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        淺析供電檔案的信息化管理

        2016-11-01 13:34:35李飛
        中國(guó)科技博覽 2016年22期
        關(guān)鍵詞:問題及對(duì)策供電企業(yè)檔案管理

        李飛

        [摘 ?要]當(dāng)前隨著社會(huì)的發(fā)展,我國(guó)電網(wǎng)規(guī)模迅猛發(fā)展,供電企業(yè)需要處理的各項(xiàng)事務(wù)越來越多,從而也就使得供電企業(yè)檔案管理工作也愈來愈繁瑣?,F(xiàn)在社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代,雖然我國(guó)供電企業(yè)也積極應(yīng)用了信息技術(shù),但是在實(shí)際上由于供電企業(yè)檔案管理的方式已經(jīng)逐漸無法跟得上檔案管理工作的實(shí)際需求導(dǎo)致企業(yè)檔案的信息化管理效果并不明顯。有鑒于此,本文闡明了供電檔案信息化管理的基本內(nèi)涵,分析了當(dāng)前我國(guó)供電企業(yè)檔案管理存在問題,并提出了針對(duì)性的解決策略。

        [關(guān)鍵詞]供電企業(yè);檔案管理;問題及對(duì)策

        中圖分類號(hào):G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)22-0071-01

        0 引言

        供電企業(yè)是我國(guó)國(guó)家行政機(jī)構(gòu)的重要構(gòu)成部分,他能否持續(xù)健康發(fā)展,對(duì)于保障我國(guó)管理機(jī)構(gòu)的平穩(wěn)運(yùn)行至關(guān)重要。供電企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系著各項(xiàng)重要信息資料的保存與管理,直接與供電企業(yè)的每一位工作人員和每一項(xiàng)工作都息息相關(guān),因此檔案管理工作是非常重要的。

        1 供電檔案信息化管理的內(nèi)涵

        所謂供電企業(yè)檔案信息化管理即是指將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的實(shí)際管理工作中,將之前的紙媒形式的檔案資料改變?yōu)殡娮有畔①Y料來記錄、存檔并實(shí)施管理,這樣可以極大地提升檔案資料的管理效率。通常情況下,檔案管理的信息化包括下面3個(gè)方面。

        1.1 形式數(shù)字化

        傳統(tǒng)的檔案資料管理方式基本上都采用的是紙張作為記錄媒介,這些資料在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其處理后則會(huì)變成數(shù)字化的信息資料。在實(shí)際工作中,數(shù)字化主要有兩層含義:(1)將之前的紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過計(jì)算機(jī)技術(shù)處理后變成數(shù)字資料進(jìn)行存檔;(2)積極踐行無紙化環(huán)境,盡可能的運(yùn)用電子文檔來記錄各種信息。

        1.2 傳輸網(wǎng)絡(luò)化

        傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上采用的都是面對(duì)面的交流或者服務(wù),工作人員想要調(diào)用或者借閱檔案必須要親自到檔案室,效率非常低下。而采用信息技術(shù)管理檔案資料后,檔案資料就能夠以數(shù)據(jù)的形式通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行傳遞,使用檔案的工作人員能夠直接通過互聯(lián)網(wǎng)來申請(qǐng),經(jīng)過管理工作人員審核后就可以通過互聯(lián)網(wǎng)將資料傳遞過去,這直接省去了管理人員親自到檔案室的過程,節(jié)約了大量的時(shí)間和精力,提升了檔案資料的管理效率。

        1.3 檢索自動(dòng)化

        之前對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索都是人工在檢索卡上來逐級(jí)查找的,隨著檔案資料的增加其工作效率越來越低。而現(xiàn)在應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理之后,可以直接在在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索到想要尋找的資料,節(jié)省了大量的時(shí)間。

        2 ?供電企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

        2.1 檔案管理工作制度不健全

        伴隨著我國(guó)的發(fā)展,供電企業(yè)在我國(guó)國(guó)家治理過程中的作用也愈來愈重要。但是供電企業(yè)的檔案管理工作制度并沒有隨著其他各項(xiàng)工作的開展而進(jìn)行推進(jìn),這就導(dǎo)致我國(guó)供電企業(yè)的檔案管理制度嚴(yán)重滯后,在某種程度上阻礙了該工作的有效開展。另外,有的工作人員無法抵抗金錢和名利的誘惑,他們會(huì)為了某種利益而私自對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改,對(duì)行政供電企業(yè)造成重大損失。

        2.2 供電企業(yè)管理人員對(duì)檔案信息化管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不充分

        供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員一般年齡都比較大,他們并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理工作的重要性,他們只是簡(jiǎn)單地一位檔案信息只是一些日常信息的記錄,并沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息對(duì)于供電企業(yè)將來發(fā)展的重要性,因此導(dǎo)致檔案管理工作的效果并不理想。長(zhǎng)此以往,檔案管理工作基本流于表面和形式,幾乎沒有實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展,造成了大量供電企業(yè)檔案信息的損壞和丟失,影響嚴(yán)重。

        2.3 供電企業(yè)檔案管理工作人員信息化專業(yè)素養(yǎng)不足

        當(dāng)前供電企業(yè)的信息管理工作已經(jīng)不僅僅局限于政策的性質(zhì),而是一項(xiàng)關(guān)系著其能否正常發(fā)展的技術(shù)性工作了,所以,檔案工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要。但是,現(xiàn)在由于我國(guó)供電企業(yè)中檔案管理制度以及領(lǐng)導(dǎo)的不重視,導(dǎo)致檔案管理工作人員的受重視程度很低,有些供電企業(yè)根本沒有專職的檔案管理工作人員,而是由其他崗位的工作人員在兼任著,這就使得他們的專業(yè)素養(yǎng)水平較差,無法有效的完成檔案管理工作。

        2.4 事業(yè)單位檔案管理的軟硬件跟不上時(shí)代的發(fā)展

        由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不夠,導(dǎo)致供電企業(yè)對(duì)檔案管理工作的投入不足,因此隨著社會(huì)的發(fā)展供電企業(yè)檔案管理工作中的軟硬件設(shè)備已經(jīng)無法跟得上實(shí)際需求,信息化和電子化程度較差。這就導(dǎo)致很多現(xiàn)代化檔案信息資料收到了無法彌補(bǔ)的損傷,這對(duì)于供電企業(yè)的未來發(fā)展是非常不利的。

        3 ?供電企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路

        3.1 構(gòu)建完善的檔案管理制度

        只有擁有了完善的制度才能夠確保供電企業(yè)檔案管理工作平穩(wěn)有序開展,因此,必須要構(gòu)建完善的檔案管理制度。(1)在充分了解供電企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況下,構(gòu)建出科學(xué)的檔案管理制度;(2)檔案管理制度不但要對(duì)普通的工作人員進(jìn)行約束,而且還必須有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束的條例,這樣才可以確保供電企業(yè)檔案管理工作的獨(dú)立性,從而有效確保檔案管理工作不會(huì)因某位領(lǐng)導(dǎo)的意志而發(fā)生改變;(3)管理制度中要分別設(shè)立明確的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度,并在執(zhí)行過程中做到獎(jiǎng)懲分明。

        3.2 提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

        在供電企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)的決策對(duì)于各項(xiàng)工作有著決定性的影響,檔案管理工作也不例外。所以,要想提升檔案管理工作的有效性就必須增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。在日常工作中,供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),提升對(duì)其重視程度,增加對(duì)檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入,引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,這樣才可以提升檔案管理工作的效果。

        3.3 加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理工作者的信息化專業(yè)素養(yǎng)

        檔案管理人員是檔案信息的直接管理者,只有提升他們的專業(yè)素養(yǎng),才能夠構(gòu)建出一支富有戰(zhàn)斗力的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在實(shí)際工作中,一方面要不斷引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才,另一方面還要加強(qiáng)對(duì)已有人員的培訓(xùn)力度,提升其專業(yè)素養(yǎng)。

        3.4 強(qiáng)化信息技術(shù)在供電檔案管理工作中的應(yīng)用

        現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展速度日新月異,它的應(yīng)用極大的提升了人們工作的便捷性,檔案管理工作也是如此,因此,我們?cè)趯?shí)際工作中要大力推動(dòng)現(xiàn)代最新信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用,積極推行檔案管理工作的信息化和科學(xué)性,從而有效提升檔案管理工作的有效性。

        3.5 加強(qiáng)信息技術(shù)軟硬件的投入

        檔案管理的信息化只有在實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上才具有更加明顯的優(yōu)勢(shì),才可以全面的提升我國(guó)供電企業(yè)檔案管理工作的效率。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化是需要依靠強(qiáng)大的軟硬件設(shè)備的,因此,電力企業(yè)要加大對(duì)軟硬件信息技術(shù)設(shè)備的投入,以便于為電力檔案的信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。

        4 結(jié)束語

        供電檔案資料是對(duì)電力系統(tǒng)運(yùn)行情況的真實(shí)記錄,是一種非常寶貴的數(shù)據(jù)資料,它對(duì)于我國(guó)電力工作人員制定今后的電力系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃具有非常重要的意義。當(dāng)前,供電企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題極大地影響了該工作的正常進(jìn)行,也限制了檔案管理工作在供電企業(yè)管理過程中能夠起到的作用。在當(dāng)前供電企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求的情況下,我們有必要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新,以便于保障我國(guó)供電企業(yè)檔案管理工作的平穩(wěn)健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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        [2] 靳啟穎.信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D].四川大學(xué) 2005

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        [4] 曾雨.企業(yè)科技檔案管理的改革與創(chuàng)新——基于前端控制的現(xiàn)代科技檔案管理體系研究[A].檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新——2013年全國(guó)青年檔案工作者研討會(huì)論文集[C].2013

        [5] 丁煒,吳向紅.地方供電企業(yè)內(nèi)部審計(jì)信息化現(xiàn)狀及發(fā)展的思考[J].中國(guó)管理信息化.2016(19)

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