郭飛

摘 要：我國現(xiàn)階段的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已經(jīng)很難適應(yīng)飛速發(fā)展的中國社會(huì)需要，現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在的問題也很突出。這些問題值得我們思考和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，提出行之有效的改革措施。在充分利用資源的條件下要盡可能迎合社會(huì)發(fā)展，發(fā)揮現(xiàn)代化管理的作用，尊重歷史與事實(shí)，遵循法律與制度，使人事檔案管理工作更好的服務(wù)社會(huì)與人民。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理現(xiàn)狀;改革措施

人事檔案產(chǎn)生于國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織對(duì)于人事管理活動(dòng)的需求;即我國人事管理制度的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它不僅記載著每一個(gè)人的身份、學(xué)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和業(yè)績等內(nèi)容，還與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，更重要的是人事檔案幾乎記載了每一個(gè)人的人生經(jīng)歷，在黨政組織、企事業(yè)單位等選拔干部和使用人才，以及個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理社保等相關(guān)證明時(shí)，起著憑證、依據(jù)和參考的重要作用。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

我國現(xiàn)階段的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，它是我國特有的經(jīng)濟(jì)體制和歷史條件下建立的人事管理模式。隨著改革開放的進(jìn)行，我國社會(huì)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，老套的人事檔案管理辦法已經(jīng)很難適應(yīng)飛速發(fā)展的中國社會(huì)需要。社會(huì)在變革，我國的人事檔案管理工作也在不斷的發(fā)展，但人事檔案管理工作中存在的問題也很突出。這些問題值得我們思考和總結(jié)，進(jìn)而提出行之有效的改革措施。

1.1 人事檔案管理模式不匹配

人事檔案管理工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，又是一門融合了多學(xué)科的綜合性行政工作。前面講過，我國的人事檔案管理工作具有一定的歷史遺留性，隨著幾十年改革的探索，我國成功地實(shí)現(xiàn)了從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)軌，這就要求我們的人事檔案管理工作不能一味的按照舊的模式進(jìn)行。社會(huì)發(fā)展的變化不斷催生我們?nèi)耸聶n案管理工作中的一些問題，這些矛盾充分表明了現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作模式與社會(huì)發(fā)展的不匹配。

1.1.1 管理體制的問題

我國人事檔案管理體制的改革并不適應(yīng)于現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展變革。隨著我國社會(huì)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，與之相應(yīng)的人員流動(dòng)也不斷增多，原有的一體式自上而下的人事檔案管理體制受到市場化影響變得有些混亂，究其原因，就是尚未形成完善的人事管理新制度以適應(yīng)現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。改革開放前，我國的人事檔案管理工作主要基于革命年代建立的體制，人事檔案重于記錄個(gè)人的政治、歷史背景以及思想道德修養(yǎng)等方面，但特點(diǎn)是統(tǒng)一歸政府機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)和國企、事業(yè)單位人事部門管理，管理權(quán)較為明確。隨著改革深入和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，許多民營和外資企業(yè)等開始紛紛崛起，大量人才和員工流入這些企業(yè)中，但是其人事檔案保管權(quán)卻依然歸于當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，民營和外資企業(yè)要定時(shí)繳納一定的管理費(fèi)用。這就導(dǎo)致許多用人企業(yè)和人才交流中心不能隨時(shí)就人員檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改、更新和完善。組織人事部門對(duì)于這些企業(yè)人事的管理和了解僅限于紙面內(nèi)容，人才流動(dòng)服務(wù)中心沒有監(jiān)管這些企業(yè)的責(zé)任，而企業(yè)主管人事的部門職能又在不斷弱化，尤其是對(duì)于那些人員流動(dòng)頻繁的部門，每年甚至頻繁到每月都有人員流動(dòng)，這種人員的人事檔案很少被詳細(xì)地記錄下來，于是就造成了一些檔案的斷檔。另外，很多企業(yè)的人事檔案記錄內(nèi)容照搬政府機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)和國企的歸檔內(nèi)容，依然著重記錄個(gè)人的政治、歷史背景以及思想道德修養(yǎng)等方面，缺失很大一部分人事調(diào)動(dòng)、工作業(yè)績和實(shí)際工作情況等內(nèi)容，很難全面反映員工的基本情況，參考價(jià)值不大。

1.1.2 管理人員的問題

由于缺乏有效的監(jiān)督，加上很多國企、事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的剪裁，而一些外資、民營企業(yè)又對(duì)人事檔案管理重視度不夠高，很多單位甚至沒有專門的負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員，一些兼職的、或外聘的檔案管理人員沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)更是有待提高，這就造成許多人事檔案的信息收集和歸檔整理不規(guī)范、不完善;一些單位的檔案管理人員更換頻繁，工作交接粗心不負(fù)責(zé)，造成人事檔案的丟失和遺漏，這些問題都是很突出的。久而久之，我國社會(huì)人事檔案管理水平就在不斷降低。

1.1.3 管理方式的問題

企業(yè)和部分單位在人事檔案管理方面投入的人力和資金不足，一些檔案資料袋和紙質(zhì)檔案破損、受潮、蟲蛀和缺頁以及部分裝訂散開等問題都很嚴(yán)重。管理方式的不合規(guī)矩，加上部分企業(yè)和單位對(duì)于員工人事檔案重視度的宣傳力度不大，造成人員流動(dòng)、崗位變遷、職位升降等方面較為隨意，沒有及時(shí)補(bǔ)充相應(yīng)的檔案資料，這些問題都造成人事檔案的缺失和全面性不夠，當(dāng)某些原因需要調(diào)出人事檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)人事檔案斷檔嚴(yán)重，于是檔案造假現(xiàn)象層出不窮，這樣一來，人事檔案的真實(shí)性大打折扣，可借鑒性所剩無幾。

1.2 人事檔案管理缺乏先進(jìn)性

1.2.1 管理意識(shí)缺乏先進(jìn)性

人事檔案管理意識(shí)缺乏和觀念守舊很容易造成管理工作的落后。有些企業(yè)或單位從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理從業(yè)人員都對(duì)人事檔案管理缺乏重視度，生產(chǎn)和業(yè)務(wù)總能與時(shí)俱進(jìn)，但人事檔案工作卻沒有時(shí)時(shí)改進(jìn)和關(guān)注，領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，工作人員自然懈怠，很難做到積極主動(dòng)的將人事檔案資料定時(shí)整理、上報(bào)、修正等一系列工作做好，沒有很好的遵循科學(xué)發(fā)展觀和以人為本的精神。

1.2.2 管理手段缺乏先進(jìn)性

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各式各樣的企業(yè)、單位對(duì)人才的需求不斷加大，人員流動(dòng)頻繁造成一種現(xiàn)象，就是“檔”不隨“人”走。傳統(tǒng)的人事檔案管理手段已經(jīng)落后于時(shí)代的發(fā)展。很多企業(yè)和單位的人事管理部門還沿用手工管理紙質(zhì)檔案的方法，管理和辦事效率大大降低。

1.2.3 管理設(shè)備缺乏先進(jìn)性

信息時(shí)代的到來讓計(jì)算機(jī)成為辦公和存儲(chǔ)資料的不可或缺的辦公設(shè)備。未來企業(yè)和單位無論是辦公還是管理都在向著自動(dòng)化過渡，相關(guān)的電子設(shè)備將成為必需品。部分單位傳統(tǒng)的人事管理設(shè)施已經(jīng)不能跟上時(shí)代的步伐，現(xiàn)代員工人事資料不僅包括文字，還有照片、影像等大量的信息需要存儲(chǔ)，不采用先進(jìn)設(shè)備信息化處理和收集人事資料，眾多企業(yè)、單位之間都不能很好地互通信息，更別說適應(yīng)信息化的社會(huì)。

2 人事檔案管理改革探究

2.1 依法管理人事檔案

人事檔案所涉及的內(nèi)容不僅關(guān)乎個(gè)人的隱私和權(quán)益，更是國家檔案和國家發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，依靠法律保護(hù)和規(guī)范才能更好的完善人事檔案管理工作。《檔案法》的頒布為檔案管理工作和人員人事檔案提供了法律依據(jù)和保障，也規(guī)范了相關(guān)內(nèi)容。在國家法律的框架下，建立健全各種人事檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度是當(dāng)務(wù)之急，現(xiàn)代化的檔案管理才能更好的適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，促進(jìn)人事檔案管理實(shí)際工作有條不紊地進(jìn)行。

2.2 完善人事檔案管理制度

2.2.1 加強(qiáng)人事檔案收集的規(guī)范化與全面性

以往在人事檔案管理工作中普遍存在的一個(gè)重要問題就是材料的收集不規(guī)范以及人事檔案內(nèi)容的不全面，這樣就造成檔案質(zhì)量與可借鑒性較差。針對(duì)這方面問題，首先就是要求各個(gè)單位和企業(yè)要依法、依據(jù)條例制定適應(yīng)自己實(shí)際情況的實(shí)施細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行，制定統(tǒng)一的立卷和建檔標(biāo)準(zhǔn)更加有利于管理;什么樣的材料能夠入檔、什么樣的材料需要修改，都要一一審查。另外，要及時(shí)補(bǔ)充人事檔案中各人員流動(dòng)、升遷、考核業(yè)績以及個(gè)人能力、業(yè)務(wù)水平、科研成果等鑒定情況等方面內(nèi)容，做到相應(yīng)的查漏補(bǔ)缺和內(nèi)容完善。對(duì)于查、借、轉(zhuǎn)檔等各方面的業(yè)務(wù)都要進(jìn)行規(guī)范化，建立一套切實(shí)可行的制度和規(guī)范流程。

2.2.2 加強(qiáng)有效的監(jiān)督管理機(jī)制

人事檔案管理制度的順利實(shí)施離不開有效的監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制。要做到領(lǐng)導(dǎo)定期檢查、員工定期整理，或者設(shè)立專門的人事檔案管理負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一管理、監(jiān)督，并做定期匯報(bào)考核。條件允許的情況下，還可以對(duì)表現(xiàn)較好或較差的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，獎(jiǎng)懲并用來調(diào)動(dòng)積極性。

2.2.3 核實(shí)人事檔案內(nèi)容真實(shí)性

人事檔案系組織用人、個(gè)人升職待遇等許多重要方面依據(jù)，所以確保人事檔案真實(shí)可靠的重要性也就不言而喻。要保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠性，首先要考核規(guī)范管理人員，提高人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平。另外，對(duì)于歸檔內(nèi)容要進(jìn)行嚴(yán)格審查，認(rèn)真核實(shí)規(guī)范后的檔案才能入檔;對(duì)于一些虛假材料要依法嚴(yán)格處理，及時(shí)糾錯(cuò)。

2.3 增強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)

增強(qiáng)人事檔案管理人員的素養(yǎng)是改革檔案管理工作的重要內(nèi)容，因?yàn)楣芾砣藛T是工作的具體實(shí)施者，他們素質(zhì)的高低直接影響工作的能否順利進(jìn)行。首先，理論要過關(guān)，定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)是重中之重。同時(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員敬業(yè)奉獻(xiàn)的服務(wù)精神，實(shí)事求是的工作態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的責(zé)任心和專業(yè)耐心的職業(yè)操守，在掌握新知識(shí)體系的前提下能夠?qū)⒐ぷ鞲邔?shí)效的完成好。對(duì)于工作中常常出現(xiàn)的問題，要定期互相交流討論，善于解決各種檔案工作特殊情況的問題。

2.4 完善設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化管理手段

現(xiàn)代化的人事檔案管理需要有專門的場地和設(shè)施，進(jìn)行專人管理。硬件的優(yōu)化是提高工作效率的必要條件，檔案盒、防火防盜設(shè)施、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的配備以及空調(diào)、排風(fēng)、防潮防蟲等設(shè)施都要按照要求配備。條件不允許的情況下，要爭取取得有關(guān)部門支持，同時(shí)也要因地制宜，充分利用現(xiàn)有資源，發(fā)揮其最大作用，可以根據(jù)實(shí)際情況來分層次引進(jìn)新技術(shù)和設(shè)備。人事檔案管理從業(yè)人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，引進(jìn)新技術(shù)人才的同時(shí)也要培養(yǎng)原有員工的新技能和新的管理理念，使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)需要。

2.5 建設(shè)信息化檔案管理模式

信息技術(shù)的飛速發(fā)展促使現(xiàn)代人事檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，建立信息化檔案管理模式已經(jīng)刻不容緩。

首先，要建立新管理理念。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，人的信息越來越豐富，大量文字、照片、影像等電子檔案需要管理。人事檔案管理面臨新的變革，不管是從收集到整理、歸檔、統(tǒng)一化管理以及分類存儲(chǔ)，都離不開信息技術(shù)。社會(huì)發(fā)展日益變化，要滿足現(xiàn)代化需要，人事檔案管理就不能因循守舊，建立新工作思維和管理觀念是核心基礎(chǔ)。

其次，將人事檔案電子化，建立數(shù)據(jù)庫和信息管理平臺(tái)，進(jìn)行高效網(wǎng)絡(luò)化管理。利用新興軟件、APP、以及小程序?qū)⒃械募堎|(zhì)檔案電子化，但前提是內(nèi)容的統(tǒng)一和對(duì)照，滿足日常人事管理的新需要。建立統(tǒng)一的規(guī)范數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)施對(duì)人事檔案管理進(jìn)行電子化管理和工作，大大提高工作效率和安全保密性，同時(shí)也為考察員工、人員調(diào)動(dòng)升遷、干部任免等工作提供方便的數(shù)據(jù)平臺(tái)。

總之，人事檔案管理要實(shí)事求是、以人為本，更要與時(shí)俱進(jìn)。在充分利用資源的條件下要盡可能的迎合社會(huì)的發(fā)展需要，充分發(fā)揮現(xiàn)代化管理的作用，客觀提供真實(shí)可靠的人員資料，尊重歷史與事實(shí)，遵循法律與制度，使人事檔案管理工作更好地服務(wù)社會(huì)與人民。

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