摘 要:高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)是機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)過程中的必要載體。其在建設(shè)過程中必然會(huì)面臨相關(guān)困境,檔案員隊(duì)伍轉(zhuǎn)型的問題就是其中之一。本文以國家級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室為研究基點(diǎn),調(diào)研走訪大量的檔案室,就在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中對(duì)檔案員隊(duì)伍提出的新要求等問題展開研究,并提出相應(yīng)對(duì)策。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案室;檔案員隊(duì)伍;轉(zhuǎn)型;高職院校
基金項(xiàng)目:本文系鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院科研基金項(xiàng)目“高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過程中檔案員隊(duì)伍轉(zhuǎn)型問題研究——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例”(項(xiàng)目編號(hào):EJD19002)的階段性成果。
1 高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)概述
2014年國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》提出了數(shù)字檔案室的概念、原則、建設(shè)內(nèi)容和要求,開啟了機(jī)關(guān)檔案信息化工作的新篇章。高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)就是地方機(jī)關(guān)檔案信息化事業(yè)的一項(xiàng)重要組成部分。2015年10月鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院被內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局推薦,由國家檔案局設(shè)為數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位。在建設(shè)過程中,筆者深感,數(shù)字檔案與傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作不同,數(shù)字檔案室建設(shè)是試圖通過技術(shù)要求、借助技術(shù)手段重塑適應(yīng)現(xiàn)行檔案工作分工的電子文件管理流程,推動(dòng)檔案工作從人工到智能,檔案工作人員從手工操作到腦力勞動(dòng)的轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。
2 數(shù)字檔案室建設(shè)過程中高職院校檔案工作人員轉(zhuǎn)型的必要性
1)從高職院校檔案室的設(shè)置基礎(chǔ)看。在高職院校的建設(shè)進(jìn)程中,除極少部分院校屬于新建院校外,絕大部分都是由過去的中專、大專、廣播電視大學(xué)等升級(jí)或組建而來的。在這些前身院校中,檔案工作本身就是一項(xiàng)弱勢工作,無專門的工作場地,無專業(yè)的檔案工作人員。因此,在組建或升級(jí)新的高職院校后,這些前身根本無法給新校提供成熟的、專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及工作人員。所以,新校在建設(shè)初期為了解決、整理幾校移交回的大量檔案材料,只能從合并后的教職工隊(duì)伍中挑選部分老師充實(shí)到檔案室,以便開展工作。久而久之這部分老師也就扎根在檔案線上了,成為一名“專業(yè)”檔案工作人員??墒牵?dāng)下啟動(dòng)數(shù)字檔案室建設(shè)工作,這些“老”檔案員卻受到了專業(yè)性的挑戰(zhàn)和考驗(yàn),因此,從專業(yè)的角度出發(fā),高職院校檔案工作人員向?qū)I(yè)的檔案工作人員轉(zhuǎn)型是必要的,也是必須的。
2)從高職院校檔案室原有工作人員的工作心態(tài)看。高職院校的檔案管理工作隊(duì)伍一般是由專職檔案員與兼職檔案員組成。但高職院校普遍受到建校初期事務(wù)冗雜的影響,經(jīng)常會(huì)忽視檔案管理這項(xiàng)常規(guī)性工作。具體表現(xiàn)在專業(yè)檔案管理人員出現(xiàn)角色認(rèn)知偏差,失去了工作創(chuàng)新的動(dòng)力,有需求就完成流程性服務(wù),對(duì)本職工作無熱情可言。另外,從兼職檔案員來看,其本職的教學(xué)、管理工作已經(jīng)占據(jù)了他大部分的工作時(shí)間、精力以及注意力,根本無暇顧及檔案工作。
如果高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)工作是建立在這類型的工作心態(tài)和現(xiàn)狀基礎(chǔ)上,其進(jìn)展和建設(shè)效果可想而知。反之,如果學(xué)校重視檔案工作,工作人員的精神面貌是很正態(tài)的,此時(shí)再開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作,就會(huì)順暢的多。比如鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室在組建后通過8年時(shí)間的建設(shè)就成為國家級(jí)數(shù)字檔案建設(shè)試點(diǎn)單位,其中副高職稱的檔案工作人員就占到66.6%,這項(xiàng)成績?cè)跇I(yè)內(nèi)也應(yīng)該是排在前列的。
3)從數(shù)字檔案工作與傳統(tǒng)檔案工作的區(qū)別看。數(shù)字檔案工作較之傳統(tǒng)的檔案工作在管理和技術(shù)應(yīng)用方面有著很大的差別,工作內(nèi)容發(fā)生了很多變化,具體表現(xiàn)在:(1)承載檔案的載體發(fā)生了變化,數(shù)字檔案室更注重用計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件處理后的電子檔案的歸檔工作,包括各種音視頻資料、數(shù)據(jù)、電子基建圖紙、紙質(zhì)檔案掃描件等。(2)對(duì)檔案室的評(píng)價(jià)體系也發(fā)生了變化。之前評(píng)價(jià)檔案室建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)包括館藏檔案的起始年份、數(shù)量、種類、保存條件、保存效果以及使用率等,而對(duì)數(shù)字檔案室的評(píng)價(jià)體系又增加了多項(xiàng)的技術(shù)性指標(biāo),包括對(duì)實(shí)務(wù)檔案的數(shù)字化能力與比例、與同行檔案室數(shù)據(jù)的開放和鏈接能力、查閱檔案的便捷性等。(3)服務(wù)的方式也發(fā)生了變化,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作基本流程多是體力勞動(dòng)。而數(shù)字檔案可以說更便捷、高效,具體流程是:調(diào)檔人員通過互聯(lián)網(wǎng)注冊(cè)登錄相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)——了解所調(diào)取檔案的存儲(chǔ)情況(有或無)——網(wǎng)上提交相關(guān)驗(yàn)證——數(shù)字檔案室審核通過——可以點(diǎn)擊查閱。對(duì)于調(diào)檔人員來說省去了大量的時(shí)間和精力,對(duì)于檔案工作人員也可提高服務(wù)的效率。
3 數(shù)字檔案室建設(shè)過程中高職院校檔案工作人員如何轉(zhuǎn)型
1)學(xué)校層面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高檔案工作認(rèn)識(shí),完善檔案管理機(jī)構(gòu)及制度建設(shè)。(1)領(lǐng)導(dǎo)高度重視,用實(shí)際行動(dòng)支持檔案工作人員轉(zhuǎn)型。各高職院校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)學(xué)校教學(xué)、管理工作及學(xué)校全面發(fā)展的重要性,用實(shí)際行動(dòng)支持檔案管理工作,要通過經(jīng)費(fèi)投入、設(shè)備保障、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、甚至職稱評(píng)聘等角度,激發(fā)起檔案工作人員的積極性和信心,讓他們找回自己的角色認(rèn)同,主動(dòng)去創(chuàng)新檔案工作,才能有信心去從事數(shù)字檔案工作。(2)要引進(jìn)必要的專業(yè)技術(shù)人員。數(shù)字檔案室的建設(shè)僅靠原有的以手工勞動(dòng)為主的工作人員學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)型是不夠的,這些人員雖然可以通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、調(diào)研、參觀等對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)工作有一定的認(rèn)識(shí)和了解,掌握一定的技術(shù),但系統(tǒng)地把握和搭建數(shù)字檔案室,還是需要專業(yè)技術(shù)人員的參與與引導(dǎo)。即從隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。(3)穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注兼職檔案員,要用文件和政策確保他們的身份,讓他們師出有名。要加大宣傳力度,提高他們?cè)趲熒械恼J(rèn)同感,要在實(shí)際工作中支持和鼓勵(lì)他們開展檔案工作;要保障他們要與專職檔案員在培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方面有同等的權(quán)利;要鼓勵(lì)他們技多不壓身,主動(dòng)走進(jìn)并了解檔案工作,強(qiáng)化他們的檔案意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、甚至法制意識(shí),要主動(dòng)參與數(shù)字檔案室建設(shè)。
2)專職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài),提高認(rèn)識(shí),主動(dòng)掌握數(shù)字化專業(yè)技能。(1)專職檔案工作人員要轉(zhuǎn)變心態(tài)和作為。要改變以往在工作中形成的因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、工作方式落后、服務(wù)效率低下的心態(tài)和表現(xiàn)。轉(zhuǎn)變精神面貌,提高自我的職業(yè)認(rèn)同,要有職業(yè)榮譽(yù)感,要有干一行專一行敬業(yè)精神。(2)專職檔案工作人員要提高對(duì)數(shù)字檔案室的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化是信息化時(shí)代的必然趨勢,是檔案工作換發(fā)生機(jī)、實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展的必然選擇。避免出現(xiàn)抵制情緒、說風(fēng)涼話,甚至扯后腿行為。(3)要主動(dòng)掌握數(shù)字檔案專業(yè)技能。除了要掌握一些必須的文秘、計(jì)算機(jī)、識(shí)圖等綜合性知識(shí)外,要求檔案員必須熟悉和掌握現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí),特別是檔案數(shù)字化過程中所必須的軟件、網(wǎng)絡(luò)技能,成為一名復(fù)合型的專業(yè)檔案人才。
4 總結(jié)
在信息化時(shí)代,在高職院校數(shù)字檔案室建設(shè)過程中,不可避免的對(duì)高職院校的檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了要求,這就需要廣大檔案人注重自我學(xué)習(xí),提高自身綜合素質(zhì)。積極主動(dòng)投身到檔案隊(duì)伍轉(zhuǎn)型的工作當(dāng)中,從而適應(yīng)更高的檔案工作要求。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介
王小娟(1984-),女,內(nèi)蒙古鄂爾多斯人,碩士研究生,副研究館員,研究方向:檔案管理。