李才昌

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息化程度的不斷深化，集團(tuán)型公司的規(guī)模越來越龐大，工作效率卻越來越低，財務(wù)核算與管控工作變得越來越繁重，原有的財務(wù)管理模式難以適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，財務(wù)共享模式受到越來越多大中型企業(yè)的采用。然而，原有的內(nèi)部控制在財務(wù)共享模式中存在許多問題，難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。文章從內(nèi)部控制要素進(jìn)行分析，提出共享模式下優(yōu)化內(nèi)部控制體系的建議，完善財務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制體系，實現(xiàn)企業(yè)長久發(fā)展的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】共享經(jīng)濟(jì);財務(wù)共享服務(wù)中心;內(nèi)部控制

【中圖分類號】F275 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）09-0115-03

1 財務(wù)共享服務(wù)概述與發(fā)展

1.1 財務(wù)共享服務(wù)概述

集團(tuán)財務(wù)業(yè)務(wù)種類繁多、類型更復(fù)雜，業(yè)務(wù)流程冗長，造成財務(wù)人員增多且財務(wù)效率低下。集團(tuán)企業(yè)受地域限制，對分、子公司管控力度大幅降低，造成財務(wù)信息質(zhì)量差，影響集團(tuán)的經(jīng)營決策。在傳統(tǒng)財務(wù)模式下，企業(yè)不得不面臨財務(wù)成本高、財務(wù)效率低、財務(wù)信息質(zhì)量差等問題，以及企業(yè)財務(wù)風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險“雙高”的挑戰(zhàn)。

企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)中心，依托較高的信息化水平將財務(wù)人員從數(shù)量繁多、處理方式接近的財務(wù)核算中解脫出來，將工作重心放在能為企業(yè)創(chuàng)造價值的工作上，例如工作重心轉(zhuǎn)移到財務(wù)報表分析，為企業(yè)管理提供合理化建議，從間接參與企業(yè)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹苯訁⑴c企業(yè)管理，直接為企業(yè)創(chuàng)造價值。

1.2 財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展

繼“福特”公司首創(chuàng)財務(wù)共享中心后，“杜邦”“通用電氣”公司也相繼成立財務(wù)共享中心，財務(wù)共享理念得到國際普遍認(rèn)可。我國對這一理念接觸得較晚，1999年跨國公司“摩托羅拉”在天津成立亞洲財務(wù)結(jié)算中心，隨后“埃哲森”“惠普”等跨國公司相繼在中國建立財務(wù)共享結(jié)算中心，這才引起我國企業(yè)關(guān)注?！爸信d通訊”作為第一家“吃螃蟹的人”，接著中國人壽保險公司成立財務(wù)共享服務(wù)中心，越來越多中國大型企業(yè)實現(xiàn)了財務(wù)共享服務(wù)，但各家企業(yè)的實施效果不同，很大原因與企業(yè)的內(nèi)部控制有密切的聯(lián)系。

2 財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制現(xiàn)狀

2.1 內(nèi)部環(huán)境現(xiàn)狀

一般大型企業(yè)建立了董事會、審計委員會、風(fēng)險管理委員會、內(nèi)部控制項目組、審計部。董事會對內(nèi)控制度的建立、健全和有效檢查監(jiān)督負(fù)責(zé);定期對內(nèi)部控制情況進(jìn)行全面檢查與效果評估。審計委員會監(jiān)督內(nèi)部審計工作開展情況;審核內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況;監(jiān)督內(nèi)部稽核制度及其實施。在內(nèi)部控制活動中，信息溝通與交流工作的梳理與規(guī)范，以及信息交流建設(shè)工作情況由風(fēng)險管理委員會向上級審計委員會報告。內(nèi)部控制項目組應(yīng)負(fù)責(zé)定期對風(fēng)險重新評估并檢查各風(fēng)險點的控制活動是否有效。

2.2 風(fēng)險評估現(xiàn)狀

企業(yè)實施風(fēng)險管理和控制策略。首先，董事會設(shè)有審計委員會，以執(zhí)行風(fēng)險控制系統(tǒng)和監(jiān)督實施。其次，在審計委員會下設(shè)內(nèi)部控制建設(shè)小組，整理經(jīng)營活動內(nèi)部控制情況上報審計委員會，對風(fēng)險重新評估，檢查控制活動是否有效。最后，內(nèi)審部門執(zhí)行和評估風(fēng)險制度，并向?qū)徲嬑瘑T會和監(jiān)事會報告。

2.3 控制活動現(xiàn)狀

企業(yè)對所有業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，保證基礎(chǔ)的財務(wù)業(yè)務(wù)能夠有序地進(jìn)行，采取不相容職務(wù)相互分離控制、預(yù)算控制、授權(quán)審批控制等控制活動措施。作為控制活動中的一項重要舉措，預(yù)算控制可描述為企業(yè)對內(nèi)外部環(huán)境進(jìn)行分析，對未來的收支情況進(jìn)行預(yù)測，為企業(yè)制訂收支計劃，使企業(yè)收支受到約束，進(jìn)而檢查和監(jiān)督各部門生產(chǎn)活動;其主要內(nèi)容包括收入、支出預(yù)算，資金支出預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等。

2.4 信息與溝通現(xiàn)狀

信息化建設(shè)對于財務(wù)共享模式的改革的重要性是不可忽視的，因為新的模式正是依托信息系統(tǒng)。企業(yè)的信息共享平臺能夠?qū)崿F(xiàn)實物、影響和信息三者無障礙的溝通。企業(yè)信息化解決方案結(jié)合IT服務(wù)與CT服務(wù)，集成了辦公OA、統(tǒng)一通信、融合會議、BYOD移動辦公和云計算等多項企業(yè)信息服務(wù)，最大限度地滿足企業(yè)信息化需求。

資金管理系統(tǒng)和財務(wù)分析系統(tǒng)給企業(yè)在會計核算上提供了支持。采用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)自動化辦公。為保證網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的有效性，對員工的報賬情況設(shè)定信用積分。建立銀企直連系統(tǒng)，通過銀行給予的通道登錄系統(tǒng)對企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行操作，能根據(jù)銀行指令在企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)憑證自動化生成，這大大提高了企業(yè)與銀行的溝通效率，縮短溝通時間和減少溝通環(huán)節(jié)。

2.5 內(nèi)部監(jiān)督現(xiàn)狀

內(nèi)部監(jiān)督主要是審計委員會對內(nèi)控工作進(jìn)行的監(jiān)督，具體是對日常的經(jīng)營活動中的關(guān)鍵指標(biāo)和自我評價系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督。比如，關(guān)鍵指標(biāo)中的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)是要對滿意度、成本和效率進(jìn)行監(jiān)督，當(dāng)然從這3個指標(biāo)也能測量出財務(wù)共享服務(wù)中心對外提供服務(wù)的質(zhì)量。關(guān)鍵指標(biāo)中的報表指標(biāo)主要是對資產(chǎn)負(fù)債率、凈資產(chǎn)收益率、收入、利潤等進(jìn)行監(jiān)督。以監(jiān)督促管理，最終實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升。

3 財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制存在的問題

3.1 內(nèi)部環(huán)境存在問題

企業(yè)文化對于內(nèi)部控制環(huán)境的影響也是不容忽視的，良好的企業(yè)文化能促成員工成為利益相關(guān)者并能彼此合作與信任。比如，從“中興事件”中可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)文化不足，就會導(dǎo)致員工缺少基本的誠信感，并且注重企業(yè)利益，甚至出現(xiàn)違反法律法規(guī)的行為。

財務(wù)共享中心人員結(jié)構(gòu)存在學(xué)歷不高、層次低的特征。財務(wù)共享中心為了控制成本，對中心的運(yùn)營執(zhí)行人員的學(xué)歷和能力要求不會太高，在處理國外機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)信息存在溝通困難的問題。此外，企業(yè)管理層及關(guān)鍵職位人員素質(zhì)也不高，在企業(yè)內(nèi)部環(huán)境營造上有所欠缺，導(dǎo)致內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，管理漏洞較多。

3.2 風(fēng)險評估存在問題

在風(fēng)險評估方面，有些企業(yè)在建立組織、實施規(guī)則和建設(shè)信息技術(shù)方面做得很好，但是忽視了內(nèi)部控制實施過程對各類風(fēng)險的收集、分類及風(fēng)險清單的制定等。風(fēng)險委員會在開展風(fēng)險管控時，沒有落實這一關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，反而把這一重要工作推給了內(nèi)部控制建設(shè)項目組，直接導(dǎo)致內(nèi)部組織權(quán)責(zé)分配不明確、界限模糊，具體的風(fēng)險管理工作難度大幅提升。從風(fēng)險評估體系來看，財務(wù)共享中心對風(fēng)險的反應(yīng)能力還是略顯遲鈍，對于外部的市場環(huán)境也沒能及時反映且并沒有采取有效措施。

3.3 控制活動存在問題

財務(wù)審核設(shè)置不到位，為了控制成本，財務(wù)審核任務(wù)全權(quán)落在財務(wù)共享中心，業(yè)務(wù)單位不做審核，這樣就導(dǎo)致業(yè)務(wù)斷層，與業(yè)務(wù)部產(chǎn)生溝通障礙。財務(wù)共享中心人員在審核過程中只能審核到票據(jù)填制是否完整、規(guī)范這一層面的，但是對于更深層面的，如票據(jù)支出是否符合公司的規(guī)章制度、金額是否合理、內(nèi)容是否真實及審批手續(xù)是否齊全等缺乏有效的審核。出現(xiàn)問題時也很難追究相關(guān)人員的責(zé)任，這樣也就難以規(guī)避開設(shè)虛假發(fā)票、提供虛假信息的風(fēng)險。此外，原始票據(jù)寄送過程中會出現(xiàn)時間長、丟失和被人為篡改的問題，這也影響了財務(wù)共享中心核算的及時性、準(zhǔn)確性及核算工作的正常進(jìn)行。

3.4 信息與溝通存在問題

財務(wù)共享中心工作人員要與不同地域、不同部門、不同文化背景的員工之間進(jìn)行信息溝通，尤其在業(yè)務(wù)審查核算時對業(yè)務(wù)部門溝通不足，導(dǎo)致工作能力偏差。相對以往財務(wù)管理模式下對公司的損害更大。財務(wù)共享中心要定期整合財務(wù)信息數(shù)據(jù)為管理層提供內(nèi)部報告，為管理層能做出合理的經(jīng)營決策提供幫助。但是在實際的運(yùn)行過程中，有些企業(yè)內(nèi)部報告數(shù)據(jù)也多次表現(xiàn)出公司存在研發(fā)費(fèi)用、管理費(fèi)用等過高的問題。但是管理層沒有充分利用內(nèi)部報告，并且進(jìn)行及時的整改。

3.5 內(nèi)部監(jiān)督存在問題

企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督措施中自我評價體系容易受到企業(yè)內(nèi)部組織的影響，評價結(jié)果不夠客觀，評測內(nèi)部控制方式單一，沒有對比性，以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制指標(biāo)選取不準(zhǔn)確等問題。財務(wù)共享中心既承擔(dān)管控工作，又要提供服務(wù)工作，內(nèi)部監(jiān)督就更難到位。隨著企業(yè)發(fā)展需求的改變，所側(cè)重的目標(biāo)也將隨之改變。目前，有些企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督要素是“滿意度、效率、成本、質(zhì)量”，現(xiàn)階段側(cè)重的目標(biāo)是服務(wù)，管控作用沒有得到重視，偏離了財務(wù)共享中心的目標(biāo)。從中可以發(fā)現(xiàn)有些問題并不是一個人或者是少數(shù)幾個人的行為，而是由公司高層牽頭知法犯法的系統(tǒng)性行為，甚至還有法律部門的參與。

4 財務(wù)共享模式下對內(nèi)部控制的優(yōu)化建議

4.1 內(nèi)部環(huán)境優(yōu)化建議

針對不同文化環(huán)境，在流程與單據(jù)、規(guī)則與制度的制定上可以以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為主，結(jié)合當(dāng)?shù)卣?，因地制宜，同時對于語言障礙問題，可以使用專業(yè)翻譯人員或借助智能軟件解決。針對流程，企業(yè)可以考慮建立一個網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，有公司的專家團(tuán)隊深度參與，對公司財務(wù)共享中心員工及相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使員工理解并接受這一財務(wù)變革，加強(qiáng)對變革的認(rèn)識及流程的參與。同時，企業(yè)應(yīng)該制定績效考核機(jī)制，展開績效考核并及時發(fā)現(xiàn)員工的不足，開展針對性的培訓(xùn)工作，對于優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)獎勵，提高他們工作的積極性。為了給中心運(yùn)營執(zhí)行人員更好的發(fā)展空間，應(yīng)拓展員工晉升機(jī)制，讓員工有機(jī)會成為專業(yè)人才、管理人才及市場業(yè)務(wù)人才，完善晉升與培訓(xùn)體系，不定期地進(jìn)行人才選拔。

4.2 風(fēng)險評估優(yōu)化建議

針對文中提及風(fēng)險委員會沒有執(zhí)行各類風(fēng)險的分類和風(fēng)險清單的制定工作，企業(yè)應(yīng)對風(fēng)險委員會組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)分，如為更好落實其風(fēng)險管控措施，風(fēng)險委員會下設(shè)內(nèi)部控制部門，清晰界定各部門的權(quán)責(zé)。為財務(wù)風(fēng)險管理的需求，應(yīng)考慮將風(fēng)險控制部門納入財務(wù)共享中心。為了進(jìn)一步完善風(fēng)險評估體系，讓風(fēng)險評估不局限于公司層面。公司應(yīng)該針對每個業(yè)務(wù)流程設(shè)計一套風(fēng)險評估體系。針對共享中心對外部市場變化反應(yīng)不足的問題，財務(wù)共享中心管理人員應(yīng)該去了解實時的法律政策，客戶信息和市場供求關(guān)系，最好是與業(yè)務(wù)部門建立連接，比如在業(yè)務(wù)部安排財務(wù)共享中心人員，既能幫助財務(wù)共享中心在業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上建立評估制度進(jìn)行系統(tǒng)評估，也能實時地為業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)的財務(wù)服務(wù)，在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險評估。

4.3 控制活動優(yōu)化建議

在文中風(fēng)險評估優(yōu)化建議中也提及在業(yè)務(wù)部門安排財務(wù)共享中心人員為業(yè)務(wù)部與財務(wù)共享中心建立溝通橋梁，同時也能為共享中心完成財務(wù)初審工作，克服財務(wù)共享中心及既要完成財務(wù)審核工作但是對業(yè)務(wù)不了解審核不到位的問題。在針對票據(jù)傳送不及時甚至丟失的問題，公司可以考慮引進(jìn)先進(jìn)的票據(jù)真?zhèn)蔚淖R別系統(tǒng)，盡量不傳遞實物票據(jù)，可通過掃描發(fā)票上傳到系統(tǒng)，掃描的同時應(yīng)該加入票據(jù)真?zhèn)蔚淖R別。針對共享中心人員出現(xiàn)業(yè)務(wù)斷層發(fā)生問題無法追責(zé)的問題，企業(yè)應(yīng)該完善各規(guī)章制度，權(quán)、責(zé)、利分明，把責(zé)任追究到個人，此外可以根據(jù)交易特征和業(yè)務(wù)區(qū)域進(jìn)一步細(xì)分不同處理中心，明確崗位職責(zé)分明。

4.4 信息與溝通優(yōu)化建議

通過企業(yè)內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)課程學(xué)習(xí)平臺，除了針對普遍性的政策和問題進(jìn)行解讀培訓(xùn)外，根據(jù)企業(yè)員工的需要推送必修課程并納入員工績效考核的范圍，讓員工對公司建立的財務(wù)共享中心根據(jù)工作需要有不同程度的了解，同時對于安排在業(yè)務(wù)部門的財務(wù)人員及其他共享中心人員也可通過網(wǎng)絡(luò)課程平臺對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了解，以應(yīng)對共享中心和不同部門間溝通困難的問題，以及應(yīng)對共享中心定期為管理層提供經(jīng)營決策用的內(nèi)部報告作用不明顯的問題。公司應(yīng)致力于提升財務(wù)共享中心有效性，提高管理層對內(nèi)部報告的信心。同時，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的投入，保證內(nèi)部報告的真實性、準(zhǔn)確性，為管理層提供更科學(xué)的決策依據(jù)。為加強(qiáng)溝通應(yīng)在財務(wù)共享中心建立一個客服中心，解決員工在業(yè)務(wù)報銷中遇到的難題和追蹤業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。

4.5 內(nèi)部監(jiān)督優(yōu)化建議

加強(qiáng)內(nèi)部自我評價部門建設(shè)。為加強(qiáng)其獨立性，可將自我評價從內(nèi)部控制建設(shè)項目組中脫離出來。其他內(nèi)部控制建設(shè)部門也應(yīng)下設(shè)自我評價小組，做到每個部門都能得到更直接有效的監(jiān)督。財務(wù)共享服務(wù)中心也不應(yīng)忽視自我評價工作，應(yīng)有計劃性地開展評價工作，完善自我評價體系。財務(wù)共享中心將管控工作與服務(wù)工作全部把控在手，要做好服務(wù)工作，更要做好管控工作，應(yīng)由更高層次的內(nèi)審部門對財務(wù)共享服務(wù)中心的工作進(jìn)行監(jiān)督，真正使共享中心既服務(wù)整個企業(yè)各部門，又監(jiān)督各部門的業(yè)務(wù)經(jīng)營，同時接受外部的監(jiān)督，保證財務(wù)管控的效果。

參 考 文 獻(xiàn)

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