陳巧丹
摘要:在大數(shù)據(jù)背景下,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的細(xì)分,企業(yè)的生產(chǎn)成本日益透明化,與此同時(shí)伴隨產(chǎn)業(yè)的發(fā)展而來的產(chǎn)品同質(zhì)化和價(jià)格戰(zhàn)也導(dǎo)致的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,企業(yè)的利潤(rùn)空間受到極大的擠壓,越來越多的企業(yè)開始重視成本管理。本文通過梳理浙江GH公司采購(gòu)管理的模式和現(xiàn)狀,分析其存在的問題,提出采購(gòu)成本管理變革思路與措施,以期通過采購(gòu)管理的變革,完善浙江GH公司采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制,優(yōu)化采購(gòu)流程,降低采購(gòu)成本,提升采購(gòu)效率。
關(guān)鍵詞:供應(yīng)鏈;采購(gòu)平臺(tái);成本管理
一、浙江GH有限公司采購(gòu)管理的現(xiàn)狀
在經(jīng)濟(jì)逐漸下行的新常態(tài)下,原材料價(jià)格和人力成本大幅上漲,行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷加大,GH公司在尋求有效的渠道來控制成本,提升競(jìng)爭(zhēng)力。GH公司作為一家多元化發(fā)展的大型公司公司,業(yè)務(wù)包含起重機(jī)司機(jī)室、成套電氣控制系統(tǒng)、起重機(jī)控制臺(tái)及各類安全保護(hù)裝置四大板塊,采用相關(guān)多元化的發(fā)展戰(zhàn)略,產(chǎn)品事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu),四大業(yè)務(wù)板塊按產(chǎn)品類別進(jìn)行設(shè)置事業(yè)部,下屬事業(yè)部實(shí)行分權(quán)管理,采購(gòu)范圍包括方鋼管、橫腹桿、加強(qiáng)筋、鋼板網(wǎng)、爬梯等原材料也包括電腦、打印機(jī)、A4紙等辦公用品,涉及常用供應(yīng)商136家,GH公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大及多元化的發(fā)展模式導(dǎo)致其采購(gòu)物資種類繁多,公司總部對(duì)下屬事業(yè)部的分權(quán)管理模式導(dǎo)致各采購(gòu)部門之間缺乏溝通和交流,議價(jià)能力低,供應(yīng)商數(shù)量多且雜亂,服務(wù)水平參差不齊,公司缺乏采購(gòu)相關(guān)的內(nèi)部控制,無法有效對(duì)各下屬事業(yè)部供應(yīng)商進(jìn)行管控,不利于物資采購(gòu)的穩(wěn)定性,同時(shí)造成采購(gòu)管理成本重復(fù),采購(gòu)金額波動(dòng)較大,采購(gòu)成本居高不下。
二、GH公司采購(gòu)管理存在的問題
采購(gòu)部門GH公司獲取正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的各種物料資源,作為GH公司供應(yīng)鏈管理中不可或缺的一環(huán),在采購(gòu)環(huán)節(jié),采購(gòu)成本不僅包括取得物料資源買價(jià)、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、搬運(yùn)費(fèi)、挑選整理費(fèi),同時(shí)也包括采購(gòu)部門為采購(gòu)物資所耗費(fèi)的人力物力成本。
(一)采購(gòu)管理內(nèi)部控制不健全
GH公司各事業(yè)部組織架構(gòu)交叉重疊,人員設(shè)置不合理,信息資源不共享,采購(gòu)授權(quán)審批流程混亂,各事業(yè)部采購(gòu)業(yè)務(wù)各為其政,采購(gòu)過程和結(jié)果不透明,采購(gòu)經(jīng)理權(quán)限過大,采購(gòu)資金沒有沒有詢價(jià)比價(jià)機(jī)制,公司層面缺乏有效的監(jiān)督控制措施,容易導(dǎo)致腐敗滋生。
(二)公司缺乏統(tǒng)一管控平臺(tái)
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及,越來越多的企業(yè)開始搭建切合自身需求的采購(gòu)平臺(tái)以優(yōu)化供應(yīng)鏈采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本管理,GH公司也一直致力于整合各事業(yè)部采購(gòu)業(yè)務(wù),但由于采購(gòu)業(yè)務(wù)的復(fù)雜多樣化,對(duì)公司整合采購(gòu)業(yè)務(wù)造成極大阻礙,公司始終缺乏統(tǒng)一管控平臺(tái),來發(fā)揮采購(gòu)的規(guī)模效應(yīng),提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本。
(三)供應(yīng)商管理體系不完善
GH公司對(duì)供應(yīng)商缺乏有效的監(jiān)管,公司截止2019年共有供應(yīng)商428家,供應(yīng)商名錄記載供應(yīng)商126家,供應(yīng)商信息嚴(yán)重滯后,且缺乏有效的供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制,導(dǎo)致供應(yīng)商內(nèi)部魚龍混雜,采購(gòu)物資質(zhì)量問題時(shí)有發(fā)生,嚴(yán)重影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),增大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
三、GH公司供應(yīng)鏈采購(gòu)平臺(tái)構(gòu)建思路與措施
(一)GH公司供應(yīng)鏈采購(gòu)平臺(tái)構(gòu)建思路
GH公司要改變現(xiàn)階段采購(gòu)管理困境,解決采購(gòu)成本高,效率低,質(zhì)量差,成本浪費(fèi)的問題,需要結(jié)合自身需求,搭建集中采購(gòu)平臺(tái)優(yōu)化資源配置,建立供應(yīng)商管理體系,完善采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制,同時(shí)致力于培養(yǎng)專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì),剔除沉余人員,提升采購(gòu)人員的專業(yè)素養(yǎng),徹底實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級(jí),提升企業(yè)物資采購(gòu)管理水平,提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。
(二)GH公司供應(yīng)鏈采購(gòu)平臺(tái)構(gòu)建措施
通過調(diào)研,針對(duì)GH公司供應(yīng)鏈管理需求,定位于平臺(tái)管理系統(tǒng),面向信息技術(shù)有限公司,建立集采購(gòu)、服務(wù)為一體的供應(yīng)鏈管理平臺(tái),GH公司采購(gòu)平臺(tái)的用戶分為外部供應(yīng)商和內(nèi)部用戶,內(nèi)部用戶包括采購(gòu)部門相關(guān)業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)人員和審計(jì)人員,外部供應(yīng)商則由GH公司目前的供應(yīng)商和簽字的供應(yīng)商組成。
GH公司采購(gòu)平臺(tái)擬設(shè)立7個(gè)模塊,包括是系統(tǒng)平臺(tái)、供應(yīng)商管理、合同管理、采購(gòu)管理、招標(biāo)管理、供應(yīng)商協(xié)同、報(bào)表分析,擬實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商準(zhǔn)入、詢議比價(jià)、招投標(biāo)、請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、到貨、入庫(kù)、檢驗(yàn)等功能,提高企業(yè)與供應(yīng)商的作業(yè)效率,提高財(cái)務(wù)成本控制效率,構(gòu)建企業(yè)具有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)鏈體系。
1、系統(tǒng)平臺(tái)
系統(tǒng)平臺(tái)包括設(shè)置組織架構(gòu)、操作員、存貨分類及屬性、存貨檔案等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能,也包括設(shè)置存貨檔案與ERP系統(tǒng)的集成等存貨維護(hù)功能,數(shù)據(jù)元級(jí)、單據(jù)級(jí)等權(quán)限管理功能和自動(dòng)執(zhí)行的日志管理功能。
2、供應(yīng)商管理
供應(yīng)商管理包括供應(yīng)商注冊(cè),資質(zhì)申請(qǐng),資質(zhì)審批,準(zhǔn)入,歸檔,資質(zhì)規(guī)則,動(dòng)態(tài)評(píng)估這7項(xiàng)功能。
(1)供應(yīng)商注冊(cè)。供應(yīng)商注冊(cè)由供應(yīng)商登錄GH公司采購(gòu)平臺(tái),填寫必要的信息,包括供應(yīng)商名稱、工商企業(yè)號(hào)、規(guī)模、產(chǎn)品種類等,同時(shí)上傳相應(yīng)的附件。
(2)資質(zhì)申請(qǐng)。供應(yīng)商可登陸資質(zhì)申請(qǐng)系統(tǒng)可查看資質(zhì)申請(qǐng)說明,列明相應(yīng)的條款、等級(jí)、法律約束等,供應(yīng)商按要求填寫相應(yīng)的詳細(xì)資料,資質(zhì)包括注冊(cè)資金、產(chǎn)品類別、實(shí)際廠房面積、年產(chǎn)值、納稅評(píng)級(jí)、銀行評(píng)級(jí)等,以積分作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
(3)資質(zhì)審批。各事業(yè)部可發(fā)布公開或定向邀請(qǐng)供應(yīng)商,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的核定,最終由采購(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行最終確認(rèn),擬定建議資質(zhì)。
(4)準(zhǔn)入。事業(yè)部負(fù)責(zé)人最終確定資質(zhì)準(zhǔn)入,供應(yīng)商資質(zhì)作為平臺(tái)供應(yīng)商的共享數(shù)據(jù),可由各公司查看,如有對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)的疑義或特殊要求,可要求供應(yīng)商再次提交資質(zhì)申請(qǐng),以適應(yīng)特定公司的要求。
(5)歸檔。在資質(zhì)準(zhǔn)入審批完成后,進(jìn)行歸檔,即將數(shù)據(jù)庫(kù)信息、并生成對(duì)應(yīng)的電子文檔、電子附件,三者一起歸入檔案系統(tǒng),供應(yīng)商數(shù)據(jù)納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理。
(6)動(dòng)態(tài)評(píng)估。在資質(zhì)有效期內(nèi),系統(tǒng)會(huì)定期自動(dòng)根據(jù)履約情況,以積分模式進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估,動(dòng)態(tài)評(píng)估項(xiàng)目包括采購(gòu)量、交期準(zhǔn)確性、質(zhì)量情況、價(jià)格情況、供應(yīng)商主動(dòng)利于公司措施等,系統(tǒng)根據(jù)動(dòng)態(tài)評(píng)估結(jié)果,給出資質(zhì)變動(dòng)建議,經(jīng)公司負(fù)責(zé)人確認(rèn)后生效,平臺(tái)統(tǒng)一自動(dòng)維護(hù)供應(yīng)商資質(zhì)信息,同時(shí)各事業(yè)部根據(jù)自身標(biāo)準(zhǔn)可定義各自資質(zhì)要求。