李閆

摘 要：檔案信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，是現(xiàn)代檔案管理非常重要的一張形式。檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅可以對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)期的保存，還可以實(shí)現(xiàn)檔案更高效的利用，使得檔案資源實(shí)現(xiàn)融合與共享。因此檔案信息環(huán)設(shè)與檔案管理水平需要不斷提升。然而當(dāng)前在檔案信息化建設(shè)與檔案管理過(guò)程中還存在的一些問(wèn)題。本文主要分析檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，并提出有效的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)方面存在的問(wèn)題分析

1.1檔案管理的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在問(wèn)題

不同的檔案在來(lái)源途徑與格式上有著不同的表現(xiàn)，這就使得檔案在管理過(guò)程中不能按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行管理，很多檔案數(shù)據(jù)存在的差異性，這對(duì)檔案的管理造成不利的影響。檔案管理數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在信息性質(zhì)、傳輸方式和信息內(nèi)部結(jié)構(gòu)，這樣很容易造成信息的缺失，增加檔案的復(fù)雜性，使得檔案在管理過(guò)程中科學(xué)性會(huì)受到影響，導(dǎo)致檔案管理的效果不佳。

1.2檔案信息比較分散

在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，檔案信息過(guò)度分散也是主要的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：首先，企業(yè)單位的人力資源管理部門沒有重視檔案的管理，對(duì)檔案管理過(guò)于松散，沒有嚴(yán)格的管理制度，這會(huì)造成檔案遺失或者檔案信息不準(zhǔn)確的情況，對(duì)檔案管理工作造成麻煩。其次，在檔案管理過(guò)程中還存在的嚴(yán)重的重復(fù)現(xiàn)象，這種問(wèn)題主要由于同一個(gè)檔案由不同的部門同事保存，這就使得同一個(gè)檔案在不同的部門重復(fù)保存，使得檔案信息分散，影響到檔案的信息化建設(shè)和管理。

1.3檔案管理信息化水平較差

當(dāng)前，在檔案管理中很多企業(yè)還采用的是傳統(tǒng)的管理方式，沒有在檔案管理中采用信息化技術(shù)，沒有重視檔案的信息化管理，與時(shí)代脫節(jié)比較嚴(yán)重。有的企業(yè)采用信息化管理，但是信息化管理水平非常差，不能有效的實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)和管理。不僅如此，很多檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠，信息化管理水平較低，沒有辦法投入到檔案的信息化建設(shè)中，對(duì)檔案的信息化建設(shè)不利。

1.4遠(yuǎn)程利用存在瓶頸

檔案信息遠(yuǎn)程是檔案管理和發(fā)展的方向。首先，檔案的信息和保密管理中存在難度，檔案信息的來(lái)源非常多，這些信息資源可能會(huì)被不法分子竊取謀利。檔案信息要在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公開和限制，根據(jù)信息的保密程度來(lái)確定。其次，檔案信息遠(yuǎn)程查詢會(huì)出現(xiàn)格式不正確的情況，對(duì)使用者造成不便。最后，檔案信息遠(yuǎn)程利用體系尚未建立。要想使用檔案就必須到相應(yīng)的檔案管理室中查詢，還不能實(shí)現(xiàn)跨城遠(yuǎn)程使用，與檔案管理的信息化建設(shè)不符。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效途徑及策略

2.1完善檔案管理工作機(jī)制

在檔案管理工作過(guò)程中，完善檔案管理工作機(jī)制可以有效的提升檔案的信息化管理水平，可以促進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。檔案管理部門要制定一定的制度，科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，并在不斷的實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善這種管理制度，這樣才可以加速檔案的信息化管理。不僅要重視檔案的信息化建設(shè)，還要將檔案的組織結(jié)構(gòu)不斷的完善，使得檔案的組織結(jié)構(gòu)可以達(dá)到統(tǒng)一，使得檔案在管理過(guò)程中更加方便，為檔案信息化建設(shè)和檔案的管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2提升檔案信息化意識(shí)

檔案信息化是一種觀念上的信息化，需要集中檔案管理人員的力量，提升他們的積極性，讓他們對(duì)檔案管理信息化有著正確的認(rèn)識(shí)，從而在心理建立起這種信息化的意識(shí)，不斷的提升自己的信息化水平、責(zé)任感和對(duì)檔案信息化管理的重視。在信息化管理中，要不斷提升這種意識(shí)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和管理。在管理過(guò)程中還要提升檔案管理的效率，主要有兩種方式：一種是將檔案管理制度建立并完善，使得檔案在管理中有法可依，將這種制度不斷落實(shí)，提升工作效率;第二是要轉(zhuǎn)變管理的方式，就是要在思想和觀念上意識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案管理的要求，因此要不斷的優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理水平。

2.3建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案可以有效的提升檔案管理的效率，在建立網(wǎng)絡(luò)檔案過(guò)程中需要滿足兩個(gè)條件。第一，建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的作用和效果，搭建公眾平臺(tái)，使得檔案的利用和服務(wù)可以得到提升，網(wǎng)絡(luò)檔案成為人們服務(wù)和利用的資源，對(duì)檔案資源的使用更加高效。第二，要有合適的計(jì)算機(jī)硬件支持，要采購(gòu)相應(yīng)的硬件設(shè)備，這樣在網(wǎng)絡(luò)信息檔案共享和交換過(guò)程中可以提供可靠的硬件支持，保證檔案建設(shè)的安全可靠性。

2.4建立遠(yuǎn)程查閱體系

首先，讓檔案信息可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢功能。在檔案共享查詢過(guò)程中，設(shè)置不同的公開級(jí)別，使得網(wǎng)絡(luò)檔案信息可以實(shí)現(xiàn)禹城查詢。對(duì)公開的檔案信息可以按照一定的格式進(jìn)行發(fā)布，發(fā)布過(guò)程要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理部門將資源信息進(jìn)行整合使得檔案信息可以更加完善。其次，提升查閱能力。對(duì)于一部門不能公開的檔案信息應(yīng)該設(shè)置查詢權(quán)限，可在檔案館進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn)。最后，建立檔案館異地出具檔案證明機(jī)制，設(shè)置試點(diǎn)進(jìn)行實(shí)踐，穩(wěn)步推進(jìn)，使得檔案的利用更高效。

2.5檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員是直接參與檔案的管理，因此對(duì)檔案的管理效率和檔案的信息化影響非常大，提高檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理過(guò)程中非常關(guān)鍵的。第一，要選擇有專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理不是簡(jiǎn)單的存檔，期間還要涉及到存儲(chǔ)、接收、修改，在信息化管理中還要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的處理，因此要專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人員。第二，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，由于科學(xué)技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，檔案管理也在不斷變化，檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)最新的檔案管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)定期的組織培訓(xùn)來(lái)提升自己的專業(yè)水平，提升管理的能力，這樣才能符合檔案管理的要求。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企事業(yè)單位要重視檔案的信息化建設(shè)和管理水平的提升，使得檔案資源可以被更好的利用。檔案管理人員要加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，不斷的提升自己的專業(yè)水平，積極投入到檔案信息化建設(shè)中，切實(shí)落實(shí)檔案信息化管理制度。檔案管理信息化使得檔案的價(jià)值可以更好的發(fā)揮出來(lái)，有利于企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李釗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（28）：27.

[2]孟曉鵬.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智，2019（28）：221.

（作者單位：吉林省四平市鐵西區(qū)住房保障服務(wù)中心）