張貝

摘 要：公共圖書館辦公室擁有與黨委、政府和行政主管部門辦公室部分共性特征，同時(shí)有其獨(dú)特的地方，新形勢(shì)下研究辦公室精細(xì)化管理，增強(qiáng)“三個(gè)服務(wù)”針對(duì)性和有效性，對(duì)提升讀者服務(wù)工作具有實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：辦公室職能;精細(xì)化管理;對(duì)策分析

1 引言

黨的十八大以來，習(xí)近平總書記對(duì)黨委辦公廳（室）工作高度重視，提出“五個(gè)堅(jiān)持”的重要要求，賦予黨委辦公廳（室）抓落實(shí)的基本職能[1]。國(guó)務(wù)委員兼國(guó)務(wù)院秘書長(zhǎng)肖捷同志在2019年12月19日全國(guó)政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任會(huì)議上強(qiáng)調(diào)“新的形勢(shì)和任務(wù)對(duì)做好政府辦公廳工作提出了更高要求，要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為，積極統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，暢通政策傳導(dǎo)，增強(qiáng)“三個(gè)服務(wù)”針對(duì)性和有效性”[2]。辦公室管理一直是行政管理中一個(gè)十分重要的研究課題，圖書館辦公室擁有與黨委政府或行政主管部門辦公室部分共性特征，也有其獨(dú)特的地方，圖書館職能決定了其辦公室的基本特征，新形勢(shì)下強(qiáng)化圖書館辦公室精細(xì)化管理，增強(qiáng)“三個(gè)服務(wù)”針對(duì)性和有效性，實(shí)現(xiàn)圖書館資源利用率提高、服務(wù)優(yōu)化、讀者滿意度高的目標(biāo)定位，具有重要意義。

2 關(guān)于辦公室職能定位論述

2.1 從“三辦”看辦公室職能定位

辦文、辦會(huì)、辦事是做好服務(wù)工作、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、發(fā)揮參謀助作用的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系全局工作工作效率[3]。

1）高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量做好辦文工作，是發(fā)揮辦公室以文輔政作用的基本手段。辦文，簡(jiǎn)單的來說就通過公文流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)，包括收文和發(fā)文辦理，收文辦理：收文登記、提出擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、分辦流轉(zhuǎn)、督促落實(shí)和歸檔等環(huán)節(jié);發(fā)文辦理：收集材料、擬定初稿、審核、簽發(fā)、印制、分發(fā)及歸檔等。

2）高水平、精細(xì)化做好辦會(huì)工作，把會(huì)前中后工作落實(shí)落細(xì)是基本要求。辦會(huì)，會(huì)議是研究決策、安排部署、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)推進(jìn)工作的重要方式，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌日常會(huì)議管理包括會(huì)議制度建設(shè)，組織承辦會(huì)議、議定決策落實(shí)等事項(xiàng)。

3）講規(guī)矩、嚴(yán)要求在辦事方面，做到辦事雜而不亂、有章有法、有理有據(jù)。按辦公室所承擔(dān)的事務(wù)性質(zhì)可分為常規(guī)性事務(wù)和日常事務(wù)，常規(guī)性事務(wù)從辦理流程看，有相對(duì)固定的規(guī)律，比如來文辦理;日常事務(wù)主要體現(xiàn)在統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)上，與部門性質(zhì)有關(guān)，存在工作量大、事無巨細(xì)、臨時(shí)多變的特征，這將要求辦公室管理既要突出重點(diǎn)，又要注重細(xì)節(jié)，既要注重管理的標(biāo)準(zhǔn)化，又要強(qiáng)調(diào)“柔性管理”，在辦事方面做到事雜而不亂、有章有法、有理有據(jù)。

2.2 從“三服務(wù)”角度看辦公室職能定位

辦公室是參謀層，不是決策者，其價(jià)值和作用通過具體服務(wù)行為體現(xiàn)[4]?！叭?wù)”通常被認(rèn)為是辦公室職能的代名詞，最先提出時(shí)，其內(nèi)涵是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為同級(jí)和上下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為人民群眾服務(wù)。最近幾年“三服務(wù)”的內(nèi)涵多指“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”，這是從服務(wù)性質(zhì)對(duì)辦公室的基本職能進(jìn)行了定位。服務(wù)發(fā)展也就是服務(wù)全局工作，要求對(duì)工作要有能動(dòng)性，努力增強(qiáng)工作的計(jì)劃性以體現(xiàn)超前服務(wù)理念;辦公室作為輔助決策機(jī)構(gòu)，要多思考、善謀劃，找準(zhǔn)其職責(zé)與中心工作的結(jié)合點(diǎn)，積極主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀劃策;服務(wù)落實(shí)就是抓執(zhí)行、抓落實(shí)，確保各項(xiàng)決策落地生根，新時(shí)代新要求，要努力增強(qiáng)“三服務(wù)”針對(duì)性和有效性。

2.3 要做到“五個(gè)堅(jiān)持”定位辦公室抓服務(wù)促落實(shí)的基本職能

習(xí)近平總書記在《辦公廳工作要做到“五個(gè)堅(jiān)持”》的講話中指出：“堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)的政治品質(zhì)、堅(jiān)持高度自覺的大局意識(shí)、堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神和堅(jiān)持廉潔自律的道德操守”[5]，就是要求辦公室增強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、廉潔意識(shí)，賦予新時(shí)代背景下辦公室抓服務(wù)促落實(shí)的基本職能。

3 貴州省圖書館辦公室運(yùn)行情況分析

3.1 工作點(diǎn)多面廣，精細(xì)化要求高

黨政機(jī)關(guān)辦公室工作量大且繁雜已成一種共識(shí)，麻雀雖小五臟俱全，館辦公室與黨政公室一樣，區(qū)別是規(guī)模大小和服務(wù)對(duì)象不同。從服務(wù)對(duì)象看，館辦公室對(duì)上級(jí)部門及館領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)內(nèi)是館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門、對(duì)外是各社會(huì)主體來訪，工作點(diǎn)多面廣;全館在崗職工近150人，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)15部門，全館政務(wù)服務(wù)工作千頭萬緒，看似不涉及辦公室具體業(yè)務(wù)，但往往是這一系列工作的交叉點(diǎn)，具體角色多為統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、配合，具體工作量不能直接體現(xiàn);館辦公室處于上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)的節(jié)點(diǎn)位置，業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)、部門間工作協(xié)調(diào)、人際關(guān)系矛盾協(xié)調(diào)等，有效增強(qiáng)全館工作協(xié)同性和整體效能。辦公室工作涉及方方面面，任務(wù)繁雜、線條卻十分清晰，一個(gè)小問題解決不好就會(huì)出大亂子，可能會(huì)牽一發(fā)動(dòng)一身，精細(xì)化要求高，但館辦公室人員配置不足，一人履行多崗位職責(zé)，精細(xì)化服務(wù)難以實(shí)現(xiàn)。

3.2 工作政策性強(qiáng)，要求做到精準(zhǔn)

館辦公室工作對(duì)上是領(lǐng)導(dǎo)的安排部署要求及時(shí)下達(dá)督辦落實(shí)，對(duì)下是圖書館為一線窗口部門直接服務(wù)讀者，其工作效率直接關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹落實(shí)和業(yè)務(wù)部門執(zhí)行決策的效率。在工作中，上級(jí)安排部署沒有落實(shí)到位就是辦公室工作的失職，違規(guī)服務(wù)讀者造成后果將會(huì)被問責(zé)，從細(xì)節(jié)方面看，重要公文起草一字之差面對(duì)廣大讀者可能會(huì)造成重大誤會(huì)或負(fù)面影響，說話辦事或行為不當(dāng)可能會(huì)影響部門乃至全館工作。辦文辦事政策性強(qiáng)，必須力求十分精準(zhǔn)，做到有法、有理、有度、有據(jù)。

3.3 重事務(wù)輕管理，要求機(jī)制明確

由于工作線條多、事務(wù)繁雜、工作量大，常常疲于處理日常事務(wù)，長(zhǎng)期以來館辦公室在管理方面相對(duì)弱化，存在重事務(wù)處理，弱化內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)象。當(dāng)前，在新形勢(shì)下對(duì)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越高，總體趨勢(shì)從“三辦”向輔助謀劃決策，從被動(dòng)接受向主動(dòng)作為，從傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，在機(jī)制建設(shè)方面，要正確認(rèn)識(shí)辦公室工作的“經(jīng)驗(yàn)”管理問題，科學(xué)建立機(jī)制、規(guī)范辦事流程，兼顧好科學(xué)管理與經(jīng)驗(yàn)管理的關(guān)系。

4 公共圖書館辦公室管理精細(xì)化的對(duì)策探析

4.1 精準(zhǔn)職能定位是前提

社會(huì)文化發(fā)展和環(huán)境變化要求公共圖書館在管理上不斷創(chuàng)新發(fā)展，深化改革，立足服務(wù)公共文化發(fā)展大局，結(jié)合實(shí)際需要，精準(zhǔn)定位館辦公室基本職能，科學(xué)界定新時(shí)期、新階段下辦公室在全館管理工作中的職能和角色;把握館辦公室與業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)及內(nèi)在規(guī)律，理順館辦公室與業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系;從法律關(guān)系角度入手，圍繞“三辦”、“三服務(wù)”要求確定其業(yè)務(wù)范圍，做到權(quán)責(zé)明晰。

4.2 精準(zhǔn)制度設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)

美國(guó)行政論理學(xué)家特里·L·庫(kù)珀認(rèn)為：“好的政府被理解就是標(biāo)準(zhǔn)化的政府，反之， 標(biāo)準(zhǔn)化的政府也就是好的政府和有效率的政府，規(guī)范化是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化是規(guī)范化的目標(biāo)和最高形式”[6]。無規(guī)矩不成方圓，結(jié)合辦公室事務(wù)處理的內(nèi)在規(guī)律，建立相應(yīng)工作機(jī)制、工作流程、創(chuàng)新工作方式，用制度化、規(guī)范化推進(jìn)工作精準(zhǔn)化、精細(xì)化，提高服務(wù)工作效率。

1）工作機(jī)制建設(shè)。對(duì)于辦公室管理，各圖書館都有一些共性的機(jī)制，但沒有考慮工作的實(shí)際，針對(duì)性、可操作性不強(qiáng)，以致辦公室內(nèi)部管理模糊、常常處于被動(dòng)狀態(tài)，工作無章法更加雜亂。要因地制宜，分類實(shí)策，對(duì)于常規(guī)性事務(wù)，比如收發(fā)文管理、事項(xiàng)落實(shí)制度、會(huì)議管理、檔案管理、機(jī)要管理等建立對(duì)應(yīng)的工作管理機(jī)制，確保工作有章可循;對(duì)日常事務(wù)處理，因工作量大、事無巨細(xì)、臨時(shí)多變，應(yīng)該建立彈性機(jī)制，實(shí)施“柔性管理”，在原則性的前提下把握好靈活性，統(tǒng)籌好經(jīng)驗(yàn)管理與科學(xué)管理的關(guān)系，注重人員培訓(xùn)，充分發(fā)揮辦公室工作人員主動(dòng)能動(dòng)性;深入研究辦公室工作，多思考出實(shí)招，努力做到辦公室工作開展雜而不亂、有章有法、有理有據(jù)。

2）細(xì)化工作流程。規(guī)章制度屬宏觀層面，有引導(dǎo)和指導(dǎo)作用，缺乏具體的工作流程、辦事指南支撐以致操作性不強(qiáng)，在機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)上要建立工作流程、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，讓表面上看雜亂無章的辦公室工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，讓館各部門工作更好的銜接。

3）崗位權(quán)責(zé)明晰。對(duì)辦公室各工作崗位職責(zé)范圍進(jìn)行明確，包含工作內(nèi)容、職責(zé)和工作措施。由于人少事多、一人多崗、調(diào)崗等情況易出現(xiàn)工作銜接不上，要對(duì)每個(gè)崗位的職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)界定，制定職責(zé)清單，明晰職責(zé)邊界。

4）創(chuàng)新工作方式。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化是主流趨勢(shì)，用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)辦公室業(yè)務(wù)進(jìn)行提升改造，對(duì)辦公辦會(huì)進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化管理，做到全過程數(shù)據(jù)可查、進(jìn)度可追蹤，提高辦公室工作的效率和精度。

4.3 精細(xì)化管理是要求

要從雜亂無章、瑣碎日常事務(wù)中解脫出來，理清思路，突出重點(diǎn)抓實(shí)辦公室主要業(yè)務(wù)，做到忙而不亂;注重落實(shí)細(xì)節(jié)，以精細(xì)體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量。一是以項(xiàng)目化管理思維抓好重點(diǎn)工作，對(duì)重點(diǎn)事項(xiàng)落實(shí)按項(xiàng)目化管理思維進(jìn)行統(tǒng)籌推進(jìn)，有計(jì)劃、有步驟地開展工作，要把更多的精力放在是對(duì)上級(jí)決策部署、領(lǐng)導(dǎo)批示、重大事項(xiàng)的跟蹤落實(shí)上;二是以清單式管理抓好細(xì)節(jié)，運(yùn)用精細(xì)化思維對(duì)日常復(fù)雜業(yè)務(wù)工作事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)籌，形成以月、季、年為單位的工作任務(wù)清單，從任務(wù)分解、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、催辦落實(shí)、反饋通報(bào)等進(jìn)行全過程動(dòng)態(tài)管理，以確保工作線條清晰、事事件落實(shí)到位;三是對(duì)于常規(guī)事項(xiàng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范服務(wù)行為。

4.4 館員隊(duì)伍建設(shè)是保障

一個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、一項(xiàng)工作任務(wù)的落實(shí)最終都是以“館員”的具體行為表現(xiàn)出來，在工作中館員的思想認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)能力等會(huì)直接影響工作開展結(jié)果。

1）強(qiáng)化規(guī)矩意識(shí)。做好辦公室工作規(guī)矩意識(shí)是基礎(chǔ)，辦會(huì)辦事要講規(guī)矩、講政治，在思想上、行動(dòng)上與上級(jí)工作精神和安排部署保持高度一致，在重大問題上旗幟鮮明，立場(chǎng)要堅(jiān)定，要維護(hù)好組織領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和威信，自覺按照領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖開展工作。

2）培養(yǎng)能動(dòng)意識(shí)。辦公室工作線條多，三定方案中辦公室的職責(zé)不可能包含日常所有工作任務(wù)，常常會(huì)有一些新情況、新問題、新工作;辦公室事務(wù)雜繁，一人多崗時(shí)有發(fā)生，主動(dòng)補(bǔ)位尤其重要，這決定了做好辦公室工作要有很強(qiáng)的能動(dòng)性。

3）樹立學(xué)習(xí)意識(shí)。深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)習(xí)近平總書記關(guān)于辦公廳工作“五個(gè)堅(jiān)持”要求，“三辦”、“三服務(wù)”內(nèi)涵，學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，包含政治理論、辦公室和館業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)知識(shí)，做到時(shí)在政治上過硬、業(yè)務(wù)上精湛。

5 結(jié)束語(yǔ)

在新形勢(shì)下對(duì)辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求越來越高，要深化改革、轉(zhuǎn)變職能、理順關(guān)系，建立相應(yīng)工作機(jī)制、規(guī)范工作流程、創(chuàng)新工作方式，以制度化、規(guī)范化提升工作精準(zhǔn)度，突出重點(diǎn)抓細(xì)節(jié)，增強(qiáng)辦公室“三個(gè)服務(wù)”針對(duì)性和有效性，努力提升工作效能和讀者滿意度。

參考文獻(xiàn)

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