孫美娟

摘 要：科技檔案是科學技術成果的載體，科技檔案驗收是科研項目驗收的前置條件。某軍工科研項目由于科技檔案驗收未通過，而制約其課題驗收。針對這一情況，特總結(jié)其在科研項目檔案組卷中存在的問題以及后續(xù)的解決方案，為后續(xù)重大科研項目檔案組卷提供參考。

關鍵詞：科研項目;科技檔案;存在問題;應對措施;組卷原則

科技檔案是指在科研項目的規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核評價等全過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，是重要的科技資源和知識資產(chǎn)。具有種類多、成套性、電子與紙質(zhì)并存、全過程記錄等特點。做好科技檔案管理工作已成為企業(yè)建設與發(fā)展的一項重要任務。

1 科技檔案的重要性

某軍工科研項目于2012年底批復立項，批復總經(jīng)費一千多萬元，項目研究周期：5年（2013年1月-2017年12月）。2018年5月，項目依托工程實體研究工作全部完成;2018年6月，完成全部研究任務。項目組于2018年9月組織專家對課題成果進行了鑒定，專家組對課題成果給予了較高評價，認為課題完成總體質(zhì)量較高，研究成果總體國內(nèi)領先，部分成果達到國際先進。2018年10月完成財務決算審計。

由于檔案驗收未通過，至2020年仍未結(jié)題，除去特殊時期影響驗收的情況，也足可見科研項目檔案驗收的重要性。

2 常見問題

加強科技檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，而從目前企業(yè)的科技檔案管理工作來看，存在諸多問題。

1）領導重視程度不夠。從施工企業(yè)角度而言，領導更重視生產(chǎn)經(jīng)營活動環(huán)節(jié)，對檔案的管理工作，一般只有在出現(xiàn)一定問題的情況下才會提及，平時沒有管控意識，使得科技檔案管理只有在最終影響驗收的情況下才予以重視。

2）制度不完善?？萍紮n案涉及科研項目的方方面面，如果沒有從立項申報就建立相關的制度予以保障，無法將全過程的資料都收集完整。在檔案驗收時發(fā)現(xiàn)，無檔案收集方面支撐性文件，未體現(xiàn)在實施方案，兼職檔案人員亦不知哪些資料需要歸檔。

3）檔案人員意識不強。諸多科研項目未配備專業(yè)的檔案人員，均由科研人員兼任，科研人員無專業(yè)的檔案歸集知識;且科研人員流動頻繁，存在私自保管、不及時歸檔的情況，無法保證文件的時效性和完整性。

3 應對措施

1）規(guī)章制度健全，職責分工明確。在科研項目立項之初應制訂檔案管理相關規(guī)定和工作方案，同時加強培訓工作，從思想教育、職業(yè)道德方面予以提高，將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規(guī)律和發(fā)揮人的積極作用的基礎上。從規(guī)劃階段著手、申報立項階段正式固化，在實施方案和年度計劃中進行細化，形成有效的管理機制。

2）強化培訓工作，提高人員素質(zhì)。企業(yè)為檔案管理提供人員、資金及檔案保管場地等必要支撐條件，加強對課題檔案管理的組織協(xié)調(diào)、聯(lián)絡溝通、培訓指導及監(jiān)督檢查工作。檔案人員要嚴格按照科技檔案管理規(guī)程，做好科技檔案的收集、整理、保管等工作，做到科研相關方面歸檔文件能及時、有效、準確的歸檔。同時，科技檔案人員應積極參與檔案形成的工作中，以保證資料的完整性。加強對兼職檔案人員的培訓，不僅學習檔案知識，還要加強檔案管理業(yè)務水平，提高檔案工作效率。

3）完善法人管理責任制。課題組建立和完善法人管理責任制，組織課題檔案的收集、整理、歸檔及移交工作。收集、整理、歸檔及移交自身產(chǎn)生的專項管理檔案。課題組負責指導和監(jiān)督檔案管理、檢查工作，指導課題承擔單位開展具體檔案管理工作。

課題組負責檔案的管理、監(jiān)督和檢查。如技術、財務、管理、文書等，其中技術檔案是指研究開發(fā)過程產(chǎn)生的技術類檔案，如設計文件、試驗報告，科技報告等。財務檔案是指研究開發(fā)及管理過程中與財務相關的文件，如預算書、審計報告等。管理檔案是指專項（課題）全過程管理中產(chǎn)生的管理類文件，如評審意見，會議紀要等。文書檔案是指往來函件（通知、批復）等。

4）強化規(guī)范化管理。在健全各項檔案方面的規(guī)章制度的基礎上，按階段強化科技檔案的規(guī)范化管理，科技檔案按階段劃分為：規(guī)劃階段、申報立項階段、過程管理階段、綜合績效評價階段等方面。將科技檔案管理工作建立在遵循客觀規(guī)律、發(fā)揮人的主觀能動性的基礎上。

4 總結(jié)的組卷原則

以某軍工科研項目為例，總結(jié)如下組卷原則：

檔案以卷為單位，按照封面+卷內(nèi)目錄+卷內(nèi)文件+備考表的順序進行組卷;紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立，并保持信息一致。按照專題組卷，各專題相對獨立，如有交叉，可在備考表中進行描述;卷內(nèi)文件按時間順序排列，編制卷內(nèi)目錄;封面、卷內(nèi)目錄、備考表有固定的格式，不可隨意調(diào)動;確保文件的獨立性、原始性、真實性;一套檔案中，文件是唯一不重復;同一文件的不同載體之間文件內(nèi)容、版本等信息一致。

檔案材料不僅包含紙質(zhì)文件，同樣包含聲像;外協(xié)外包方文件;電子文件;樣機、樣品、探傷膠片等實物收集和整理。

管理類文件以任務書為收集依據(jù)，歸集、匯總、檢查同樣是以任務書中的條目進行查看。

技術類文件要求編校審齊全，不造假，不違法，實事求是的記錄研究全過程，成功的試驗檔案要歸集，失敗的試驗檔案同樣也需要歸集。

驗收類文件：課題驗收、決算、審計，驗收階段文件等。

成果類文件：論文、專利、軟件著作權等以匯編的形式，由課題組統(tǒng)一歸檔。

聲像類文件：聲像文件采用“保管期限代碼—項目（事項）—事由—時間—編號.擴展名”格式命名。保管期限代碼：分別用“YJ”“30”“10”代表永久、30年、10年。時間用8位阿拉伯數(shù)字。聲像檔案資料整理目錄包括序號、內(nèi)容、密級、攝制者、攝制日期、備注等。一盒（盤）錄像帶（光盤）為一個保管單位。一個保管單位有一個唯一號。錄像帶（光盤）的盒套外應貼標簽，并進行標注。主要標注元素有：編號、片名、內(nèi)容提要、時長、制作單位、制作時間、保管期限、密級等標識。

外協(xié)類文件：合同、采購過程、合同或技術規(guī)格書要求提交的相關文件、合同驗收相關文件。

5 對后續(xù)的啟示

科技檔案管理工作，對企業(yè)的發(fā)展具有重大作用和意義，其作用及價值體現(xiàn)在以下方面：課題完成情況以任務合同書中的考核指標為依據(jù)、財務審計需要審計報告、收支執(zhí)行情況報告及支出憑證;為文件追蹤、過程監(jiān)督、問責等提供原始依據(jù)，能夠“追根溯源”，明確責任。可用于知識管理和知識傳承;為后續(xù)研發(fā)及應用提供參考借鑒。

所以企業(yè)應重視科技檔案管理工作，讓科技檔案發(fā)揮其應有的作用。由于科研項目千變?nèi)f化、日新月異，同理科技檔案也是不斷推陳出新，在今后的工作中一定會出現(xiàn)新問題、新狀況、新難點，需要檔案人員不斷學習和進步以適應科研項目管理需要，更好的為科研項目服務。

參考文獻

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