武海英

摘 要：在信息化背景下，檔案管理也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何跟上時(shí)代的步伐，提高管理的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，是各單位、各企業(yè)需要關(guān)注的問(wèn)題。傳統(tǒng)的公文檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，辦公自動(dòng)化給管理工作帶來(lái)了更多的便利，無(wú)論是收集信息、整理數(shù)據(jù)還是存取資料，效率和質(zhì)量都有了很大的提高。因此，合理利用信息技術(shù)，提高自動(dòng)化管理水平和安全性，已成為檔案工作的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：信息化程度;辦公自動(dòng)化;科學(xué)性

在自動(dòng)化背景下，檔案管理的辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)。加強(qiáng)自動(dòng)化應(yīng)用，必須從檔案管理信自動(dòng)化出發(fā)，靈活運(yùn)用電子自動(dòng)化技術(shù)，提高管理安全性，豐富管理方法和手段，提高工作效率。

1 當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 自動(dòng)化程度和水平不高

目前，檔案管理的信息化水平有待提高。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化的發(fā)展已經(jīng)成為幾乎每個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。而且，隨著網(wǎng)絡(luò)新設(shè)備的不斷發(fā)展，引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)已成為推動(dòng)檔案管理有效實(shí)施的重要措施。但目前，我國(guó)一些企業(yè)對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)還不夠，特別是一些企業(yè)和單位檔案復(fù)雜、數(shù)量龐大。沒(méi)有集團(tuán)的資金投入，將難以實(shí)現(xiàn)全面的自動(dòng)化發(fā)展，阻礙自動(dòng)化建設(shè)，降低檔案管理的有效性，無(wú)法為客戶(hù)提供更好的服務(wù)。

1.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

堅(jiān)持創(chuàng)新是市場(chǎng)發(fā)展的要求，是時(shí)代的必然趨勢(shì)。因此，人才已成為管理的重要因素。自動(dòng)化辦公要求人員具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，特別是掌握信息技術(shù)，能夠不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和概念，操作先進(jìn)的設(shè)備，以促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率。然而，在實(shí)踐中，專(zhuān)業(yè)人才的缺乏已成為一個(gè)主要問(wèn)題，人員不能運(yùn)用科學(xué)有效的手段來(lái)提高管理工作水平，信息技術(shù)應(yīng)用能力低，觀(guān)念相對(duì)落后，影響了檔案管理的自動(dòng)化應(yīng)用。

2 辦公自動(dòng)化應(yīng)用在檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別在于，它通過(guò)信息化手段簡(jiǎn)化和改善了繁瑣的手工勞動(dòng)。信息將通過(guò)電子文件和文件進(jìn)行綜合傳輸、傳輸和傳輸。辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理，它有著非常大的作用，具體表現(xiàn)在很多方面。為了提高檔案管理的效率，傳統(tǒng)的檔案管理模式一般采用手工復(fù)制檔案的方式。然而，檔案管理人員的失誤或中間文本數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)的失誤，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)較大的差錯(cuò)，效率會(huì)不斷下降。信息技術(shù)出現(xiàn)后，檔案管理人員可以通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)完成原始文件的復(fù)制工作，大大降低了出錯(cuò)的可能性;有利于文檔文件的信息共享，原始文件只存儲(chǔ)在傳統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)中，有用的信息可以對(duì)外共享，科研機(jī)構(gòu)和公眾使用。辦公自動(dòng)化工具在有效保存檔案的同時(shí)，可以對(duì)公文檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和分析。它使得文件中的數(shù)據(jù)能夠得到很好的利用，大大縮短了文件信息的反饋時(shí)間;方便了文件的檢索和提取，只要計(jì)算機(jī)輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以通過(guò)模糊查詢(xún)快速提取出所需的文件。

3 檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用途徑

3.1 落實(shí)提升檔案信息化管理水平的工作

提高管理信息化水平是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要措施。只有將信息技術(shù)、智能技術(shù)和自動(dòng)化技術(shù)相結(jié)合，才能為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供充分的條件，提高檔案管理的效率和水平[3]。

1）為提高工作效率和質(zhì)量，應(yīng)建立科學(xué)的信息系統(tǒng)，改進(jìn)檔案管理流程，利用自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整理、記錄、讀取和保存。

2）加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀器等必要設(shè)備，簡(jiǎn)化檔案管理內(nèi)容，為員工開(kāi)展工作創(chuàng)新節(jié)省更多時(shí)間和精力，推動(dòng)辦公自動(dòng)化發(fā)展。

3）要規(guī)范檔案管理的流程，特別是在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，無(wú)論是數(shù)據(jù)的整理、存取，還是檔案的分類(lèi)存儲(chǔ)，都需要經(jīng)過(guò)一定的程序，按照標(biāo)準(zhǔn)流程操作，以提高準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

4）要組織職工學(xué)習(xí)新概念、新技術(shù)，增強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)，全面推進(jìn)自動(dòng)化實(shí)施，推動(dòng)管理信息化發(fā)展。也可以結(jié)合相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工根據(jù)實(shí)際工作情況進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理水平。

3.2 提高自動(dòng)化管理手段的科學(xué)性

1）為加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理，自動(dòng)化帶來(lái)了更多的便利，但也存在許多漏洞。因此，必須建立更加科學(xué)的管理機(jī)制，用科學(xué)的手段推動(dòng)自動(dòng)化的發(fā)展，充分利用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，提高管理水平。有效利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，以企業(yè)自身的檔案管理需求為中心，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。既要保持技術(shù)創(chuàng)新，又要保持檔案管理的科學(xué)性，全面推進(jìn)電子檔案發(fā)展，優(yōu)化資源配置，提高信息資源利用率。

2）改革原有管理體制，根據(jù)辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合具體的檔案管理內(nèi)容，明確各部門(mén)、各崗位職責(zé)，制定科學(xué)的管理制度，以自動(dòng)化技術(shù)推動(dòng)管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。

3）要提高全員的創(chuàng)新意識(shí)，明確檔案管理目標(biāo)，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化手段，豐富服務(wù)形式，建設(shè)特色服務(wù)文化，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。根據(jù)不同檔案信息的內(nèi)容，為市場(chǎng)提供更好的數(shù)據(jù)，同時(shí)推動(dòng)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)創(chuàng)造市場(chǎng)。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

1）要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中一些重要因素和重要意義的培訓(xùn)，灌輸員工的責(zé)任感，播放因檔案信息泄露或管理不善造成公司和個(gè)人損失等新聞短片，以加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案工作的重視。只有強(qiáng)化責(zé)任感，才能提高檔案工作的執(zhí)行力，為檔案工作人員提供更強(qiáng)大的精神動(dòng)力，從而提高工作效率和質(zhì)量，讓檔案工作更有樂(lè)趣。

2）只有在管理機(jī)制中加入科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)員工實(shí)施必要的獎(jiǎng)懲措施，才能從根本上加強(qiáng)管理，提高管理效率。

3）要完善檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理者的監(jiān)督，提高工作責(zé)任的明確性、公開(kāi)性和透明度，促進(jìn)員工之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。只有通過(guò)組織員工學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，掌握軟件和設(shè)備的操作技能，同時(shí)培養(yǎng)員工的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，通過(guò)激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)管理者不斷提高綜合素質(zhì)，檔案管理的辦公自動(dòng)化效率能否提高。

3.4 建立檔案管理的安全防范系統(tǒng)

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于計(jì)算機(jī)技術(shù)，在信息的記錄、整理和傳輸過(guò)程中，文件的機(jī)密性會(huì)受到威脅。一旦信息泄露，將對(duì)企業(yè)或社會(huì)構(gòu)成威脅。因此，要注重安全制度的創(chuàng)建和應(yīng)用，規(guī)范檔案管理的具體流程和內(nèi)容。例如，電子文件一般離線(xiàn)存儲(chǔ)，用于保存檔案的介質(zhì)應(yīng)妥善保存。要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢查維護(hù)，建立專(zhuān)門(mén)的防范體系維護(hù)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)，定期排查系統(tǒng)安全隱患，為檔案管理創(chuàng)造良好的自動(dòng)化辦公環(huán)境。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代的到來(lái)，使電子信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展。同時(shí)，時(shí)代的進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理在企業(yè)管理、國(guó)家部門(mén)管理和教育機(jī)構(gòu)管理中的重要作用。在辦公自動(dòng)化的形勢(shì)下，也需要?jiǎng)?chuàng)新和改革。推進(jìn)檔案管理辦公自動(dòng)化是提高檔案管理水平和質(zhì)量的重要措施。分析了當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題，探討了自動(dòng)化在檔案管理中的應(yīng)用。通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)管理自動(dòng)化的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃思穎，彭韻楊，石繼輝.基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的電子公文歸檔討論[J].秘書(shū)之友，2019（4）：21-23.

[2]楊曉梅.辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：187.