郭曉娜

摘 要：作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成的檔案，電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅具有更高的安全性和更大的存儲(chǔ)容量，而且也能夠有效降低檔案存儲(chǔ)的時(shí)間，電子檔案管理工作的效率也因此得到大幅提升。然而，在實(shí)際開展電子檔案管理的過程中，還是會(huì)遇到這樣或那樣的風(fēng)險(xiǎn)以及不安全因素，如果未能夠?qū)ζ溥M(jìn)行全方位且有效的防范與控制，則會(huì)帶來令人不堪設(shè)想的嚴(yán)重后果。因此，電子檔案管理人員急需提升自身的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，采取有效策略來盡可能地降低因各種不安全因素所帶來的不良影響。文章首先對(duì)電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素進(jìn)行了分析，然后就其具體的防范策略展開了較為詳細(xì)的探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;風(fēng)險(xiǎn);不安全因素;防范策略

在信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的要求，以磁帶、光盤以及云端網(wǎng)絡(luò)等形式為主的電子檔案存儲(chǔ)管理模式也隨之出現(xiàn)，并得到了各領(lǐng)域、各企業(yè)及單位的廣泛推廣與應(yīng)用[1]。盡管利用電子檔案可在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，在很大程度上提高檔案管理工作的效率，但是與此同時(shí)也帶來了諸多挑戰(zhàn)。其中，受檔案信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等因素的影響，使得電子檔案管理中遇到了各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，比如病毒的攻擊、黑客的侵襲以及系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞等，不僅很容易造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失、泄露以及被篡改，而且也會(huì)使得電子檔案管理工作下降，甚至還會(huì)導(dǎo)致更多更嚴(yán)重后果的發(fā)生。為此，電子檔案管理人員需對(duì)實(shí)際工作中所存在的風(fēng)險(xiǎn)和不安全因素進(jìn)行全面地識(shí)別與分析，并采取更具針對(duì)性的有效措施加以防范。

1 電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素

1.1 管理方面的因素

在電子檔案管理過程中，由于管理不得當(dāng)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，在實(shí)際管理的過程中，過于重視技術(shù)而忽略了管理的重要性，而且想當(dāng)然地認(rèn)為只要加強(qiáng)防火墻以及入侵檢測(cè)等安全技術(shù)便能夠保證電子檔案安全，實(shí)則需要依托技術(shù)與科學(xué)管理的共同支持才能獲得更好的管理效果。其二，過于重視外部安全管理而忽略了內(nèi)部控制，比如在對(duì)崗位及其職責(zé)的劃分范圍不夠明確、業(yè)務(wù)操作權(quán)限配置出現(xiàn)混亂以及設(shè)置的計(jì)算機(jī)密碼安全系數(shù)不夠高等內(nèi)部問題，都會(huì)大大降低電子檔案的安全性。其三，當(dāng)前電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)依舊有待于提升，這不僅要求其需具備過硬的操作技能和專業(yè)知識(shí)，而且還需不斷強(qiáng)化自身的安全責(zé)任意識(shí)。

1.2 技術(shù)方面的因素

在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中，只有依托于強(qiáng)大的技術(shù)，才能夠最大程度地保證電子檔案信息的安全性。盡管近年來信息化技術(shù)在電子檔案管理中得到了更進(jìn)一步的推廣和應(yīng)用，但是信息就好似一把“雙刃劍”，在保證電子檔案信息安全的同時(shí)，也帶來了一些不利的影響，其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，在實(shí)際管理過程中所應(yīng)用的硬件，依舊存在著質(zhì)量不合格、功能不夠齊備以及性能相對(duì)落后等問題，這些問題的出現(xiàn)往往會(huì)導(dǎo)致硬件系統(tǒng)功能失常，最終使得電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失[2]。其二，由于在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)便出現(xiàn)了漏洞，在使用環(huán)節(jié)出現(xiàn)了不恰當(dāng)操作，所以便很容易導(dǎo)致軟件在實(shí)際運(yùn)行過程中出現(xiàn)這樣或那樣的差錯(cuò)，最終就會(huì)使得系統(tǒng)發(fā)生崩潰，這對(duì)電子檔案管理勢(shì)必也會(huì)帶來巨大的損失。其三，計(jì)算機(jī)遭到黑客以及病毒的入侵，同樣也會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏，進(jìn)而造成更為嚴(yán)重的后果。

1.3 制度方面的因素

電子檔案管理工作的施行，離不開制度的保障，這也是保證電子檔案信息數(shù)據(jù)安全、推動(dòng)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的重要支撐[3]。然而，從現(xiàn)實(shí)情況來看，電子檔案管理制度建設(shè)步伐仍然相對(duì)滯后，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，所制定的電子檔案管理制度不夠合理，所以便很容易導(dǎo)致實(shí)際管理無章可循;其二，未能緊跟時(shí)代發(fā)展的要求，對(duì)電子檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)且全面的修訂與完善，同樣也會(huì)導(dǎo)致制度落實(shí)過程中遇到諸多阻礙;其三，電子檔案管理中的很多標(biāo)準(zhǔn)，都是簡(jiǎn)單地照搬了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，而未能夠結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)及規(guī)律進(jìn)行深入研究與探索，同樣也會(huì)導(dǎo)致電子檔案安全得不到有效的保障。

1.4 人為方面的因素

盡管當(dāng)前的電子檔案管理已經(jīng)朝著信息化、便捷化的方向發(fā)展，但是其中依舊存在很多工作需要由人工操作完成。只是，在實(shí)際開展工作的過程中，由于受到工作態(tài)度以及個(gè)人情緒等因素的影響，所以便很容易導(dǎo)致人工操作具備著較強(qiáng)的不可控性，這無疑為電子檔案管理埋下了一定的安全隱患。而從現(xiàn)階段電子檔案管理制度工作的實(shí)際情況來看，除了大型的檔案室以及綜合檔案館以外，一般單位的檔案管理工作崗位多為兼職人員，而這些人員又缺乏專業(yè)的素質(zhì)，業(yè)務(wù)能力也有所欠缺，再加上操作熟練度不高，所以難免就會(huì)使得一些安全問題變得尤為突出。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)電子檔案管理工作不夠重視，投入力度不足，同樣也給電子檔案管理帶來了諸多安全隱患。

2 電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素防范策略

2.1 加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部的控制管理

為了能夠?qū)﹄娮訖n案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)以及不安全因素進(jìn)行有效的控制，加強(qiáng)單位內(nèi)部的控制工作顯得尤為重要，這需要公司與相關(guān)工作人員的共同參與，對(duì)整體的工作流程進(jìn)行全面的掌握并予以執(zhí)行，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理。在實(shí)際控制的過程中，需注意以下幾點(diǎn)：其一，在選聘電子檔案管理人員時(shí)，不僅要考核他們的專業(yè)能力以確保其能夠勝任崗位工作，而且還要對(duì)其操作技能以及信息化軟件應(yīng)用程度進(jìn)行考量，此外還需將其職業(yè)道德與操守納入選聘依據(jù)之中。其二，為確保電子檔案管理工作的規(guī)范性以及有序性，一方面需明確各個(gè)工作人員的職責(zé)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，另一方面還要對(duì)整個(gè)工作流程進(jìn)行控制和優(yōu)化，有效預(yù)防其中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 完善電子檔案管理的安全技術(shù)體系

除了要加強(qiáng)內(nèi)部控制以外，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理也具有重要意義。因?yàn)樵趯?shí)際管理的過程中，一旦缺少安全技術(shù)的保護(hù)與支持，則很容易導(dǎo)致電子檔案信息和數(shù)據(jù)丟失，進(jìn)而引發(fā)一系列不良后果。在借助現(xiàn)代化科技手段完善電子檔案安全技術(shù)體系過程中，可從以下幾個(gè)方面入手：其一，為了避免因電子檔案信息丟失所帶來的不良影響，可對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理;其二，為了能夠有效防范病毒以及黑客等的惡意攻擊，可對(duì)電子檔案信息進(jìn)行多重加密處理;其三，為保證電子檔案管理的正常進(jìn)行，可配備一些計(jì)算機(jī)人才對(duì)所用電腦以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期的維護(hù)和管理，并對(duì)其進(jìn)行全面的病毒檢測(cè);最后，配備專業(yè)技術(shù)人員往往需要投入較高的成本，為提高自身的效益，公司可將電子檔案信息委托至第三方，交由其對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和防范。

2.3 進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理制度建設(shè)

安全管理制度是確保電子檔案安全運(yùn)行的重要基礎(chǔ)和前提，為此，進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理制度建設(shè)尤為必要。在實(shí)際完善的過程中，需以國(guó)家頒布和出臺(tái)的相關(guān)文件為依據(jù)，結(jié)合公司的實(shí)際情況以及電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，對(duì)電子檔案安全管理制度、具體操作流程以及相關(guān)的技術(shù)規(guī)范等進(jìn)行科學(xué)合理的制定，并將各項(xiàng)細(xì)則真正落實(shí)到日常電子檔案信息收集、整理、保管以及利用等工作環(huán)節(jié)中，以此來確保電子檔案管理的安全性，并提高電子檔案管理的規(guī)范化水平及制度化水平。

2.4 加強(qiáng)對(duì)電子檔案的技術(shù)監(jiān)控

為了進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案的安全管理，在運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)時(shí)，還需加強(qiáng)對(duì)電子檔案的技術(shù)監(jiān)控，以此才能夠?yàn)殡娮訖n案信息提供強(qiáng)有力的安全屏障。在實(shí)際落實(shí)的過程中，可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，以便能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子檔案存取的全程監(jiān)管[4]。除此之外，為保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還可將安全監(jiān)測(cè)以及訪問控制技術(shù)等應(yīng)用其中。

2.5 加大電子檔案管理人才的培養(yǎng)力度

電子檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平的高低，在一定程度上也能夠影響到電子檔案安全管理水平。為此，提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力顯得尤為重要，這也是有效防控風(fēng)險(xiǎn)及不安全因素的重要路徑。在實(shí)際培養(yǎng)的過程中，一方面需要加強(qiáng)電子檔案管理人員的職業(yè)道德及操守，優(yōu)先錄用那些有責(zé)任心、愛崗敬業(yè)的人員;另一方面也要加大《保密法》以及《檔案法》相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，以此來提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)以及保密意識(shí)。除此之外，公司還可以定期開展各種各樣的培訓(xùn)，比如研討會(huì)以及座談會(huì)等，使其在不斷學(xué)習(xí)中提升自身的工作技能及業(yè)務(wù)水平。

3 結(jié)論

綜上所述，不管是從宏觀上還是從微觀上來看，電子檔案管理工作的開展極具重要意義。只是，在電子檔案管理工作中，受到管理、技術(shù)、制度以及人為等方面因素的影響，使得實(shí)際工作中出現(xiàn)了諸多風(fēng)險(xiǎn)，如何采取有效的策略加以防范，以盡可能地降低因各類風(fēng)險(xiǎn)和不安全因素所帶來的不良后果，已成為當(dāng)前電子檔案管理人員所需共同面臨的重要問題。為此，在實(shí)際開展電子檔案管理工作的過程中，相關(guān)工作人員則需要對(duì)其中所存在的風(fēng)險(xiǎn)及安全隱患進(jìn)行積極且全面的評(píng)估和防控，立足多個(gè)方面，采取針對(duì)性的策略確保檔案信息的安全性及其完整性。

參考文獻(xiàn)

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