張麗華

摘 要：業(yè)務(wù)系統(tǒng)在各行各業(yè)均由不同程度的應(yīng)用，房地產(chǎn)售樓系統(tǒng)、物業(yè)收費(fèi)系統(tǒng)、電商配送系統(tǒng)、停車(chē)收費(fèi)系統(tǒng)……然而，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用中往往存在著一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)系統(tǒng) ?業(yè)財(cái)一致應(yīng)對(duì)策略

伴隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，財(cái)務(wù)人員也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。拿著麻袋取現(xiàn)金、財(cái)務(wù)競(jìng)賽敲算盤(pán)的時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返了。在今天網(wǎng)上商城通過(guò)大數(shù)據(jù)可以得出哪個(gè)地區(qū)女人的腳大，哪個(gè)地區(qū)的人嘴饞，哪個(gè)地區(qū)冬天穿什么能過(guò)冬。在今天房地產(chǎn)商賣(mài)房子再也不用手工銷(xiāo)控表，物業(yè)收物業(yè)費(fèi)再也不用拿著費(fèi)用明細(xì)表挨家擦戶去敲門(mén)。在今天財(cái)務(wù)人員再也不用因?yàn)椴钜环皱X(qián)借貸不平而無(wú)法結(jié)賬，再也不用記賬記到手發(fā)抖，再也不用抱著賬本去查賬。然而在所有愈發(fā)先進(jìn)的背后，也給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，再也不是會(huì)幾個(gè)excel函數(shù)就能做好財(cái)務(wù)工作。近幾年，筆者在工作過(guò)程中接觸過(guò)各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在這些系統(tǒng)的使用中，或多或少的存在著一些問(wèn)題，并沒(méi)有將業(yè)務(wù)系統(tǒng)所有功能和效果運(yùn)用到極致。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用實(shí)例

拿一個(gè)物業(yè)公司的物業(yè)費(fèi)為例，發(fā)現(xiàn)實(shí)收款項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致，應(yīng)收、預(yù)收信息卻不一致，經(jīng)過(guò)了解情況，每個(gè)月財(cái)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)每月自動(dòng)生成的應(yīng)收數(shù)據(jù)確認(rèn)收入、根據(jù)收款金額及收款屬性貸記應(yīng)收賬款/預(yù)收賬款，其他工作均交給系統(tǒng)自動(dòng)完成，即系統(tǒng)每月自動(dòng)生成常規(guī)收費(fèi)項(xiàng)目-物業(yè)費(fèi)的應(yīng)收款，根據(jù)預(yù)收單收款期間系統(tǒng)核銷(xiāo)以前月份已預(yù)收本月的款項(xiàng)，美其名曰財(cái)務(wù)處理沒(méi)有錯(cuò)，我們都是根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做賬務(wù)處理。

二、筆者認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代業(yè)務(wù)系統(tǒng)在使用中存在著一些問(wèn)題

一是數(shù)據(jù)量龐大，缺乏整體統(tǒng)籌規(guī)劃。拿舉例的這個(gè)物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，在管項(xiàng)目多，房源信息龐大，但卻沒(méi)有哪個(gè)部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃、掌握整體數(shù)據(jù)。當(dāng)外部機(jī)構(gòu)核對(duì)信息，索要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，沒(méi)有哪個(gè)部門(mén)敢拍著胸脯說(shuō)，我手里的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，而是我的數(shù)據(jù)都是從系統(tǒng)導(dǎo)出的，你可以直接看系統(tǒng)。這種時(shí)候，任何部門(mén)都能推脫責(zé)任，但筆者認(rèn)為所有經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)/所有跟錢(qián)有關(guān)的數(shù)據(jù)最后都體現(xiàn)到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)要對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，所以不管其他部門(mén)有沒(méi)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，財(cái)務(wù)也必須要有統(tǒng)籌意識(shí)。

二是財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)不夠熟悉、參與度不夠。很多時(shí)候業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是基于業(yè)務(wù)部門(mén)的需要而引進(jìn)的，財(cái)務(wù)對(duì)其功能不夠熟悉。一個(gè)系統(tǒng)引進(jìn)后，財(cái)務(wù)對(duì)該有的權(quán)限、該進(jìn)行的操作，該啟用的模塊，并不熟悉，致使系統(tǒng)使用混亂，或者是達(dá)不到預(yù)期使用效果。

在很多財(cái)務(wù)人員看來(lái)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)是業(yè)務(wù)部門(mén)的事情，財(cái)務(wù)只跟收付款有關(guān)。熟不知，除了收付款，還有許多影響收付款的因素。比如說(shuō)，上邊物業(yè)公司的例子，財(cái)務(wù)只根據(jù)系統(tǒng)生成的當(dāng)月應(yīng)收物業(yè)費(fèi)數(shù)據(jù)記收入，如果系統(tǒng)生成錯(cuò)誤是系統(tǒng)的事，而影響當(dāng)月應(yīng)收數(shù)據(jù)的因素如房源面積信息及其收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)始計(jì)費(fèi)日期等是不是齊全，財(cái)務(wù)人員往往沒(méi)有想到。如果從錄入房源信息財(cái)務(wù)就參與進(jìn)來(lái)，由財(cái)務(wù)來(lái)鎖定房源信息及其收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以確保每月的應(yīng)收款數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

三是財(cái)務(wù)人員缺乏業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的勾稽核對(duì)。還拿上邊物業(yè)公司的例子，如果財(cái)務(wù)人員掌握了每個(gè)項(xiàng)目的月應(yīng)收數(shù)據(jù)，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)收生成準(zhǔn)確，每月核對(duì)優(yōu)惠信息及應(yīng)收、預(yù)收的過(guò)程數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)，我想這個(gè)系統(tǒng)的使用一切均在財(cái)務(wù)掌握中。

四是財(cái)務(wù)人員對(duì)信息安全的認(rèn)知不足很多財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)系統(tǒng)密碼設(shè)置簡(jiǎn)單、易于破解，日常登錄為簡(jiǎn)便起見(jiàn)采用系統(tǒng)記憶密碼自動(dòng)登錄。熟不知，這些都給有心人留下了可操作空間。對(duì)于權(quán)限的設(shè)置，只是簡(jiǎn)單根據(jù)各個(gè)部門(mén)提出的各自權(quán)限需求建議，沒(méi)有從內(nèi)控考慮各個(gè)部門(mén)權(quán)限設(shè)置上的互相制約。

五是業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身存在一些問(wèn)題或業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)并不完善，對(duì)于新引進(jìn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一定要與傳統(tǒng)手工并行，在并行過(guò)程中充分使用各個(gè)功能。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)都是由專(zhuān)業(yè)計(jì)算機(jī)人員開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用行業(yè)專(zhuān)業(yè)人員建議，但中間如果考慮不全面或者是試用時(shí)間短、在功能試用上不充分，有可能導(dǎo)致使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，這就需要對(duì)于新引進(jìn)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一定要與傳統(tǒng)手工并行，在并行過(guò)程中充分使用各個(gè)功能模塊。對(duì)于并行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)溝通，交專(zhuān)業(yè)開(kāi)發(fā)人員處理。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用中，筆者提出的幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)策略

整體統(tǒng)籌規(guī)劃，熟悉業(yè)務(wù)系統(tǒng)，增加財(cái)務(wù)參與度.從系統(tǒng)引進(jìn)時(shí)財(cái)務(wù)便開(kāi)始參與進(jìn)來(lái)，熟悉系統(tǒng)各功能模塊。掌握各功能模塊操作及其關(guān)聯(lián)性，提出財(cái)務(wù)崗權(quán)限建議，除基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)操作崗權(quán)限外，應(yīng)設(shè)置與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接相關(guān)的審核等權(quán)限。對(duì)于各部門(mén)、各崗位權(quán)限設(shè)置需求等也要進(jìn)行內(nèi)控評(píng)估、統(tǒng)籌規(guī)劃。根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)需求，結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要求，設(shè)置修改/變更權(quán)限開(kāi)放時(shí)間。比如，對(duì)于已結(jié)賬的月份所有數(shù)據(jù)進(jìn)行鎖定;對(duì)于未接收的訂單才允許修改。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的勾稽核對(duì)，對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)所有能夠產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，保證業(yè)財(cái)一致。之所以造成業(yè)財(cái)不一致，主要是因?yàn)槿狈椿藢?duì)，只有對(duì)期初數(shù)據(jù)（初始性數(shù)據(jù)）、本期發(fā)生數(shù)據(jù)（過(guò)程量數(shù)據(jù)）及期末數(shù)據(jù)（結(jié)果性數(shù)據(jù)），進(jìn)行充分核對(duì)，這樣才能保證每期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

發(fā)現(xiàn)差異，一定要查明原因，掌握正確的處理方式。例如發(fā)現(xiàn)預(yù)收期末數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，不能直接修改期初數(shù)，而應(yīng)該查找原因，正確處理。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員自身素質(zhì)。每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，都有它的設(shè)計(jì)理念，各個(gè)環(huán)節(jié)都有內(nèi)部勾稽關(guān)系、都有它的取數(shù)邏輯。但這些勾稽關(guān)系和取數(shù)邏輯，都是根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)，這就要求財(cái)務(wù)人員不但要加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也要加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)。

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用上統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。