也已經(jīng)將如何提升電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的作用作為重要研究課題[1]。

1電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀分析

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院非常重要的一類檔案，記錄了大量醫(yī)學(xué)研究數(shù)據(jù)，是醫(yī)院廣大醫(yī)護(hù)人員在科研研究中日積月累的重要成果。傳統(tǒng)醫(yī)院科研檔案大多采取紙質(zhì)檔案的管理方式，在研究的課題項(xiàng)目結(jié)題鑒定后，將科研檔案進(jìn)行收集并放入檔案袋中進(jìn)行統(tǒng)一保管?？蒲袡n案紙質(zhì)的保管形式具有其獨(dú)特的保管優(yōu)勢(shì)，仍然在廣泛使用，短時(shí)間不可能被電子檔案全部替代。但醫(yī)院科研檔案的唯一性特征，是紙質(zhì)檔案在醫(yī)院科研檔案管理中比較突出的管理難點(diǎn)，一旦科研檔案出現(xiàn)損毀或丟失，會(huì)帶來(lái)比較大的損失。同時(shí)紙質(zhì)檔案在調(diào)閱和查找時(shí)，效率普遍偏低，這樣就限制了醫(yī)院科研檔案的有效利用率。再加上醫(yī)院科研檔案的數(shù)目龐大，隨著醫(yī)院規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，醫(yī)院科研檔案的數(shù)目逐漸呈上升態(tài)勢(shì)，這就加大了科研檔案的管理成本，醫(yī)院需要投入大量資金注入到紙質(zhì)檔案管理中。而電子檔案可以比較好地彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案在管理醫(yī)院科研檔案中出現(xiàn)的弊端。

目前在醫(yī)院科研檔案的上級(jí)主管部門，大多已經(jīng)使用了電子科技管理平臺(tái)，從研究提案的發(fā)布，到科研項(xiàng)目的申報(bào)，再到后期的結(jié)題鑒定，都廣泛采取了電子管理手段。作為醫(yī)院科研檔案的下級(jí)終端部門，醫(yī)院更需要積極完善電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的大量電子檔案，滿足上游部門對(duì)下游醫(yī)院的基本要求。只有形成了安全有效的電子檔案管理系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的有效運(yùn)用。因此目前醫(yī)院檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程，并將其作為現(xiàn)階段重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目，進(jìn)而提高電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的實(shí)際作用[2]。

2電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的作用分析

2.1 提高了醫(yī)院整體醫(yī)療能力

醫(yī)療檔案記載了大量的科研知識(shí)內(nèi)容，是醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的主要文件資料，既包含了大量的文字內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息，又有圖片、音頻音像和標(biāo)本模型等?？蒲袡n案是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間研究和探索形成的，是醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員研究新課題、新項(xiàng)目的重要依據(jù)。醫(yī)學(xué)是一項(xiàng)各個(gè)醫(yī)學(xué)學(xué)科分支聯(lián)系比較緊密的學(xué)科，各個(gè)醫(yī)療科研項(xiàng)目之間具有比較強(qiáng)的互通性。通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，能夠明顯提升對(duì)醫(yī)院科研檔案的管理效果，使這部分醫(yī)療資源被最大限度地利用。在攻關(guān)科研項(xiàng)目時(shí)，通過(guò)電子檔案系統(tǒng)，提升了科研檔案利用率，節(jié)約了醫(yī)護(hù)人員大量的時(shí)間，而這部分節(jié)約下來(lái)的時(shí)間，可以用于完成醫(yī)療課題中，這樣就推動(dòng)了科研項(xiàng)目的研究進(jìn)程，進(jìn)而提升了醫(yī)院的醫(yī)療能力。同時(shí)在電子檔案系統(tǒng)中，加強(qiáng)了各個(gè)科室之間的檔案信息交流效率，在系統(tǒng)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)了醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)資源的共享與交流，這樣也能提升醫(yī)院的整體醫(yī)療能力。

2.2能應(yīng)對(duì)科研檔案逐漸龐大的信息量

醫(yī)院科研檔案的整個(gè)形成時(shí)間比較長(zhǎng)，執(zhí)行科研項(xiàng)目過(guò)程需要涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，例如項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目研究、項(xiàng)目中期管理、結(jié)題鑒定、報(bào)獎(jiǎng)、密級(jí)確定等多個(gè)環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生數(shù)量比較大的檔案內(nèi)容。通過(guò)電子檔案系統(tǒng)能夠?qū)⒖蒲袡n案進(jìn)行完整收集，檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)上傳至信息庫(kù)，研究人員不用再用大量時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，極大地提升了研究人員的檔案收集效率。科研檔案的完成具有周期性特征，時(shí)間較短的科研項(xiàng)目完成時(shí)間需要幾個(gè)月，課題項(xiàng)目復(fù)雜和難度較大的科研項(xiàng)目，甚至需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間才能完成。這就使科研項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)總量比較龐大，涉及到的范圍面更廣。電子檔案能夠比較好應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，即使時(shí)間跨度再長(zhǎng)，研究人員也不再擔(dān)心檔案管理問(wèn)題。一些具有研究?jī)r(jià)值的病例和樣本，同樣也可以歸納到科研檔案中，這部分科研檔案的數(shù)量也在不斷進(jìn)行增長(zhǎng)，在電子檔案平臺(tái)中，能夠?qū)⑦@部分檔案進(jìn)行收集[3]。

2.3能夠節(jié)約大量科研檔案管理成本

醫(yī)院科研檔案具有較高的研究?jī)r(jià)值，醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、研究課題的不斷增多、醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使醫(yī)院科研檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)。傳統(tǒng)醫(yī)院科研檔案以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保管，需要投入大量的人力物力進(jìn)行管理，醫(yī)院要建設(shè)專門的檔案室，委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理?？蒲许?xiàng)目和課題的數(shù)量增多使科研檔案室的規(guī)模逐漸增大，部分醫(yī)院原有科研檔案保管室已經(jīng)無(wú)法容納更多的科研檔案，這就需要投入一定量的資金，完成科研檔案的存儲(chǔ)。而運(yùn)用電子檔案后，可以將醫(yī)院科研檔案集中轉(zhuǎn)移到電子信息系統(tǒng)中，檔案管理工作可以在電子信息系統(tǒng)中完成，只需要建設(shè)醫(yī)院科研檔案計(jì)算機(jī)室即可。這樣就減少了檔案管理人員數(shù)量，節(jié)約了科研檔案管理成本，提高了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。除了一些需要進(jìn)行紙質(zhì)保管的醫(yī)療科研檔案，例如秘密醫(yī)院科研檔案，其余檔案都可以采用電子檔案的管理辦法。

2.4能夠最大限度提高科研檔案管理質(zhì)量

醫(yī)院科研檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的管理工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，最終目的就是提高醫(yī)院科研檔案的有效利用率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在醫(yī)療檔案的收集、整理、歸檔過(guò)程比較繁瑣，工作量較大，而且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案收集不完全等問(wèn)題。在檔案調(diào)閱過(guò)程中，還容易出現(xiàn)檔案損壞和丟失等問(wèn)題。電子檔案的運(yùn)用，能夠節(jié)約醫(yī)院科研檔案的管理時(shí)間，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，對(duì)科研檔案整體性能一目了然，進(jìn)而完成檔案內(nèi)容的完善工作;在醫(yī)療科研檔案調(diào)閱時(shí)，節(jié)約了大量的查找時(shí)間，同時(shí)能降低紙質(zhì)檔案丟失帶來(lái)的負(fù)面影響。部分醫(yī)院科研檔案是有密級(jí)的，分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”。電子檔案能提高對(duì)秘密檔案的管理質(zhì)量，降低醫(yī)院科研檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，使醫(yī)院秘密科研檔案管理更加具有保密性。醫(yī)院科研檔案具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)性，電子檔案能降低科研項(xiàng)目或數(shù)據(jù)發(fā)生盜用的風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 能夠顯著提升醫(yī)院醫(yī)療人員的工作效率

醫(yī)院科研檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要分支，電子檔案應(yīng)用在科研檔案管理中的主要目的是為了提高醫(yī)院醫(yī)療人員對(duì)科研檔案的利用率，從而提升醫(yī)療人員的工作效率。電子檔案可以讓檔案管理人員更快速完成科研檔案資料的查找，通過(guò)后臺(tái)資源庫(kù)管理技術(shù)，要想查找相關(guān)檔案只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)錄入關(guān)鍵字即可，不再需要逐個(gè)進(jìn)行查找，這樣便極大程度提升醫(yī)療人員的工作效率。而且一些科研項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間比較長(zhǎng)，以電子檔案的形式進(jìn)行管理，不用再害怕科研檔案出現(xiàn)丟失或者查找困難的問(wèn)題。

2.6 能夠?yàn)獒t(yī)療技術(shù)的提升帶來(lái)推動(dòng)作用

科研檔案是醫(yī)院的重要資源，不僅記載了廣大醫(yī)療工作者的知識(shí)成果和辛勤汗水，同時(shí)也是醫(yī)院長(zhǎng)期良好發(fā)展的見(jiàn)證，關(guān)乎到醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平的提升與發(fā)展效果?？蒲袡n案會(huì)對(duì)醫(yī)院未來(lái)醫(yī)療技術(shù)發(fā)展起到重要推動(dòng)作用。在過(guò)去要想完成醫(yī)療技術(shù)研究和學(xué)術(shù)交流，通常會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間在檔案整理、檔案?jìng)鬟f等環(huán)節(jié)，久而久之就會(huì)影響醫(yī)療技術(shù)的提升效率和科研人員的積極性。電子檔案使醫(yī)院科研檔案的作用可以最大限度發(fā)揮出來(lái)，醫(yī)院醫(yī)療人員在進(jìn)行學(xué)術(shù)研究時(shí)不再受困于數(shù)量眾多紙質(zhì)檔案帶來(lái)的影響，想要查找任何資料只需要在數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查找即可。而且在與其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)和部門的醫(yī)療人員進(jìn)行學(xué)術(shù)交流時(shí)，想要完成相關(guān)科研檔案交流，只需要將相關(guān)科研檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳遞即可。這樣高質(zhì)量、高效率的醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究環(huán)境，節(jié)約了一線醫(yī)院工作者的學(xué)術(shù)研究時(shí)間，從而使廣大學(xué)者更愿意參與到醫(yī)療技術(shù)研究，進(jìn)而提高了醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平[4]。

2.7 能夠助推科研檔案的持續(xù)積累

科研檔案的積累是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作，如果一直采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，勢(shì)必會(huì)降低科研檔案的持續(xù)積累效果。電子檔案管理技術(shù)被廣泛運(yùn)用到醫(yī)院科研檔案管理中，可以使科研檔案在成型的各個(gè)關(guān)鍵時(shí)期節(jié)約大量資源，例如時(shí)間資源、人力資源和財(cái)力資源等?？蒲袡n案在研究項(xiàng)目申報(bào)、研究項(xiàng)目成立、研究項(xiàng)目的中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、鑒定、評(píng)價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)數(shù)量龐大的檔案資源，如果單靠人工紙質(zhì)檔案管理辦法，很難適應(yīng)當(dāng)前時(shí)期的醫(yī)院科研項(xiàng)目研究基本要求。電子檔案所具備的數(shù)據(jù)庫(kù)可以將科研項(xiàng)目所有研究檔案資源進(jìn)行集中管理，保證了檔案安全性的同時(shí)，也讓檔案積累變得更具持續(xù)性和便捷性，即便數(shù)量和規(guī)模再大的檔案資源，電子檔案也完全可以進(jìn)行高效管理。此外，科研檔案中所包含的病例類檔案資源，通過(guò)電子病歷檔案的形式，也讓這類檔案的收集和管理工作變得更輕松有效，有助于檔案的不斷積累和更新[5]。

3結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使醫(yī)院科研檔案管理更具信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化特征。電子檔案的運(yùn)用是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的必然結(jié)果，也是醫(yī)院提升自身實(shí)力和形象的關(guān)鍵。電子檔案能夠提升醫(yī)院科研檔案管理整體水平、降低醫(yī)院的科研檔案管理成本、強(qiáng)化醫(yī)院科研檔案的實(shí)際作用，為廣大醫(yī)護(hù)人員提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)參考價(jià)值，同時(shí)也能加強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員之間的科研信息分享與交流質(zhì)量，從而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。醫(yī)院需要根據(jù)自身實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)合理化建設(shè)，這樣才能發(fā)揮出電子檔案在醫(yī)院科研檔案管理中的重要作用。

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