李喜梅

摘要：新時(shí)期，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了人才市場(chǎng)的高度繁榮，各行各業(yè)中的人才分布和人才流向也都呈現(xiàn)出很大變化性。在此背景下，人事管理工作也應(yīng)該與之相同步，需要更加完善的人事檔案管理機(jī)制，需要認(rèn)識(shí)到新時(shí)代人事檔案管理的重要性，更需要具備人事檔案管理的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。但從當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，我們的檔案管理工作仍存在不少缺陷，概括起來(lái)主要包括人事檔案管理不系統(tǒng)，入檔材料質(zhì)量偏低、管理重心不突出、管理模式傳統(tǒng)化。而就此原因來(lái)說，包括用人單位、個(gè)人、以及人社部門等多方面的主客觀因素。本文首先解析了人事檔案管理的作用，其后分析了當(dāng)前人事檔案管理中具有代表性的相關(guān)問題，最后提出了一些針對(duì)性對(duì)策，以期進(jìn)一步提升人事檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮人事檔案支援社會(huì)和經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的巨大作用。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;問題及對(duì)策

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展離不開各類人才的支持，對(duì)于用人單位來(lái)說，完整且真實(shí)的人員檔案信息，是其辨別人才的重要參照，而對(duì)于個(gè)人來(lái)說，個(gè)人檔案信息也是對(duì)自己學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的客觀記錄，也可作為實(shí)現(xiàn)自己社會(huì)價(jià)值的一種工具。人事檔案管理工作是對(duì)這些重要資料的收錄、保存，以便于滿足個(gè)人和社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的查閱、調(diào)用，以及轉(zhuǎn)存等等。基于當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理仍存在不少缺陷，時(shí)常有檔案遺失，檔案造假、檔案損壞等等現(xiàn)象，給檔案管理和檔案使用工作帶來(lái)一定困難，這需要檔案管理部門予以高度重視，并著力提升人事檔案管理質(zhì)量。筆者就此對(duì)相關(guān)內(nèi)容作以下論述。

一、人事檔案管理的作用

人事檔案是人員信息的真實(shí)呈現(xiàn)，檔案管理是以專門的管理技術(shù)和管理規(guī)范對(duì)其進(jìn)行地收集、整理、保管，其主要內(nèi)容包括：個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作期間獲得各種獎(jiǎng)項(xiàng)，受到的各類懲處，以及社會(huì)成長(zhǎng)與發(fā)展經(jīng)歷等等。個(gè)人檔案可作為個(gè)人實(shí)現(xiàn)就業(yè)、職業(yè)晉升、留學(xué)深造、享受相關(guān)福利待遇、參與考核評(píng)審等等內(nèi)容的有效憑證，這些檔案資料非常重要，會(huì)伴隨個(gè)人生活、學(xué)習(xí)、工作全過程，對(duì)個(gè)人有著極大影響作用。同時(shí)人事檔案資料也是各類用人單位，了解人才類型，評(píng)判人員素質(zhì)素養(yǎng)的重要手段，這有助于用人單位的人才挑選和儲(chǔ)備，對(duì)于促進(jìn)其更好發(fā)展有巨大支撐作用。

二、人事檔案管理存在的主要問題

人事檔案伴隨所有人一生，它是對(duì)人員全生命周期的如實(shí)記錄，是各種人才成長(zhǎng)和發(fā)展所必須的資料，人事檔案管理也對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著較大作用。但基于社會(huì)的復(fù)雜性，人員的巨大流動(dòng)性，以及人的主觀思維影響，當(dāng)前的人事檔案管理模式逐漸與時(shí)代發(fā)展所需形成一些矛盾，并成為了阻礙人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要因素，亟需盡早解決，主要體現(xiàn)如下：

（一）人事檔案管理不系統(tǒng)

從檔案管理程序上來(lái)看，個(gè)人檔案緊跟個(gè)人流動(dòng)狀態(tài)的變化而實(shí)現(xiàn)相應(yīng)遷移，這就使得檔案的流動(dòng)范圍擴(kuò)大，負(fù)責(zé)檔案管理的主體增多，但各管理主體在進(jìn)行檔案交接和管理中因辦理程序不一致，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理方式和管理水平參差不齊，加之并沒有一個(gè)具有普遍約束性和指導(dǎo)性的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案的安全性和完整性也會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)。這種問題往往自個(gè)人檔案從地方人事檔案局提出后便一直存在，尤其是一些用人企業(yè)自身并不具備人事檔案管理的完整條件，而且對(duì)于人事檔案管理工作也不夠重視，甚至一些用人單位沒有用于人事檔案管理的專門場(chǎng)所，也沒有設(shè)置專門的檔案管理人員。所以其檔案管理的系統(tǒng)性較低，這也容易導(dǎo)致檔案的丟失和損壞等等。

（二）入檔材料質(zhì)量偏低。

首先，因一些檔案管理單位缺乏對(duì)檔案的主動(dòng)收集意識(shí)，日常疏于人事檔案的定期整理，沒有對(duì)重要檔案進(jìn)行跟蹤管理，使得一些重要的檔案資料散落在各類企業(yè)和個(gè)人手中，使得這些檔案的自身價(jià)值不能得到有效發(fā)揮，也無(wú)法確保檔案的安全性。其次，就目前來(lái)說，人事檔案的真實(shí)度也存在一定水份，主要體現(xiàn)在檔案殘缺、空洞、形式化現(xiàn)象嚴(yán)重，多是一些反映人員學(xué)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌等基礎(chǔ)信息的檔案，而有關(guān)人員實(shí)際工作能力，專項(xiàng)技術(shù)成果、參與的重大項(xiàng)目的說明、職業(yè)道德等等內(nèi)容的檔案比較少，其實(shí)際使用價(jià)值不高，不便于用人單位對(duì)人才的客觀判定和選用。

（三）人事檔案管理的重心不突出

檔案管理的根木目的是更好地為生產(chǎn)生活服務(wù)，體現(xiàn)其實(shí)際價(jià)值。但就目前的人事檔案管理工作來(lái)看，一些管理部門人員將人事檔案片面地理解為資料保存工作，只是簡(jiǎn)單地重復(fù)日常資料整理和保存事務(wù)，而沒有意識(shí)到人事檔案管理對(duì)于社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大促進(jìn)作用。沒有積極地推進(jìn)人事檔案與社會(huì)生產(chǎn)發(fā)展之間地融合，人事檔案成果沒有得到有效轉(zhuǎn)化利用。體現(xiàn)為一些重要的檔案資料長(zhǎng)時(shí)間封存在檔案間，其查閱和調(diào)用權(quán)限沒有既沒有得到開放，也沒有對(duì)其進(jìn)行最新追蹤，使得檔案資料過于過于陳舊，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的使用需求。

（四）人事檔案管理模式陳舊

人事檔案的價(jià)值要想完全發(fā)揮出來(lái)，就必須要保持管理工作的高效高質(zhì)，就必須要讓管理程序更簡(jiǎn)單，管理方式更先進(jìn)。但目前很多地區(qū)的人事檔案仍以紙質(zhì)檔案居多，其管理上依舊采用的傳統(tǒng)的人工管理模式，在檔案資料的收集、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)和調(diào)用等工作上，浪費(fèi)了很大人力成本，而且管理效率不高。

三、新時(shí)期提升人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

面對(duì)當(dāng)前人事檔案管理上的現(xiàn)實(shí)問題，檔案管理部門必須要引以高度重視，要完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督和審查力度，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，具體內(nèi)容體現(xiàn)如下：

（一）建設(shè)區(qū)域檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理

為有效改善檔案管理分散，各管理主體管控不力的問題，要加快建立區(qū)域人事檔案管理中心，要以區(qū)域?yàn)閱挝唬瑢^(qū)域內(nèi)的各企事業(yè)單位的檔案管理部門連接成一個(gè)統(tǒng)一體，采取一致的管理模式，實(shí)行統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案的交接和分類管理工作，避免出現(xiàn)管理混亂，影響人事檔案是完整性和安全性。管理實(shí)施中地方人社部們要發(fā)揮好帶頭作用，要在人社部組建，針對(duì)公務(wù)員、企業(yè)職工、流動(dòng)人員在內(nèi)各個(gè)管理 小組，并指派專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)與各企事業(yè)單位和其它社會(huì)機(jī)構(gòu)的工作對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)人事檔案的系統(tǒng)管理。

（二）加強(qiáng)對(duì)人事檔案內(nèi)容的審查力度，突出管理重點(diǎn)

為保證人事檔案的質(zhì)量，體現(xiàn)其對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的服務(wù)作用，需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)各類人事檔案的內(nèi)容審查，加強(qiáng)對(duì)不同內(nèi)容的區(qū)分和真假信息甄別。這要求各用人單位檔案管理部門，要組建專門的領(lǐng)導(dǎo)管理小組，小組由部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭，挑選經(jīng)驗(yàn)豐富，資歷較老的優(yōu)秀員工，明確各自的責(zé)任和義務(wù)，定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理。要以充分滿足用人單位的人力資源管理和利用的實(shí)際需求基本原則，重點(diǎn)將檔案中反映個(gè)人職業(yè)能力、特殊技能、工作業(yè)績(jī)、社會(huì)信譽(yù)、培訓(xùn)教育、參與項(xiàng)目、違法違規(guī)記錄等內(nèi)容，整合到個(gè)人人事檔案里面。還要找出那些不合格的已歸檔材料，再經(jīng)小組審核核查研究，并將其歸納到待完善事務(wù)中，然后進(jìn)行統(tǒng)一的補(bǔ)充，在確保完整后在予以歸檔。以此推進(jìn)人事檔案管理成果的轉(zhuǎn)化，最大限度發(fā)揮其人力資源的人才支撐作用，促進(jìn)用人單位的進(jìn)一步打發(fā)展。

（三）完善人事檔案管理考核評(píng)估制度，提升管理規(guī)范性

要提升人事檔案管理質(zhì)量就必須要落實(shí)人事檔案管理的相關(guān)評(píng)估考核制度，讓人事檔案管理更具科學(xué)性和規(guī)范性。當(dāng)前針對(duì)不少用人單位，人事檔案管理混亂，管理隨意化現(xiàn)象，采取對(duì)用人單位檔案管理部門的考核評(píng)估辦法。其具體實(shí)施包括三個(gè)方面，其一，實(shí)行定期考核管理制度。由人社部門聯(lián)合各級(jí)人事檔案管理單位，對(duì)區(qū)域內(nèi)所有用人單位的人事檔案的管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，檢查頻次依據(jù)實(shí)際情況需要進(jìn)行設(shè)置是，可以年為單位進(jìn)行一次例行抽檢，也可以是半年或季度以此檢查，主要是發(fā)現(xiàn)其人事檔案管理中的問題，并予以及時(shí)的指導(dǎo)，監(jiān)督其整改。其二，采用第三方測(cè)評(píng)的方式。人社部門也可以與一些有資質(zhì)的第三方評(píng)估檢查機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，依靠社會(huì)中介機(jī)動(dòng)靈活，且高效專業(yè)的特性，加強(qiáng)對(duì)區(qū)域內(nèi)的各用人單位進(jìn)行人事檔案管理的專項(xiàng)考評(píng)，并將考評(píng)的結(jié)果客觀公正地匯報(bào)給人社部門，人社部門據(jù)此進(jìn)行相關(guān)工作部署。其三，激勵(lì)制度。根據(jù)對(duì)用人單位人事檔案管理情況不定期的不定期抽查，以及第三方評(píng)估的結(jié)果，對(duì)人事檔案齊全，人事檔案質(zhì)量高，管理體系健全的用人單位予以相應(yīng)的物資和精神上的激勵(lì)，以此提升其人事檔案管理質(zhì)量。

（四）引入信息化技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理模式

新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)及各類信息化設(shè)備技術(shù)在各行各業(yè)中的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍。人事檔案管理也應(yīng)該大力借助其優(yōu)勢(shì)，加快建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，將各類人事檔案以數(shù)據(jù)信息、視頻、音頻等多種方式進(jìn)行錄入，改變傳統(tǒng)人事檔案管理的低質(zhì)低效、紙質(zhì)檔案易損壞、檔案存放保管占用空間大、成本高，以及檔案查閱、調(diào)用、交接不便等等問題，有效提升檔案管理效率各管理質(zhì)量，并促使現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的整體進(jìn)步。

四、結(jié)語(yǔ)

本文以我國(guó)當(dāng)前人事檔案管理中的問題為導(dǎo)向，分析并總結(jié)出，加強(qiáng)區(qū)域中心建設(shè)，提升管理系統(tǒng)性;加強(qiáng)審查力度，突出管理重點(diǎn);加強(qiáng)考核評(píng)估，提升規(guī)范性;引入信息化技術(shù)，創(chuàng)新管理模式的應(yīng)對(duì)之策，有利于改善當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀，提升整體管理水平。

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